Xem thêm

Tìm hiểu về kế hoạch tương tác và cách tổ chức phiên họp kế hoạch tương tác

Giới thiệu Trong ngành xây dựng, các dự án có kích thước và loại hình khác nhau bao gồm những nhóm hoạt động liên kết với nhau. Các hoạt động này rất phụ thuộc lẫn...

How construction companies can leverage the power of data | LetsBuild

Giới thiệu

Trong ngành xây dựng, các dự án có kích thước và loại hình khác nhau bao gồm những nhóm hoạt động liên kết với nhau. Các hoạt động này rất phụ thuộc lẫn nhau, dựa vào các thương nghiệp, nhà cung cấp, nhà thầu khác nhau, v.v. Để có kế hoạch hiệu quả trong xây dựng, việc nhìn nhận tính tương phụ của các hoạt động là rất quan trọng. Nhưng cách tốt nhất để làm điều đó là gì?

Đó là lúc chúng ta cần xem xét một phương pháp mới: Kế hoạch tương tác.

Phiên họp kế hoạch tương tác là gì?

Phiên họp kế hoạch tương tác rất quan trọng trong mô hình cung ứng dự án tích hợp - một phương pháp được thiết kế để tăng năng suất và hiệu quả thông qua cải thiện giao tiếp và sự hợp tác.

Đơn giản nhất, kế hoạch tương tác bao gồm sự gặp gỡ của tất cả các bên liên quan đến dự án để thảo luận về từng khía cạnh cụ thể của dự án. Trong phiên họp này, họ cùng nhau đặt ra các mốc thời gian và xác định những yếu tố lên lịch và các hoạt động cần thiết để đạt được những mục tiêu đó.

Mức độ giao tiếp cao này đảm bảo rằng từ chủ sở hữu dự án cho đến các nhà thầu phụ quan trọng đều hiểu rõ mục tiêu tổng thể của dự án để tìm ra phương pháp hiệu quả nhất để đạt được mục tiêu đó.

Một phiên họp kế hoạch tương tác điển hình bao gồm 5 cuộc thảo luận quan trọng:

  1. Xem xét phạm vi và các mốc thời gian của dự án
  2. Xác định vai trò và trách nhiệm
  3. Đặt mục tiêu và định hình các mục tiêu
  4. Xác định ý nghĩa của "hoàn thành" đối với dự án
  5. Xác định những gì phải xảy ra trong 4-8 tuần tới

Với những điều này trong tâm trí, hãy tìm hiểu cách tổ chức và chuẩn bị cho phiên họp kế hoạch tương tác hiệu quả.

Chuẩn bị cho phiên họp kế hoạch tương tác đầu tiên

Mặc dù khá đơn giản khi nghĩ về việc tổ chức một phiên họp kế hoạch tương tác - chỉ cần tập hợp mọi người lại, đúng không? - nhưng việc tổ chức và thực hiện một phiên họp hiệu quả là một thách thức mà nhiều quản lý dự án gặp phải.

  1. Giới thiệu kế hoạch tương tác cho các bên liên quan đến dự án

Nếu bạn chưa từng tổ chức một phiên họp kế hoạch tương tác trước đây, rất nhiều những người bạn cần liên quan có thể chưa hiểu rõ về khái niệm này.

Thay vì mong đợi mọi người tham gia, hãy đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đến dự án hiểu quy trình này và sự quan trọng của kế hoạch tương tác.

Đảm bảo rằng họ biết bạn đang tổ chức phiên họp và những gì bạn mong đợi từ họ trong quá trình lập kế hoạch.

  1. Xác định chiến lược kế hoạch tương tác của bạn

Sau khi giới thiệu kế hoạch tương tác cho các bên liên quan quan trọng, bạn phải lập kế hoạch cho phiên họp - chúng tôi biết rằng đó là rất nhiều kế hoạch, nhưng chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách làm.

Đầu tiên, bạn cần xem xét số lượng phiên họp kế hoạch tương tác mà bạn muốn tổ chức trong quá trình dự án. Đối với các dự án lớn hơn và phức tạp hơn, chúng tôi khuyến nghị ba phiên họp.

  • Cuộc họp đầu tiên không cần phải liên quan đến tất cả mọi người - nó có thể đơn giản chỉ là mời quản lý dự án và giám sát viên cuối cùng của bạn để hoàn thiện phương pháp tiếp cận và mục tiêu cho phiên họp.

  • Trong phiên họp kế hoạch tương tác thứ hai, bạn sẽ muốn bao gồm bất kỳ công nhân cấp cao nào và thảo luận về các khía cạnh kỹ thuật phức tạp hơn của dự án để bắt đầu xây dựng một kế hoạch chiến lược.

  • Đối với phiên họp cuối cùng, mời tất cả mọi người liên quan đến dự án để đặt mốc thời gian, xác định các ngày bắt đầu/kết thúc và lên lịch các hoạt động và nhiệm vụ để đảm bảo các nhóm đạt được mục tiêu của mình đúng thời hạn và trong ngân sách.

Cách phiên họp kế hoạch tương tác của bạn nên diễn ra từ đầu đến cuối

Bây giờ, hãy tìm hiểu những gì phiên họp kế hoạch tương tác cuối cùng của bạn nên diễn ra như thế nào - nếu bạn muốn đơn giản hóa quy trình hoặc đang làm việc trên một dự án ít phức tạp hơn, đây có thể là cuộc họp duy nhất của bạn.

  1. Bắt đầu phiên họp

Các dự án lớn sẽ có đội ngũ lớn - chúng tôi thích bắt đầu phiên họp của mình bằng việc giới thiệu các thành viên tham dự. Sau đó, bạn muốn đảm bảo rằng tất cả mọi người hiểu cách phiên họp sẽ diễn ra thông qua cách tiếp cận và chương trình của phiên họp kế hoạch tương tác.

  1. Trong phiên họp

Cho phép các bên liên quan lên kế hoạch công việc của họ (một phần) thay vì chỉ định một kế hoạch cụ thể cho họ. Bắt đầu bằng những người có phạm vi làm việc đó ảnh hưởng đến các thương nghiệp khác hoặc tương tác với nhiều hoạt động và tiếp tục từng bước.

Vai trò của bạn ở đây là xác định xung đột lịch trình, tạo điều kiện cho sự hợp tác và đưa cuộc thảo luận đến mục tiêu kế hoạch tương tác của bạn.

  1. Kết thúc phiên họp

Để kết thúc phiên họp, bạn muốn có một lịch trình cho tất cả các hoạt động - ai đang làm gì, công việc diễn ra ở đâu và thời điểm bắt đầu/kết thúc của họ? Đến thời điểm này, tất cả các mốc thời gian phải được tính toán và tất cả mọi người đều phải có kế hoạch hành động để đạt được những mốc thời gian đó.

  1. Sau phiên họp

Cuối cùng, luôn là một ý tưởng tốt để lập tài liệu cuộc họp sau phiên họp kế hoạch tương tác của bạn để gửi cho mỗi nhóm và bên liên quan. Đây là cách bạn sẽ tạo ra một lịch trình đã hoàn thiện.

Các tài liệu cuộc họp của bạn nên bao gồm lịch trình đó, những vấn đề tiềm ẩn, kế hoạch hành động và danh sách các mốc thời gian.

Tiếp theo là gì?

Sau khi đã tổ chức và tổ chức các phiên họp kế hoạch tương tác, công việc chưa kết thúc - vẫn còn thách thức để giữ mọi người chịu trách nhiệm và trên đúng tiến độ.

Đó là lúc chúng tôi đến để giúp đỡ.

  • LB Geniebelt là một nền tảng giao tiếp đa dự án cho phép các nhóm chia sẻ tiến độ thời gian thực dễ dàng từ bất cứ đâu, tạo báo cáo công trường chỉ với một cú nhấp chuột và cập nhật tất cả mọi người trực tuyến và ngoại tuyến.

  • LB Coordination giúp quản lý công trường điều phối các nhóm công việc, tối ưu hóa lịch trình, đánh giá tình trạng dự án và điền vào những khoảng trống trong các dự án bị chậm trễ ngay lập tức.

Hãy đến và trò chuyện với chúng tôi tại LetsBuild và xem phần mềm quản lý xây dựng và các công cụ kế hoạch tương tác của chúng tôi hoạt động như thế nào - đặt cuộc thuyết trình cá nhân của bạn để tìm hiểu cách chúng tôi có thể giúp bạn lập kế hoạch tốt hơn để giảm chi phí và tránh chậm tiến độ.

1