Sử dụng một checklist sự kiện xuất sắc giúp bạn thành công

Bạn đang mới bắt đầu lập kế hoạch sự kiện và muốn có một chút sự giúp đỡ? Hoặc bạn đang tìm kiếm một quy trình dễ dàng cho đội của bạn để tuân thủ...

Bạn đang mới bắt đầu lập kế hoạch sự kiện và muốn có một chút sự giúp đỡ? Hoặc bạn đang tìm kiếm một quy trình dễ dàng cho đội của bạn để tuân thủ khi lập kế hoạch một sự kiện? Dù bạn đang tổ chức một sự kiện trực tiếp, kết hợp hoặc ảo, bạn đã đến đúng nơi. Bài viết này sẽ giúp bạn tìm hiểu mọi thứ bạn cần để lập kế hoạch và triển khai sự kiện tiếp theo của mình.

Chứa gì trong một checklist sự kiện?

Khi bạn tạo ra checklist sự kiện của mình, nó nên bao phủ những yếu tố cơ bản. Điều đó bao gồm:

  • Ngày diễn ra sự kiện
  • Địa điểm
  • Loại sự kiện
  • Mục tiêu
  • Ngân sách

Tất nhiên, sẽ có một số thành phần của sự kiện của bạn không nằm chính xác trong những danh mục này, nhưng những yếu tố cốt lõi này là điểm khởi đầu quan trọng. Điều này đưa chúng ta đến điểm tiếp theo...

10 bước để lập kế hoạch một sự kiện

Các bước quan trọng nhất trong việc lập kế hoạch một sự kiện là:

  1. Đặt mục tiêu và định rõ mục tiêu cho sự kiện của bạn.
  2. Chọn ngày diễn ra sự kiện.
  3. Xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện.
  4. Tạo ngân sách cho sự kiện.
  5. Xây dựng thương hiệu cho sự kiện của bạn và bắt đầu quảng bá.
  6. Sắp xếp nhà tài trợ và người diễn thuyết cho sự kiện.
  7. Bắt đầu bán vé.
  8. Phối hợp với nhà cung cấp sự kiện (phục vụ, thiết bị, v.v.).
  9. Quản lý thiết lập và triển khai sự kiện.
  10. Đánh giá thành công của sự kiện của bạn!

Để giúp bạn từ đầu đến cuối trên mọi bước, tôi đã chia nhỏ những bước này thành một vài phần khác nhau theo ngày, mà bạn có thể xem trong mục lục ở bên. Điều này sẽ giúp bạn xác định thời gian thích hợp để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể. Tất nhiên, bạn càng sớm bắt đầu công việc cho sự kiện, càng tốt - như vậy bạn sẽ chuẩn bị tốt nhất có thể khi gặp phải bất kỳ vấn đề nào (như chúng có thể sẽ xảy ra).

Và hãy nhớ: sự kiện của bạn có thể từ một buổi hội thảo nhỏ đến một sự kiện từ thiện xa hoa. Bất kể sự kiện của bạn là gì, checklist này là nơi tuyệt vời để bắt đầu lập kế hoạch sự kiện của bạn.

Bước đầu tiên trong checklist sự kiện của bạn: 4-6 Tháng Trước Sự Kiện

Càng sớm bạn bắt đầu lập kế hoạch, càng tốt - nhưng tôi nhận thấy hầu hết các tổ chức chúng tôi làm việc với thường bắt đầu lập kế hoạch cho các sự kiện lớn như gala và các sự kiện gây quỹ khoảng 6 tháng trước.

Dưới đây là những gì bạn cần phải làm để bắt đầu:

  • Xác định mục tiêu và đối tượng cho sự kiện của bạn. Bạn có muốn gây quỹ hoặc tạo nhận thức? Bạn mong đợi có bao nhiêu người tham gia? Định rõ mục tiêu từ đầu sẽ giúp bạn dễ dàng đánh giá thành công của sự kiện. (Để biết thêm mẹo về cách thu hút nhiều người tham dự sự kiện, nhấn vào đây.)

  • Chọn ngày diễn ra sự kiện. Và đảm bảo nó không trùng với bất kỳ sự kiện nào khác đang diễn ra trong khu vực của bạn hoặc bất kỳ ngày nghỉ lễ quan trọng nào.

  • Xác định địa điểm và thương lượng chi tiết. Địa điểm yêu cầu bảo hiểm loại nào? Bạn có thể phục vụ rượu không? Xác định yêu cầu trước khi cam kết.

  • Xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện. Điều chỉnh từng chi tiết sẽ giúp đảm bảo bạn không bỏ sót điều gì.

  • Lấy ước tính chi phí. Một số chi phí bạn có thể cần xem xét bao gồm: thuê phòng, thực phẩm và đồ uống, thiết bị, phí diễn giả, đi lại cho nhân viên, bảo hiểm.

  • Tạo ngân sách cho sự kiện. Dựa trên các chi phí trên, bạn sẽ có thể xác định chi phí của sự kiện của bạn - và xem xem bạn có cần giảm bớt chúng không!

  • Tuyển thành viên cho ban tổ chức sự kiện. Bao gồm việc chọn một quản lý sự kiện hoặc chủ tịch sự kiện và xác định chủ nhóm phụ.

  • Xây dựng thương hiệu cho sự kiện. Bắt đầu xây dựng một trang web sự kiện hoặc các trang trên trang web của bạn để mô tả sự kiện.

  • Tạo và triển khai kế hoạch quảng bá. Bao gồm đảm bảo nhân viên và/hoặc tình nguyện viên được xác định để quản lý các nhiệm vụ cụ thể - ví dụ: quan hệ truyền thông, phối hợp VIP, thiết kế vật liệu in ấn & phối hợp in ấn, biển hiệu, truyền thông trực tuyến/xã hội, v.v.

  • Xác định và xác nhận diễn giả/người trình diễn/người truyền thông. Ai sẽ bạn cần có trong tay trong sự kiện?

  • Xác định và liên hệ với nhà tài trợ/đối tác. Việc có nhà tài trợ cho sự kiện có thể là một bước nhảy vọt lớn. Bắt đầu tìm kiếm trong mạng lưới của bạn trước tiên. Liên hệ với những người ủng hộ và liên lạc hiện có của bạn. Sau đó sử dụng công cụ để tìm nhà tài trợ tiềm năng.

  • Xác định xem bạn có cần phần mềm đăng ký sự kiện để làm cho quy trình dễ dàng hơn không. Có rất nhiều công cụ phần mềm khác nhau có thể giúp tối ưu quy trình sự kiện.

  • Xác định xem bạn có cần phần mềm quản lý sự kiện khác không. Nên nghiên cứu một giải pháp tất cả trong một, chẳng hạn như WildApricot, có thể giữ mọi thứ được tổ chức tại một nơi duy nhất. Loại phần mềm này có thể giải quyết mọi thứ bao gồm tiếp thị sự kiện, quản lý mối quan hệ, quản lý dự án và nhiều hơn thế nữa.

  • Phát hành vé giá rẻ sớm. Đăng ký trước là một cách tuyệt vời để thu hút sự quan tâm và làm cho mọi người háo hức trước sự kiện!

  • Đảm bảo biểu mẫu đăng ký sự kiện dễ truy cập. Hãy đảm bảo biểu mẫu của bạn là bao gồm. Cho phép không gian cho tên gọi theo ý muốn và tên theo ý muốn.

3-4 Tháng Trước Sự Kiện: Bắt đầu tăng tốc

Bây giờ bạn đã có một số phần cơ bản của sự kiện của bạn, đến lúc bắt đầu thực hiện!

Nếu sự kiện của bạn sẽ diễn ra trong vài tháng, bạn cần bắt đầu liên lạc với tất cả các bên liên quan bên ngoài tổ chức của bạn và tiếp tục phối hợp với họ.

Dưới đây là mọi thứ bạn cần hoàn thiện tại thời điểm này:

  • Xây dựng tài liệu cần thiết cho đội của bạn.
  • Liên lạc với diễn giả/trình diễn/vui nhộn viên: xác định các chủ đề trình bày/thuyết trình cuối cùng, thu thập thông tin về tiểu sử và ảnh, sắp xếp đi lại và chỗ ở, ký hợp đồng nếu phù hợp, yêu cầu người diễn giả bắt đầu quảng bá và chia sẻ trên mạng của họ.
  • Tài chính/Hành chính: Xác định các khoản phí đăng ký, thiết lập và cho phép đăng ký trực tuyến, hoàn thiện cấp độ nhà tài trợ và số tiền, xác định các mục phải được tài trợ và chi tiết theo dõi kế toán.
  • Lập kế hoạch địa điểm và logistics: Xác định và sắp xếp tất cả các chi tiết liên quan đến thực đơn, thiết bị âm thanh/hình ảnh, thiết lập đăng ký, bãi đỗ xe, biển hiệu, v.v. Nếu là sự kiện ảo, kiểm tra trang đăng ký, kiểm tra công nghệ với diễn giả, kiểm tra trải nghiệm ảo, v.v.
  • Theo kế hoạch quảng bá: Phát triển chương trình nháp, tạo kịch bản sự kiện (ví dụ: MC, giới thiệu diễn giả, cảm ơn, kết thúc, v.v.), phát triển bài viết dự án blog hoặc bài viết quảng cáo cho việc gửi đến các tài liệu in ấn của những công ty khác và/hoặc những bài viết hoặc quảng cáo, v.v.
  • Yêu cầu logo từ các nhà tài trợ doanh nghiệp để sử dụng trong các vật liệu trực tuyến và in ấn
  • Xây dựng và phát hành thư mời, chương trình, áp phích, vé, v.v.
  • Hoàn thiện danh sách báo chí và chuẩn bị Bản Tuyên Bố Báo Chí, Thông Báo Cho Giới Báo Chí, Giấy Tờ Phụ Trợ và tất cả tài liệu hồ sơ truyền thông (ví dụ: thông tin về diễn giả, hình ảnh, v.v.)
  • Tạo trang sự kiện trên trang web của bạn
  • Bật/tạo thông báo sự kiện qua email
  • Tạo một trang sự kiện trên Facebook
  • Phát triển video quảng bá và đăng tải trên YouTube và trang Facebook của bạn
  • Đăng ký sự kiện của bạn trên một số lịch sự kiện trực tuyến
  • Tạo sự chú ý trên blog của bạn hoặc trong các diễn đàn thành viên
  • Xác định các VIP và tạo tài liệu mời và theo dõi (ví dụ: bảng tính)
  • Đặt hàng bất kỳ vật phẩm quà tặng sự kiện nào bạn muốn.

1-2 Tháng Trước Sự Kiện: Tiếp tục tiến lên

Bạn đã gần đích! Lúc này, bạn có thể dành nhiều thời gian hơn để tập trung vào sự kiện và hoàn thiện một số chi tiết.

  • Gửi nhắc nhở cho danh sách liên lạc của bạn về việc đăng ký và tham gia.
  • Liên hệ lại với các diễn giả/trình diễn về:
    • Xác nhận chi tiết đi lại và chỗ ở
    • Yêu cầu sao chép bài diễn thuyết/viết tắt
    • Đảm bảo rằng họ đã có kế hoạch quảng bá sẵn sàng
  • Hoàn thiện việc tài trợ:
    • Theo dõi để xác nhận các hỗ trợ và tài trợ
    • Nhận bất kỳ tư liệu quảng cáo nào bạn sẽ chia sẻ trong sự kiện
    • Yêu cầu các nhà tài trợ chia sẻ sự kiện trên kênh quảng cáo của họ
  • Tiếp tục thực hiện kế hoạch quảng bá:
    • Phát hành thông cáo báo chí về diễn giả chủ chốt, người nổi tiếng, VIP tham dự, v.v.
    • Đăng bài thông cáo sự kiện ban đầu trên trang web và truyền ra tất cả các đối tác, tổ chức liên quan, v.v.
    • Đăng thêm thông tin về sự kiện của bạn trên các trang mạng xã hội
  • Đóng vé giá rẻ sớm
    • Phát hành giá chuẩn trên nền tảng quản lý sự kiện của bạn.
  • Hoàn thiện và chứng minh tài liệu in ấn.
  • Đặt hàng swag sự kiện và hoàn thiện vụ này.

1 Ngày Trước Sự Kiện: Gần đích rồi

Dưới đây là một số chi tiết cuối cùng bạn có thể muốn nhớ:

  • Xác nhận sự hiện diện của truyền thông.
  • Đảm bảo tất cả biển hiệu đặt đúng vị trí, cả trong khu vực tổ chức và các khu vực khác cần thiết.
  • Đảm bảo bàn đăng ký và truyền thông đã được chuẩn bị
    • Đầy đủ các vật dụng cần thiết (ví dụ: thẻ tên trống, giấy, bút, băng dính, máy đóng ghim, v.v.)
    • Đảm bảo đủ ổ cắm. Nếu không, hãy xem xét mang các thiết bị lưu trữ điện cho khách tham dự và đội của bạn.
  • Đảm bảo tất cả các vật phẩm quảng cáo, quà tặng, khung ảnh, cúp, v.v. đều có mặt tại hiện trường.
  • Đảm bảo tất cả thiết bị âm thanh/hình ảnh đã được thiết lập và hoạt động đúng cách.
  • Hãy có bản sao mọi tài liệu quan trọng.
  • Kiểm tra với từng chủ tịch hội đồng để đảm bảo nhóm của họ đang tiến triển đúng tiến độ.
    • Hãy kiểm tra lại với dịch vụ tiếp nhận và bất kỳ nhóm nhà tài trợ nào có mặt.
  • Hỗ trợ các nhà tài trợ, diễn giả và các nhóm khác theo yêu cầu.
  • Tiếp đón các khách tham dự mới.

Ngay sau sự kiện: Theo dõi sau sự kiện

Trong khi bạn nên thực hiện một đánh giá sâu sắc và cập nhật ngân sách của mình, cũng có những mục sau sự kiện bạn nên chú ý. Điều này bao gồm quảng bá, gây quỹ và cơ hội phát triển thành viên mà bạn có thể tận dụng chỉ với một chút lập kế hoạch trước sự kiện.

  • Kiểm tra với địa điểm. Đảm bảo không bỏ quên bất kỳ điều gì quan trọng và duy trì mối quan hệ với địa điểm!

  • Tình trạng tài chính:

    • Tập hợp tất cả các hóa đơn và tài liệu, dữ liệu đăng ký cuối cùng, v.v.
    • Cập nhật ngân sách
  • Gửi thư cảm ơn và gửi đến:

    • Nhà tài trợ
    • Tình nguyện viên
    • Diễn giả/trình diễn
    • Nhà tài trợ
    • Truyền thông
  • Quảng bá sau sự kiện:

    • Gửi email cho cơ sở đăng ký của bạn với những điểm nổi bật từ sự kiện
    • Tạo video quảng bá để chia sẻ về cách cuộc sự kiện diễn ra (và như một phần thưởng, bạn có thể sử dụng nó làm quảng cáo trong năm tới!)
    • Chia sẻ những điểm nổi bật trên mạng xã hội
    • Cập nhật trang web của bạn để phản ánh rằng đó là một sự kiện đã qua.
  • Liên hệ với người tham dự sự kiện. Cảm ơn họ vì đã tham gia và quảng bá các chương trình tiếp tục và cách họ có thể hỗ trợ bạn suốt năm bằng cách tham gia, tình nguyện hoặc tạo quyên góp ý thức.

  • Phân tích sau sự kiện. Trong khi nó vẫn còn tươi mới trong đầu của bạn, hãy lấy được tất cả thông tin bạn có thể từ người tham dự và đội của bạn. Bạn có thể học được rất nhiều từ việc này có thể giúp bạn cho sự kiện tiếp theo.

Phần mềm đăng ký sự kiện mà bạn cần thử nghiệm

Bạn đã quá mệt mỏi khi xử lý các đăng ký và thanh toán sự kiện bằng tay? Có phần mềm hoàn toàn tự động có thể giúp bạn làm điều đó trực tuyến.

Phần mềm quản lý hội viên cho phép bạn:

  • Tạo các biểu mẫu đăng ký trực tuyến ngay lập tức
  • Đăng ký sự kiện trên trang web của bạn
  • Tự động cập nhật trang web của bạn với các sự kiện sắp tới
  • Gửi tiền đăng ký sự kiện trực tiếp vào tài khoản của bạn
  • Đưa dữ liệu về người tham dự của sự kiện trực tiếp vào danh sách liên hệ của bạn
  • Gửi hóa đơn tự động và nhắc nhở về sự kiện

Phần mềm quản lý hội viên giải quyết tất cả các công việc hành chính và giúp cho việc quản lý tổ chức hội viên dễ dàng hơn. Nó tự động hóa các nhiệm vụ quản lý như quản lý danh sách liên hệ, trang web, tài chính và giao tiếp qua email.

Nếu bạn muốn xem liệu loại phần mềm này có phù hợp với tổ chức của bạn không, hãy thử WildApricot, phần mềm quản lý hội viên số 1 trên thị trường. Phần tốt nhất là WildApricot miễn phí để thử nghiệm trong 30 ngày. Nhấp vào đây để bắt đầu thử nghiệm miễn phí ngay bây giờ.

"Với tư cách là một tổ chức phi lợi nhuận nhỏ, phần mềm này đã làm cho việc tổ chức và giao tiếp với hội viên của chúng tôi DỄ DÀNG hơn rất nhiều. Việc đăng ký trở thành hội viên giờ đây là hoàn toàn tự động và việc đăng ký cho sự kiện của chúng tôi dễ dàng hơn đối với khách mời và ít công việc hơn đối với chúng tôi." - DeeDee LaBaron, Hiệp hội Nhân lực và Đào tạo Oregon

Lập kế hoạch sự kiện của bạn đặt bạn lên đường thành công

Tôi hy vọng bạn đã tìm thấy checklist này hữu ích để bắt đầu với việc lập kế hoạch sự kiện! Hãy sử dụng nó như một điểm khởi đầu để xác định hoặc phân công các hoạt động cho các tình nguyện viên hoặc nhân viên khác, hoặc in nó ra để bạn có thể kiểm tra từng mục khi chúng được phân công hoặc hoàn thành.

Và nếu bạn đang lập kế hoạch cho một sự kiện ảo thay vì một sự kiện trực tiếp truyền thống, chúng tôi cũng có một Checklist Sự kiện Ảo có thể tải xuống!

1