Xem thêm

Cách lên kế hoạch tổ chức sự kiện trực tuyến: Hướng dẫn từng bước

Bạn không biết bắt đầu từ đâu khi lên kế hoạch cho sự kiện trực tuyến tiếp theo của bạn? Dù dịch bệnh đã qua đi, sự kiện trực tuyến vẫn tiếp tục là một...

How to plan a virtual event successfully

Bạn không biết bắt đầu từ đâu khi lên kế hoạch cho sự kiện trực tuyến tiếp theo của bạn? Dù dịch bệnh đã qua đi, sự kiện trực tuyến vẫn tiếp tục là một hình thức phổ biến, vì vậy quan trọng là bạn phải trang bị cho mình kiến thức và công cụ hiện tại để tổ chức một sự kiện tuyệt vời từ xa. Khi bạn lên kế hoạch và chuẩn bị cho một sự kiện trực tuyến, có rất nhiều điều bạn cần ghi nhớ. Dù có nhiều lợi ích như khả năng tổ chức sự kiện từ nhà và tiết kiệm chi phí vật liệu vật lý, cũng có nhiều khó khăn mà bạn có thể gặp phải.

Khi tổ chức một sự kiện trực tuyến, bạn có thể gặp các vấn đề như sự tham gia của khán giả không cao, việc chọn nền tảng sự kiện trực tuyến phù hợp và nhiều hơn nữa. Nhưng đừng lo lắng. Nếu bạn bắt đầu bằng việc làm theo hướng dẫn chi tiết này về cách lên kế hoạch cho một sự kiện trực tuyến trước cả khi sự kiện diễn ra, bạn sẽ có thể tái tạo trải nghiệm sự kiện gần như như thể nó đang diễn ra trực tiếp.

Nếu bạn quan tâm đến việc tìm hiểu thêm về việc thiết lập sự kiện kỹ thuật số và kết hợp, hãy đăng ký ngay danh sách Hybrid Webinar của Whova dưới đây:

Đăng ký Webinar

Bước 1: Quyết định định dạng phiên cho sự kiện trực tuyến của bạn

Bạn có ba lựa chọn về định dạng cho việc tổ chức sự kiện trực tuyến:

  • Phát trực tiếp
  • Video đã ghi sẵn
  • Phát trực tiếp + video đã ghi sẵn

Hãy xem xét lợi và hại của mỗi lựa chọn này:

Với định dạng phát trực tiếp, bạn có được trải nghiệm gần nhất có thể với sự kiện trực tiếp. Bạn có tính tự nhiên, khả năng cho khán giả đặt câu hỏi ngay lập tức, tương tác trực tiếp giữa các diễn giả và cuộc trò chuyện giữa khán giả như thể họ ngồi cạnh nhau. Tuy nhiên, bạn có thể gặp các vấn đề kỹ thuật như kết nối và truy cập. Mặc dù với những vấn đề nhỏ này, chúng tôi của Whova đề xuất lựa chọn này cho các cuộc nói chính và thảo luận ban đầu.

Video đã ghi sẵn giảm bớt nhiều rủi ro. Bạn không phải lo lắng về việc khán giả và diễn giả truy cập phần mềm đúng giờ, nhưng bạn sẽ mất đi trải nghiệm của sự kiện trực tiếp mà mọi người mong muốn. Bạn cũng phải yêu cầu diễn giả chuẩn bị bài thuyết trước. Tùy thuộc vào diễn giả, họ có thể vui lòng làm như vậy hoặc họ cũng muốn có trải nghiệm sự kiện trực tiếp.

Cuối cùng, video đã ghi sẵn và Q&A trực tuyến bằng cách sử dụng ứng dụng sự kiện cho phép bạn kết hợp cả hai yếu tố. Chúng tôi đề xuất lựa chọn này cho các nhà tổ chức hội nghị vì bạn có thể đảm bảo rằng diễn giả đã ghi lại phiên của họ một cách tự tin và khán giả nhận được lợi ích bổ sung là có thể đặt câu hỏi trực tiếp như thể họ đang có mặt tại sự kiện. Một số công cụ như Applian cho phép bạn dễ dàng ghi lại video.

Bước 2: Chọn nền tảng phát trực tiếp hoặc video

Các tùy chọn phát trực tiếp:

Nếu bạn chọn phát trực tiếp khi lên kế hoạch cho sự kiện trực tuyến của bạn, bạn có thể sử dụng các tùy chọn như Zoom Meeting, Zoom Webinar, WebEx, Google Hangouts Meet và Youtube Live.

  • Zoom Webinar: Bạn có thể cho từ 100 đến 10.000 người tham gia từ liên kết họp an toàn. Điều này có nghĩa là mọi người có thể tham gia hội nghị video từ bất kỳ thiết bị nào, đặt câu hỏi và tham gia cuộc thảo luận. Với vai trò người chủ trì, bạn có thể quyết định liệu bạn có muốn khán giả xuất hiện trên camera và / hoặc sử dụng microphone của họ hay không, nếu không, chủ yếu chỉ có người chủ trì và diễn giả xuất hiện trên camera, nói và chia sẻ màn hình của họ trong khi khán giả xem. Bạn có thể phát sóng trực tiếp đến khán giả không giới hạn bằng cách kết nối với Facebook Live hoặc Youtube Live, điều này có nghĩa là những người xem từ Facebook hoặc Youtube có thể xem video trực tiếp nhưng họ không thể giơ tay hoặc thảo luận với người tham gia trong chat của Zoom.

  • Google Hangouts Meet: Bạn có được các quyền tương tự và bạn có thể phát trực tiếp cuộc họp của mình cho đến 100.000 người, tuy nhiên, sử dụng Google Hangouts Meet yêu cầu tất cả các người tham dự thuộc cùng một doanh nghiệp nên đây không phải là lựa chọn tốt nhất cho các hội nghị trực tuyến.

  • Youtube Live: Nó được sử dụng tốt nhất để phát trực tuyến từ một người. Mặc dù bạn có thể phát trực tuyến video của mình riêng tư cho một số lượng không giới hạn người và người tham gia vẫn có thể trò chuyện với nhau, tuy chọn này thiếu chức năng tương tác giữa nhiều diễn giả.

Các tùy chọn khác bao gồm WebEx, Microsoft Team, Bluejeans, và nhiều hơn nữa.

Các tùy chọn video đã ghi sẵn:

Nếu bạn chọn video đã ghi sẵn, bạn có thể sử dụng các tùy chọn như Youtube, Vimeo, Wistia và Whova.

Phần lớn mọi người quen thuộc với Youtube, nhưng nếu họ không cài đặt chặn quảng cáo, họ có thể bị làm phiền bởi quảng cáo. Với Vimeo, có giới hạn về lượng lưu trữ bạn có thể nhận được trong một tuần, nhưng bạn sẽ không bị làm phiền bởi quảng cáo. Wistia cung cấp các thông tin phân tích mạnh mẽ nhưng chỉ có một số lượng video bạn có thể tải lên mỗi tháng được bao gồm trong gói của bạn.

Whova là một lựa chọn khác cho việc lưu trữ video. Nó cho phép bạn tải lên video trực tiếp mà không phải lo lắng về quyền riêng tư và tích hợp dịch vụ của bên thứ ba.

Bước 3: Sử dụng một nền tảng sự kiện trực tuyến

Sau khi bạn đã chọn nền tảng phát trực tiếp hoặc video, bạn sẽ cần chọn một nền tảng hội nghị trực tuyến để mọi người truy cập các phiên sự kiện và tận dụng tối đa việc tham gia sự kiện từ xa. Dù bạn là khách hàng, nhà tài trợ, diễn giả hoặc nhân viên của công ty của bạn, họ cần một nơi duy nhất để tìm hiểu về thông tin định logis của sự kiện. Đó là lúc những nền tảng sự kiện trực tuyến như Whova có thể giúp bạn tổ chức sự kiện trực tuyến của bạn.

Phát trực tuyến phiên / tích hợp video

Khi bạn sử dụng Whova, bạn có thể tích hợp một cách mạch lạc với bất kỳ nền tảng phát trực tiếp hoặc video nào ở trên. Nó cung cấp cho bạn nền tảng bạn cần để:

  • Khách hàng có một vị trí trung tâm mà họ có thể truy cập vào cuộc trò chuyện thông qua cả bảng thảo luận và tin nhắn riêng ngay cả sau khi phiên kết thúc và cửa sổ hội nghị đã đóng
  • Bạn có thể thấy mức độ tham gia, diễn giả có thể chia sẻ tài liệu và chuẩn bị khán giả, nhà tài trợ có thể đăng nội dung để thu hút nhiều sự chú ý
  • Diễn giả có thể tải lên thời gian phiên của họ và liên kết họp, cho phép bạn gửi thông báo trong ứng dụng cho khách tham dự để họ không bao giờ bỏ lỡ một phiên

Tương tác ảo - gặp gỡ, kết hợp, nhắn tin 1: 1, diễn đàn thảo luận

Bắt đầu thu hút khách tham dự ngay khi bạn xuất bản ứng dụng để họ có thể phấn khích từ trước. Với tính năng Community Board của Whova, bất kỳ ai cũng có thể tụ tập và bắt đầu thảo luận tại một nơi duy nhất, cho dù họ là tổ chức, khách tham dự hoặc diễn giả.

Với tính năng gấp đôi của Whova, khách tham dự có thể gặp người phù hợp dựa trên sở thích chung, địa điểm, ngành nghề và bất cứ điều gì khác họ đã bao gồm trong hồ sơ của mình. Như vậy, họ có thể tạo nhóm gặp gỡ ảo, trao đổi danh thiếp điện tử hoặc bắt đầu cuộc trò chuyện một trên một, tăng cơ hội cho kinh doanh và cơ hội sự nghiệp.

Ice-breaker & Bảng xếp hạng - Thêm một chút thay đổi vào sự kiện trực tuyến của bạn

Có thể cảm thấy không thoải mái khi bắt đầu cuộc trò chuyện với những người mới lần đầu tiên, nhưng với các tính năng gamification như Ice-breaker và Bảng xếp hạng, khách tham dự sẽ muốn tương tác nhiều hơn. Tính năng Ice-breaker cho phép bạn hoặc bất kỳ khách tham dự nào chọn một câu hỏi thú vị để khiến người khác nói chuyện. Càng nhiều khách tham dự tham gia, điểm số trên Bảng xếp hạng càng cao, điều này làm cho họ muốn ghi thêm điểm bằng cách tiếp tục giao tiếp mới và có thể nhận được giải thưởng.

Thông báo - Thông báo ngay lập tức với khách tham dự các cập nhật quan trọng

Với tất cả mọi thứ hiện đã được thực hiện từ xa, giao tiếp là chìa khóa, vì vậy bạn cần đảm bảo rằng khách tham dự nhận được cập nhật trực tiếp và nhắc nhở liên tục. Với Whova, bạn có thể thông báo cho khách tham dự bằng cả thông báo đẩy và email cùng một lúc, đảm bảo tỷ lệ mở cửa khoảng 75%.

Thảo luận trực tiếp và bỏ phiếu cho các phiên họp ảo - tăng lượng tham gia tổng thể

Cho phép khách tham dự tham gia cùng mức độ như trong sự kiện trực tiếp bằng cách cho phép họ đặt câu hỏi trên mọi trang chi tiết phiên và bỏ phiếu cho những câu hỏi tuyệt vời. Diễn giả có thể chọn những câu hỏi mà họ muốn trả lời dựa trên số phiếu cao hoặc sở thích của họ, thông qua ứng dụng Whova hoặc trong suốt phiên trực tuyến. Trong khi đó, bạn có thể tổ chức cuộc thăm dò trực tiếp để mọi người có cơ hội tham gia. Điều này cũng giúp bạn dễ dàng thu thập phản hồi tức thì và xem sự kiện của bạn diễn ra như thế nào.

Phản hồi phiên & Khảo sát - thu thập thêm phản hồi

Ngồi và xem tỷ lệ phản hồi từ người tham dự tăng lên khi bạn sử dụng tính năng khảo sát trong ứng dụng kết hợp với Bảng xếp hạng được yêu thích. Khi khách tham dự muốn có điểm số cao trên Bảng xếp hạng, bạn sẽ nhận được nhiều phản hồi hơn nếu bạn sử dụng công cụ khảo sát trực tuyến. Bằng cách tích hợp khảo sát và phản hồi phiên với tính năng Bảng xếp hạng được yêu thích, bạn tự nhiên kích thích khách tham dự gửi phản hồi.

Hội trường trưng bày ảo và công ty tài trợ

Dù sự kiện của bạn đã trở thành hội nghị trực tuyến, không có nghĩa là các nhà trưng bày và nhà tài trợ đã mất cơ hội thu hút sự chú ý của khách tham dự. Gian hàng ảo của Whova giúp dễ dàng quảng bá sản phẩm và công ty thông qua các hồ sơ tùy chỉnh với ảnh sản phẩm, phiếu giảm giá trong ứng dụng, quà tặng và raffle. Chỉ với một cú nhấp chuột, khách tham dự có thể đăng ký nhận bản tin hoặc yêu cầu thêm thông tin, tất cả đều từ ứng dụng.

Tất cả trong một nơi

Phần tốt nhất khi sử dụng Whova như một trung tâm sự kiện trung tâm là cuộc trò chuyện riêng, các bảng thảo luận và các tài liệu được chia sẻ vẫn ở trong ứng dụng. Với phần mềm phát trực tuyến video, sau khi bạn đóng cửa cửa sổ hội thảo video, các tin nhắn của bạn sẽ biến mất. Ngay cả khi được ghi lại, khách tham dự sẽ cần tìm kiếm người mà họ đã nói chuyện trên một kênh xã hội khác để tiếp tục cuộc trò chuyện. Với Whova, bạn có tất cả trong một nơi.

Bước 4: Chuẩn bị cho diễn giả của bạn

Không phải tất cả những diễn giả đều có kiến thức kỹ thuật để biết chính xác cách sử dụng các công cụ như Zoom. Đó là lý do tại sao bạn cần chuẩn bị từng diễn giả từ trước và đảm bảo rằng họ biết cách sử dụng phần mềm mà bạn chọn.

Chuẩn bị một sổ tay cho diễn giả với những nội dung sau:

  • Cách ghi lại video với Keynote, Powerpoint, Zoom hoặc các công cụ khác
  • Cách tải lên video qua Youtube và / hoặc Vimeo
  • Cách sử dụng Q&A trực tiếp, Bỏ phiếu

Bạn cũng nên thực hiện kiểm tra nội bộ với các tình nguyện viên hai tuần trước hội nghị trực tuyến, sau đó là một cuộc thử nghiệm với diễn giả 2-3 ngày trước sự kiện.

Cuối cùng, nhắc nhở mọi diễn giả xuất hiện 15-20 phút trước thời gian được giao của họ. Bạn có thể sử dụng Trung tâm Diễn giả của Whova để làm điều này dễ dàng. Đặt các lời nhắc tự động cho diễn giả về thời gian và liên kết cuộc họp của họ.

Giống như diễn giả, khách tham dự của bạn cũng có thể chưa quen với phần mềm hội nghị trực tuyến, vì vậy bạn sẽ cần chỉ dẫn họ về nơi truy cập thông tin và đưa ra một số gợi ý về cách sử dụng nền tảng.

Sau khi tải xuống ứng dụng như Whova, việc truy cập vào video hoặc phát trực tiếp của mỗi phiên thông qua ứng dụng sẽ trở nên thuận tiện. Bạn chỉ cần thêm liên kết vào ứng dụng sự kiện cho mỗi phiên và khách tham dự có thể truy cập.

Bạn cũng nên yêu cầu khách tham dự lên kế hoạch trước và sắp xếp lịch trình của họ để đăng ký tham gia các phiên mà họ quan tâm. Trong ứng dụng, bạn có thể cung cấp hướng dẫn cho họ về cách sử dụng Q&A trực tiếp, cách trả lời bỏ phiếu trực tiếp và nhiều tính năng Whova khác. Sau đó, họ nên sẵn sàng cho hội nghị trực tuyến!

Bước 5: Lan tỏa thông tin về sự kiện của bạn

Tiếp thị một sự kiện trực tuyến một cách tốt sẽ quan trọng để đạt được lượng khán giả tốt, vì vậy quan trọng là bạn phải duy trì việc quảng bá sự kiện. Có nhiều cách bạn có thể truyền thông điều này về sự kiện của bạn và khuyến khích mọi người đăng ký, nhưng đây là một số chiến lược chúng tôi biết sẽ hoạt động tốt:

  • Lên lịch các chiến dịch email từ sớm. Tìm một phần mềm tiếp thị qua email đáng tin cậy để bắt đầu. Sau khi bạn có danh sách liên lạc sẵn, bạn có thể chuẩn bị email mời mọi người tham dự với một liên kết để đăng ký tham gia sự kiện. Phần mềm quản lý sự kiện như Whova có công cụ email tích hợp trong hệ thống đăng ký trực tuyến. Bạn cũng nên lên kế hoạch để lên lịch gửi email nhắc nhở cho những người chưa đăng ký, cũng như nhắc nhở những người đã đăng ký về sự kiện sắp diễn ra để đảm bảo họ không bỏ lỡ nó.

  • Tạo một trang web sự kiện. Một trang web hoặc trang web dành riêng cho sự kiện của bạn là một sự cần thiết thực tế. Nó cho phép khách tham dự tiềm năng tìm tất cả thông tin về sự kiện trong một nơi duy nhất, cũng như một điểm truy cập khác để đến liên kết đăng ký. Hơn nữa, có một trang web sự kiện hấp dẫn sẽ khiến khách tham dự tò mò và phấn khích về sự kiện. Đừng lo lắng, việc tạo một trang web không phải là điều khó khăn. Bằng cách sử dụng các công cụ tiếp thị sự kiện thông qua một nền tảng quản lý sự kiện tất cả trong một như Whova, bạn có thể tạo trang web hoàn chỉnh của mình trong vài phút.

  • Chia sẻ nội dung về sự kiện của bạn trên mạng xã hội. Đừng đánh giá thấp tác động của việc đăng bài về sự kiện của bạn trên mạng xã hội để lan truyền thông điều này. Hãy lập kế hoạch và đặt lịch nhắc nhở cá nhân để đăng các bài viết của mình. Bạn có thể giữ các bài viết trong phần nháp để sẵn sàng tải lên, hoặc bạn có thể liên kết tài khoản mạng xã hội của mình với nền tảng quản lý sự kiện của bạn để lên kế hoạch các bài viết từ trước. Cũng là một ý tưởng tốt để khuyến khích các diễn giả, nhà tài trợ và nhân viên của bạn chia sẻ sự kiện trên mạng xã hội, và bạn có thể thậm chí bao gồm một liên kết có thể chia sẻ cho khách tham dự đăng sau khi đăng ký.

Bước 6: Đo lường thành công để bạn có thể cải thiện lần sau

Giống như bạn làm với hội nghị trực tiếp, bạn cần tìm hiểu khách tham dự, diễn giả và nhà tài trợ đã thích hưởng ứng sự kiện và những gì họ đề xuất cho lần tới. Để đo lường thành công, Whova cung cấp các công cụ hình ảnh mạnh mẽ để tức thì hiển thị phản hồi từ các cuộc khảo sát, biểu mẫu và cuộc thăm dò.

Đối với khách tham dự, bạn có thể dễ dàng gửi câu hỏi khảo sát mẫu hoặc riêng của bạn. Bạn sẽ nhìn thấy tỷ lệ phản ứng gấp đôi từ các cuộc khảo sát trong Whova so với từ web vì Whova cho phép bạn thông báo cho khách tham dự điền khảo sát trong ứng dụng. Ngoài ra, với tính năng Bảng xếp hạng, họ tự nhiên được khuyến khích điền vào một điểm số cao hơn.

Bạn cũng có thể gửi các cuộc khảo sát cho diễn giả để bạn có thể biết được chính xác làm thế nào bạn có thể giúp họ tốt hơn lần tới về định dạng, sự trợ giúp thêm hoặc bất kỳ điều gì khác.

Bạn muốn chuyển sự kiện trực tuyến từ gặp mặt trực tuyến? Với đại dịch coronavirus đang diễn ra, điều đó không có nghĩa là bạn phải ngừng gặp nhau. Trên thực tế, đây là thời điểm bạn nên gặp nhau, chỉ không cần phải gặp mặt. Nhiều nhà tổ chức sự kiện đã bắt đầu sử dụng Whova để thiết lập và tổ chức một sự kiện trực tuyến thành công.

Với Whova, bạn có thể sử dụng các tính năng tương tác của người tham dự để đảm bảo họ tham gia cũng như mọi người như trong sự kiện trực tuyến truyền thống. Bạn có thể liên kết ứng dụng một cách liền mạch với nền tảng hội nghị trực tuyến và cho phép người tham gia tham gia từ bất kỳ thiết bị nào. Hơn nữa, bạn có thể dễ dàng cho phép diễn giả tải lên video, chia sẻ bài viết và tương tác với người tham dự. Sau đó, thu thập tất cả các phản hồi và sử dụng chúng để cung cấp thông tin cho lần tổ chức sự kiện tiếp theo.

Nếu bạn cần sự giúp đỡ để tìm hiểu cách lên kế hoạch cho một sự kiện trực tuyến, hãy liên hệ với chúng tôi để lên lịch một buổi thuyết trình miễn phí.

Yêu cầu Buổi thuyết trình miễn phí

1