Xem thêm

Cách lập lịch cuộc họp Zoom trong Outlook

Bạn đã biết rằng bạn có thể thiết lập cuộc họp trực tuyến từ Zoom và các công cụ thay thế khác và đôi khi việc này rất tiện lợi khi bạn có thể thiết...

Bạn đã biết rằng bạn có thể thiết lập cuộc họp trực tuyến từ Zoom và các công cụ thay thế khác và đôi khi việc này rất tiện lợi khi bạn có thể thiết lập cuộc họp ảo ngay từ Microsoft Outlook. Điều này có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian cho bạn. Và bạn có thể thiết lập Outlook để tự động gửi lời mời cuộc họp và liên kết.

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách lập lịch cuộc họp Zoom trong Outlook. Bài viết sẽ thảo luận về các cách khác nhau, vì phương pháp phụ thuộc vào phần mềm bạn đang sử dụng.

Lập lịch họp Zoom từ Zoom

Ứng dụng Desktop Zoom

  • Mở ứng dụng Zoom Desktop.
  • Nhấp vào nút "Schedule" màu xanh ở góc dưới cùng bên trái.
  • Nhập tất cả các trường yêu cầu trong cửa sổ "Schedule Meeting" hiện lên. Bạn có thể chỉ định các thông tin như:
    • Ngày họp
    • Giờ họp
    • Họp định kỳ hay không
    • Sở thích về video, âm thanh và bảo mật
  • Đánh dấu tùy chọn Outlook trong phần Lịch.
  • Nhấn vào nút "Save" màu xanh. Zoom sẽ lưu sự kiện vào Zoom và lịch Outlook của bạn.
  • Trong ứng dụng Outlook, bạn có thể nhấp vào "Import" để xác nhận cuộc họp mới. Zoom mặc định sẽ chuyển bạn đến màn hình Outlook để bạn hoàn thành bước cuối cùng.

Trang Web Zoom

Zoom Web Portal

  • Truy cập Zoom website.
  • Đăng nhập bằng tài khoản Zoom của bạn. Link "Đăng nhập" nằm ở góc trên bên phải bằng chữ màu xanh.
  • Nhấp vào nút "Schedule a Meeting" ở góc trên bên phải.
  • Nhập tất cả các trường yêu cầu trong cửa sổ "Schedule Meeting" hiển thị. Bạn có thể chỉ định các thông tin như:
    • Ngày họp
    • Giờ họp
    • Họp định kỳ hay không
    • Sở thích về video, âm thanh và bảo mật
  • Nhấp vào nút "Save" màu xanh ở dưới cùng. Điều này sẽ lưu lời mời cuộc họp vào tài khoản Zoom của bạn.
  • Sau khi lưu, nhấp vào "Outlook Calendar". Điều này sẽ tạo và tải xuống một tệp ICS. Bạn có thể mở tệp này để lưu liên kết cuộc họp vào lịch Outlook của bạn. Sau khi hoàn thành quy trình, bạn sẽ thấy cuộc họp trong lịch Outlook cá nhân của mình.

Cách cài đặt tiện ích Zoom Add-In

Ứng dụng Desktop Outlook

Nếu bạn muốn lên lịch các cuộc họp Zoom từ Outlook, bạn cần tải xuống ứng dụng Outlook Zoom plugin. Tiện ích này giúp lập lịch cuộc họp Zoom từ Outlook nhanh chóng và dễ dàng. Với tiện ích này, bạn có thể bắt đầu cuộc họp từ Outlook cũng như lên lịch cho chúng. Nó cũng đảm bảo rằng bạn xuất hiện có thể sẵn sàng hoặc bận rộn trong Zoom, dựa trên lịch Outlook của bạn.

Để cài đặt tiện ích Zoom Outlook:

  • Truy cập Outlook.
  • Nhấp vào "Add-ins". Tùy thuộc vào phiên bản của bạn, đó sẽ là biểu tượng hoặc menu.
  • Sử dụng tìm kiếm để tìm tiện ích Zoom bằng cách gõ "Zoom".
  • Trong kết quả, nhấp vào "Add Zoom for Outlook".
  • Nhấp vào "Continue". Outlook sẽ cài đặt tiện ích. Tiện ích Outlook sẽ xuất hiện khi quá trình cài đặt hoàn thành.

Bạn có thể cấu hình một số tùy chọn khác nhau trong màn hình Cấu hình Tiện ích. Ví dụ, bạn có thể chọn xem liệu bạn có muốn cài đặt tiện ích chỉ cho chính bạn hay cho tất cả thành viên trong nhóm của bạn.

Một tùy chọn quan trọng thứ hai là phương pháp triển khai. Bạn có thể chọn:

  • Tự động. Điều đó có nghĩa là người dùng khác không thể xóa nó.
  • Cho phép người dùng khác cài đặt tiện ích Outlook nếu họ muốn.
  • Triển khai tiện ích nhưng cho phép người dùng gỡ bỏ nếu muốn.

Sau khi lựa chọn xong, nhấp vào nút Triển khai.

Ứng dụng Web Outlook

Nếu bạn muốn thiết lập tiện ích Zoom cho Ứng dụng Web Outlook, bạn cần truy cập Microsoft Store để tìm trang tải xuống Zoom for Outlook. Khi bạn tìm thấy tiện ích phù hợp, hãy nhấp vào "Get It Now".

Sau đó, đăng nhập bằng thông tin đăng nhập Outlook của bạn và tiếp tục. Ứng dụng Outlook web sẽ mở như bình thường. Trong cửa sổ Zoom cho Outlook, bạn cần nhấp vào nút "Add". Để hoàn tất quy trình cài đặt, đóng cửa sổ Zoom trong Outlook.

Lập lịch cuộc họp Zoom trong Outlook

Ứng dụng Desktop Outlook

macOS

  • Mở Ứng dụng Outlook Desktop.
  • Chuyển sang chế độ xem Lịch.
  • Nhấp vào "Home".
  • Mở "New Event".
  • Nhập chi tiết cuộc họp, chẳng hạn như địa điểm, tiêu đề và danh sách khách mời.
  • Mở menu hamburger (ba chấm) ở đầu trang.
  • Chọn "Zoom". Giờ đây sẽ mở một menu bên và có một tùy chọn để giữ menu này hiển thị luôn. Để sử dụng tùy chọn này, nhấp vào ba chấm và nhấp vào "Customize Toolbar". Bây giờ bạn có thể kéo Zoom vào thanh công cụ.
  • Nhập tên người dùng và mật khẩu Zoom của bạn.
  • Một lần nữa, nhấp vào ba chấm.
  • Nhấp vào "Zoom".
  • Chọn "Add a Zoom Meeting".
  • Chọn các ưu tiên của bạn cho âm thanh, video và cuộc họp.

Windows

  • Nhấp vào "New Items".
  • Chọn "Meetings".
  • Nhấp vào biểu tượng "Add a Zoom Meeting" trong lời mời cuộc họp.
  • Đăng nhập bằng tên người dùng và mật khẩu Zoom của bạn.

Outlook sẽ điền thông tin về cuộc họp vào email mời tự động với liên kết cuộc họp, ID cuộc họp, mã mật khẩu và các thông tin khác. Bạn có thể thêm thông tin quan trọng khác về cuộc họp và gửi cho các khách mời.

Khi bạn xem lịch của mình, bạn sẽ thấy rằng Outlook đã thêm sự kiện vào lịch của mình. Nó hoạt động giống như bất kỳ sự kiện lịch nào khác. Bạn sẽ thấy nút Zoom khi bạn mở chi tiết đầy đủ của sự kiện. Bạn sẽ không thấy nút này trong cửa sổ xem trước khi bạn tạo cuộc họp này.

Zoom điều chỉnh thời gian và ngày của sự kiện dựa trên cài đặt lịch của bạn. Các chi tiết mà bạn đã thêm cho cuộc họp sẽ được hiển thị trong ghi chú cho các cuộc họp. Zoom sao chép các tiêu đề mà bạn đã đặt trong lịch hẹn Outlook. Zoom cũng sẽ cập nhật sự kiện nếu bạn thay đổi bất kỳ điều gì trong Outlook.

Ứng dụng di động Android và iOS

Outlook Mobile Apps

Dưới đây là các bước bạn cần thực hiện khi bạn muốn sử dụng ứng dụng di động Outlook để lập lịch một cuộc họp qua Zoom.

  • Mở ứng dụng di động Outlook.
  • Chuyển sang "Chế độ xem Lịch".
  • Nhấp vào nút "+" để tạo sự kiện mới trong lịch của bạn.
  • Nhập chi tiết sự kiện, chẳng hạn như địa điểm, tiêu đề và khách mời.
  • Thay đổi địa điểm thành Zoom. Bạn có thể cần nhấp vào tùy chọn "Nhà cung cấp cuộc họp" để xem tùy chọn Zoom.
  • Đăng nhập vào Zoom bằng tên người dùng và mật khẩu của bạn. Điều này chỉ cần thiết cho lần sử dụng đầu tiên của bạn với tài khoản trong kết nối với Outlook.
  • Outlook sẽ thêm liên kết cuộc họp vào trường vị trí và mô tả trong lời mời. Outlook sẽ sử dụng các cài đặt Zoom mặc định của bạn để điền vào các thiết lập cuộc họp.
  • Lưu cuộc họp bằng cách nhấp vào dấu tích ở trên màn hình.

Ứng dụng Web Outlook

Outlook Web App

Tất cả các thiết lập của bạn sẽ đồng bộ từ trang web Zoom khi bạn sử dụng Ứng dụng Web Outlook.

  • Truy cập lịch web Outlook.
  • Nhấp vào "New Event" để tạo một cuộc hẹn mới.
  • Điền chi tiết cuộc họp, chẳng hạn như địa điểm, tiêu đề và khách mời.
  • Nhấp vào menu hamburger ở đầu trang.
  • Nhấp vào "Zoom". Bây giờ sidebar Zoom sẽ mở ra.
  • Nhập tên đăng nhập và mật khẩu Zoom của bạn.
  • Nhấp vào "Zoom".
  • Chọn "Add a Zoom Meeting".
  • Nhập tiêu đề cho cuộc họp.
  • Đặt các tùy chọn như nhắc nhở và định kỳ. Zoom sẽ sử dụng các thiết lập mặc định của bạn, nhưng bạn có thể thay đổi các thiết lập cuộc họp trong menu này. Bạn có thể thay đổi mật khẩu và các tùy chọn âm thanh và video.
  • Nhấp vào "Update" để lưu các thay đổi.
  • Nếu cần, Zoom sẽ yêu cầu bạn đăng nhập lại. Nó sẽ bỏ qua bước này nếu bạn đã đăng nhập.
  • Thêm khách mời. Bạn làm điều này ở đầu trang Hỗ trợ lập lịch. Ở đó bạn cũng có thể xem tình trạng có sẵn của những người bạn định mời. Bắt đầu nhập tên của họ và sau đó thêm tên. Bạn có thể thêm cá nhân và cả nhóm email.

Câu hỏi thường gặp về lập lịch cuộc họp Zoom trong Outlook

1. Làm thế nào để lập lịch cuộc họp Zoom trong Outlook?

Bạn phải trước tiên cài đặt tiện ích Zoom cho Outlook để có thể lên lịch cuộc họp Zoom trong Outlook. Sau khi cài đặt, bạn có thể sử dụng tùy chọn "Lên lịch cuộc họp" trong Outlook để thêm liên kết cuộc họp Zoom vào lời mời khi tạo một cuộc hẹn hoặc cuộc họp mới. Từ đó, bạn có thể thiết lập các ưu tiên của cuộc họp và gửi lời mời khi cần thiết.

2. Tôi có thể lên lịch cuộc họp Zoom định kỳ trong Outlook không?

Đúng, Outlook cho phép bạn thiết lập cuộc họp Zoom định kỳ. Chỉ cần sử dụng tùy chọn "Định kỳ" khi thiết lập cuộc họp và chọn tần suất và thời gian của các phiên họp định kỳ để thực hiện điều này.

3. Tôi có thể mời một người tham dự vào cuộc họp Zoom từ trong Outlook không?

Quả thật, bạn có thể bắt đầu một cuộc họp Zoom từ trong Outlook. Chỉ cần bao gồm liên kết cuộc họp Zoom và địa chỉ email của người đó trong trường "Tới" của cuộc hẹn hoặc lời mời cuộc họp.

4. Làm thế nào để thêm một liên kết cuộc họp Zoom vào một cuộc hẹn Outlook đã có sẵn?

Mở cuộc hẹn và nhấp vào nút "Zoom" trong thanh công cụ để thêm một liên kết đến cuộc họp Zoom vào một cuộc hẹn Outlook đã có sẵn. Bằng cách này, một liên kết cuộc họp Zoom mới sẽ được thêm vào cuộc họp, bạn có thể chia sẻ với các thành viên tham gia.

5. Làm thế nào để thay đổi ngày và giờ của một cuộc họp Zoom đã lên lịch trong Outlook?

Mở cuộc họp trong Outlook và thay đổi các trường ngày và giờ tương ứng để điều chỉnh ngày và giờ của cuộc họp Zoom đã lên lịch. Bạn có thể thay đổi khách mời, cài đặt và các khía cạnh khác của cuộc họp.

6. Làm thế nào để hủy bỏ một cuộc họp Zoom đã lên lịch trong Outlook?

Mở cuộc họp trong Outlook và sử dụng tùy chọn "Hủy" trong thanh công cụ để kết thúc một cuộc họp Zoom đã lên lịch. Tất cả người tham dự sẽ nhận được thông báo hủy và cuộc họp sẽ bị xóa khỏi lịch của bạn.

7. Làm thế nào để tùy chỉnh các thiết lập cuộc họp Zoom trong Outlook, như ID cuộc họp và mật khẩu?

Nhấp vào nút "Zoom" trong thanh công cụ của cuộc hẹn hoặc lời mời cuộc họp để chỉnh sửa các thiết lập cuộc họp Zoom trong Outlook. Từ đó, bạn có thể thay đổi các tùy chọn cho phòng chờ, ID cuộc họp và mật khẩu.

8. Làm thế nào để xem danh sách người tham dự cuộc họp Zoom đã lên lịch trong Outlook?

Mở cuộc họp và chọn biểu tượng "Người tham dự" trong thanh công cụ để xem thông tin của các số lượng người tham dự của cuộc họp Zoom đã lên lịch trong Outlook. Điều này sẽ hiển thị danh sách tất cả người tham dự đã đồng ý tham gia cuộc họp.

9. Tôi có thể ghi lại một cuộc họp Zoom đã lên lịch qua Outlook không?

Một cuộc họp Zoom đã lên lịch qua Outlook thực sự có thể được ghi lại. Bắt đầu cuộc họp, sau đó chọn "Ghi lại" từ thanh công cụ để làm điều này. Cuộc họp sau đó có thể được ghi lại cục bộ hoặc từ xa.

10. Làm thế nào để thiết lập phòng chờ cho một cuộc họp Zoom đã lên lịch trong Outlook?

Trong thanh công cụ của cuộc hẹn hoặc lời mời cuộc họp, nhấp vào nút "Zoom" để tạo một "phòng chờ" cho cuộc họp Zoom đã lên lịch trong Outlook. Tính năng phòng chờ có thể được kích hoạt và bạn có thể điều chỉnh các thiết lập tùy chỉnh cần thiết.

Kết luận về cách lập lịch cuộc họp Zoom trong Outlook

Giờ đây bạn đã biết cách lập lịch cuộc họp Zoom trong Outlook. Hãy tuân thủ các bước trên để tạo một cuộc họp thành công.

Sau khi tạo một cuộc họp trong Outlook, nó sẽ hiển thị trong lịch của bạn và các lịch của những người đã chấp nhận lời mời. Bạn có thể hủy cuộc họp từ Outlook nếu bạn là người tổ chức. Tất nhiên, khi bạn hủy cuộc họp trong Outlook, nó sẽ xóa cuộc hẹn khỏi lịch Outlook của bạn và lịch của những người nhận lời mời. Quan trọng là lưu ý rằng điều này không xóa cuộc họp khỏi Zoom. Bạn sẽ phải đi đến Zoom và xóa cuộc họp ở đó nữa.

Nếu bạn tạo một cuộc họp trong Zoom, nó sẽ tạo cuộc họp trong Zoom và Outlook. Đối với cuộc họp định kỳ, nó chỉ tạo một ID Cuộc họp duy nhất và chỉ liệt kê cuộc họp một lần. Nó thêm một nhãn định kỳ cho những cuộc họp này. Nếu bạn xóa một cuộc họp trong Zoom, bạn cũng cần xóa nó trong Outlook.

Nếu bạn đã thích đọc bài viết này về cách lập lịch cuộc họp Zoom trong Outlook, bạn nên đọc bài viết này về đánh giá Picktime.

Chúng tôi cũng đã viết về một số chủ đề liên quan như Vagaro Vs Fresha, Acuity hoặc Calendly, Calendly Vs Microsoft Bookings, đánh giá Youcanbook.me, Findtime Vs Calendly, Picktime Vs Clendly và phần mềm lập lịch cho việc chăm sóc sức khỏe.

1