Xem thêm

Mô tả công việc tổ chức sự kiện, nhiệm vụ và trách nhiệm

Event organizers must be able to focus the event to achieve their company or client’s goals for the event. Sự kiện là một phần quan trọng của cuộc sống hiện đại. Có những buổi hòa...

Event Organizer Job Description Event organizers must be able to focus the event to achieve their company or client’s goals for the event.

Sự kiện là một phần quan trọng của cuộc sống hiện đại. Có những buổi hòa nhạc, triển lãm, hội nghị và các sự kiện đặc biệt khác diễn ra hàng ngày. Tuy nhiên, việc tổ chức một sự kiện thành công không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Đó là lý do tại sao vai trò của nhà tổ chức sự kiện rất quan trọng trong ngành quản lý sự kiện.

Vai trò và nhiệm vụ của một nhà tổ chức sự kiện

Một nhà tổ chức sự kiện có trách nhiệm lập kế hoạch, quản lý và tổ chức các sự kiện đặc sắc một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất. Công việc của họ chủ yếu là tìm kiếm đối tượng khách hàng trên thị trường và tìm kiếm các dịp để tổ chức sự kiện. Họ làm việc chủ yếu với các công ty quản lý sự kiện và làm việc với các khách hàng đa dạng trong các lĩnh vực công cộng, tư nhân và phi lợi nhuận.

Họ giao tiếp với khách hàng để hiểu rõ nhu cầu cụ thể của họ và cung cấp những sự kiện tốt nhất, bao gồm hội chợ trường nghề, giáo dục, công nghệ và thương mại; các lễ hội điện ảnh, âm nhạc, nghệ thuật và văn hóa; và triển lãm. Các sự kiện khác nằm trong mô tả công việc của họ bao gồm ra mắt sản phẩm, nhạc sống, show thời trang hoặc âm nhạc, khuyến mãi, hội thảo kinh doanh hoặc giáo dục và các sự kiện gây quỹ từ thiện.

Một nhà tổ chức sự kiện cần phải luôn cống hiến để thể hiện hiệu suất xuất sắc trong công việc của mình. Cơ hội nghề nghiệp cho ngành này bao gồm làm việc tự do và thành lập công ty quản lý sự kiện riêng, ngoài việc làm cho một công ty.

Ví dụ về mô tả công việc và nhiệm vụ của nhà tổ chức sự kiện

Dưới đây là một số mô tả công việc và nhiệm vụ của một nhà tổ chức sự kiện:

  • Giao tiếp với khách hàng để hiểu rõ nhu cầu, mong muốn và yêu cầu đặc biệt cho sự kiện
  • Lập kế hoạch và tổ chức sự kiện từ khái niệm đến hoàn thành theo sự ưu tiên của khách hàng
  • Tạo ngân sách phù hợp với nhu cầu của khách hàng và duy trì nó
  • Chọn địa điểm hoặc nơi diễn ra sự kiện phù hợp nhất; đặt, chuẩn bị và sắp xếp nó cho sự kiện
  • Thiết kế một bố trí và chương trình cho sự kiện; tạo ra hướng dẫn sự kiện, vé, tờ rơi và bất kỳ hoạt động tiếp thị nào khác để quảng bá sự kiện theo cách truyền thống hoặc số hoá với sự trợ giúp của các chuyên gia PR hoặc các nhà điều hành marketing
  • Thuê tình nguyện viên chính và quản lý nhân viên, cũng như các khách mời đặc biệt, MC, người dẫn chương trình hoặc bất kỳ người giải trí phù hợp nào khác cho sự kiện
  • Tham dự sự kiện để giám sát hoạt động và đảm bảo các chi tiết được xử lý như kế hoạch
  • Giải quyết các tranh chấp có thể phát sinh và ở lại hiện trường sau khi sự kiện kết thúc để đảm bảo việc dọn dẹp đúng cách
  • Làm việc và cung cấp hướng dẫn cho tình nguyện viên và nhân viên tham gia lập kế hoạch và thực hiện sự kiện
  • Thương lượng và ký hợp đồng với các nhà cung cấp như nhiếp ảnh gia, người làm hoa, nhà cung cấp dịch vụ ẩm thực và vận chuyển về một loạt mặt hàng và dịch vụ như an ninh, ánh sáng, thiết bị âm thanh, hiển thị, sân khấu, bãi đỗ xe, thức ăn và đồ uống và bất kỳ mặt hàng cần thiết khác để đảm bảo thành công của sự kiện
  • Giám sát việc cung cấp hàng hóa và dịch vụ để đảm bảo các điều khoản hợp đồng được đáp ứng; tuân thủ các quy định về luật pháp, bảo hiểm và sức khỏe và an toàn
  • Thực hiện các nhiệm vụ liên quan khác theo yêu cầu của khách hàng.

Yêu cầu - Kỹ năng, khả năng, và kiến thức - cho vai trò của nhà tổ chức sự kiện

Nói chung, bằng cấp trung học là yêu cầu tối thiểu cho vai trò này. Tuy nhiên, bằng cấp đại học về quản lý khách sạn, khách sạn, marketing, quảng cáo hoặc bất kỳ lĩnh vực liên quan khác hoặc tương đương sẽ mang lại lợi thế hơn so với các ứng viên khác trong việc bảo đảm các giao dịch cạnh tranh.

Các chương trình đào tạo sau đại học thường không cần thiết; thay vào đó, việc nhận được đào tạo qua thực tập, việc học từ kinh nghiệm làm việc, việc học song hành, các buổi hội thảo đào tạo trong công ty và các khóa đào tạo bên ngoài là những gì một người cần để tiến xa như một nhà tổ chức sự kiện thành công.

Khi tuyển dụng cho vai trò của nhà tổ chức sự kiện, người tuyển dụng thường đưa ra các yêu cầu và tiêu chuẩn sau đây để đáp ứng bởi ứng viên để tiếp cận vị trí:

  • Kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện hoặc quản lý sự kiện hoặc kinh nghiệm làm việc liên quan là một lợi thế
  • Kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ - bằng văn bản và nói là một điều bắt buộc
  • Tính cách tích cực và hướng ngoại
  • Kỹ năng đàm phán, lãnh đạo và lập kế hoạch mạnh mẽ
  • Khả năng làm nhiều việc cùng một lúc, duy trì bình tĩnh và làm việc dưới áp lực trong một môi trường nhanh chóng
  • Chú ý đến chi tiết và kỹ năng giải quyết vấn đề tốt
  • Kinh nghiệm hoặc tài năng trong việc tổ chức và làm việc với các sự kiện phức tạp một cách hiệu quả và có phương pháp
  • Kỹ năng giao tiếp cá nhân mạnh mẽ và khả năng làm việc với các loại người khác nhau
  • Khả năng làm việc hiệu quả như một phần của một nhóm và cũng có thể chủ động khi cần thiết

Kết luận

Vai trò của nhà tổ chức sự kiện rất quan trọng trong một công ty quản lý sự kiện để hiệu quả tổ chức, quản lý và đạt được mục tiêu sự kiện của tổ chức.

Nội dung của bài viết này sẽ hữu ích đối với các nhà quản lý tuyển dụng hoặc nhóm cố gắng tạo ra một mô tả công việc tốt cho một vị trí nhà tổ chức sự kiện mới. Họ có thể sử dụng mô tả công việc mẫu được cung cấp trên để tạo ra một mô tả chi tiết cho vai trò và tăng khả năng thu hút được những ứng viên tốt nhất cho vị trí việc làm trống của họ.

Người tìm việc cũng có thể thấy bài viết này hữu ích trong việc chuẩn bị một phần kinh nghiệm và nhiệm vụ chi tiết và giành chiến thắng trong quá trình xin việc của họ.

Ngoài ra, những người quan tâm đến việc bắt đầu sự nghiệp quản lý sự kiện sẽ thấy bài viết này hữu ích để tìm hiểu về nhiệm vụ và trách nhiệm của nhà tổ chức sự kiện, giúp họ chuẩn bị tốt hơn cho vai trò này.

1