Sự kiện triển lãm mang lại rất nhiều lợi ích cho người tổ chức, thông điệp được truyền tải rộng rãi hơn và sinh động hơn. Starevent sẽ cung cấp cho bạn một số thông tin về cách thức tổ chức để đảm bảo cho sự thành công của một buổi triển lãm.

Tập trung vào thông điệp của buổi triển lãm

Trước hết, bạn cần lưu ý rằng, phải xác định rõ đối tượng tham dự của buổi triển lãm, tức là bạn sẽ phải khoanh vùng những người sẽ đến dự buổi triển lãm này. Họ là những ai, chức danh nghề nghiệp là gì, độ tuổi bao nhiêu, họ đến dự triển lãm để thưởng thức điều gì,… từ đó bạn và cộng sự sẽ đưa ra được các phương án phù hợp để tổ chức cũng như kế hoạch thiết đãi. Hơn thế nữa, một số các buổi triển lãm hiện nay còn nhằm mục đích thương mại, vậy nên tập trung vào việc xác định thông tin của các vị khách tham dự và nhu cầu của họ là điều cực kỳ cần thiết.

Khi biết được thông điệp của buổi triển lãm là gì, thì mới có thể đưa ra được định hướng tổ chức, sắp xếp thứ tự diễn ra các phần của buổi triển lãm. Ví dụ như khi bạn tổ chức một buổi triển lãm ảnh với chủ đề ASEAN, các bức ảnh được trưng bày cần tập trung xoay quanh chủ đề đó, với những khuôn hình tiêu biểu nhất, bắt mắt nhất về thiên nhiên, đất nước, con người, văn hóa… của các quốc gia thuộc khu vực Đông Nam Á, nhằm đưa đến thông điệp về đặc trưng riêng của từng đất nước trong khối ASEAN.

Lưu tâm lập kế hoạch chi tiết cho buổi triển lãm

Để tổ chức một buổi triển lãm nói riêng hoặc bất kỳ một event nào nói chung được thành công, cần phải có sự tỉ mỉ và chi tiết cho từng bước trong kế hoạch viết bản tổ chức sự kiện. Bạn sẽ trưng bày các sản phẩm trong thời gian bao lâu, triển lãm sẽ diễn ra ở địa điểm nào, quy mô triển lãm ra sao… Từ đó quyết toán ngân sách cũng như đưa ra các phương án tổ chức trước, trong, và sau buổi triển lãm, cũng như lập ra các phương án giải quyết rủi ro.

Cách tổ chức sự kiện triển lãm
Buổi triển lãm ảnh ”Sắc xuân Trường Sa” được tổ chức tại Khánh Hòa

Đặc biệt lưu ý đến cách trưng bày của triển lãm

Một sự kiện triển lãm, dù khâu tổ chức bên ngoài có tốt đến mấy, nhưng đừng bao giờ vì tập trung quá vào những yếu tố khách quan mà quên đi điều quan trọng nhất là sản phẩm được trưng bày và phần giới thiệu về sản phẩm.

Nếu buổi triển lãm nhằm mục đích thương mại, ví dụ triển lãm để giới thiệu sản phẩm mới, thì sự kiện này sẽ là khoảng thời gian không thể tuyệt vời hơn để trưng bày các mẫu hàng để khách hàng được trải nghiệm, và phần còn lại phụ thuộc vào kĩ năng của các nhân viên tiếp thị. Ngay cả khi sự kiện triển lãm của bạn được tổ chức phi thương mại, như triển lãm ảnh, triển lãm mỹ thuật, triễn lãm lịch sử, triển lãm hoa, triển lãm tài liệu, triển lãm đồ cổ… thì hai yếu tố trên cũng không thể bị xem nhẹ.

Quan trọng hơn cả là cần chọn ra được những người ưu tú, có giọng nói chuẩn mực, khả năng thuyết giải tốt trước đám đông để giới thiệu về những vật phẩm được trưng bày trong buổi triển lãm, đồng thời lắng nghe và giải đáp thắc mắc của những người tham dự buổi triển lãm đó. Có thể ngay trên chính vật phẩm đã có một số dòng chữ chú thích, nhưng việc có thêm người thuyết trình để tác động vào cả thị giác và thính giác của người đến tham dự là một trong những yếu tố tiên quyết tạo nên thành công cho một buổi triễn lãm.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng tiện ích của công nghệ như âm thanh, ánh sáng, đồ họa, máy chiếu… để khiến cho sự kiện triển lãm trở nên ấn tượng hơn đối với những người đến tham dự. Còn nếu buổi triển lãm được tổ chức ngoài trời, hãy đặc biệt lưu ý đến việc trang trí không gian trưng bày sao cho thật bắt mắt và thu hút, đồng thời tính đến phương án giải quyết những rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời.

Tặng quà kỉ niệm của buổi triển lãm cho người tham dự

Nếu bạn tới tham gia một sự kiện triển lãm đặc sắc và cuốn hút, được biết thêm nhiều điều thú vị, học hỏi thêm nhiều điều, và khi ra về bạn còn được tặng thêm những món quà mang đặc trưng cho buổi triển lãm đó, chắc hẳn bạn sẽ nhớ sự kiện đó rất lâu về sau nữa? Vậy thì hãy thêm phần tặng quà kỉ niệm vào kế hoạch tổ chức sự kiện triển lãm của bạn.

Bài viết liên quan