Xem thêm

Cách Quản lý Nhân viên Phục vụ trong Sự kiện Lớn: 10 Mẹo Quan trọng

Dù sự kiện của bạn có chủ đề thú vị đến đâu hay có những tiết mục giải trí tuyệt vời đến đâu, thức ăn và đồ uống thường là trung tâm của bất kỳ...

Dù sự kiện của bạn có chủ đề thú vị đến đâu hay có những tiết mục giải trí tuyệt vời đến đâu, thức ăn và đồ uống thường là trung tâm của bất kỳ sự kiện lớn nào. Dĩ nhiên, bạn có thể có thực đơn tốt nhất, nhưng nếu thiếu nhân viên phục vụ phù hợp để phục vụ và giới thiệu thực đơn đó, bạn có thể bỏ qua một phần lớn khách hàng quay trở lại và cơ hội tiếp cận mới.

Tuy nhiên, nhân viên phục vụ thường là yếu tố bị bỏ qua trong quản lý sự kiện hiệu quả và thành công chung của sự kiện. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu 10 mẹo quan trọng để quản lý nhân viên phục vụ của mình trong bất kỳ quy mô sự kiện nào.

Đầu tiên và quan trọng nhất...

Việc bạn có thể tin tưởng nhân viên phục vụ của mình là một phần quan trọng trong việc lập kế hoạch và thực hiện sự kiện. Tất cả nhân viên được xem xét cho vị trí trong công ty phục vụ của bạn nên được xem xét kỹ lưỡng, vì hầu hết họ sẽ là những người tiếp xúc trực tiếp với khách mời. Và giống như các yếu tố khác trong ngành công nghiệp dịch vụ, trải nghiệm của khách hàng là gốc rễ của dịch vụ phục vụ.

Đây là mười chìa khóa quản lý nhân viên phục vụ trong những sự kiện lớn:

1. Ưu tiên Đào tạo

Nhân viên phục vụ có thể không có kinh nghiệm, và thậm chí những người đã có một lượng kinh nghiệm khá cũng cần đào tạo. Ngoài việc đào tạo về công nghệ mới, luôn là một ý tưởng tốt khi nhân viên của bạn làm lại các kiến thức cơ bản. Khi bạn cung cấp đào tạo đúng cho nhân viên trong quá trình làm việc, bạn đặt nền tảng đúng đắn và tạo điều kiện cho nhân viên phát triển.

2. Hiểu Rõ Nhân viên của bạn

Khi bạn hiểu rõ nhân viên của mình, bạn trở nên có vẻ như một nhà quản lý dễ tiếp cận hơn. Điều này cũng giúp bạn xác định được điểm mạnh và điểm yếu của từng thành viên trong nhóm, từ đó bạn có thể phân chức năng cho từng người sao cho cả bạn và họ đều đạt được thành công. Một ý tưởng tốt có thể là tổ chức một sự kiện xây dựng đội ngũ ngoài môi trường làm việc hàng ngày. Một sự kiện ngoài trời có thể khiến bạn và nhân viên của bạn cảm thấy hơi áp lực. Tuy nhiên, nếu bạn biến nó thành một niềm vui và chỉ một lần mỗi tháng, nó có thể mang lại lợi ích lớn về mặt sự gắn kết đồng đội và lòng trung thành tổ chức.

3. Chuẩn bị Chiến lược Đối phó với Cao điểm

Ai đã từng làm trong ngành dịch vụ chắc chắn đã biết về những lúc có vận đơn người muốn ăn hoặc đám đông đứng xếp hàng xung quanh quầy bar để uống đồ uống đầu tiên hoặc uống thêm. Cao điểm có thể xảy ra bất kỳ lúc nào, từ khi mọi người đến cho đến khi các DJ và diễn giả nghỉ ngơi. Trong chiến lược cao điểm của bạn, bạn nên lên kế hoạch có thêm nhân viên, sau đó cắt giảm số lượng nhân viên khi sự kiện của bạn giảm dần. Điều này giúp bạn không gây áp lực tài chính và không có nhân viên ngồi xung quanh trong những giờ không cao điểm. Dù sao, sự kiện lớn có thể kéo dài nhiều giờ, thậm chí nhiều ngày.

4. Cải thiện Kinh nghiệm Dịch vụ Khách hàng

Dịch vụ khách hàng là một phần quan trọng của việc quản lý nhân viên của bạn trong bất kỳ sự kiện nào. Đó là điều làm tăng chất lượng sản phẩm tổng thể mà khách hàng nhận được. Thực tế, the Huffington Post cho biết rằng 86% người tiêu dùng sẵn lòng trả nhiều hơn cho một trải nghiệm nâng cấp. Đây là một con số lớn và cũng là một cơ hội lớn hơn nữa cho các nhà phục vụ và nhà tổ chức sự kiện để tăng doanh thu của họ.

Chẳng có yếu tố nào đơn lẻ nào tạo nên dịch vụ khách hàng hoàn hảo. Dưới một định nghĩa rộng, đó là sự kết hợp giữa lắng nghe chủ động và quy trình nhân viên hiệu quả. Một vài cách để cải thiện liên tục dịch vụ khách hàng của bạn là: thu thập ý kiến phản hồi từ khách, tận dụng cơ hội để học hỏi, dự đoán nhu cầu của khách và chú trọng vào chi tiết. Hãy nhớ rằng trải nghiệm khách hàng tuyệt vời không được tạo ra trong một đêm, vì vậy hãy tiếp tục thực thi các phương pháp hiệu quả trong tất cả các lĩnh vực kinh doanh của bạn.

5. Thể hiện Hành vi Lãnh đạo của bạn

Là người quản lý phục vụ hay người tổ chức sự kiện, bạn là người tiếp quản và nhân viên dưới quyền bạn sẽ theo những gì bạn làm. Bạn nên hiện thị hành vi mà bạn muốn nhìn thấy từ nhân viên. Điều đó có nghĩa là đến đúng giờ và là người cuối cùng ra về. Mọi người đều là con người, nên dễ dẫn vào một tâm trạng không tốt trước khi một sự kiện diễn ra. Tuy nhiên, bạn nên nhớ rằng tâm trạng có thể lây lan đến những người khác. Khi năng lượng của nhân viên giảm, nó có thể khiến tâm trạng của khách hàng cũng giảm. Hãy giữ tích cực, để lên gương khiến doanh nghiệp và nhân viên của bạn đi theo.

6. Tận hưởng Phần thưởng Sớm và Thường xuyên

Đơn giản: khi bạn thưởng cho nhân viên của mình, họ sẽ thưởng lại bạn. Biến sự kiện lớn thành một cuộc thi và thưởng nhân viên cụ thể nào phục vụ nhiều người nhất hoặc nhận phản hồi tốt từ khách mời sự kiện. Có phần thưởng hoặc động cơ có thể là cách tuyệt vời để thúc đẩy đội của bạn để họ đưa ra 100% nỗ lực trong suốt sự kiện.

7. Chuẩn bị một Kế hoạch Dự phòng Toàn diện

Luôn chuẩn bị cho tình huống xấu nhất và hy vọng điều tốt nhất khi tổ chức một sự kiện phục vụ. Từ những cái chén bị hỏng đến thời tiết xấu, tất cả những điều này có thể xảy ra. Thông thường, bạn sẽ có một khoảng thời gian đủ dài để lập kế hoạch trước. Hãy đảm bảo bạn có thêm phần dồi dào thực phẩm, đồ ăn phụ, nhân viên dự phòng, kế hoạch phục vụ cho thời tiết xấu, bố trí sự kiện được vẽ trước, và một thực đơn phù hợp với khẩu vị của khách mời. Những sự kiện lớn có thể rất áp lực, nhưng nếu bạn không lập kế hoạch trước, bạn sẽ cho phép xảy ra sai sót.

8. Sử dụng Công cụ Lên thời khóa biểu Tốt nhất

Một sự kiện lớn thường yêu cầu một đội ngũ phục vụ lớn - và một sự kiện lớn có thể diễn ra trong một khoảng thời gian dài, với nhiều địa điểm. Điều đó có thể là một trọng tải lớn nếu bạn vẫn sử dụng bút và giấy hoặc bảng tính Excel cơ bản để lên lịch nhân viên. Hãy nhớ rằng những chuyện xảy ra: Nhân viên bị ốm, có sự cố hoặc gặp kẹt xe không mong muốn vào ngày họ được lên lịch làm việc. Bạn đã sử dụng công nghệ đơn giản để chuẩn bị cho những sự cố này chưa?

Với công nghệ hiện đại, phần mềm lên lịch nhân viên tự động hóa mọi quy trình lên lịch thủ công và loại bỏ bất kỳ lỗi nào từ sự cố do con người gây ra. Nó đảm bảo bạn có đủ số lượng nhân viên, luôn cập nhật và dễ tiếp cận vào bất kỳ thời điểm nào. Nếu bạn tìm đúng phần mềm, nó sẽ tiết kiệm hàng ngàn đô la cho bạn và giảm thiểu rất nhiều căng thẳng trong tương lai.

Chưa biết bắt đầu từ đâu? Xem những gợi ý của chúng tôi để tìm phần mềm phục vụ đúng đắn.

9. Giao tiếp Hiệu quả

Khi có đại diện quần chúng lớn trong một sự kiện lớn, giao tiếp có thể là chìa khóa để giữ cho doanh nghiệp của bạn hoạt động thuận lợi. Bạn không chỉ muốn nhấn mạnh việc giao tiếp mạnh mẽ giữa bạn và nhân viên của bạn, mà còn giữ cho nhân viên trong nhóm giao tiếp hiệu quả. Rất dễ dẫn đến tình trạng điên cuồng và nhân viên chạy khắp nơi như con gà không đầu.

Khi nhân viên giao tiếp hiệu quả, họ có đầy đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Kỹ năng giao tiếp thành công có thể được thích nghi cho bất kỳ ngành nghề nào - từ những email bạn gửi cho nhau trước sự kiện đến việc phối hợp vào ngày sự kiện lớn. Bí quyết là thực hiện đúng các phương pháp tốt nhất.

10. Tạo Môi trường làm việc Tích cực

Môi trường làm việc không thân thiện thường không đạt được kết quả tốt. Chỉ vì bạn là người quản lý không có nghĩa là kỹ năng quản lý nhân viên phục vụ của bạn 100% hoàn hảo. Hãy luôn cải thiện phong cách quản lý của bạn bằng cách đọc nhiều, tạo một vòng phản hồi mở với nhóm của bạn và tổ chức những cuộc đánh giá hữu ích để hỗ trợ các thành viên trong nhóm và giúp họ phát triển.

Lập kế hoạch một sự kiện và điều hành một công ty phục vụ là những công việc nghiêm túc, nhưng bạn vẫn có thể có niềm vui. Điều đó không sao cả khi bạn nói đùa với nhân viên và khách hàng để họ dễ tiếp cận. Một môi trường làm việc thành công bao gồm một sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và vui chơi.

Bây giờ bạn đã nắm bắt cách quản lý nhân viên phục vụ của mình, đến lúc tận dụng các xu hướng từ những chuyên gia phục vụ hàng đầu trong ngành. Chúng tôi đã tổng hợp một cuốn ebook miễn phí để giúp bạn làm điều đó.

Các Xu hướng Thực phẩm Lớn Ảnh hưởng đến Sự kiện

Một số câu hỏi nhanh liên quan đến quản lý nhân viên phục vụ:

Làm thế nào để chuẩn bị một kế hoạch dự phòng cho sự kiện lớn?

Khi tạo kế hoạch cho một sự kiện lớn, hãy luôn nhìn nhận khía cạnh xấu nhất và hi vọng điều tốt nhất. Hãy đảm bảo rằng bạn có đồ ăn dự phòng, đồ ăn phụ, nhân viên dự phòng, kế hoạch phục vụ cho thời tiết xấu, sơ đồ sự kiện đã được vẽ trước và đồ ăn phù hợp với khẩu vị của khách mời.

Công cụ nào tốt nhất để lên thời khóa biểu cho nhân viên?

Công cụ lên thời khóa biểu cho nhân viên không chỉ giúp bạn quản lý nhân viên của mình dễ dàng hơn, mà còn đảm bảo bạn luôn có đủ số lượng nhân viên cần thiết. Một số công cụ lên thời khóa biểu phổ biến như When I Work, Homebase và Shiftboard có thể giúp bạn tổ chức thời gian làm việc cho nhân viên một cách hiệu quả.

1