Cách thiết lập cuộc họp Zoom: Tạo và Lên lịch cuộc họp

Ứng dụng họp trực tuyến Zoom cho phép bạn dễ dàng thiết lập cuộc họp cho bạn và các thành viên tham gia. Sau khi tạo tài khoản, bạn có thể tổ chức cuộc họp...

Laptop with meeting set up screen

Ứng dụng họp trực tuyến Zoom cho phép bạn dễ dàng thiết lập cuộc họp cho bạn và các thành viên tham gia. Sau khi tạo tài khoản, bạn có thể tổ chức cuộc họp cho các thành viên, xếp lịch cho cuộc họp trong tương lai và thực hiện nhiều công việc khác. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách tổ chức một cuộc họp để bạn có thể bắt đầu cuộc họp Zoom một cách dễ dàng.

Cách tạo một cuộc họp Zoom

Tạo một cuộc họp Zoom rất dễ dàng và thuận tiện, và cách thực hiện nó thường giống nhau trên tất cả các phiên bản của ứng dụng. Hãy làm theo các hướng dẫn dưới đây để tạo và bắt đầu một cuộc họp Zoom.

1. Tạo cuộc họp mới

Sau khi đăng nhập vào ứng dụng, bạn sẽ thấy bốn nút hành động chính trên màn hình. Nhấp vào mũi tên hướng xuống "Cuộc họp mới" để chọn các tùy chọn cho cuộc họp trước khi khởi động nó. Bạn cũng có thể nhảy đến bước 4 để khởi chạy cuộc họp ngay lập tức với các thiết lập mặc định.

2. Chọn cài đặt video khi tham gia cuộc họp

Bạn có thể chọn xem cuộc họp của bạn sẽ bắt đầu với video của bạn bật hay tắt. Để làm điều này, hãy chọn "Bật video" hoặc "Tắt video" trong hộp kiểm "Bắt đầu với video". Điều này sẽ cho phép hoặc ngăn chặn video của người chủ cuộc họp (bạn) khi cuộc họp được bắt đầu.

3. Chọn sử dụng ID cuộc họp cá nhân của bạn

Nếu bạn muốn sử dụng ID cuộc họp cá nhân của mình cho cuộc họp bạn đang bắt đầu, hãy chọn hộp kiểm "Sử dụng ID Cuộc họp Cá nhân của tôi". Điều này sẽ đảm bảo cuộc họp sẽ sử dụng ID cuộc họp cá nhân của bạn thay vì một ID cuộc họp được tạo ngẫu nhiên.

4. Bắt đầu cuộc họp mới

Sau khi bạn đã chọn tất cả các thiết lập cho cuộc họp, chỉ cần nhấp vào "Cuộc họp mới" để tạo - và tự động bắt đầu - một cuộc họp mới. Theo mặc định, nút này sẽ tự động sử dụng một ID cuộc họp được tạo ngẫu nhiên. Cuộc họp sẽ mở và đang diễn ra.

Bạn đã hoàn thành! Cuộc họp sẽ được mở trong ứng dụng Zoom mà bạn đang sử dụng. Bây giờ bạn có thể gửi lời mời cho mọi người để họ có thể tham gia.

Cách lên lịch một cuộc họp Zoom

Để giúp bạn lên lịch một cuộc họp bằng bất kỳ phiên bản hoặc ứng dụng Zoom nào, chúng tôi đã chia nhỏ các bước cơ bản dưới đây. Các bước này áp dụng cho tất cả các phiên bản, với một số khác biệt nhỏ về cách nút bấm trông như thế nào và hoạt động như thế nào. Tuy nhiên, nói chung, hãy làm theo các bước dưới đây để lên lịch một cuộc họp.

1. Bắt đầu lên lịch một cuộc họp mới

Từ màn hình chính của ứng dụng Zoom trên máy tính và điện thoại di động, nhấp hoặc chạm vào "Lên lịch".

Sử dụng phiên bản trình duyệt, nhấp vào "Cuộc họp" trong menu bên trái để truy cập menu cuộc họp. Sau đó, nhấp vào "Lên lịch một cuộc họp mới".

2. Thiết lập các tùy chọn cuộc họp

Điều này sẽ mở màn hình "Lên lịch cuộc họp" với các tùy chọn và cài đặt cuộc họp. Bạn sẽ chọn cài đặt và tùy chọn của cuộc họp, bao gồm chủ đề cuộc họp, ngày và giờ diễn ra cuộc họp và nhiều hơn nữa.

3. Đặt chủ đề cuộc họp bằng cách đặt tên cho cuộc họp

Đặt tên cho cuộc họp của bạn bằng cách sử dụng ô nhập chủ đề. Nhấp vào ô nhập và nhập chủ đề để đặt tên cho cuộc họp của bạn. Trên phiên bản trình duyệt, bạn cũng có thể thêm một "Mô tả".

4. Đặt ngày, giờ và thời lượng của cuộc họp

Tiếp theo, đặt ngày và giờ của cuộc họp. Trên máy tính để bàn, sử dụng các tùy chọn "Bắt đầu" để đặt ngày và giờ cuộc họp sẽ bắt đầu. Sử dụng các tùy chọn "Thời lượng" để đặt thời lượng cuộc họp theo giờ và phút.

Chọn hộp kiểm "Cuộc họp định kỳ" để đặt cuộc họp này để lặp lại.

Chạm vào danh sách thả xuống "Múi giờ" để chọn múi giờ bạn muốn sử dụng cho cuộc họp này.

Trên điện thoại di động, sử dụng ô "Ngày" để đặt ngày bắt đầu, sử dụng ô "Từ" để đặt giờ bắt đầu và sử dụng ô "Đến" để đặt giờ kết thúc cuộc họp. Để đặt cuộc họp thành cuộc họp lặp lại, chạm vào ô "Lặp lại" và chọn tần suất cuộc họp lặp lại.

5. Chọn giữa ID cuộc họp ngẫu nhiên và ID cuộc họp cá nhân của bạn

Chọn sử dụng ID cuộc họp được tạo ngẫu nhiên hoặc ID cuộc họp cá nhân của bạn. Sử dụng nút radio để chuyển đổi giữa "Tạo tự động" và "ID cuộc họp cá nhân". Tiếp theo, nhấp vào hộp kiểm "Yêu cầu mật khẩu cuộc họp" để yêu cầu mật khẩu để người tham gia tham gia cuộc họp. Một mật khẩu sẽ tự động được tạo ra; bạn cũng có thể đặt mật khẩu riêng của bạn bằng cách nhập một mật khẩu duy nhất.

Trên điện thoại di động, chạm vào công tắc "Sử dụng ID cuộc họp cá nhân của tôi (PMI)" để sử dụng ID cuộc họp cá nhân của bạn cho cuộc họp. Chạm vào công tắc "Mật khẩu Cuộc họp" để yêu cầu mật khẩu cuộc họp. Chạm vào ô "Mật khẩu" và nhập mật khẩu để đặt mật khẩu duy nhất.

6. Thiết lập các tùy chọn, cài đặt và sở thích của cuộc họp

Thiết lập các tùy chọn video và cuộc họp nâng cao khác sẵn có bằng các tùy chọn có sẵn. Trên máy tính để bàn, sử dụng các nút radio "Chủ" và "Người tham gia" để bật hoặc tắt video của chủ cuộc họp và video của người tham gia khi tham gia cuộc họp.

Trên điện thoại di động, sử dụng các nút chuyển mạch "Bật video của người chủ họp" và "Bật video của người tham gia" để bật hoặc tắt video.

Chạm vào "Tùy chọn Nâng cao" để mở các tùy chọn cuộc họp tiên tiến hơn cả trên phiên bản máy tính và phiên bản di động. Sử dụng các hộp kiểm (các công tắc trên di động) để "Bật Phòng chờ", "Cho phép tham gia trước khi có chủ họp", "Tắt tiếng người tham gia khi tham gia", và "Tự động ghi âm cuộc họp trên máy tính cục bộ". Cách diễn đạt có chút khác biệt trên phiên bản di động.

7. Chọn lịch cuộc họp của bạn

Sử dụng các nút radio "Lịch" để chọn lịch bạn muốn lên kế hoạch cho cuộc họp của bạn. Chọn giữa "Outlook", "Google Calendar" và "Other Calendars" trên máy tính để bàn.

Trên thiết bị di động của bạn, chạm vào công tắc "Thêm vào Lịch" để kích hoạt hoặc vô hiệu hóa lên lịch cho cuộc họp bằng lịch mặc định bạn sử dụng trên thiết bị di động của bạn.

8. Hoàn thành lên lịch cuộc họp trong Zoom

Sau khi bạn đã hoàn tất việc chọn lịch cho cuộc họp bạn đang lên lịch, hãy nhấp vào "Lên lịch" để lên lịch cho cuộc họp của bạn.

Trên thiết bị di động của bạn, chạm vào "Hoàn tất".

Nếu bạn không chọn thêm cuộc họp này vào lịch, hãy bỏ qua bước 11.

9. Đăng nhập vào ứng dụng lên lịch

Tùy thuộc vào tùy chọn lịch bạn đã chọn, bạn sẽ được nhắc nhập thông tin đăng nhập vào ứng dụng lịch đó. Ví dụ, nếu bạn đã lên lịch bằng Google Calendar, bạn sẽ được yêu cầu đăng nhập vào tài khoản Google của mình. Đăng nhập bằng tài khoản Google chính xác.

10. Lên lịch cuộc họp qua Google Calendar

Đối với Google Calendar, bạn sẽ tiến tới màn hình tạo sự kiện lịch. Ở đây, bạn tạo sự kiện lịch cho cuộc họp Zoom bạn đang lên lịch.

Sử dụng màn hình tạo sự kiện lịch để đặt chi tiết sự kiện lịch. Đặt ngày và giờ của sự kiện lịch, thêm thông báo và đặt thời gian gửi thông báo trước sự kiện bằng cách tùy chỉnh tin nhắn mời sự kiện cuộc họp của bạn. Thêm khách mời và sửa đổi quyền khách mời cho sự kiện, sau đó nhấn "Lưu" khi hoàn tất.

Bạn sẽ thấy cuộc họp đã lên lịch trên ứng dụng Google Calendar của bạn.

11. Truy cập và quản lý cuộc họp đã lên lịch

Sau khi cuộc họp đã được lên lịch, bạn có thể truy cập, xem và quản lý cuộc họp từ ứng dụng Zoom trên máy tính để bàn hoặc di động. Nhấp / chạm vào nút menu "Cuộc họp" để truy cập các tùy chọn menu. Nhấp / chạm vào cuộc họp để truy cập và quản lý cuộc họp.

Từ đây, nhấp vào "Bắt đầu" (chạm "Bắt đầu cuộc họp" trên điện thoại di động) để bắt đầu cuộc họp. Nhấp vào "Sao chép lời mời" để sao chép thông điệp lời mời. Bạn có thể dán thông điệp này vào dịch vụ tin nhắn tức thì hoặc gửi trực tiếp cho một người tham dự. Nhấp / chạm vào "Chỉnh sửa" để thay đổi cài đặt cuộc họp. Nhấp vào "Xóa" (chạm "Xóa Cuộc họp" trên điện thoại di động) để xóa cuộc họp và hủy nó cho tất cả các khách mời.

Để mời các thành viên tham gia trên điện thoại di động, hãy chạm vào "Thêm khách mời". Bạn có thể chọn phương pháp để thêm khách mời, lựa chọn từ hệ thống tin nhắn nguyên bản của thiết bị, Gmail, Outlook và nhiều hơn nữa. Sau đó, bạn có thể chọn khách mời và gửi lời mời.

Kết luận, bây giờ bạn có thể dễ dàng bắt đầu và lên lịch cuộc họp bằng bất kỳ phiên bản nào của ứng dụng. Bây giờ khi bạn đã biết cách tạo và lên lịch cuộc họp bằng Zoom, bạn có thể tìm hiểu cách sử dụng Zoom và cách tham gia cuộc họp.

1