Giới thiệu
Một đầu óc chẳng bằng hai, và một đội ngũ chuyên nghiệp lớn hơn một đôi. Để tổ chức một sự kiện thành công, bạn cần những người cam kết sẵn lòng đầu tư kiến thức, thời gian và kinh nghiệm của mình vào việc tổ chức sự kiện. Bất kể đó là một cuộc họp nhỏ hay một sự kiện quy mô lớn, trải nghiệm của người tham dự phụ thuộc vào những người quản lý sự kiện. Hãy cùng tìm hiểu cách tổ chức một nhóm tổ chức sự kiện mơ ước để không phụ lòng bạn trong ngày quan trọng.
Tại sao bạn cần tổ chức một nhóm tổ chức sự kiện thành công?
Xây dựng một nhóm tổ chức sự kiện có thể mang lại nhiều lợi ích cho trải nghiệm tham dự như sau:
-
Giải quyết vấn đề: Sự kiện không luôn diễn ra suôn sẻ, ngay cả khi bạn đã có một kế hoạch hoàn hảo. Có những người có kinh nghiệm quản lý sự kiện giúp bạn giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả, cũng như đưa ra những ý tưởng làm việc giúp bạn ngăn chặn những vấn đề tương tự trong tương lai.
-
Tránh căng thẳng: Ngay cả những nhà tổ chức sự kiện giỏi nhất cũng có thể trải qua căng thẳng khi chuẩn bị cho sự kiện. Bằng cách giao phần công việc cho các thành viên khác trong nhóm, bạn có thể giảm bớt áp lực và duy trì một không khí tích cực.
-
Học hỏi: Làm việc nhóm thúc đẩy chia sẻ kiến thức và học hỏi từ những sai lầm của người khác. Tất nhiên, một người không thể thành thạo tất cả các lĩnh vực liên quan đến tổ chức sự kiện. Đó là lý do tại sao bạn cần sự hợp tác của nhiều bộ phận khác nhau để đảm bảo chuẩn bị chuyên nghiệp cho toàn bộ sự kiện.
-
Tạo sự độc đáo cho sự kiện: Tương tự như việc bạn nhận ra phong cách viết của tác giả yêu thích của mình, bạn cũng có thể nhận ra công việc của một nhà tổ chức sự kiện khi họ làm việc một mình. Sự tư duy tập thể và chia sẻ ý tưởng như một nhóm giúp bạn tạo ra những sự kiện độc đáo.
-
Tăng tốc độ: Với mỗi thành viên trong đội có lịch trình và hạn chế riêng, bạn có thể tổ chức và quản lý một sự kiện nhanh hơn nếu làm việc một mình.
Đội ngũ và vai trò
Hãy tưởng tượng bạn là người tạo ra ý tưởng, nguồn cảm hứng cho việc tổ chức sự kiện. Cam kết của bạn là đảm bảo tất cả quy trình quản lý và lập kế hoạch sự kiện được thực hiện bởi các thành viên trong đội có chuyên môn. Để giúp bạn xây dựng một đội ngũ mơ ước, hãy suy nghĩ theo hướng các ủy ban sự kiện đặc biệt sẽ chịu trách nhiệm cho các tập hợp nhiệm vụ và sau đó xác định các vai trò của đội ngũ tổ chức sự kiện. Dưới đây là một số ủy ban được đề xuất bạn có thể tạo ra để quản lý một sự kiện:
-
Trưởng nhóm: Bạn có thể gọi người này là người cha, người dẫn chương trình hoặc bất kỳ cái tên đẹp nào khác bạn thích. Quan trọng là luôn có một người chịu trách nhiệm về quy trình diễn ra và kiểm tra hoàn thành các hoạt động chính.
-
Ban tổ chức chương trình: Những người thuộc nhóm này phải hoàn toàn kiểm soát các hoạt động của sự kiện từ các buổi nói chuyện đến dịch vụ ăn uống. Để làm các nhiệm vụ cụ thể hơn, bạn có thể giao phần công việc điều khiển số lượng người tham dự, phát triển menu và lập lịch hoạt động cho các nhóm khác nhau.
-
Ban sáng tạo: Để biến sự kiện của bạn trở thành ngôi sao, bạn phải chú ý đến hình ảnh, quảng bá trực tuyến và tương tác với khách hàng. Xây dựng một nhóm các chuyên gia chịu trách nhiệm về giao tiếp với báo chí, tạo website và hình ảnh giúp bạn xây dựng tương lai cho sự kiện.
-
Ủy ban liên lạc: Để tăng cường phần thực hiện, bạn phải làm cho các hoạt động như cài đặt thiết bị, vệ sinh và hỗ trợ người tham dự trở nên hiệu quả. Phần này là mục tiêu lớn cho các tình nguyện viên tham gia sự kiện vì hầu hết các nhiệm vụ thực thi chỉ đòi hỏi một ít huấn luyện.
-
Ban kế toán: Quản lý thanh toán và ngân sách là một loại công việc độc lập. Bằng cách đảm bảo quản lý thông minh về tài chính, nhà tổ chức sự kiện có thể tận dụng tốt nhất ngân sách sự kiện và tạo ra lợi nhuận cho khách hàng của họ.
Mặc dù mỗi nhóm ủy ban đã đề cập cần ít nhất một người chỉ huy nhiệm vụ, sử dụng các nền tảng quản lý sự kiện tự động là một giải pháp tốt để giảm thiểu sự tham gia của đội mà không gây tổn hại đến thành công của sự kiện.
Quản lý đội ngũ tổ chức sự kiện
Giao tiếp kém và thiếu sự hiểu biết có thể gây tổn hại đến cấu trúc đội ngũ tổ chức sự kiện ngay cả khi đó là một đội nhỏ. Bạn có thể sử dụng sức mạnh của các công cụ số để duy trì một cuộc trò chuyện có ý nghĩa, đặc biệt nếu một số thành viên trong nhóm không thể tham dự cuộc họp cá nhân. Hãy chọn nền tảng có tính năng quản lý quy trình làm việc trực tuyến để kiểm tra tình trạng hoạt động của đội và một ứng dụng trò chuyện để liên lạc với các thành viên trong nhóm.
Cách tổ chức một nhóm tổ chức sự kiện bước từng bước
Để phát triển một nhóm tổ chức sự kiện thành công, bạn cần một chiến lược làm việc. Hãy tìm hiểu cách đảm bảo quản lý sự kiện chất lượng cao với một số bước sau:
-
Xác định mục tiêu: Xem xét những gì bạn nên tập trung vào trong mỗi sự kiện cụ thể và điều chỉnh cấu trúc đội theo đúng.
-
Phân tích nhiệm vụ: Để hiểu được những nhiệm vụ nên do các nhóm lớn đảm nhiệm và nhiệm vụ nào có thể được quản lý bằng phần mềm, bạn phải đánh giá tất cả các nhiệm vụ của sự kiện.
-
Thuê người phù hợp: Kiểm tra xem các thành viên trong đội có kinh nghiệm cần thiết để đảm nhận các nhiệm vụ được giao hay không.
-
Tạo tầm nhìn chung: Các thành viên của các ủy ban sáng tạo phải biết về mục tiêu của ban quản lý chương trình. Để đảm bảo hiệu quả sự kiện, mỗi thành viên trong đội phải hiểu nhiệm vụ của sự kiện và nhận thức về mục tiêu cuối cùng.
-
Đánh giá: Bằng cách cung cấp phản hồi về hiệu suất của nhóm, bạn biết được những gì cần cải thiện và tạo cơ hội cho mọi người phát triển kiến thức của họ.
Một số gợi ý để tổ chức nhóm tổ chức sự kiện
Cuối cùng, hãy thưởng thức một số gợi ý giúp bạn hoàn thiện chiến lược xây dựng đội:
-
Xác lập KPIs: Một số chuyên gia thiếu tầm nhìn phát triển cá nhân khi làm việc trong một nhóm. Để thúc đẩy thành viên nhóm phát triển trong vai trò của họ, bạn có thể tạo ra các tập hợp mục tiêu cá nhân.
-
Tôn vinh kết quả xuất sắc: Tất nhiên, một số thành viên trong nhóm làm việc tốt hơn so với đồng nghiệp của họ. Đừng bỏ qua thành tích cá nhân đặc biệt với các nhóm lớn và cân nhắc khen ngợi kết quả xuất sắc để thúc đẩy hiệu suất tốt hơn.
-
Sử dụng nền tảng tự động: Công cụ số như phần mềm quản lý sự kiện có thể mang lại lợi thế vượt trội cho các nhà tổ chức sự kiện trong việc đơn giản hóa đăng ký, xây dựng website và các chu trình sự kiện khác.
Hãy bắt đầu với Gevme để xem cách tự động hóa sự kiện bổ sung sức mạnh cho đội mơ ước của bạn.
