cách tổ chức tiệc

Lên kế hoạch tổ chức một bữa tiệc không phải là dễ, nhưng cũng không phải là quá khó nếu như bạn có những kiến thức nền căn bản về tổ chức tiệc. Nói đến việc tổ chức tiệc, điều quan trọng nhất là cần tạo ra được một bữa tiệc ấm cúng, vui vẻ, gây ấn tượng mạnh với người tham dự, khi đó bạn đã thành công. Đạt được điều này là thách thức không nhỏ, kể cả đối với những event planner kì cựu nhất. Hiểu được những khó khăn này, trong bài viết dưới đây Starevent sẽ hướng dẫn cho các bạn những nền tảng căn bản nhất về cách tổ chức tiệc.

Thời gian tổ chức tiệc

Thời gian là yếu tố vô cùng quan trọng, bởi thời gian quyết định trực tiếp đến nhiều vấn đề. Trước hết đó là vấn đề sự có mặt của khách mời. Đương nhiên bất cư ai khi tổ chức tiệc đều mong muốn các khách mời sẽ có mặt đông đủ nhất có thể, bởi vậy hãy lựa chọn thời gian phù hợp. “Phù hợp” ở đây nghĩa là thuận lợi cho các khách mời để có thể có mặt đúng giờ và tránh các ngày lễ hoặc các sự kiện hấp dẫn khác diễn ra cùng thời điểm.

Chủ đề tiệc

Chủ đề, concept sẽ là kim chỉ nam định hướng cho toàn bộ các hoạt động diễn ra trong bữa tiệc. Không ai ấn tượng tốt nổi với một bữa tiệc với các hoạt động bừa phứa không theo một quy luật gì. Sự thống nhất sẽ là chìa khóa tiên quyết đưa đến thành công cho một bữa tiệc. Hơn thế nữa, có chủ đề, bạn sẽ cắt giảm được khá nhiều các chi tiết rườm rà và quyết định được cả cách trang trí bữa tiệc đó như thế nào. Hãy cố gắng chọn chủ đề sao cho các khách mời đều thích chủ đề đó.

chủ đề tổ chức tiệc
Chủ đề tổ chức tiệc sinh nhật lấy ý tưởng từ bộ phim hoạt hình Minions.

Ngân sách

Trong bài viết trước chúng tôi đã đưa ra hướng dẫn về các nguyên tắc quản lý ngân sách trong tổ chức sự kiện. Đây là một vấn đề đáng được ưu tiên chú ý hàng đầu, bởi nếu vượt ngân sách thì toàn bộ kế hoạch của event planner sẽ bị ảnh hưởng không ít. Vì vậy, phần còn lại của các bước lên kế hoạch tổ chức sẽ phải xoay quanh những gì ngân sách có thể giải quyết được.

Bạn phải là người khéo léo để cân đối các khoản thu chi trong ngân sách tổ chức tiệc và có nhiều phương án để cắt giảm chi phí trong trường hợp cần thiết. Ví dụ nên cắt giảm chi phí cho phần ăn uống nếu như chú trọng vào trang trí, tự làm các đồ trang trí đơn giản thay vì thuê dịch vụ, sử dụng nhạc ghi sẵn thay vì thuê band nhạc sống, v.v…

Chọn địa điểm

Tiếp theo là địa điểm tổ chức. Khi tìm hiểu về địa điểm tổ chức, bạn cần đặc biệt lưu ý đến vấn đề thời tiết, hãy nghiên cứu thật kỹ về thời tiết và địa hình địa thế của nơi đó để làm nên một bữa tiệc đáng nhớ. Hơn thế nữa, việc chọn địa điểm hợp lý với chủ đề và các hoạt động của bữa tiệc sẽ giúp bạn hạn chế các rủi ro có thể xảy ra, đặc biệt là các rủi ro khi tổ chức tiệc ngoài trời.

Lên danh sách khách mời

Nên giới hạn số lượng khách mời nhất định mà bạn mời tới bữa tiệc, số lượng này cần hợp lý để tương thích với không gian tiệc bạn dự định tổ chức. Việc lên danh sách khách mời từ trước còn giúp bạn tính toán được menu các món ăn, thức uống, số ghế ngồi, số nhân viên phục vụ…

cách tổ chức tiệc
Cần tính toán số lượng khách mời để chuẩn bị trước số ghế ngồi và cách bài trí.

Mời khách

Bạn sẽ lên được danh sách khách mời tham dự khá chính xác sau khi liên hệ với từng người khách mời. Trong toàn bộ quá trình chuẩn bị cho sự kiện diễn ra, bạn nên có sự liên lạc với khách hàng trước khi sự kiện diễn ra khoảng 2 ngày để nắm rõ tình trạng sẽ tham gia hay không của khách mời và đưa ra danh sách khách mời chính thức chuẩn nhất. Bạn có thể gửi thư tay hoặc gửi email tùy ý muốn.

Đồ ăn và âm nhạc

Dù không phải là yếu tố quan trọng nhất nhưng đồ ăn, thức uống và âm nhạc được coi là gia vị giúp bữa tiệc của bạn gây ấn tượng với người thưởng thức hơn. Các món ăn buổi tiệc phải tạo nên sự hài hòa trong khẩu vị, có nghĩa là đáp ứng được số đông khẩu vị của các vị khách mời. Hơn hết, những món ăn luôn phải đảm bảo sự tươi ngon trong suốt bữa tiệc và phải bảo đảm an toàn vệ sinh thực phẩm cho khách hàng.

Bên cạnh đó, nếu muốn mọi người hài lòng, cách tốt nhất là khiến họ nhảy nhót, lắc lư theo những giai điệu hay, trò chuyện vui vẻ và đừng để họ ra về với một cái bụng đói.

kế hoạch tổ chức tiệc
Hãy đảm bảo khách mời sẽ hài lòng với sự thiết đãi của bạn.

Trên đây là một số gợi ý nhỏ để bạn có thể tạo ra những buổi tiệc đầy hứng khởi, gắn kết và tràn ngập tiếng cười. Dù quy mô tổ chức bữa tiệc của bạn như thế nào, lớn hay nhỏ, dù hình thức bữa tiệc của bạn như thế nào, ngoài trời hay trong nhà, thì các bước tổ chức cơ bản vẫn diễn ra như trên. Chúc các bạn thành công cùng kế hoạch tổ chức tiệc của mình!

Bài viết liên quan