Xem thêm

Vai trò của Tổ chức Hội nghị Chuyên nghiệp (PCO) [Phiên bản cập nhật năm 2021]

Công việc lên kế hoạch và tổ chức hội nghị, cùng với quản lý tổ chức hội nghị, đã từ lâu trở thành một trong những dịch vụ cốt lõi của chúng tôi. Sự thành...

Công việc lên kế hoạch và tổ chức hội nghị, cùng với quản lý tổ chức hội nghị, đã từ lâu trở thành một trong những dịch vụ cốt lõi của chúng tôi. Sự thành công trong việc lên kế hoạch và tổ chức các sự kiện cấp cao của chúng tôi chủ yếu dựa trên sự hiểu biết sâu sắc về vai trò của chúng tôi là những tổ chức hội nghị chuyên nghiệp.

Nhiều năm kinh nghiệm đã giúp chúng tôi rút ra một bài học quý giá: những người tổ chức sự kiện và PCO phải có một tầm nhìn linh hoạt dài hạn. Các hội nghị và sự kiện phải đáp ứng nhu cầu chuyên nghiệp, mà theo thời gian sẽ thay đổi. Do đó, các dịch vụ mà các tổ chức và PCO cung cấp luôn phản ánh môi trường hiện tại.

Với điều này trong tâm trí, chúng tôi đã quyết định cập nhật bài đăng trên blog của chúng tôi năm 2015. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ xem xét xem vai trò của tổ chức hội nghị chuyên nghiệp đã thay đổi như thế nào và những gì cần thiết để đối mặt với những thách thức của thế kỷ 21.

Vai trò truyền thống của tổ chức hội nghị chuyên nghiệp

Truyền thống, vai trò của PCO liên quan đến việc lên kế hoạch, thực hiện, phối hợp và giám sát nhiều lĩnh vực phổ biến của hầu hết các cuộc họp và hội nghị, bao gồm:

  • Quản lý hành chính.
  • Tìm kiếm địa điểm.
  • Quản lý vận chuyển và tài chính.
  • Đăng ký sự kiện.
  • Sắp xếp dịch vụ ăn uống.
  • Marketing và giao tiếp, bao gồm các hoạt động truyền thông xã hội và email marketing.
  • Quản lý diễn giả và tóm tắt.
  • Quản lý tài trợ và triển lãm.
  • Dịch vụ du lịch và lưu trú.

Tuy nhiên, nhiều thay đổi từ đại dịch và sự tiến bộ về công nghệ yêu cầu việc cập nhật các dịch vụ cốt lõi của PCO.

Những gì đã thay đổi?

Thiết kế trải nghiệm

Khái niệm thiết kế trải nghiệm đã chuyển từ ứng dụng công nghệ như thiết kế trang web hoặc ứng dụng đến các hội nghị chuyên nghiệp và các sự kiện diễn ra trực tiếp. Thiết kế trải nghiệm có nghĩa là đảm bảo rằng các người tham dự sự kiện tận hưởng một trải nghiệm liền mạch ở mỗi điểm tiếp xúc.

new roles of the professional conference organizer pco includes experience design ux Vai trò mới của tổ chức hội nghị chuyên nghiệp bao gồm thiết kế trải nghiệm.

Sự kết hợp giữa sự kiện trực tuyến và trực tiếp

Sự chuyển đổi quy mô lớn sang sự kiện trực tuyến là một trong những thay đổi đáng kể nhất trong ngành sự kiện. Thách thức là chuyển đổi giao tiếp cá nhân và mạng lưới thành một chiến lược trực tuyến thuyết phục.

Sự chú trọng đến bền vững

Những yêu cầu liên quan đến biến đổi khí hậu đang tái định nghĩa ngành công nghiệp sự kiện. Có một nhận thức ngày càng tăng về tác động môi trường của các sự kiện. Chuẩn quốc tế đã được xuất bản, nhấn mạnh việc tích hợp các vấn đề trách nhiệm xã hội và môi trường vào quy hoạch sự kiện.

Quảng bá điểm đến

Quảng bá điểm đến được liên kết với thiết kế trải nghiệm vì nó liên quan đến mở rộng trải nghiệm sự kiện ra khỏi địa điểm. PCO hiện nay phải tích hợp quảng bá điểm đến và tiếp thị sự kiện và có một lý do rõ ràng về lựa chọn địa điểm. Đồng thời không quên thể hiện cách lựa chọn đó phù hợp với hồ sơ của người tham dự và mục tiêu sự kiện.

Công nghệ tư vấn

PCO nên hoàn toàn thông thạo về các sự kiện kết hợp có thành phần kỹ thuật số quan trọng. Điều này đồng nghĩa với việc hiểu các loại mô hình kết hợp khác nhau và tính phù hợp của chúng đối với các loại sự kiện khác nhau. Đồng thời, cần có một hệ thống đáng tin cậy để quản lý cả khía cạnh trực tiếp và trực tuyến của sự kiện và hòa trộn hai loại trải nghiệm một cách liền mạch. Vì vậy, PCO nên khám phá vai trò của mình như là các nhà tư vấn công nghệ.

Coaching

Đây là những vùng nước chưa được khám phá đối với nhiều hiệp hội và tổ chức chuyên nghiệp, điều này có nghĩa là PCO phải dẫn đầu trong việc huấn luyện và đào tạo. Các dịch vụ như hỗ trợ diễn giả hoặc đào tạo cho tổ chức và sản xuất sự kiện kỹ thuật số sẽ cung cấp cho khách hàng nhiều công cụ hơn và giúp xây dựng mối quan hệ cộng tác.

The 21st-Century Professional Congress Organiser knows about coaching Người tổ chức hội nghị chuyên nghiệp của thế kỷ 21 biết về việc đào tạo.

Đánh giá rủi ro

Mặc dù đây không phải là một khái niệm mới, PCO không thể bỏ qua các phát triển gần đây như tăng cường các rủi ro về bất ổn xã hội và các vụ tấn công khủng bố. Quy hoạch sự kiện hiện nay phải tích hợp các chiến lược an ninh hoàn chỉnh kết hợp chiến lược kiểm soát nhập cảnh, đào tạo nhân viên để chuẩn bị phản ứng trong các tình huống nguy hiểm và kế hoạch sơ tán hợp tác với chính quyền địa phương, chỉ mới kể đến một số. Hơn nữa, đại dịch đã thay đổi sâu sắc về quản lý rủi ro y tế của sự kiện. Trong bài báo trắng của chúng tôi "Vệ sinh và Bảo vệ Khỏi Bệnh Tật Cho Sự Kiện Kinh Doanh Và Địa Điểm", mà bạn có thể tải xuống tại đây, chúng tôi đã thảo luận về cách đưa chiến lược vệ sinh và bảo vệ khỏi nhiễm bệnh vào tâm điểm của quy hoạch sự kiện.

Kiến trúc hội nghị

Thiết kế hội nghị thế kỷ 21 tập trung vào trải nghiệm đáng giá. Nó đòi hỏi kiến thức sâu về hành trình của người tham dự để tạo ra những trải nghiệm bao hàm và chân thật. Hành động như kiến trúc sư hội nghị, PCO cần phối hợp mục tiêu sự kiện với nội dung và định dạng để sự kiện mang lại giá trị tối ưu cho tất cả các bên liên quan.

Dịch vụ tiếp thị

Cả tiếp thị sự kiện kỹ thuật số và tiếp thị truyền thống phải được điều chỉnh cho môi trường mới. PCO sẽ đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo nội dung đa kênh và định hình các chiến lược tái sử dụng nội dung sự kiện. Hơn nữa, họ nên sẵn sàng cung cấp các dịch vụ bổ sung như phân tích dữ liệu và chức năng báo cáo mở rộng.

Hội nghị bền vững

Bền vững sẽ nằm ở trung tâm của quy hoạch sự kiện. Ngoài các yếu tố khác, tổ chức các hội nghị xanh sẽ đòi hỏi lựa chọn dựa trên tác động môi trường tiềm năng của sự kiện và xây dựng các đối tác chia sẻ các giá trị tương tự.

sustainable meetings is an important aspect for a modernProfessional conference Organiser Hội nghị bền vững là một khía cạnh quan trọng của một Tổ chức Hội nghị Chuyên nghiệp hiện đại.

Kết luận

Trong bối cảnh thay đổi, tổ chức hội nghị chuyên nghiệp phải xem xét lại vai trò của mình và tái sắp xếp nó để phù hợp với thực tế và yêu cầu mới. Các khái niệm được đề cập trong bài viết này có thể giúp mang lại sự chuyên môn và giá trị bổ sung phù hợp với các nhu cầu và mong đợi của khách hàng, nhà tài trợ và người tham dự sự kiện. Nếu bạn muốn áp dụng các khái niệm này cho sự kiện tiếp theo của bạn, hãy liên hệ với đội ngũ Congrex.

1