Tổ chức sự kiện là một chuỗi các hoạt động tốn cả trí và lực để có được một sự kiện diễn ra tốt đẹp. Mỗi khi tổ chức sự kiện ở Hà Nội hay những sự kiện tại bất kỳ đâu, đều có những sơ sót nhỏ mà nhân nào cũng cần phải chú ý thật kỹ để không bị mắc phải. Ở bài viết lần này, Starevent sẽ nêu một số những sai lầm thường gặp mỗi khi chuẩn bị cho một sự kiện nào đó nhé!

Hợp đồng không rõ ràng

Một hợp đồng được ký kết bởi 2 bên cần phải được rõ ràng mọi điều khoản nội dung, và được các bên hài lòng và chấp thuận. Sự thiếu rõ ràng của một hợp đồng có thể đến từ điều khoản không chi tiết, câu từ dùng không đúng, từ ngữ không rõ nghĩa, hoặc có thể được lý giải bằng nhiều cách khác nhau, nội dung không chặt chẽ…Sự không cẩn thận xem kỹ hợp đồng mà đã ký sẽ dẫn đến một số những rắc rối bất lợi sau này. Là một nhân viên sự kiện chuyên nghiệp, chuyện ký kết hợp đồng cần phải được nắm bắt rõ ràng, xem xét kỹ chi tiết trước khi nhận một sự kiện nào đó.

Thời gian sự kiện không hợp lý

Nhận tổ chức sự kiện và sắp xếp thời gian, địa điểm, gửi lại. Nhưng lại không để ý kỹ đến vấn đề thời gian diễn ra có trùng với dịp nghỉ lễ hay sự kiện trùng ngày, trùng địa điểm hay không. Dẫn đến một số sự kiện đã lên kế hoạch chi tiết, chuẩn bị kỹ càng, đến sát ngày lại bị hủy công cốc, và có khi phải bồi thường chi phí, ảnh hưởng đến cả uy tín của cá nhân hay thương hiệu. Vậy nên vấn đề thời gian hay địa điểm tổ chức cũng cần phải để tâm kỹ càng và sắp xếp sao cho hợp lý nhất, để không bị ảnh hưởng đến các bên.

tổ chức sự kiện và những khó khăn cần biết
Tổ chức sự kiện, bạn phải đối mặt với khối lượng công việc và áp lực rất lớn.

Không kiểm tra địa điểm tổ chức 

Với mỗi địa điểm được lựa chọn để diễn ra sự kiện, việc đó là địa điểm đã từng tổ chức hay chưa, đều cần phải kiểm tra rõ ràng về diện tích, khung cảnh, phong cách, giá cả…nhất là khi gần đến ngày diễn ra sự kiện, việc kiểm tra lại địa điểm một lần nữa để đảm bảo chắc chắn như những gì hoạch định là điều cần thiết. Việc nắm bắt rõ ràng để sự kiện diễn ra suôn sẻ, chính xác như kế hoạch và cũng để dễ dàng giải quyết nhanh chóng khi có bất kỳ tình huống bất thường nào đó phát sinh.

Số lượng nhân viên hỗ trợ không đầy đủ

Việc lên kế hoạch chi tiết, đầy đủ, thời gian, địa điểm hợp lý, nhưng lại quên mất vấn đề quan trọng là nhân viên hỗ trợ trong sự kiện sơ sài, dẫn đến sự kiện tổ chức sẽ có sự luống cuống và lúng túng không đáng có, ảnh hưởng lớn để cả một sự kiện được chăm chút cầu kỳ công phu từ trước. Vậy để có thêm phần hoàn hảo cuối cùng cho sự kiện. Việc sắp xếp và lựa chọn nhân viên hỗ trợ đầy đủ, hợp lý sẽ là một điểm quan trọng, giúp sự kiện thành công trọn vẹn.

Tổ chức sự kiện cần chú ý nhiều yếu tố căn bản dễ làm nên sai sót và ảnh hưởng lớn đến sự kiện.
Tổ chức sự kiện cần chú ý nhiều yếu tố căn bản dễ làm nên sai sót và ảnh hưởng lớn đến sự kiện.

Công việc tổ chức sự kiện có rất nhiều phức tạp mà đôi lúc nhiều chi tiết quan trọng, chúng ta lại không để ý kỹ càng dẫn đến nhiều sai lầm đáng tiếc xảy ra. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn nhận ra được những sai lầm thường mắc phải để có thể tránh được và tổ chức được nhiều sự kiện thành công.

Bài viết liên quan