Xem thêm

Cách tổ chức cuộc thảo luận tròn trong 7 bước đơn giản

Roundtable discussions have been around for centuries, dating back to the time of King Arthur and his Knights of the Round Table. Over the years, this format has been used by world leaders, Fortune 500...

Roundtable discussions have been around for centuries, dating back to the time of King Arthur and his Knights of the Round Table. Over the years, this format has been used by world leaders, Fortune 500 companies, and many others to engage in meaningful discussions. If you want to learn how to run a roundtable discussion, keep reading. We will provide you with some valuable tips and insights on what format to follow and the steps to make your event successful.

Định nghĩa cuộc thảo luận tròn

Một cuộc thảo luận tròn là một cuộc trò chuyện có tổ chức với một người điều hành, một số diễn giả được chọn có các quan điểm khác nhau về một chủ đề và một khán giả có thể chỉ xem hoặc tham gia bằng cách đặt câu hỏi. Một số sự kiện sử dụng định dạng cuộc thảo luận tròn làm bài tập nhóm nhỏ trong một hội nghị hoặc bài giảng.

Khám phá cách tổ chức cuộc thảo luận tròn trong 7 bước đơn giản:

Để tổ chức cuộc thảo luận tròn thành công, bạn cần hiểu rõ về những điều mà cuộc thảo luận tròn có thể và không thể làm cho thương hiệu của bạn. Dưới đây là 7 bước đơn giản mà bạn cần thực hiện:

1. Xác định mục tiêu chiến lược

Nếu bạn tổ chức một sự kiện doanh nghiệp bất kỳ, hãy tạo ra một mục tiêu hỗ trợ cho toàn bộ doanh nghiệp và phù hợp với thông điệp từ các chiến dịch tiếp thị hoạt động. Ví dụ, các thương hiệu lốp xe muốn thu hút các bà mẹ ở nhà nên xem xét sử dụng những khẩu hiệu hiện tại hoặc bài viết để làm nguồn cảm hứng cho các chủ đề cuộc thảo luận tròn.

Ví dụ: Nối chặt mối liên hệ giữa mục tiêu kinh doanh, mục tiêu tiếp thị và mục tiêu sự kiện để tìm ra những ý tưởng thảo luận tròn tốt nhất có thể.

2. Chọn loại cuộc thảo luận

Có ba loại chính của cuộc thảo luận tròn: cuộc thảo luận trực tiếp, cuộc thảo luận ảo và cuộc thảo luận của CEO.

  • Cuộc thảo luận trực tiếp hấp dẫn đối với khách mời muốn giao lưu với diễn giả nhưng chỉ hạn chế khán giả trong phạm vi địa phương hoặc có thể di chuyển đến địa điểm sự kiện.
  • Cuộc thảo luận ảo có sự tiếp cận cao hơn nhưng yêu cầu nhiều công việc chuẩn bị để tránh các vấn đề công nghệ gây xao lạc và cuộc trò chuyện không thoải mái.
  • Cuộc thảo luận của CEO thường được tổ chức hàng tháng, có danh sách liên tục các chủ đề ngành nghề để lựa chọn, diễn giả đều điều hành và/hoặc sở hữu các doanh nghiệp đáng chú ý. Loại cuộc thảo luận tròn này tốn nhiều công sức hơn vì thường diễn ra định kỳ hoặc là một phần của một loạt sự kiện. Nếu có sự tham gia, cuộc thảo luận này cũng có thể liên quan đến các khoản phí diễn giả đắt đỏ hơn.

3. Tìm một người điều hành

Tìm kiếm người điều hành có tính cách hùng hậu, có kiến thức nhiều về các chủ đề đã chọn và được biết đến trong ngành của bạn. Lưu ý rằng việc được biết đến không nhất thiết có nghĩa là họ nổi tiếng trên mạng xã hội hoặc bất cứ điều gì khác, nhưng có thể coi là trường hợp. Chọn một người điều hành có các thành tích như kinh nghiệm làm việc với các thương hiệu hàng đầu trong lĩnh vực của bạn hoặc có tác phẩm truyền thông đạt giải thưởng như sách hay podcast được tôn trọng.

Trước khi xác nhận người điều hành, hãy đảm bảo rằng họ quan tâm đến việc tiến hành hoặc đọc ghi chú của bạn về nghiên cứu cần thiết cho diễn giả, chủ đề và khán giả. Liên hệ với các mạng xã hội, diễn giả từ các hội nghị ngành đã qua và tìm trong công ty của bạn để tìm người chủ hợp lí nhất.

4. Chọn diễn giả

Điều chỉnh trải nghiệm cho đối tượng khán giả của bạn. Nếu họ là người mới vào lĩnh vực này, hãy tìm diễn giả có trình độ kinh nghiệm đa dạng. Hãy đảm bảo có một sự phân bố đa dạng tốt. Với một quy tắc tổng quát, bạn nên chọn ít nhất ba chuyên gia có các quan điểm khác nhau hoặc lĩnh vực chuyên môn khác nhau.

Nếu cuộc thảo luận tròn của bạn xoay quanh một chủ đề nóng hoặc một chủ đề gây tranh cãi, hãy chọn ít nhất hai người đại diện cho cả hai vị trí đối lập và một người đại diện nằm ở giữa hoặc mang đến một góc nhìn mới về kinh nghiệm của họ.

Nếu cuộc thảo luận của bạn không phải là cuộc tranh luận mà thay vào đó là việc bàn về các khía cạnh khác nhau của một lĩnh vực chủ đề, hãy tìm một nhóm các chuyên gia ngành cùng nhau để tạo ra một giáo dục toàn diện về chủ đề. Ví dụ, cuộc thảo luận tròn về tương lai của ngành khách sạn có thể cần các chuyên gia về marketing, công nghệ, ngành công du, biến đổi khí hậu và kinh tế khách sạn.

5. Lập kế hoạch

Bắt đầu với một phần giới thiệu kéo dài từ 2 đến 5 phút để chào mừng khán giả và tạo bầu không khí của sự kiện. Lặp lại tiêu đề cuộc thảo luận và nêu rõ các nhà tài trợ hoặc đối tác sự kiện. Đọc tên, nghề nghiệp và một câu mô tả về vì sao diễn giả được coi là chuyên gia trong lĩnh vực đó. Yêu cầu người điều hành cũng tự giới thiệu và nêu rõ các thành tích của họ.

Tiếp theo, giới thiệu chủ đề cho sự kiện và cung cấp những sự thật, thống kê hoặc câu chuyện thú vị để minh họa tại sao chủ đề này quan trọng trong vòng 5 phút hoặc ít hơn. Viết phần này với quan điểm của khán giả trong tâm trí. Ví dụ, nếu các diễn giả cuộc thảo luận là một nhóm các chuyên gia về tiếp thị đi ra, nhưng khán giả gồm sinh viên năm thứ nhất, hãy xem xét những khái niệm cơ bản về chủ đề trước khi đào sâu vào. Yêu cầu người điều hành nhớ phần giới thiệu chủ đề hoặc tạo danh sách nút thảo luận sẽ đạt được trước khi tiếp tục.

Tiếp theo, chia thời gian còn lại cho số câu hỏi bạn định đặt. Sắp xếp câu hỏi theo cách bạn sẽ sắp xếp một câu chuyện tốt: Thiết lập tình huống, giới thiệu xung đột, đề xuất giải pháp và kết thúc với một nút cao điểm. Một cuộc thảo luận tròn về cách thái độ đối xử với bệnh nhân ở giường bệnh, ví dụ, sẽ bắt đầu bằng một câu hỏi về tầm quan trọng của nó, tiếp theo là lý do tại sao nó thường bị bỏ qua và cách các chuyên gia y tế có thể tạo ra một tiêu chuẩn xuất sắc mới. Khi không chắc chắn, hãy tuân thủ theo trật tự câu hỏi "gì, tại sao và làm thế nào" để tạo ra một cuộc thảo luận tự nhiên.

Cuối cùng, kết thúc bằng cách cảm ơn các diễn giả và khán giả trong một cuộc tóm tắt nhanh trong vòng 1-2 phút. Thêm một lời kêu gọi hành động mạnh mẽ như đăng ký nhận bản tin qua email để nhận lời mời cho các sự kiện tương lai hoặc theo dõi diễn giả trên mạng xã hội.

6. Lắng nghe hiệu quả

Làm theo lời khuyên của nhà tâm lý học lâm sàng Jordan Peters, người nói rằng cách nghe tốt nhất là tập trung vào việc học một điều mới từ mỗi người mà bạn chưa biết trước đây. Tiến sĩ Peterson giải thích rằng nhiệm vụ của người điều hành là giúp khách mời "thể hiện sự thật của tình huống". Giúp diễn giả nhanh chóng đạt được điều này bằng cách đảm bảo họ đã được chuẩn bị về mặt cảm xúc và vật lý, bằng cách cung cấp đủ nước uống, ghế ngồi thoải mái và thông tin về những gì họ có thể mong đợi.

7. Tận dụng các tài sản tiếp thị

Tận dụng cuộc thảo luận tròn của bạn bằng cách biến sự kiện của mình thành nội dung tiếp thị mãi mãi. Ghi âm để các khán giả khiếm thính có thể thưởng thức. Chia sẻ nó trên blog của bạn để hỗ trợ chiến lược tiếp thị tổng hợp hoặc từ khóa của bạn.

Sử dụng dữ liệu từ các cuộc thảo luận tròn ảo để hiểu rõ hơn về khán giả của bạn. Thu thập email đăng ký bản tin và chia sẻ các ưu đãi đặc biệt về sản phẩm hoặc dịch vụ. Quay lại cuộc thảo luận tròn và chia sẻ nó dưới dạng video trên YouTube, mạng xã hội hoặc trang web của bạn.

Phát sóng trực tiếp và tweet cuộc thảo luận để tiếp cận khán giả trên nhiều nền tảng khác nhau. Tương tác với khán giả thông qua các cuộc thăm dò trực tiếp, câu hỏi và đề xuất chủ đề. Khảo sát người tham dự sau khi cuộc thảo luận kết thúc để tìm hiểu thêm về những gì họ thích và không thích về nội dung của bạn để cải thiện cuộc thảo luận tròn tiếp theo.

Câu hỏi thường gặp về cuộc thảo luận tròn:

  1. Cuộc thảo luận tròn là gì?
  2. Làm thế nào để tổ chức một cuộc thảo luận tròn thành công?
  3. Ưu điểm của việc tổ chức cuộc thảo luận tròn trực tuyến?
  4. Làm thế nào để tận dụng tối đa cuộc thảo luận tròn?
  5. Làm cách nào để tương tác với khán giả trong cuộc thảo luận tròn?

Kết luận

Bây giờ bạn đã biết cách tổ chức một cuộc thảo luận tròn và những gì bạn cần làm, hãy tận dụng kiến thức mới này một bước xa hơn bằng cách tối đa hóa đầu tư của bạn. Hãy tuân thủ các gợi ý quản lý sự kiện doanh nghiệp để đồng bộ cuộc thảo luận tròn với mục tiêu quan trọng và xem xét tổ chức hoặc phát trực tuyến cuộc thảo luận tròn của bạn với các công cụ công nghệ sự kiện ảo không thể thiếu này.

Plan Events Seamlessly Caption: Tổ chức sự kiện một cách suôn sẻ

1