Xem thêm

Quản lý sự kiện: Chìa khóa thành công cho các hoạt động sự kiện

Sự kiện là một phần không thể thiếu trong chiến lược marketing của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc tổ chức sự kiện không chỉ đơn thuần là một công việc đơn giản mà còn...

Event Management

Sự kiện là một phần không thể thiếu trong chiến lược marketing của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc tổ chức sự kiện không chỉ đơn thuần là một công việc đơn giản mà còn đòi hỏi sự chuyên nghiệp và kinh nghiệm. Với nhiều lựa chọn từ những công ty tổ chức sự kiện nhỏ đến các tập đoàn toàn cầu, việc tìm một đối tác phù hợp có thể trở nên phức tạp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về quản lý sự kiện và những điều cần lưu ý để chọn một đối tác đáng tin cậy.

Một loạt dịch vụ đầy đủ

Nắm bắt nhu cầu của bạn và xác định những dịch vụ cần thiết là bước đầu tiên để lựa chọn đúng đơn vị quản lý sự kiện. Nếu bạn chỉ cần giúp đỡ về đăng ký hoặc thiết lập gian hàng, một nhà cung cấp công nghệ sự kiện nhỏ hoặc một nhà thầu vận chuyển có thể là sự lựa chọn tốt nhất. Tuy nhiên, nếu sự kiện đóng vai trò quan trọng trong chiến lược marketing của bạn, thì một công ty quản lý sự kiện cung cấp đầy đủ dịch vụ là lựa chọn tốt nhất.

Các công ty quản lý sự kiện đầy đủ dịch vụ thường cung cấp một loạt dịch vụ đa dạng, thường được tính theo giờ quản lý dự án. Danh sách dịch vụ bao gồm tìm kiếm địa điểm, lập kế hoạch và thiết lập địa điểm, quản lý vận chuyển và bốc dỡ hàng hóa, dịch vụ đăng ký, quản lý trung tâm liên hệ, thiết kế buổi diễn chính, sản xuất buổi diễn chính, lập lịch nhóm, lập kế hoạch và sản xuất sự kiện đặc biệt, lập kế hoạch diễn giả và phiên họp, lập kế hoạch an ninh và an toàn, lập kế hoạch diễn hành, lập kế hoạch thời gian sự kiện, tìm kiếm địa điểm, quản lý khách sạn và đặt phòng, lập kế hoạch tham gia từ xa, hội nghị từ xa, sự kiện từ xa, lập kế hoạch sự kiện doanh nghiệp, lập kế hoạch luồng giao thông người tham dự, quà tặng và phần thưởng cho người tham dự, đặt và quản lý diễn giả/nghệ sĩ và lập kế hoạch theo dõi người tham dự sau sự kiện.

Ideal, công ty mà bạn chọn cũng nên có kiến thức về marketing sự kiện bao gồm chiến lược sự kiện và thiết kế trải nghiệm, nhân sự sáng tạo và thiết kế, dịch vụ tạo nội dung, khả năng tương tác kỹ thuật số và tích hợp, khả năng sản xuất trực tiếp (bao gồm thiết kế sân khấu, thiết kế ánh sáng và phát sóng trực tiếp), nhân sự phân tích và khoa học dữ liệu, cơ sở sản xuất và kiến ​​thức về kỹ thuật, kinh nghiệm tổ chức sự kiện toàn cầu.

Mặc dù danh sách dịch vụ trên có vẻ đáng sợ, nhưng đó là những dịch vụ cần thiết để tạo ra, triển khai và đo lường các chiến dịch marketing sự kiện của bạn. Quản lý một danh mục sự kiện, dù đó là ba sự kiện hàng năm hoặc hàng nghìn sự kiện mỗi năm, yêu cầu sự tập trung vào tất cả các chi tiết để đạt được kết quả tốt mỗi lần.

Cuối cùng, hãy nhớ rằng một nhà cung cấp sự kiện toàn cầu sẽ có sức mua lớn, giúp bạn tiết kiệm tiền cho khách sạn, vận chuyển, thuê địa điểm và nhiều hơn nữa.

Quá khứ thành công

Đừng rủi ro thành công của sự kiện của bạn với một người mới! Hãy xem xét danh sách trên và hình dung rằng cần bao nhiêu kinh nghiệm để thực hiện các lĩnh vực đa dạng đó. Tìm một đối tác công ty quản lý sự kiện có thể cho thấy một lịch sử thành công lâu dài trong các ngành công nghiệp khác nhau và với các sự kiện có quy mô khác nhau.

Công ty của bạn nên có nhiều hồ sơ khách hàng, tham khảo từ khách hàng và đánh giá từ người tham dự sự kiện để chứng minh họ có thể làm những gì họ hứa. Hơn thế nữa, hãy tham dự một sự kiện do họ tổ chức, đặc biệt là nếu đó là một sự kiện phức tạp, để bạn có thể thấy họ hoạt động thế nào. Công ty GPJ thường mời các khách hàng tiềm năng đến xem chúng tôi thực hiện Dreamforce, hội nghị phần mềm lớn nhất thế giới với hơn 170.000 người tham dự. Nếu công ty của bạn có thể thực hiện các sự kiện phức tạp, khả năng thành công của họ cũng khá cao.

Mối quan hệ lâu dài với khách hàng

Một dấu hiệu khác cho thấy một đối tác công ty quản lý sự kiện tốt là mức độ quyền lực mà họ có trong lĩnh vực marketing trải nghiệm. Đồng nghiệp của bạn có biết về họ không (giả sử họ biết bất kỳ công ty nào trong lĩnh vực sự kiện)? Bạn đã thấy tài lãnh đạo của họ chưa? Còn tài khoản mạng xã hội của họ - liệu họ có được coi là một người dẫn đầu không?

Tuy nhiên, có thể nói rằng tín hiệu lớn nhất cho thấy một công ty sẽ là đối tác tốt chính là thời gian mà họ duy trì mối quan hệ với khách hàng. GPJ đã có nhiều khách hàng trong hơn 10 năm. Đó là nhiều năm, không phải tháng. Chúng tôi có một số mối quan hệ kéo dài hơn 20 năm và một mối quan hệ kéo dài đến 78 năm. Bạn chỉ có thể đạt được sự bền vững như vậy nếu bạn liên tục cung cấp được như thế cho nhóm marketing sự kiện, ban lãnh đạo và khách hàng của bạn.

Khả năng quốc tế

Mặc dù ban đầu bạn có thể không cần khả năng quốc tế, nhưng có hai lý do để coi đây là một yếu tố quan trọng. Đầu tiên, như đã đề cập trước đó, sức mua của các công ty có mạng lưới trên toàn cầu có thể tiết kiệm tiền cho bạn, ngay cả khi bạn đang sử dụng dịch vụ của họ trong nước. Thứ hai, bạn có thể cần mở rộng và đã có một công ty quản lý sự kiện có thể giúp bạn mở rộng một cách mượt mà, tiết kiệm thời gian và tiền bạc.

Event Management

Chuyên môn về công nghệ sự kiện

Thường bị bỏ qua trong việc đánh giá ban đầu về chuyên môn quản lý sự kiện là khả năng của một công ty phát triển, làm việc hoặc tích hợp công nghệ. Công nghệ đăng ký là một ví dụ rõ ràng, nhưng công ty của bạn có thể tạo ra một ứng dụng di động thỏa mãn nhu cầu cụ thể của bạn không? Họ có thể làm việc với các đối tác công nghệ khác để tích hợp các công cụ khác nhau để bạn có dữ liệu hành động trong và sau sự kiện? Họ có hiểu cách tạo nội dung gây hứng thú cho khán giả mục tiêu của bạn trong phương tiện kỹ thuật số? Một lần nữa, họ có các hồ sơ dự án mà họ có thể cho bạn xem?

Hãy khám phá sâu hơn để tìm hiểu xem họ có giao việc kỹ thuật số hay không. Nếu có, họ không nên đánh giá cao và kiếm lợi từ nó. Họ nên hoặc chuyển giao các dịch vụ đó, với giá thành thấp, hoặc cho bạn tự thỏa thuận với nhà cung cấp công nghệ cụ thể đó.

Việc tìm kiếm đối tác quản lý sự kiện phù hợp có thể phức tạp. Tuy nhiên, bạn có thể đơn giản hóa quá trình này bằng cách chọn một đối tác cung cấp một loạt dịch vụ đầy đủ, hồ sơ thành công, danh sách khách hàng lớn và ngày càng phát triển, sự hiện diện toàn cầu và sự tự tin trong việc cung cấp các giải pháp công nghệ để nâng cao sự kiện của bạn.

1