quản lý khách mời sự kiện

Xử lý các tình huống liên quan tới khách mời trong tổ chức sự kiện

Có nhiều tình huống rủi ro xảy ra như số lượng khách mời quá ít hoặc khách tham gia quá đông, hay xảy ra biến cố ở khách mời... Một vài giải pháp sau đây sẽ giúp bạn có thể giải quyết nhanh các sự cố này.

Tổ chức một sự kiện thành công cần sự phối hợp của rất nhiều yếu tố, trong đó yếu tố khách mời, khách tham dự đóng vai trò rất quan trọng trọng sự thành công của mỗi sự kiện. Bạn cần lựa chọn, chuẩn bị chu đáo về địa điểm và thời gian để thuận lợi cho khách mời có thể tới dự sự kiện, đồng thời lên kế hoạch chi tiết về việc đón tiếp và thiết đãi.

Có thể nói, việc quản lý khách mời tham gia sự kiện là một yếu tố quan trọng bậc nhất khi tổ chức event. Để quản lý tốt được khách mời yêu cầu người tổ chức sự kiện phải biết cách tổ chức, lên kế hoạch và xử lý sự cố tốt. Tuy vậy vẫn có nhiều tình huống rủi ro xảy ra như số lượng khách mời quá ít hoặc khách tham gia quá đông, hay xảy ra biến cố ở khách mời… Một vài giải pháp sau đây sẽ giúp bạn có thể giải quyết nhanh các sự cố này.

quản lý khách mời sự kiện

Khách mời trong một tiệc cưới

Quản trị khách mời, người tham sự ngay từ khi lập kế hoạch tổ chức

Trong kế hoạch tổ chức event của bạn, cần phải quản lý khách mời trong sự kiện hiệu quả. Bạn nên có danh sách các khách mời được lên list sẵn, đặc biệt là khi sự kiện bạn tổ chức có quy mô lớn và có nhiều khách mời quan trọng. Danh sách này cần phải được chuẩn bị cụ thể, chi tiết, chính xác và hơn hết là phải nhanh chóng, bởi thiệp mời dự event nên gửi đến cho khách mời ít nhất 1 tuần trước khi sự kiện diễn ra. Trước giờ G khoảng 1 – 2 ngày, bạn hãy gọi cho các khách mời để chắc chắn về việc họ sẽ tham dự, nhằm bố trí chỗ ngồi, đồ ăn nước uống và các hoạt động cần thiết.

Với những người tham dự, bạn hãy dựa theo quy mô, tính chất của sự kiện và số lượng khách mời tham dự để quyết định địa điểm và thời gian tổ chức. Ví dụ nếu các hoạt động thiên về giải trí và có tính chất quảng bá sản phẩm, bạn hãy tổ chức ở các công viên, trung tâm thương mại, khu vui chơi vào ngày cuối tuần, như vậy sẽ thu hút được nhiều người tham dự hơn, sự tương tác cũng tốt hơn rất nhiều.

Trường hợp khách mời quá ít so với dự tính

Khách mời không tới được có khá nhiều lý do, có thể là họ gặp phải rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời với điều kiện thời tiết xấu xảy ra như mưa, bão… Hoặc họ có việc đột xuất cần phải giải quyết. Nếu đã tới giờ G mà vẫn chưa thấy khách mời xuất hiện, bạn hãy liên lạc ngay với họ để có thể nắm bắt tình hình.

Nếu khách đến muộn hoặc đột ngột báo rằng không tới được, bạn hãy tìm nguồn ở ngoài hoặc nhờ người của công ty vào ngồi lấp những chỗ trống. Bạn nên chủ động dự trù trước nhân lực và giải quyết vấn đề này nhanh chóng chứ không nên phụ thuộc hoàn toàn vào khách mời, bởi có thể họ sẽ vắng mặt vì bất cứ lý do đột xuất nào.

Nếu sự kiện của bạn là một event cộng đồng, khách mời đến từ nhiều nguồn và khó kiểm soát thì có lẽ giải pháp lúc này là mở cửa tự do cho tất cả khán giả, bên cạnh đó là huy động lực lượng thu hẹp bớt không gian tổ chức (ví dụ căng dây, quây xung quanh khu vực chính) để tạo cảm giác khách mời đông hơn.

quản lý khách mời trong tổ chức event

Khách mời trong một buổi hội thảo

Trường hợp người tham dự quá đông so với dự kiến

Ngược lại với tình trạng khách mời tới quá ít, là việc người tham dự quá đông so với dự tính ban đầu của bạn trong bản kế hoạch.

Nếu sự kiện của bạn diễn ra ngoài trời, để khắc phục tình trạng này, bạn và các cộng sự hãy phân luồng họ thành các nhóm nhỏ để tham dự các hoạt động của chương trình, tránh sự tập trung quá đông khiến ùn tắc ở khu vực chính. Bên cạnh đó số lượng bảo vệ cần được huy động phân bố khắp các khu vực để đề phòng những kẻ gian lợi dụng tình trạng đông đúc ồn ào và để hỗ trợ bạn trong trường hợp cần phân luồng người tham dự.

Còn lượng khách mời quá đông trong các sự kiện hội nghị sẽ dễ dàng xử lý hơn. Bạn có thể giải quyết vấn đề này đơn giản bằng cách yêu cầu sắp xếp thêm một vài chiếc bàn và ghế cũng như chuẩn bị thêm thức ăn cho lượng khách ngoài dự kiến.

Không đủ không gian cho khách mời và người tham dự

Trong trường hợp công tác tổ chức ước lượng số lượng chỗ ngồi của bạn không tốt, dẫn đến việc khách mời đến mà không có chỗ đứng, hãy chủ động dựng thêm nhà bạt để tăng thêm diện tích. Tốt nhất là bạn đừng để trường hợp này xảy ra, bởi điều đó sẽ ảnh hưởng lớn đến uy tín của bạn trong việc tổ chức sự kiện.

khách mời trong tổ chức sự kiện

Bạn cần ước tính chính xác số lượng khách mời tham dự để chuẩn bị đủ ghế ngồi

Trường hợp khách mời phàn nàn về dịch vụ

Dịch vụ đó có thể là dịch vụ chăm sóc khách hàng, chất lượng âm thanh, ánh sáng, chất lượng của đồ ăn thức uống… Trong tình huống này, bạn cần xem xét lại đối tác cung cấp của mình để đề nghị họ cung cấp dịch vụ tốt hơn.

Một rủi ro rất dễ xảy ra cho bất kỳ sự kiện nào là việc thức ăn không đủ để phục vụ. trường hợp này xảy ra do ban tổ chức không tính toán chính xác lượng khách để phục vụ, hoặc phía bên cung cấp không nắm rõ được tình hình. Bạn hãy hạn chế tối đa khẳ năng xảy ra tình huống này, bởi nó sẽ rất khó giải quyết nhanh chóng, khiến cho khách mời của bạn cảm thấy khó chịu và không được tôn trọng.

Trường hợp có sự cố xảy ra với các khách mời, người tham dự

Sự cố có thể xảy ra bất cứ lúc nào, kể cả với sự kiện quy mô nhỏ ít người tham dự hay quy mô lớn với đông đảo khách mời và người tham gia. Để phòng trừ trường hợp không hay xảy ra như xô xát, bạo lực, bạn hãy chuẩn bị đội hình nhân lực bảo vệ tốt nhất. Còn đối với những vụ xô xát quá lớn vượt quá tầm kiểm soát của bạn , bạn hãy gọi ngay cho đơn vị công an, cảnh sát gần nhất để được hỗ trợ kịp thời, không để xảy ra hậu quả nào nghiêm trọng.

Khách mời là một yếu tố quan trọng trong sự kiện. Sự xuất hiện của khách mời đôi khi quyết định sự thành bại của sự kiện đó, nhưng họ cũng là một trong những yếu tố gây nên những rủi ro trong tổ chức sự kiện nếu bạn quản lý không tốt. Trên đây là một số sự cố có thể xảy ra và cách giải quyết, hy vọng thông tin Star Event đưa ra sẽ hữu ích cho bạn.

Tin tức

quy trình tổ chức hội thảo

Các bước lập kế hoạch tổ chức hội thảo

Không phải event-er nào cũng nắm chắc được các kiến thức để biết rõ về các bước lập kế hoạch cho việc tổ chức hội thảo. Vậy các bước đó bao gồm những gì?

sai lầm khi tổ chức đám cưới

Những sai lầm khi tổ chức tiệc cưới

Vậy khi tổ chức bạn sẽ dễ bị mắc những sai lầm nào? Sau đây là những thông tin của Star Event cung cấp về những sai lầm khi tổ chức đám cưới để bạn phòng tránh.

chuẩn bị tổ chức sự kiện

Những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện

Dù quy mô của sự kiện đó như thế nào thì chương trình nào cũng cần phải trải qua các bước chuẩn bị. Đây là những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện.

khó khăn khi tổ chức chạy roadshow

Những khó khăn dễ gặp phải khi tổ chức chạy Roadshow

Nếu không cẩn thận, những sự cố, khó khăn sau đây rất dễ xảy ra khi bạn tổ chức một roadshow. Sau đây sẽ là những khó khăn khi tổ chức roadshow. bạn cần lưu ý.

tầm quan trọng của proposal

Tầm quan trọng của Proposal với việc tổ chức sự kiện

Tầm quan trọng lớn của Proposal event nên được gói gọn trong một câu: tất cả những ý tưởng cho sự kiện sẽ mãi chỉ nằm trên giấy nếu proposal của bạn không tốt.

cách viết proposal cho event

Những điều cần biết khi viết Proposal cho event

Một trong những kỹ năng cơ bản của một event-er, đó là phải viết được một bản proposal. Vậy trước hết cần biết đến thông tin gì về cách viết proposal cho event?

cách trở thành nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Làm cách nào để thành chuyên gia tổ chức sự kiện

Nếu bạn đang tự hỏi kỹ năng của người tổ chức sự kiện là gì, thì dưới đây là những hướng dẫn cơ bản nhất cho khởi đầu của bạn trong ngành tổ chức sự kiện.

chương trình phát sản phẩm mẫu

Tìm hiểu về chương trình phát sản phẩm mẫu Sampling

Hoạt động phát sản phẩm mẫu sampling hiện nay rất phổ biến. Ở bài viết này, Star Event sẽ chia sẻ kinh nghiệm tổ chức chương trình phát sản phẩm mẫu Sampling.

cách viết kịch bản event

Những lưu ý khi viết kịch bản sự kiện

Hãy lưu ý những điều sau để bảo đảm rằng kịch bản event hoàn thiện sẽ được rà soát kỹ lưỡng, có nội dung tốt và các đề xuất của bạn không bị vượt quá ngân sách.