Xem thêm

Làm thế nào để lập kế hoạch tổ chức Họp Mặt Gia Đình: Một Checklist, Hướng Dẫn + Mẹo từ Các Chuyên Gia

Bạn đã được chọn là người trong gia đình có nhiệm vụ tổ chức và lập kế hoạch họp mặt gia đình sắp tới! Nếu bạn là người đó, Reunacy đã làm phần công việc...

Bạn đã được chọn là người trong gia đình có nhiệm vụ tổ chức và lập kế hoạch họp mặt gia đình sắp tới! Nếu bạn là người đó, Reunacy đã làm phần công việc lớn và tạo ra một hướng dẫn lập kế hoạch chi tiết và một checklist lập kế hoạch họp mặt gia đình để giảm bớt các nhiệm vụ của bạn.

Chúng tôi đã nói chuyện với hàng chục người lập kế hoạch họp mặt gia đình, các chuyên gia lập kế hoạch sự kiện và nhà sản xuất để tạo ra hướng dẫn tối ưu nhất về việc lập kế hoạch một họp mặt gia đình. Với sự hướng dẫn từ các chuyên gia, bạn sẽ có một hiểu biết tổng thể và chi tiết về những gì bạn cần làm để lập kế hoạch và tổ chức một họp mặt gia đình thành công. Chúng tôi cũng đã bao gồm một checklist tải về mà bạn có thể in ra và điền vào khi bạn hoàn thành từng chi tiết!

Pha Một: Cách Bắt Đầu Lập Kế Hoạch Họp Mặt Gia Đình

Pha một diễn ra từ 8-12 tháng trước họp mặt gia đình.

Xác Định "Tại Sao" Của Bạn

Một buổi tụ họp gia đình không chỉ là một sự kiện, đó là cuộc gặp gỡ của những người yêu thương nhau và muốn điều tốt nhất cho nhau trong suốt cuộc đời.

Họp mặt gia đình có thể có các mục đích khác nhau. Có thể gia đình của bạn hơi xa cách và mỗi người sống cách nhau xa. Trong trường hợp đó, cuộc họp mặt gia đình có thể giúp củng cố những mối quan hệ mới cho tương lai. Hoặc gia đình của bạn thường xuyên tụ tập và chỉ đơn giản là thích được ở bên nhau!

Vậy cái gì khiến bạn muốn lập kế hoạch họp mặt gia đình của mình?

Làm người lập kế hoạch họp mặt gia đình, việc biết lí do của bạn là rất hữu ích. Dù lí do của bạn là gì, bạn có thể quay lại động lực đó vào những lúc việc lập kế hoạch có thể khiến bạn cảm thấy quá tải.

“Các sự kiện loại bất kỳ đều có thể gây căng thẳng, nhưng đặc biệt là khi bạn lập kế hoạch cho những người bạn yêu thương và quan tâm. Trong quá trình lập kế hoạch họp mặt gia đình, hãy nhắc nhở chính mình rằng bạn đang lập kế hoạch cho cả một gia đình; một gia đình đầy những tính cách và quan điểm. Hãy tập trung vào mục tiêu, lập kế hoạch từ tình yêu, không phải từ nghĩa vụ. Hãy giữ niềm vui, cảm xúc và kỷ niệm là trung tâm cho mọi thứ bạn làm trong quá trình lập kế hoạch.” - Saundra Severtson, nhà lập kế hoạch sự kiện và người sáng lập wyldmynd.

Khi bạn lập kế hoạch cho họp mặt gia đình của mình, luôn nhớ lí do tại sao. Hãy nhớ rằng mục tiêu chính là mở rộng tình yêu và niềm vui trong gia đình của bạn! Không sao cả nếu mọi chi tiết không hoàn hảo, mục đích là tụ tập, kết nối và ở bên nhau.

Tham Khảo Gia Đình Về Họp Mặt Gia Đình Của Bạn

Bây giờ bạn đã biết rằng bạn và gia đình muốn tụ họp, việc xác định một số chi tiết và giao tiếp với gia đình của bạn là rất quan trọng. Đây là giai đoạn thu thập thông tin.

Ở giai đoạn sớm này, việc gọi điện thoại hoặc gửi email rộng lớn hoặc tin nhắn với cả gia đình có thể giúp bạn khám phá động lực trên toàn bộ gia đình với sự tụ họp.

Bạn cũng có thể tìm hiểu xem người trong gia đình của bạn có thể chi bao nhiêu để tham gia họp mặt gia đình, cũng như thời gian nào trong năm sẽ là lý tưởng để họ tụ họp.

Khi bạn bắt đầu giao tiếp với gia đình, hỏi một số câu hỏi chính để thu thập thông tin sẽ thông báo quyết định lập kế hoạch của bạn.

"Khi bạn bắt đầu lập kế hoạch tổ chức họp mặt gia đình, hỏi từng gia đình - bạn đến từ đâu? Bạn sẽ thoải mái đầu tư bao nhiêu tiền cho mỗi người? Có bao nhiêu người từ gia đình bạn sẽ tham dự? Đó là nơi tốt nhất để bắt đầu." - Michelle Maiello, Moonwood Marketing and Events.

Khi bạn thu thập thông tin, đến lúc nghĩ về cách tổ chức thông tin. Nếu bạn có thể nhờ một số tình nguyện viên trong gia đình giúp bạn trong quá trình lập kế hoạch, bạn có thể phân chia công việc và giao việc trong quá trình dựa trên kỹ năng của mỗi người.

Chi Tiết Tid A Thiết Yếu

Khi bạn bắt đầu quá trình lập kế hoạch họp mặt gia đình, có một số chi tiết quan trọng mà bạn cần tập trung vào đầu tiên. Khi bạn bắt đầu suy nghĩ, hãy cởi mở trong suy nghĩ.

“Một trong những nguyên lý của tôi là: hãy tò mò; sau đó bắt đầu làm việc! Mọi người đã biết rằng các chi tiết là quan trọng, đó là lý do tại sao chúng tôi đặt nhiều câu hỏi.” - Saundra Severtson, wyldmynd.

Hãy rõ ràng khi yêu cầu gia đình của bạn thông tin, nhưng cũng hãy linh hoạt đủ trong giai đoạn sớm này để bạn có thể điều chỉnh nếu cần.

Lựa Chọn Ngày Tổ Chức Họp Mặt Gia Đình

Một trong những quyết định đầu tiên và quan trọng nhất là chọn một ngày phù hợp cho cả gia đình tụ họp. Tương tự như việc lập kế hoạch một đám cưới, bạn có thể đặt mục tiêu vào một thời điểm cụ thể trong năm - chẳng hạn như mùa xuân hoặc mùa hè.

Nếu bạn chọn một ngày cho họp mặt gia đình sớm, điều đó sẽ cho bạn nhiều thời gian để lập kế hoạch.

“Khi bạn lập kế hoạch cho một sự kiện, từ sáu đến chín tháng trước đó là khoảng thời gian lý tưởng để làm những gì bạn đang mơ ước. Khi bạn gấp rút trong quá trình lập kế hoạch, có thể không cho phép cửa sổ thích hợp để tùy chỉnh các yếu tố cho sự kiện của bạn. Trong quá trình lập kế hoạch, chi tiết sẽ thay đổi, ý tưởng mới có thể thành hiện thực và khi có thời gian dư trong quá trình, dễ dàng làm những điều thích hợp và điều chỉnh.” - Sarah McClure, Giám đốc Marketing, LUX Events.

Ngày họp mặt gia đình phổ biến nhất là từ cuối mùa xuân đến mùa thu sớm. Mùa hè là thời điểm phổ biến cho họp mặt gia đình bởi vì phụ huynh có trẻ em và thanh thiếu niên có thể dễ dàng lên kế hoạch du lịch xung quanh họp mặt gia đình do thời gian nghỉ học.

Thử chọn hai cuối tuần trong mùa hè và hỏi các thành viên gia đình của bạn cuối tuần nào phù hợp hơn.

Một lý do khác để chọn ngày sớm trong quá trình là tôn trọng ngân sách đi lại của các thành viên gia đình của bạn. Ngày sớm hơn trong quá trình, gia đình của bạn có thể đặt chỗ vé máy bay hoặc đặt chỗ khách sạn xung quanh ngày họp mặt gia đình, họ có thể đặt chỗ với giá vé máy bay rẻ hơn và tiết kiệm tiền.

Một số thành viên trong gia đình có thể quyết định biến buổi họp mặt gia đình thành một chuyến đi du lịch hoặc kỳ nghỉ!

Ngân Sách Họp Mặt Gia Đình Của Bạn

Bên cạnh việc chọn ngày, ngân sách là một trong những yếu tố quan trọng nhất của quá trình lập kế hoạch họp mặt gia đình. Số tiền trong ngân sách sẽ xác định được bạn có thể thuê được địa điểm nào, cũng như loại thức ăn và giải trí.

Trung bình, họp mặt gia đình có thể tốn từ 25-75 đô la tiền mặt mỗi người, mỗi ngày. Tùy thuộc vào địa điểm bạn chọn, chi phí của các nhà cung cấp, hoặc mùa, chi phí sẽ tùy thuộc vào chúng. Quan trọng là phải có một cuộc thảo luận về ngân sách vào giai đoạn sớm trong quá trình vì một số khoản tiền ban đầu có thể được yêu cầu để đặt chỗ địa điểm.

“Khi lập kế hoạch cho một họp mặt gia đình, hãy bắt đầu bằng việc biết ngân sách tổng thể và sự linh hoạt của tất cả thành viên gia đình liên quan đến chi phí đi lại. Nếu mọi người đến từ tiểu bang khác và họ bay vào và cần chỗ ở, đó là một phần quan trọng của bức tranh. Khi bạn biết được mọi người có thể làm gì về chi phí đi lại, điều đó có thể giúp bạn xác định xem bạn có đủ kinh phí để thuê một địa điểm lớn cho cuộc họp mặt, hoặc thuê một AirBnb và cả gia đình ở cùng một nơi. Nếu mọi người đều sống trong tiểu bang hoặc trong khoảng cách lái xe, sau đó bạn có thể tiêu ngân sách vào những thứ như dịch vụ ăn uống, đầu bếp riêng tư hoặc giải trí."- Michelle Maiello, Moonwood Marketing.

Hãy nhớ, một cách để giảm các chi phí đi lại cho gia đình của bạn là đặt nhóm phòng khách sạn cho cả gia đình.

Xem xét các tùy chọn địa điểm cho họp mặt gia đình của bạn

Sau khi bạn đã có danh sách ngắn về các địa điểm tiềm năng cho họp mặt gia đình, hãy ghé thăm các địa điểm và xem địa điểm nào khả dụng cho ngày của bạn.

Nhiều địa điểm yêu cầu đặt chỗ sớm. Nếu bạn chờ đến phút chót hoặc 3 tháng trước, sẽ khó để đặt chỗ đúng chỗ mà bạn muốn.

Khi bạn suy nghĩ về các địa điểm cho họp mặt gia đình của bạn, hãy cởi mở. Đôi khi, bạn cần phải đến địa điểm trực tiếp để hiểu rõ hơn về nó và xem liệu nó có phù hợp với gia đình của bạn hay không.

Họp mặt gia đình có thể được tổ chức tại nhiều địa điểm khác nhau, ví dụ như:

  • Nhà thờ địa phương
  • Nhà hàng yêu thích
  • Một công viên ngoài trời với một buổi Bar-b-Q
  • Câu lạc bộ nước ngoài trời
  • Một vườn ngoài trời
  • Một bảo tàng
  • Sân sau nhà gia đình
  • Nhà hàng pizza
  • Một nhà máy bia hoặc nhà máy rượu vang

“Bầu không khí gia đình và cá nhân nên được xem xét khi tìm kiếm địa điểm, nhưng không phải lý do chính để chọn địa điểm đó. Tôi chắc chắn sẽ xem xét nhiều ý tưởng khác nhau - thậm chí những ý tưởng có vẻ kỳ quặc hoặc quá đắt. Hãy tận hưởng quá trình lập kế hoạch và sáng tạo!” - Saundra Severtson, wyldmynd.

Một điều quan trọng khác về địa điểm là chỗ đậu xe và giao thông. Địa điểm có sân đậu xe lớn không?

Ngày, ngân sách, địa điểm - đây là những chi tiết ban đầu quan trọng trong giai đoạn sơ khai của việc tổ chức họp mặt gia đình.

Sau khi bạn đã bắt đầu với những chi tiết quan trọng này, bạn có thể bắt đầu quá trình sáng tạo trong việc tưởng tượng về buổi họp mặt!

Pha Hai: 3-8 Tháng Trước Họp Mặt Gia Đình

Bây giờ bạn đã quyết định về ngày và bắt đầu quá trình lập kế hoạch, dưới đây là các bước tiếp theo.

Luôn Giữ Tính Tổ Chức để Lập Kế Hoạch Họp Mặt Gia Đình

Dù có vẻ như lời khuyên phiền toái nhưng giữ tính tổ chức có thể làm hỏng quá trình lập kế hoạch. Trước khi chúng ta đi vào tất cả các chi tiết bạn cần sắp xếp cho cuộc họp mặt gia đình, hãy xem cách để giữ tính tổ chức.

Tạo Tài Liệu Lập Kế Hoạch "Anh Hùng" Của Gia Đình

Bước này RẤT quan trọng.

Để giữ cho tất cả các chi tiết về cuộc họp mặt được tổ chức, hãy tạo tài liệu hoặc bảng tính ảo để lưu trữ tất cả thông tin lập kế hoạch. Tài liệu hoặc bảng tính này là nơi bạn sẽ liệt kê thông tin liên lạc của các nhà cung cấp dịch vụ, kế hoạch thức ăn, lịch trình, v.v.

Bảng tính của Google rất dễ sử dụng và bạn có thể sử dụng một mẫu Wedding của Google đã được tạo sẵn … và thay đổi tên "wedding" thành Họp mặt gia đình!

Khi bạn quyết định các nhà cung cấp dịch vụ và các chi tiết sự kiện, hãy cập nhật tài liệu hoặc bảng tính của mình để tất cả các thành viên của nhóm lập kế hoạch đều được biết.

Sự Giao Tiếp Rõ Ràng Làm Nên Sự Thành Công Của Họp Mặt Gia Đình

Lập kế hoạch một buổi họp mặt gia đình (đặc biệt cho hơn 50 người) yêu cầu sự giao tiếp rõ ràng giữa người lập kế hoạch chính và gia đình/các khách mời.

Trong quá trình giao tiếp với gia đình, có một thái độ tích cực, tập trung vào đội ngũ là một cách giúp đạt được sự thành công.

“Quan điểm của tôi là người lãnh đạo nên giao tiếp từ một quan điểm "huấn luyện viên". Chúng ta tất cả đều là một đội, mỗi người mang đến những kỹ năng và quan điểm độc đáo, hãy hợp tác để kết hợp những điều đó để đạt được mục tiêu của chúng ta.” - Saundra Severtson, wyldmynd.

Khi bạn giao tiếp với gia đình, sự tiếp cận tích cực, tập trung vào đội ngũ có thể giúp rất nhiều.

Cách Giao Tiếp Với Gia Đình Trong Quá Trình Lập Kế Hoạch

Một phần trong quá trình lập kế hoạch là giao tiếp với các khách mời để cập nhật thông tin. Bắt đầu với một cuộc trò chuyện qua email hoặc nhóm tin nhắn gia đình có thể là một phương pháp tốt.

"Đặt một tông và giao tiếp hiệu quả giúp đội tiến triển hướng đến một sự kiện thành công. Giao tiếp hiệu quả mở ra cơ hội cho khách mời để tìm hiểu thêm về những gì sẽ diễn ra - và hứng thú tham dự sự kiện." - Saundra Severtson, wyldmynd.

Khi bạn bắt đầu lập kế hoạch một cách chính thức hơn và muốn theo dõi các lời mời, bạn có thể muốn chọn một nền tảng động. Reunacy cung cấp một nền tảng dễ dàng và riêng tư cho gia đình của bạn để tạo nhóm và giữ liên lạc.

Không giống như các nhóm Facebook, Reunancy giữ thông tin gia đình của bạn hoàn toàn riêng tư và không có quảng cáo. Các thành viên gia đình có thể xác nhận tham dự qua nền tảng này và bạn có thể dễ dàng theo dõi số người dự định tham gia.

Ý Tưởng Sáng Tạo Cho Buổi Họp Mặt Gia Đình

Tạo một tầm nhìn độc đáo cho sự kiện để tạo không khí của cuộc họp mặt.

"Làm cho cuộc họp mặt gia đình của bạn trở nên ĐẶC BIỆT! Bạn muốn cuộc họp mặt gia đình của bạn phù hợp với những bữa tiệc khách mời tham dự và trở thành một trải nghiệm thú vị và thú vị cho tất cả mọi người!"

Có rất nhiều cách bạn có thể cá nhân hóa buổi họp mặt gia đình của mình theo cá tính gia đình của bạn.

Bạn có thể chọn một chủ đề độc đáo, màu sắc gia đình, hoặc thậm chí một chủ đề văn hóa duy nhất của gia đình bạn.

Xem xét nguồn gốc gia đình khi tạo chủ đề cho sự kiện. Ví dụ, nếu gia đình của bạn là người Ý và yêu thích món ăn Ý, bạn có thể dễ dàng tạo một chủ đề xoay quanh các món ăn Ý khác nhau. Bạn cũng có thể thêm những món ăn đặc biệt từ ông bà!

Tập trung vào di sản gia đình sẽ tạo ra một bầu không khí ấm cúng, khuyến khích thành viên gia đình của bạn tôn trọng và kết nối với lịch sử gia đình.

"Bước đầu tiên trong việc lên kế hoạch cho một sự kiện là tạo tầm nhìn và hiểu rõ thông điệp chung. Điều này liên quan đến việc tạo ra tầm nhìn và hiểu ý nghĩa toàn bộ của sự kiện, tạo điều kiện cho một cuộc tụ họp ý nghĩa và có mục đích. Mọi khía cạnh, từ cái mong đợi ban đầu cho đến lúc khách mời bước vào cửa, đóng góp vào một sự kiện tác động." - Brendan Sweeney, Nhà sản xuất.

Hãy tận hưởng những đặc điểm độc đáo của gia đình bạn, khám phá những đặc điểm độc đáo đó và tin tưởng vào giác quan của mình!

Pha Ba: Đến Lúc Tổ Chức Họp Mặt Gia Đình!

Từ hai đến ba tuần trước họp mặt gia đình cho đến ngày họp mặt!

Đã đến lúc! Đã đến tuần của cuộc họp mặt.

Các chi tiết và quá trình giao tiếp là quan trọng nhất trong những khoảnh khắc dẫn đến sự kiện.

Khi cuộc họp mặt bắt đầu, hãy cố gắng quản lý tất cả mọi thứ để bạn có thể tận hưởng thành quả của công việc và có một thời gian tuyệt vời với gia đình!

Thời Điểm Xác Nhận Chi Tiết

Kiểm Tra Lịch Trình Sự Kiện Chi Tiết

Đây là lúc bạn quay trở lại "tài liệu lập kế hoạch" chính của mình. Kiểm tra lại lịch trình và đảm bảo tất cả các cập nhật và thay đổi được cập nhật vào đó.

Đây là các chi tiết quan trọng nhất bạn cần xác nhận lại trong tuần trước cuộc họp mặt:

  • Lịch chuẩn bị
    • Mua thức ăn và chuẩn bị: Liệu cô Pamela có giao và nấu ăn thức ăn không? Liệu công ty dịch vụ tiệc của bạn có thể chịu trách nhiệm về bữa ăn chính không? Bạn có muốn mua thức ăn như món khai vị hoặc đồ uống không?
    • Khi nào bạn có thể trang trí địa điểm? Ai có thể giúp bạn trang trí?
    • Giao hàng của nhà cung cấp: Khi nào các bàn và ghế sẽ được giao? Có ai có thể giúp bạn thiết lập chúng hay không?
  • Vận chuyển
    • Chỗ đỗ xe tại địa điểm: Khách mời sẽ đỗ xe ở đâu? Có đủ chỗ đậu xe tại địa điểm không?
    • Có cung cấp dịch vụ vận chuyển từ khách sạn đến địa điểm không?
  • Nhà cung cấp dịch vụ
    • Hãy chắc chắn trả tiền cho các nhà cung cấp đúng hạn.
    • Liên lạc với nhà cung cấp dịch vụ của bạn trong tuần trước họp mặt gia đình để biết có thay đổi hoặc cập nhật gì không.
  • Sắp xếp chỗ ngồi
    • Bạn muốn gia đình ngồi ở bất kỳ đâu mà họ muốn, hoặc là một sắp xếp chỗ ngồi tốt hơn?
    • Làm thế nào bạn sẽ thông báo sắp xếp chỗ ngồi? Bạn sẽ cung cấp cho khách mời một số bàn khi họ đến điểm đến không?
  • Bàn kiểm tra
    • Bạn có sắp xếp một bàn kiểm tra để cung cấp thẻ tên và thông tin họp mặt gia đình không?
  • Lập kế hoạch cho các tình huống khẩn cấp: Luôn có một bộ đồ cấp cứu và biết nơi gần nhất có bệnh viện.

Thời Gian Để Xác Nhận Lại Các Chi Tiết

Kiểm Tra Lại Lịch Trình Sự Kiện Chi Tiết

Đây là lúc bạn trở lại "tài liệu lập kế hoạch" chính của mình. Kiểm tra lại lịch trình và đảm bảo tất cả các cập nhật và thay đổi đã được nhập vào.

Dưới đây là những chi tiết quan trọng nhất bạn cần xác nhận lại trong tuần trước cuộc gặp:

  • Lịch chuẩn bị:
    • Mua thức ăn và chuẩn bị: Liệu cô Pamela có giao và nấu thức ăn không? Công ty dịch vụ tiệc có chịu trách nhiệm về bữa ăn chính không? Liệu bạn cần mua thêm khai vị hoặc đồ uống không?
    • Khi nào bạn có thể trang trí địa điểm? Có ai có thể giúp bạn trang trí không?
    • Giao hàng từ nhà cung cấp: Khi nào bàn ghế sẽ được giao? Có người có thể giúp bạn lắp ráp chúng không?
  • Giao thông
    • Chỗ đậu xe tại địa điểm: Khách mời sẽ đỗ xe ở đâu? Có đủ chỗ đậu xe không?
    • Có dịch vụ vận chuyển từ khách sạn đến địa điểm không?
  • Nhà cung cấp
    • Hãy chắc chắn trả tiền cho các nhà cung cấp đúng hạn,
    • Liên lạc với nhà cung cấp dịch vụ trong tuần trước họp mặt gia đình để biết có thay đổi hoặc cập nhật gì không?
  • Sắp xếp chỗ ngồi
    • Bạn có muốn gia đình ngồi ở bất kỳ đâu theo ý muốn, hoặc có kế hoạch sắp xếp chỗ ngồi tốt hơn?
    • Bạn sẽ thông báo kế hoạch sắp xếp chỗ ngồi như thế nào? Bạn sẽ cung cấp số bàn khi khách mời đến không?
  • Bàn kiểm tra
    • Bạn có sắp xếp bàn kiểm tra để cung cấp thẻ tên và thông tin về gia đình tụ họp không?
  • Kế hoạch cho tình huống khẩn cấp: Luôn có một bộ đồ cấp cứu và biết nơi gần nhất có bệnh viện.

Hãy NỔI TIẾNG lên!!! Cuối cùng, Đã Đến Lúc Họp Mặt Gia Đình!

Bạn đã LÀM ĐƯỢC ĐIỀU NÀY!!! Cuối cùng, đã đến lúc họp mặt!

Hãy nhớ THƯỞNG THỨC chính bạn ở buổi họp mặt gia đình. Điều quan trọng là hãy thể hiện sự vui mừng, hạnh phúc của bạn - đặc biệt khi ở bên gia đình. Cuối cùng, nếu bạn có thể, thuê một người hỗ trợ để giúp bạn trong suốt buổi họp mặt. Đôi khi các địa điểm cung cấp một nhà lập kế hoạch sự kiện hoặc quản lý hoạt động như một phần của gói thuê của bạn. Hãy đảm bảo duy trì liên lạc chặt chẽ với họ!

Đội ngũ Reunacy hy vọng bạn có một cuộc họp mặt gia đình tuyệt vời và đặc biệt với gia đình của bạn! Hãy cho chúng tôi biết cuộc họp mặt của bạn diễn ra như thế nào và nếu chúng tôi có thể thêm bất kỳ nội dung hữu ích nào khác vào bài viết này. Hãy tiếp tục tụ họp cùng nhau!

1