Điều kiện nơi diễn ra sự kiện cần được chú ý chi tiết.

Tổ chức sự kiện đòi hỏi khá nhiều chi tiết cần lưu ý tỉ mỉ. Việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp cũng cần phải quan tâm đến nhiều yếu tố cần thiết. Bài viết lần này, Starevent sẽ chia sẻ tới các bạn những sai lầm dễ mắc phải khi lựa chọn địa điểm tổ chức nhé!

Phong cách sự kiện

Việc lên concept sự kiện đã được lên kế hoạch từ đầu, nên địa điểm tổ chức cũng cần phải phù hợp với concept xuyên suốt sự kiện. Phong cách thơ mộng, trang trọng, ngộ nghĩnh, lãng mạn,…thì địa điểm tổ chức sẽ được lựa chọn hoặc bố trí theo hướng phong cách đó. Và nhất định phải tìm hiểu nơi tổ chức sự kiện có được tổ chức theo phong cách theo kế hoạch đã định ra hay không, tổ chức ở trung tâm hội nghị nhà hàng hay nhà riêng, nên tổ chức trong nhà hay ngoài trời,… Việc không ăn khớp phong cách, mục đích sự kiện với địa điểm, sẽ khiến sự kiện không phù hợp và có thể thất bại.

xu hướng tổ chức sự kiện ở xa
Bạn nên đến tận nơi để biết tường tận về địa điểm diễn ra sự kiện mà bạn dự định tổ chức.

Số lượng người tham gia

Việc xác định hoặc ước lượng số người tham gia sự kiện sẽ hỗ trợ quan trọng cho việc bạn lựa chọn nơi diễn ra sự kiện hợp lý. Chọn phòng chứa như nào, tính chất cùng điều kiện phòng ốc ra sao, đều liên quan lớn đến số người tham gia. Việc không xác định rõ ràng số người tham dự, sẽ ảnh hưởng đến rất nhiều vấn đề lớn như: thiếu chỗ, quá trống chỗ, âm thanh, ánh sáng, tiền thuê phòng,…

Vì vậy để khách hàng cảm thấy hài lòng nhất, tham gia sự kiện với một không gian thoải mái, phù hợp nhất thì việc nắm bắt số lượng người tham dự là rất quan trọng và cần thiết.

Đối tượng tham gia

Việc lên concept sự kiện là bạn đã có thể biết được những kiểu đối tượng tham gia là như nào. Tuy nhiên, xác định rõ hơn về đối tượng sẽ giúp bạn lựa chọn được địa điểm thích hợp nhất, như nên biết thêm về: độ tuổi, giới tính, nghề nghiệp, sở thích…

Ví dụ một sự kiện đáng yêu cho các bé nhỏ, lựa chọn được nơi tổ chức rất lớn và rộng để các bé tha hồ vui chơi thoải mái. Nhưng địa điểm lại là nơi trang trọng, nghiêm túc, sẽ khiến các bé không khó thích nghi ban đầu và cảm thấy khó xử, khiến sự kiện trở nên chệch hướng và không đạt được mục đích ban đầu của sự kiện.

Lựa chọn địa điểm phù hợp cho từng kiểu đối tượng tham gia.
Lựa chọn địa điểm phù hợp cho từng kiểu đối tượng tham gia.

An ninh khu vực

Ngoài ra, các vấn đề liên quan đến an ninh tại địa điểm tổ chức sự kiện cũng cần phải tìm hiểu và quan tâm triệt để. Vấn đề an ninh nơi đỗ xe, trong khu vực, tòa nhà,…nếu không được đảm bảo sẽ rất khó để kiểm soát được hướng đi của sự kiện. Chỉ cần có một sự việc ngoài lề xảy ra liên quan đến vấn đề an ninh, cũng đủ khiến sự kiện của bạn sẽ trở thành thảm họa và tạo ấn tượng xấu đối với khách hàng. 

Điều kiện địa điểm

Những điều kiện bên lề của địa điểm cũng nên để tâm, như: vấn đề gửi xe, trả xe có thuận tiện không,, nhân viên lễ tân có niềm nở không, nhân viên hậu cần có hỗ trợ nhiệt tình, kịp thời, ánh sáng, âm thanh ra sao,…Tất cả đều có thể ảnh hưởng xấu đến sự kiện mà bạn phụ trách tổ chức đấy nhé.

Điều kiện nơi diễn ra sự kiện cần được chú ý chi tiết.
Điều kiện nơi diễn ra sự kiện cần được chú ý chi tiết.

Vậy nên mới nói việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện quan trọng như thế nào, có khi có thể trực tiếp quyết định thành bại của một sự kiện. Là một nhân viên tổ chức sự kiện, việc lựa chọn địa điểm tổ chức cũng cần phải lưu tâm hàng đầu.

Bài viết liên quan