Tổ chức sự kiện là một công việc yêu cầu đòi hỏi sự tập trung rất cao. Chính vì thế nghề tổ chức sự kiện cũng mang lại khá nhiều áp lực. Tuy nhiên nếu nắm vững và làm tốt các bước sau đây, thì việc tổ chức cho một sự kiện sẽ đỡ vất vả đi rất nhiều. Cùng Starevent điểm lại một số bước cơ bản trong việc tổ chức dưới đây nhé!

Lên ý tưởng cho sự kiện

Khi nhận được tổ chức một sự kiện, việc đầu tiên bạn phải làm là hiểu rõ về nội dung cùng mục đích của sự kiện đó để định hướng ra được một ý tưởng chủ đạo xuyên suốt cho sự kiện. Một ý tưởng hay, phù hợp với sự kiện lại mang tính sáng tạo chắc chắn sẽ mang lại những hiệu quả rõ rệt và tạo được danh tiếng ấn tượng cho thương hiệu, công ty của bạn.

Lập kế hoạch chi tiết

Sau khi có được ý tưởng chốt hạ cho sự kiện, bạn cần phải nhanh chóng bám sát lấy ý tưởng này để triển khai ra một bản kế hoạch chi tiết rõ ràng. Việc lên kế hoạch có đầy đủ ngày giờ, địa điểm tổ chức, mục tiêu, hoạt động sẽ diễn ra, kinh phí dự trù, sắp xếp nhân lực,…sẽ giúp bạn nắm trọn trong tay mọi khái quát chính của sự kiện. Và có thể thay đổi được kịp thời nếu có sự việc phát sinh đột ngột.

Khảo sát địa điểm, thời gian

Việc lựa chọn thời gian cùng địa điểm khi đã lên kế hoạch chưa hẳn là việc lựa chọn cuối cùng. Vì địa điểm cùng thời gian có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố,, kể cả sát ngày diễn ra sự kiện, như: yếu tố thời tiết, sự kiện trùng, dịp nghỉ lễ,…

Vậy nên việc đã chuẩn bị chi tiết, mà thời gian, địa điểm bị thay đổi đột ngột sẽ dễ khiến cho bạn mất bình tĩnh, khó xử lý kịp, dẫn đến thất bại trong khâu tổ chức. Luôn luôn khảo sát tình hình địa điểm, thời gian để nắm bắt được yếu tố quan trọng này và kịp thời có phương án dự trù nếu có phát sinh bất ngờ xảy ra.

Nghề tổ chức sự kiện

Nơi diễn ra tổ chức

Trong ngày diễn ra sự kiện, mọi thứ đều đã chuẩn bị hoàn hảo, chỉ chờ nền sự kiện diễn ra tốt đẹp là mọi thứ hoàn mĩ. Cho nên vấn đề cần phải để tâm kỹ càng đến vấn đề âm thanh, ánh sáng, nhân viên hỗ trợ, phụ kiện, hoa, nước, bàn ghế,…để thật sự cần thiết. Chỉ cần sắp xếp người phụ trách chính từng hoạt động đầy đủ, việc kiểm soát mọi hoạt động chung của bạn cũng trở nên dễ dàng hơn.

Tổng kết hoạt động

Sau kết thúc sự kiện, mọi vấn đề đồ đạc, thu dọn, chi phí,..đều phải được chu toàn. Và quan trọng hơn cả là vấn đề tổng kết và rút kinh nghiệm sau mỗi sự kiện diễn ra. Việc này sẽ giúp bạn có cái nhìn khái quát hơn về việc tổ chức một sự kiện và có những kinh nghiệm tốt để tổ chức những sự kiện hoàn hảo cho sau này. 

Chung quy lại, tổ chức sự kiện nói phức tạp cũng không hẳn, nếu bạn nắm vững những bước cơ bản của nó. Việc áp lực hay căng thẳng đều phụ thuộc vào việc cho bản thân thêm nhiều kinh nghiệm và thử sức trải nghiệm. Vậy nên hãy cứ tự tin mà bung tỏa tài năng của bản thân nhé!

Bài viết liên quan