quản lý khách mời sự kiện

Xử lý các tình huống liên quan tới khách mời trong tổ chức sự kiện

Có nhiều tình huống rủi ro xảy ra như số lượng khách mời quá ít hoặc khách tham gia quá đông, hay xảy ra biến cố ở khách mời... Một vài giải pháp sau đây sẽ giúp bạn có thể giải quyết nhanh các sự cố này.

Tổ chức một sự kiện thành công cần sự phối hợp của rất nhiều yếu tố, trong đó yếu tố khách mời, khách tham dự đóng vai trò rất quan trọng trọng sự thành công của mỗi sự kiện. Bạn cần lựa chọn, chuẩn bị chu đáo về địa điểm và thời gian để thuận lợi cho khách mời có thể tới dự sự kiện, đồng thời lên kế hoạch chi tiết về việc đón tiếp và thiết đãi.

Có thể nói, việc quản lý khách mời tham gia sự kiện là một yếu tố quan trọng bậc nhất khi tổ chức event. Để quản lý tốt được khách mời yêu cầu người tổ chức sự kiện phải biết cách tổ chức, lên kế hoạch và xử lý sự cố tốt. Tuy vậy vẫn có nhiều tình huống rủi ro xảy ra như số lượng khách mời quá ít hoặc khách tham gia quá đông, hay xảy ra biến cố ở khách mời… Một vài giải pháp sau đây sẽ giúp bạn có thể giải quyết nhanh các sự cố này.

quản lý khách mời sự kiện

Khách mời trong một tiệc cưới

Quản trị khách mời, người tham sự ngay từ khi lập kế hoạch tổ chức

Trong kế hoạch tổ chức event của bạn, cần phải quản lý khách mời trong sự kiện hiệu quả. Bạn nên có danh sách các khách mời được lên list sẵn, đặc biệt là khi sự kiện bạn tổ chức có quy mô lớn và có nhiều khách mời quan trọng. Danh sách này cần phải được chuẩn bị cụ thể, chi tiết, chính xác và hơn hết là phải nhanh chóng, bởi thiệp mời dự event nên gửi đến cho khách mời ít nhất 1 tuần trước khi sự kiện diễn ra. Trước giờ G khoảng 1 – 2 ngày, bạn hãy gọi cho các khách mời để chắc chắn về việc họ sẽ tham dự, nhằm bố trí chỗ ngồi, đồ ăn nước uống và các hoạt động cần thiết.

Với những người tham dự, bạn hãy dựa theo quy mô, tính chất của sự kiện và số lượng khách mời tham dự để quyết định địa điểm và thời gian tổ chức. Ví dụ nếu các hoạt động thiên về giải trí và có tính chất quảng bá sản phẩm, bạn hãy tổ chức ở các công viên, trung tâm thương mại, khu vui chơi vào ngày cuối tuần, như vậy sẽ thu hút được nhiều người tham dự hơn, sự tương tác cũng tốt hơn rất nhiều.

Trường hợp khách mời quá ít so với dự tính

Khách mời không tới được có khá nhiều lý do, có thể là họ gặp phải rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời với điều kiện thời tiết xấu xảy ra như mưa, bão… Hoặc họ có việc đột xuất cần phải giải quyết. Nếu đã tới giờ G mà vẫn chưa thấy khách mời xuất hiện, bạn hãy liên lạc ngay với họ để có thể nắm bắt tình hình.

Nếu khách đến muộn hoặc đột ngột báo rằng không tới được, bạn hãy tìm nguồn ở ngoài hoặc nhờ người của công ty vào ngồi lấp những chỗ trống. Bạn nên chủ động dự trù trước nhân lực và giải quyết vấn đề này nhanh chóng chứ không nên phụ thuộc hoàn toàn vào khách mời, bởi có thể họ sẽ vắng mặt vì bất cứ lý do đột xuất nào.

Nếu sự kiện của bạn là một event cộng đồng, khách mời đến từ nhiều nguồn và khó kiểm soát thì có lẽ giải pháp lúc này là mở cửa tự do cho tất cả khán giả, bên cạnh đó là huy động lực lượng thu hẹp bớt không gian tổ chức (ví dụ căng dây, quây xung quanh khu vực chính) để tạo cảm giác khách mời đông hơn.

quản lý khách mời trong tổ chức event

Khách mời trong một buổi hội thảo

Trường hợp người tham dự quá đông so với dự kiến

Ngược lại với tình trạng khách mời tới quá ít, là việc người tham dự quá đông so với dự tính ban đầu của bạn trong bản kế hoạch.

Nếu sự kiện của bạn diễn ra ngoài trời, để khắc phục tình trạng này, bạn và các cộng sự hãy phân luồng họ thành các nhóm nhỏ để tham dự các hoạt động của chương trình, tránh sự tập trung quá đông khiến ùn tắc ở khu vực chính. Bên cạnh đó số lượng bảo vệ cần được huy động phân bố khắp các khu vực để đề phòng những kẻ gian lợi dụng tình trạng đông đúc ồn ào và để hỗ trợ bạn trong trường hợp cần phân luồng người tham dự.

Còn lượng khách mời quá đông trong các sự kiện hội nghị sẽ dễ dàng xử lý hơn. Bạn có thể giải quyết vấn đề này đơn giản bằng cách yêu cầu sắp xếp thêm một vài chiếc bàn và ghế cũng như chuẩn bị thêm thức ăn cho lượng khách ngoài dự kiến.

Không đủ không gian cho khách mời và người tham dự

Trong trường hợp công tác tổ chức ước lượng số lượng chỗ ngồi của bạn không tốt, dẫn đến việc khách mời đến mà không có chỗ đứng, hãy chủ động dựng thêm nhà bạt để tăng thêm diện tích. Tốt nhất là bạn đừng để trường hợp này xảy ra, bởi điều đó sẽ ảnh hưởng lớn đến uy tín của bạn trong việc tổ chức sự kiện.

khách mời trong tổ chức sự kiện

Bạn cần ước tính chính xác số lượng khách mời tham dự để chuẩn bị đủ ghế ngồi

Trường hợp khách mời phàn nàn về dịch vụ

Dịch vụ đó có thể là dịch vụ chăm sóc khách hàng, chất lượng âm thanh, ánh sáng, chất lượng của đồ ăn thức uống… Trong tình huống này, bạn cần xem xét lại đối tác cung cấp của mình để đề nghị họ cung cấp dịch vụ tốt hơn.

Một rủi ro rất dễ xảy ra cho bất kỳ sự kiện nào là việc thức ăn không đủ để phục vụ. trường hợp này xảy ra do ban tổ chức không tính toán chính xác lượng khách để phục vụ, hoặc phía bên cung cấp không nắm rõ được tình hình. Bạn hãy hạn chế tối đa khẳ năng xảy ra tình huống này, bởi nó sẽ rất khó giải quyết nhanh chóng, khiến cho khách mời của bạn cảm thấy khó chịu và không được tôn trọng.

Trường hợp có sự cố xảy ra với các khách mời, người tham dự

Sự cố có thể xảy ra bất cứ lúc nào, kể cả với sự kiện quy mô nhỏ ít người tham dự hay quy mô lớn với đông đảo khách mời và người tham gia. Để phòng trừ trường hợp không hay xảy ra như xô xát, bạo lực, bạn hãy chuẩn bị đội hình nhân lực bảo vệ tốt nhất. Còn đối với những vụ xô xát quá lớn vượt quá tầm kiểm soát của bạn , bạn hãy gọi ngay cho đơn vị công an, cảnh sát gần nhất để được hỗ trợ kịp thời, không để xảy ra hậu quả nào nghiêm trọng.

Khách mời là một yếu tố quan trọng trong sự kiện. Sự xuất hiện của khách mời đôi khi quyết định sự thành bại của sự kiện đó, nhưng họ cũng là một trong những yếu tố gây nên những rủi ro trong tổ chức sự kiện nếu bạn quản lý không tốt. Trên đây là một số sự cố có thể xảy ra và cách giải quyết, hy vọng thông tin Star Event đưa ra sẽ hữu ích cho bạn.

Tin tức

PG sự kiện áo dài

Những điều cần biết về ngành PG sự kiện

Ngành PG sự kiện không còn xa lạ đối với rất nhiều bạn trẻ. Vậy PG là nghề như thế nào và việc làm PG có tầm quan trọng ra sao đối với một event được tổ chức?

ý tưởng tổ chức prom

Prom và cách tổ chức prom ấn tượng nhất

Tổ chức prom là một khái niệm không còn xa lạ với giới trẻ Việt Nam. Vậy cách tổ chức prom như thế nào cho hấp dẫn và lôi cuốn được nhiều người tham gia?

quà tặng event khai trương

Những món quà tặng ý nghĩa cho khách mời khi tổ chức sự kiện

Những người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, không thể bỏ qua yếu tố quà tặng cho khách mời. Quà tặng sự kiện rất quan trọng khi tổ chức các event, dù là event gì chăng nữa.

Ý nghĩa của việc tổ chức sự kiện thành lập công ty

Tìm hiểu ý nghĩa của lễ kỉ niệm thành lập công ty

Việc tổ chức lễ kỉ niệm thành lập công ty là dịp để công ty tổng kết lại quá trình hoạt động sau một năm làm việc và trong suốt thời gian từ ngày thành lập.

cách viết kịch bản cho sự kiện

Viết kịch bản cho tổ chức sự kiện cần tìm hiểu những gì?

Khi viết kịch bản cho tổ chức sự kiện bạn cần biết những điều gì để viết lên được những kịch bản chất lượng nhất và đáp ứng được các tiêu chí mà đối tác đặt ra cho bạn?

khảo sát ý kiến khách hàng khi tổ chức sự kiện

Các tiêu chí để đánh giá mức độ thành công của một sự kiện

Sau mỗi sự kiện được tổ chức, bạn cần nhìn nhận lại quá trình làm việc của bản thân. Vậy có những tiêu chí gì để đánh giá mức độ thành công của một event?

vì sao nên thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Ưu điểm vượt trội của việc thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Hai hình thức thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và tự mình tổ chức có ưu điểm gì? Thuê công ty event có ưu điểm vượt trội nào so với việc tự tổ chức?

các lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện

Những lỗi mà người làm sự kiện thường mắc phải

Star Event xin chia sẻ một số kinh nghiệm về những lỗi sai mà người làm sự kiện thường mắc phải để những người làm nghề tổ chức sự kiện nhìn nhận được vấn đề một cách tốt hơn.

nghề đạo diễn sự kiện

Yêu cầu và thách thức của nghề đạo diễn sự kiện

Nghề đạo diễn sự kiện là công việc như thế nào, có thách thức gì, cần chuẩn bị kiến thức gì để có thể tổ chức được một sự kiện thành công với vai trò này?