xử lý rủi ro tổ chức sự kiện

Trong bài viết trước, Starevent đã nói về những rủi ro thường gặp khi tổ chức sự kiện. Không thể nào tồn tại một sự kiện hoàn hảo 100% bởi có hàng chục, hàng trăm rủi ro có thể xảy đến với chương trình mà bạn không thể lường trước được. Rủi ro trong tổ chức sự kiện có thể không đến từ chính bạn, nhưng có thể xuất phát từ nhân sự chạy chương trình, hoặc do bất kì yếu tố chủ quan hay khách quan tác động vào.

Hiểu về các loại rủi ro thường gặp khi tổ chức sự kiện, phân loại rủi ro để tìm ra các phương án đề phòng và xử lý rủi ro trong tổ chức sự kiện là việc làm vô cùng quan trọng trước thềm mỗi sự kiện để đảm bảo sự kiện được diễn ra một cách suôn sẻ và thuận lợi nhất.

Kiểm tra để đề phòng rủi ro

Tiến hành kiểm tra rủi ro là công việc cần thiết trong kế hoạch quản lý sự kiện và cần thực hiện trước khi sự kiện diễn ra. Kiểm tra rủi ro có thể được hiểu một cách đơn giản là xác định và đánh giá tất cả các rủi ro để đưa ra một kế hoạch đối phó với bất kỳ sự cố nào không mong muốn gây ra thiệt hại về người và của, ảnh hưởng đến tiến độ diễn ra của sự kiện.

đề phòng và xử lý rủi ro trong tổ chức sự kiện
Người tổ chức event luôn trong trạng thái như đi trên dây, bởi vậy cần phải có sự tập trung tuyệt đối

Kiểm tra rủi ro có nhiều công đoạn, trong đó có hai việc đáng được ưu tiên thực hiện, đó là kiểm tra địa điểm tổ chức xảy ra sự kiện và tham khảo các rủi ro đã xảy ra với những sự kiện tương tự trước đó:

Kiểm tra kỹ địa điểm chọn để tổ chức xảy ra sự kiện, phát hiện các yếu tố có thể gây nguy hiểm cho quá trình sự kiện diễn ra. Trong trường hợp bạn đã từng sử dụng địa điểm đó trước đây để tổ chức một sự kiện khác, bạn vẫn cần phải quản lý rủi ro nhưng bạn hãy tập trung dành thời gian vào việc đảm bảo địa điểm được chuẩn bị tốt theo kế hoạch quản lý rủi ro mà bạn đã có. Đồng thời, cần phải xác định bất kỳ thay đổi nào trong địa điểm kể từ lần cuối cùng bạn sử dụng nó.

Trong trường hợp thứ hai, khi bạn không quen với địa điểm này và chưa bao giờ sử dụng nó trước đây. Trong trường hợp này, bạn cần phải tiến hành đi bộ qua địa điểm để khảo sát kỹ và xác định các nguy cơ  rủi ro có thể xảy ra. Để đảm bảo không thiếu sót, bạn hãy lên danh sách các yếu tố cần kiểm tra kỹ, và sau khi khảo sát xong địa hình thì hãy bổ sung thêm các rủi ro mà bạn cho rằng có nguy cơ phát sinh.

Đặc biệt, trong những sự kiện lớn, có đông người tham gia, để đảm bảo an toàn và tạo cảm giác yên tâm cho người tham dự, thì bạn nên chuẩn bị xe cứu thương, xe  được chuẩn bị trong trường hợp khẩn cấp và đồng thời chuẩn bị khu vực có thể sử dụng để làm nơi sơ cứu, cấp cứu. Ngoài ra, bạn cần đảm bảo rằng có các lối thoát an toàn nếu không may xảy ra các sự cố nguy hiểm.

Kế đó, bạn kiểm tra sân khấu, cánh gà và chỗ ngồi phía dưới theo đúng kế hoạch đã được vạch ra từ trước.

đề phòng rủi ro trong tổ chức sự kiện
Bạn cần khảo sát kỹ địa điểm nằm trong dự tính tổ chức sự kiện

Thứ hai, bạn hãy quan sát các sự kiện tương tự khác để xem người tham dự có phản ứng như thế nào với môi trường sự kiện. Nghĩa là bạn hãy đến tham dự các sự kiện có quy mô và tính chất gần giống như sự kiện mình muốn tổ chức. Việc này sẽ giúp bạn học được cách kiểm soát đám đông, phản ứng nhanh trước các tình huống xảy ra và dò phản ứng của người tham dự để có được những kinh nghiệm quý giá trong sự kiện của mình.

Xử lý rủi ro khi tổ chức sự kiện

Hỏa hoạn

Bạn hãy trang bị bình chữa cháy tại nhiều địa điểm dễ thấy trong khuôn viên tổ chức sự kiện để trong trường hợp không may xảy ra hỏa hoạn có thể dập tắt đám lửa kịp thời. Nếu xảy ra hỏa hoạn, bạn hãy nhanh chóng đưa tất cả mọi người đến khu vực sơ tán an toàn đến lối thoát đã được chuẩn bị từ trước. Bạn phải nhanh chóng gọi cho cơ quan cứu hỏa và nếu được, bạn hãy kiểm soát đám cháy tạm thời trong khi chờ nhân viên cứu hỏa đến nơi để hạn chế những thiệt hại do lửa gây ra.

Tùy từng địa điểm tổ chức mà chúng ta sẽ có những kế hoạch sơ tán khác nhau nhưng tất cả đầu mang những yếu tố cơ bản sau:

 Mất điện

Để đề phòng tình trạng mất điện, bạn phải có một máy phát điện để hỗ trợ. Trong trường hợp tình trạng mất điện, bạn nên mở đèn dự phòng và nhanh chóng chuyển nguồn điện sang máy phát điện. Tất nhiên rằng, trước đó bạn đã phải chuẩn bị một kế hoạch nhằm phòng ngừa những tình huống xảy ra khi mất điện.

Hư hỏng trang thiết bị

Sử dụng những sản phẩm tin tưởng và có thương hiệu rõ ràng là một trong những biện pháp phòng ngừa hư hại đơn giản nhất. Bạn cần có một kỹ thuật viên về điện và ánh sáng âm thanh để sửa chữa nhanh chóng những thiết bị hư hỏng ngay trong khi chương trình diễn ra.

xử lý rủi ro tổ chức sự kiện
Sự cố kỹ thuật là một trong những rủi ro thường gặp nhất khi tổ chức event

Tình trạng cấp cứu khẩn cấp

Bác sĩ và đội cứu hỏa phải luôn luôn túc trực tại khu vực diễn ra chương trình nhằm tránh những tình trạng bất trắc. Trong một số event có quy mô, ban tổ chức nên trang bị xe cấp cứu đề phòng những trường hợp bất trắc. Đồng thời, toàn bộ nhân viên tổ chức cần phải được trang bị kĩ lưỡng những kiến thức cần thiết để thực hiện những biện pháp sơ cứu khi có tai nạn xảy ra. Đối với những khách mời quan trọng tại các sự kiện lớn, ta nên có danh sách những khách mời và tiền sử bệnh kèm theo của họ, để có những phương án thích hợp.

Trên đây là một số tình huống rủi ro có thể gặp trong một event và cách đề phòng và xử lý rủi ro trong tổ chức sự kiện. Không thể tranh được những sai sót lớn hay nhỏ khi thực hiện chương trình nhưng đối với một event, việc hạn chế tối đa rủi ro là điều vô cùng quan trọng.

Bài viết liên quan