Hướng Dẫn Tổ Chức Một Triển Lãm Thương Mại Thành Công

Triển lãm thương mại là một cơ hội tuyệt vời để giới thiệu sản phẩm của bạn với khách hàng mục tiêu. Dù việc tiếp thị trực tuyến có thể giúp bạn thu hút một...

Triển lãm thương mại là một cơ hội tuyệt vời để giới thiệu sản phẩm của bạn với khách hàng mục tiêu. Dù việc tiếp thị trực tuyến có thể giúp bạn thu hút một số lượng khách hàng, nhưng chỉ có triển lãm thương mại mới giúp bạn tìm gặp những khách hàng tiềm năng thực sự và thúc đẩy thương hiệu của bạn.

Nghe thật tuyệt vời, đúng không? Nhưng làm thế nào để bắt đầu? Bạn có thể nhận được lịch trình và thông báo từ nhà tổ chức sự kiện, nhưng họ không thể nhắc bạn về tất cả các công việc cần hoàn thành trước đó.

Và đó là lý do tại sao chúng tôi ở đây! Hướng dẫn của chúng tôi có tất cả mọi thứ bạn cần để bắt đầu và trải qua chuyến hành trình thú vị này.

Tại sao bạn nên lên kế hoạch từ trước?

Đơn giản, đó là định luật của Murphy - "Mọi chuyện có thể trục trặc, sẽ trục trặc". Và bạn chỉ có thể tránh vấn đề đó thông qua việc lên kế hoạch cẩn thận cho gian hàng triển lãm thương mại tùy chỉnh của bạn.

Mọi người lên kế hoạch cho "làm thế nào", nhưng chỉ những người thành công mới lên kế hoạch cho "tại sao, cái gì, ở đâu và ai". Vì vậy, hãy lên kế hoạch từ một năm trước, và sử dụng danh sách này để điều hướng bạn qua những khó khăn.

Một năm trước khi triển lãm...

Xác định mục tiêu rõ ràng

Nếu bạn đã tham gia triển lãm trong quá khứ, hãy xem xét mục tiêu bạn đã đặt ra. Xem xét lại ưu tiên của bạn và tạo ra một danh sách mục tiêu mới hoặc điều chỉnh danh sách đã có.

Mục tiêu của bạn cho sự kiện là gì? Bạn đang ra mắt một sản phẩm mới? Muốn tạo sự chú ý cho thương hiệu? Tìm kiếm cơ hội kinh doanh mới? Hãy ghi lại mục tiêu của bạn.

Lập ngân sách

Quyết định ngân sách cho ý tưởng thiết kế gian hàng triển lãm của bạn. Đây là yếu tố quan trọng phải được suy nghĩ kỹ.

Hãy nhớ rằng, quá nhiều sự kiện kiếm cắp tiền của bạn sẽ không giúp bạn đạt được mục tiêu. Tuy nhiên, không có ngân sách cũng có thể làm bạn trễ tiến độ trong thời gian dài. Vì vậy, cân nhắc thận trọng.

Xác định ROI mục tiêu

Mục tiêu này quan trọng để đánh giá thành công của bạn tại triển lãm. Nếu bạn đã từng làm điều này trước đây, hãy xem xét kinh nghiệm qua quá khứ của bạn. Nếu không, hãy nhờ sự giúp đỡ của những chuyên gia hoặc những người tham gia triển lãm đã hiểu rõ về những gì hoạt động.

Hiểu rõ khách hàng mục tiêu

Nhà tổ chức sự kiện có thể cung cấp cho bạn một lượng thông tin lớn. Yêu cầu họ cung cấp thông tin dân số về đối tượng khán giả dự kiến ​​tại sự kiện để bạn có thể lập kế hoạch tiếp cận theo cách phù hợp.

Hoàn thành các thủ tục sự kiện

Triển lãm yêu cầu nhiều giấy tờ để điền, hợp đồng để ký kết và tài liệu để đọc. Hãy đảm bảo bạn tuân thủ mọi thời hạn để nộp đơn của mình.

Đặt chỗ gian hàng

Các khu vực có lượng khách hàng lớn nhất sẽ biến mất nhanh chóng, vì vậy hãy làm công việc này càng sớm càng tốt. Chuẩn bị trước thông tin nghiên cứu về vị trí mà bạn có thể dự kiến ​​sẽ thu hút nhiều người nhất.

Bắt đầu lập kế hoạch cho gian hàng triển lãm

Chọn một kích thước phù hợp với ngân sách và mục tiêu của bạn. Nếu bạn xây dựng nó bằng chính mình, đây là thời điểm tốt để bắt đầu công việc với ý tưởng thiết kế gian hàng triển lãm.

Bạn cũng có thể đăng ký với một đối tác triển lãm sẽ cung cấp cho bạn một gian hàng thuê hoặc một gian hàng triển lãm tùy chỉnh luôn hoạt động. Hãy nhớ, bạn cần một năm để tùy chỉnh đầy đủ gian hàng.

Sáu tháng trước triển lãm

Quyết định sản phẩm ra đi/ không ra đi

Nếu bạn ra mắt một sản phẩm mới tại sự kiện, hãy đảm bảo nó đã được thử nghiệm trước và sẵn sàng. Quyết định và xác định phiên bản cuối cùng của sản phẩm bạn sẽ tiếp thị. Bắt đầu chuẩn bị tất cả các tài liệu tiếp thị liên quan.

Lập kế hoạch nhóm tham gia triển lãm

Chọn nhóm bán hàng sẽ quản lý gian hàng sự kiện của bạn. Đưa họ tham gia vào một lịch trình đào tạo nghiêm ngặt giúp họ hiểu rõ về sản phẩm của bạn.

Nếu bạn yêu cầu quy định văn phục trong sự kiện, hãy đặt hàng tại thời điểm này. Trò chuyện với một nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp và đặt lịch trình.

Xử lý đi lại quốc tế

Nếu có bất kỳ chuyến đi quốc tế cho sự kiện, đây là thời điểm để xin cấp hộ chiếu, visa,... để tránh rắc rối cuối cùng.

Hoàn thiện gian hàng triển lãm

Nếu bạn làm mọi thứ một mình, hãy đảm bảo các đồ họa và hiển thị của bạn đã sẵn sàng. Đặt hàng cho bất kỳ cài đặt công nghệ cao nào bạn có thể cần cho các buổi thuyết trình của mình.

Nếu bạn đang làm việc với một đối tác triển lãm, hãy đảm bảo nhóm thiết kế sự kiện của họ đã có mọi thứ cần thiết từ phía bạn.

Ba tháng trước triển lãm

In các tài liệu

Chuẩn bị tất cả mọi thứ, bao gồm sách mục, tài liệu và bất kỳ tài liệu tiếp thị nào khác mà bạn sẽ cần vào ngày hội.

Lưu trữ và vận chuyển

Nếu bạn thuê một gian hàng triển lãm hoặc sự kiện tùy chỉnh bởi một công ty triển lãm chuyên nghiệp, thì tất cả mọi thứ này đã được loại bỏ cho bạn.

Nếu không, đảm bảo bạn đã có tất cả các nhà cung cấp để lưu trữ và vận chuyển vật liệu của bạn đến sự kiện. Ngoài ra, hoàn tất các nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm lắp đặt và tháo dỡ gian hàng.

Hãy để mọi người biết về ngày mà dịch vụ của họ sẽ được yêu cầu.

Nguyên mẫu gian hàng

Công ty cho thuê gian hàng triển lãm nên đã hoàn thành mẫu nguyên thủy của bạn vào thời điểm này. Kiểm tra kỹ thiết kế gian hàng sự kiện và thảo luận về bất kỳ điều chỉnh nào bạn cần. Cùng làm điều này ngay cả khi bạn làm mọi thứ một mình.

Hai tháng trước triển lãm

Các cuộc thi và khuyến mãi

Bắt đầu lập kế hoạch cho bất kỳ sự kiện khuyến mãi, cuộc thi, trò chơi hoặc hội thảo nào mà bạn dự định tổ chức trong gian hàng để tạo sự tham gia tốt hơn cho khách hàng. In bất kỳ tài liệu nào liên quan đến các sự kiện này và để sẵn sàng.

Phương thức thanh toán

Đây là sai lầm của người mới khi bỏ qua điều này cho đến sau. Thảo luận với tất cả các nhà cung cấp của bạn về phương thức thanh toán và thực hiện các j định sắp xếp phù hợp ngay lập tức.

Theo cùng một khía cạnh, hãy lập kế hoạch làm việc của nhóm bạn tại hiện trường. Bạn sẽ thanh toán theo ngày, sử dụng thẻ tín dụng công ty hay cách khác? Đến lúc quyết định.

Vé và khách sạn

Lưu ý tất cả các sắp xếp đi lại của bạn và nhân viên của bạn, từ chuyến bay đến đặt phòng khách sạn. Đảm bảo tất cả các giấy tờ đều chuẩn bị.

Một tháng trước triển lãm

Bắt đầu các chiến dịch tiếp thị

Đây là thời điểm hoàn hảo để quảng bá thông tin về sự tham gia của bạn tại triển lãm. Sử dụng mạng xã hội một cách thông minh và phát hành thông cáo báo chí thông báo với thị trường mục tiêu của bạn.

Hơn nữa, hãy xem xét một chiến dịch email xây dựng xung quanh một chủ đề cụ thể cho sự kiện của bạn. Quan trọng nhất, nếu bạn nhắm đến một số người tham dự cụ thể, đừng quên thiết lập thời gian một-một với họ tại sự kiện.

Nghiên cứu về đối thủ

Tìm hiểu ai khác tham dự sự kiện và nghiên cứu các đối thủ trực tiếp của bạn. Hãy để ý đến các công ty khởi nghiệp có thể tương hợp với doanh nghiệp của bạn và đóng góp vào lợi ích của khách hàng của bạn.

Làm lại quá trình đào tạo

Hãy có một lần nữa với đội của bạn. Đảm bảo tất cả mọi người hiểu rõ trách nhiệm cụ thể của họ.

Một tuần trước triển lãm

Gần rồi đấy!

Xác minh mọi thứ

Đảm bảo thiết kế gian hàng triển lãm và tất cả các tài liệu liên quan đã đến nơi. Nói chuyện với nhân viên của bạn và đảm bảo tất cả mọi người đã sẵn sàng tham gia sự kiện. Lập kế hoạch cho bất kỳ thay thế cuối cùng nếu cần thiết.

Quản lý khách hàng tiềm năng

Trò chuyện với nhóm phụ trách quản lý khách hàng và đảm bảo rằng họ đã có đầy đủ tài liệu cần thiết cho sự kiện, bao gồm cả bộ gói thông tin khách hàng tiềm năng.

Ngày hội đã đến...

Thư giãn! Bạn đã làm tất cả công việc khó khăn cho đến thời điểm này. Hãy đảm bảo bạn tận hưởng trải nghiệm tối đa. Hãy làm tình huống tốt nhất bạn có thể.

Giữ bình tĩnh, và duy trì động lực, sự tập trung cao. Nhóm của bạn là gương mặt của thương hiệu của bạn, và sự hào hứng của họ cũng sẽ truyền cảm hứng cho khách hàng của bạn.

Thực hiện là chìa khóa bây giờ. Hãy tập trung hoàn toàn vào kế hoạch của bạn cho sự kiện và để nhóm của bạn áp dụng quá trình đào tạo. Đừng thay đổi bất kỳ thay đổi quan trọng nào ở phút cuối để không làm mọi thứ trở nên lộn xộn.

Sau sự kiện...

Để tỏ lòng biết ơn

Cảm ơn tất cả mọi người, bao gồm nhân viên và nhà cung cấp đã giúp bạn thành công trong sự kiện của bạn.

Đánh giá

So sánh chi phí với kế hoạch chi tiêu của bạn và kiểm tra xem bạn đã ở trong ngân sách. Ghi lại mọi khoản chi tiêu đã làm bạn vượt quá ngân sách để tham khảo trong tương lai.

Quản lý khách hàng tiềm năng

Gửi tất cả các bộ gói thông tin cho khách hàng tiềm năng. Cung cấp cho đội bán hàng danh sách chi tiết về tất cả khách hàng tiềm năng hứa hẹn. Đảm bảo rằng mọi người đều tiếp tục liên hệ với họ.

Phân tích

Xem xét kỹ lưỡng toàn bộ sự kiện. Tự khen mình về những gì đã thành công. Phân tích từng chi tiết nhỏ mà không theo kế hoạch.

Quay lại mục tiêu của bạn và xem xem bạn đã đạt được chúng. Báo cáo cho quản lý của bạn về kết quả của bạn và những gì có thể được cải thiện trong tương lai.

Bây giờ bạn đã biết tất cả những gì cần biết về việc lên kế hoạch cho một triển lãm thương mại đẹp mắt, đến lúc mang giày patin và bắt đầu.

Để đảm bảo không bị áp lực trong quá trình này, hãy giữ danh sách này gần bạn. Chúc may mắn!

1