Xem thêm

Hướng dẫn căn bản về Quản lý An toàn và Sức khỏe cho Sự kiện

Trong vài năm qua, an toàn và sức khỏe cho sự kiện đã trở thành mối quan tâm hàng đầu của các nhà tổ chức. Tìm cách chăm sóc khách mời và tuân thủ các...

Trong vài năm qua, an toàn và sức khỏe cho sự kiện đã trở thành mối quan tâm hàng đầu của các nhà tổ chức. Tìm cách chăm sóc khách mời và tuân thủ các quy định là những phần quan trọng trong danh sách lập kế hoạch của bạn.

Là một nhà tổ chức, bạn muốn đảm bảo an toàn cho người tham dự và nhân viên. Điều đó có nghĩa là thực hiện các biện pháp hợp lý để ngăn ngừa nguy hiểm xảy ra cho bất kỳ ai tham gia sự kiện của bạn và lập kế hoạch cho tình huống khẩn cấp. Sự kiện càng lớn, điều này càng khó khăn. Tuy nhiên, đánh giá rủi ro cho các sự kiện cộng đồng nhỏ cũng quan trọng không kém; an toàn luôn đứng đầu.

Để giúp bạn trên hành trình an toàn và sức khỏe của mình, đây là những khía cạnh chính cần xem xét khi lập kế hoạch sự kiện. Danh sách kiểm tra an toàn cuối cùng của bạn sẽ chi tiết hơn, nhưng đây là một nơi tuyệt vời để bắt đầu. Hãy nhớ theo dõi hướng dẫn của chính phủ và liên hệ với các quan chức địa phương nếu bạn không chắc chắn.

Đánh giá sự phù hợp của địa điểm tổ chức sự kiện

Bắt đầu với một bản mô tả viết về sự kiện của bạn, bao gồm tất cả các hoạt động sẽ diễn ra và kích thước và đặc điểm dân số ước tính của khán giả (ví dụ: trẻ em, người già hoặc người khuyết tật sẽ có nhu cầu khác nhau). Với điều này trong tâm trí, hãy thăm địa điểm tổ chức sự kiện của bạn trước khi đặt chỗ để đánh giá tính phù hợp của nó.

Các yếu tố cần xem xét bao gồm:

  • Sức chứa: Khách tham dự có thể được lưu trú an toàn trong địa điểm hay không? Khách hàng sẽ đứng hay ngồi? Có không gian để di chuyển không? Có những điểm hẹp nào mà quá đông người có thể xảy ra kẹt cứng?

  • Tiếp cận: Có đủ tiếp cận đến địa điểm tổ chức sự kiện cho người đi bộ và phương tiện giao thông không? Người khuyết tật, người dùng xe lăn hoặc người dùng xe đẩy có thể tiếp cận được địa điểm không? Có đủ lối thoát hiểm không?

  • Mối nguy hiểm: Có những hiểm họa hiện có, chẳng hạn như đường dây điện trên cao hoặc dịch vụ dưới lòng đất mà cấu trúc của bạn có thể gây xao lạc? Địa điểm có dễ bị lũ lụt hoặc gió mạnh không? Xem xét điều kiện mặt đất và địa hình khi đặt cấu trúc tạm thời.

  • Cơ sở vật chất: Bệnh viện và trạm cứu hỏa gần nhất cách xa bao xa? Các liên kết giao thông công cộng như thế nào? Xem xét cơ sở hạ tầng bạn cần cho sự kiện của bạn.

Sau khi bạn xác nhận tính phù hợp của địa điểm của mình cho một sự kiện bao quát, hãy lập bản đồ trang web cho biết các cấu trúc, tiện ích, hàng rào, cửa vào và cửa ra sẽ được đặt. Đưa kế hoạch này cho tất cả các nhà thầu, nhà cung cấp và nhân viên làm việc trong sự kiện.

Thực hiện đánh giá rủi ro bằng danh sách an toàn sức khỏe sự kiện

Đánh giá rủi ro sự kiện dễ dàng hơn với danh sách kiểm tra an toàn sức khỏe. Nó giúp bạn suy nghĩ về những rủi ro tiềm năng đối với an toàn tại sự kiện của bạn và xếp hạng chúng. Một thang điểm từ một đến năm có thể hữu ích, trong đó một đại diện một rủi ro không đáng kể và năm đại diện cho một rủi ro nghiêm trọng.

Các nguy cơ cần xem xét bao gồm:

  • Nguy cơ về tai nạn hoặc thiết bị: Có cáp hoặc dây neo mà người ta có thể bị ngã trên không? Có thủy tinh mà người ta có thể va chạm vào không? Có đủ an toàn để tránh tiếp xúc với máy phát điện hoặc thiết bị điện khác không?

  • Nguy cơ quản lý đám đông: Có thể xảy ra đè nén hoặc đông đúc? Bạn sẽ làm thế nào để xử lý hành vi hung hăng hoặc say rượu? Liệu mọi người có đứng trước nguy hiểm xung quanh đường hay khu đỗ xe?

  • Nguy cơ đối với nhân viên: Bạn sẽ bảo vệ những người làm việc cho bạn khỏi chấn thương nâng và vận chuyển? Xem xét các quy định của OSHA.

  • Nguy cơ sơ cứu: Có thể người ta làm tổn thương bản thân thông qua các hoạt động không? Nếu có, thì những chấn thương nào có thể xảy ra? Người chạy có thể bị sốt nóng trong nhiệt độ cao? Điều gì sẽ xảy ra nếu một người tham dự bị đau tim?

  • Nguy cơ thời tiết: Mặt đất có thể trơn khi ướt? Gió có thể đe dọa tính ổn định của cấu trúc? Thiết bị có thể bị ướt hoặc quá nhiệt không?

  • Nguy cơ về môi trường: Các hoạt động sự kiện có thể gây hại cho địa điểm hoặc khu vực không? Rác hoặc mảnh vỡ có thể đe dọa động vật hoang dã? Có thể xảy ra ô nhiễm từ tràn đổ?

  • Nguy cơ hỏa hoạn: Bạn sẽ làm thế nào để kiểm soát hút thuốc lá trong địa điểm hoặc tại hiện trường? Người cắm trại có thể sử dụng lò nướng hoặc bếp lò? Có thể xảy ra hỏa hoạn điện? Có bình chữa cháy không?

  • Nguy cơ liên quan đến dịch vụ lưu trú: Lò nướng hoặc máy pha nước nóng có thể tạo ra rủi ro? Làm thế nào để xử lý dị ứng thực phẩm? Có thùng chứa thức ăn và nước nóng phù hợp không?

  • Nguy cơ khủng bố và an ninh: Bạn có thể thực hiện kiểm tra túi để ngăn ngừa mối đe dọa an ninh? Làm thế nào để đảm bảo chỉ có người có vé mới có thể vào?

  • Nguy cơ bảo vệ trẻ em: Có rủi ro trẻ em bị mất? Có thể xảy ra cáo buộc ngược đãi hoặc bỏ rơi? Nhân viên cần được kiểm tra lý lịch không?

  • Nguy cơ liên quan đến COVID: Có bao nhiêu người tham dự? Địa điểm có đủ lớn để tránh đông đúc? Có đủ cơ sở để rửa tay và trạm vệ sinh không?

Hãy ghi lại tất cả các rủi ro có thể xảy ra cho an toàn sự kiện và ai có thể bị ảnh hưởng - người tham dự, nhân viên, công chúng hoặc địa điểm chính - và cách bạn sẽ làm giảm thiểu và quản lý từng rủi ro. Hãy tập trung đặc biệt vào những rủi ro nghiêm trọng nhất và ưu tiên chúng để giảm thiểu rủi ro xuống một mức chấp nhận được.

Hợp tác với nhóm của bạn để đánh giá rủi ro; họ có thể nhận ra những điều mà bạn không nhìn thấy. Ngoài ra, làm việc chặt chẽ với nhà cung cấp của bạn về quản lý an toàn cho sự kiện. Yêu cầu xem xét đánh giá rủi ro và phương pháp từ những người cung cấp dịch vụ ẩm thực, nhà cung cấp lều và công ty âm thanh ánh sáng có thể giúp bạn giảm thiểu rủi ro cùng nhau. Khi thích hợp, liên kết với các cơ quan chính quyền địa phương và các dịch vụ cấp cứu.

Tạo kế hoạch sự kiện khẩn cấp

Quan trọng nhất là lập kế hoạch cho những tình huống đòi hỏi hành động ngay lập tức, từ một đám cháy cho đến sụp đổ sân khấu hoặc sự cố khủng bố. Ngay cả thời tiết xấu cũng có thể tạo ra tình huống khẩn cấp.

Để cảm thấy chuẩn bị, phát triển các quy trình khẩn cấp mà tất cả nhân viên làm việc trong sự kiện phải tuân thủ và thảo luận các kế hoạch của bạn với quản lý địa điểm. Đối với các sự kiện lớn và/hoặc không ở địa điểm cố định, hãy bao gồm cả công an, bộ đội cứu hỏa và xe cứu thương trong cuộc tham vấn của bạn.

Các khía cạnh cần xem xét khi phát triển các quy trình bao gồm:

  • Kích hoạt cảnh báo: Làm thế nào để bạn thông báo vụ khẩn cấp cho nhân viên và tình nguyện viên?

  • Thông báo cho công chúng: Bạn có hệ thống thông báo công chúng đủ lớn? Thủ tục dừng (và khởi động lại) sự kiện như thế nào nếu cần thiết?

  • Phản ứng khẩn cấp tại hiện trường: Có bình chữa cháy và quy trình khẩn cấp rõ ràng trong trường hợp cháy xảy ra? Bạn có cần nhân viên bảo vệ không?

  • Triệu hồi và liên lạc với các dịch vụ khẩn cấp: Ai sẽ là người liên hệ và làm thế nào để bạn hỗ trợ các dịch vụ khẩn cấp?

  • Quản lý đám đông, bao gồm sơ tán: Làm thế nào để bạn di chuyển mọi người ra khỏi nguy hiểm trực tiếp đến một nơi an toàn? Xem xét những người có khả năng di chuyển hạn chế và trẻ em.

  • Quản lý giao thông: Làm thế nào để xe cứu thương tiếp cận hiện trường? Làm thế nào để xe rời khỏi hiện trường trong trường hợp khẩn cấp?

  • Cung cấp sơ tán đầu tiên: Có đủ cung cấp y tế không?

  • Xử lý công nhân bị thương: Làm thế nào người bệnh sẽ được đưa đến bệnh viện? Có xe cứu thương tại hiện trường không?

  • An ninh: Làm thế nào để bạn báo động nếu có mối đe dọa?

  • Quản lý trẻ em: Có nguy cơ trẻ em bị lạc? Có thể xảy ra cáo buộc ngược đãi hoặc bỏ rơi? Nhân viên có cần được kiểm tra lý lịch không?

Hãy suy nghĩ về việc tổ chức một cuộc họp với các thành viên trong nhóm được chỉ định của bạn để làm việc qua một loạt các tình huống và xác định tính hiệu lực của các phản ứng của bạn. Yêu cầu họ tìm ra câu trả lời cho các vấn đề thực tế, chẳng hạn như làm thế nào để quản lý quá đông và sau đó thảo luận vì sao chúng ta sử dụng hàng rào.

Thực hiện các yêu cầu về an toàn và sức khỏe cho một sự kiện

Thực hiện các biện pháp an toàn và sức khỏe sẽ giúp bạn quản lý nhân viên, nhà cung cấp và người tham dự và đảm bảo rằng họ không bị tiếp xúc với nguy cơ từ việc thiết lập đến phá sản.

Để đảm bảo mọi người đều hiểu và thống nhất, cung cấp thông tin liên quan cho nhân viên trong buổi giới thiệu hiện trường và đảm bảo nhà cung cấp làm điều tương tự cho nhân viên của họ. Bao gồm thông tin về nguy hiểm hiện trường, giới hạn tốc độ và đỗ xe, sơ cấp cứu, nhà vệ sinh và trạm rửa tay và sắp xếp khẩn cấp. Cung cấp thông tin an toàn và sức khỏe phù hợp đến công chúng qua biển báo hoặc thông báo trước sự kiện.

Để giám sát rủi ro trong suốt sự kiện của bạn, tạo một danh sách kiểm tra và giao cho một cá nhân được chỉ định chịu trách nhiệm kiểm tra định kỳ. Một quy trình giấy tờ rõ ràng và được thực hiện một cách chuyên nghiệp là cách tốt nhất để tổ chức sự kiện giảm thiểu rủi ro.

An toàn đám đông trong các sự kiện

Các sự kiện trực tiếp có nhiều hình dạng và kích cỡ khác nhau, từ những buổi gặp mặt nhỏ cho đến các lễ hội, hội nghị, buổi hòa nhạc hoặc các điểm tham quan. Dù sự kiện nào cũng mang đến thách thức về an toàn và sức khỏe, quy mô của sự kiện của bạn trực tiếp ảnh hưởng đến nguy cơ tiềm ẩn. Càng đông người thì nguy cơ an toàn đám đông càng cao.

Một nguy cơ nguy hiểm có thể xảy ra trong sự kiện lớn là đám đông đột ngột. Đám đông đột ngột hoạt động như một làn sóng; nguy hiểm là người ta bị cuốn đi ngoài tầm kiểm soát của họ. Một khi đám đông bắt đầu, nó có thể khó ngừng lại. Hãy cảnh giác và biết cách ngăn chặn áp lực của đám đông bằng cách thực hiện các biện pháp phòng ngừa - quản lý sự xây dựng đám đông hoặc ngừng sự kiện nếu cần thiết.

Làm thế nào để ngăn chặn áp lực của đám đông

Ngăn chặn đám đông đột ngột liên quan đến việc lập kế hoạch và đánh giá rủi ro cẩn thận. Mọi người di chuyển khi có sự thay đổi. Điều đó có thể là một nghệ sĩ chính xuất hiện, buổi biểu diễn bắt đầu hoặc thay đổi thời tiết đột ngột. Dù lý do là gì, đám đông đột ngột phản ứng và càng có nhiều người thì tác động càng lớn.

Các bước để ngăn chặn áp lực của đám đông đột ngột bao gồm:

  • Cửa vào và cửa ra: Bạn có đủ nhân viên bảo vệ cho kích thước của đám đông? Các điểm vào và ra có được đánh dấu rõ ràng không? Nhân viên có cửa ra riêng? Có đủ điểm tiếp cận cho dịch vụ khẩn cấp không? Tất cả các lối thoát khẩn cấp có sẵn và mở khóa không?

  • Phân tách đám đông: Bạn có hàng rào sự kiện để ngăn người ta vào những nơi cụ thể không? Chúng có đủ mạnh để ngăn chặn áp lực đột ngột không? Các khu vực chỉ cho đứng không có phân chia không? Có đường đi giữa các khoảng không cho nhân viên an ninh sử dụng không?

  • Nhân viên an ninh: Bạn có đủ nhân viên an ninh không? Họ có thể dễ dàng tiếp cận mọi khu vực của sự kiện? Họ được đào tạo để làm việc với đám đông lớn không? Ai quản lý nhân viên an ninh tại sự kiện của bạn?

  • Người theo dõi đám đông: Bạn có những người đặt ở các điểm để xác định các điểm chèn và đám đông xây dựng? Họ sẽ có điểm quan sát tốt nhất ở đâu? Làm thế nào để bạn thông báo cho biểu diễn viên sự kiện về mối đe dọa tiềm năng?

  • Kế hoạch khẩn cấp: Trong trường hợp khẩn cấp, bạn có quy định để dừng sự kiện không? Làm thế nào để bạn truyền thông với đám đông? Ai có trách nhiệm chung tại sự kiện của bạn? Có đủ nhân viên sơ cấp cứu được đào tạo và có kit sơ cấp cứu trên hiện trường không?

Đảm bảo nhân viên hiểu và chú ý và biết nhìn ra như những điểm kích hoạt và sau đó thảo luận lý do chúng ta sử dụng hàng rào để giữ an toàn.

Tài nguyên để tạo ra các sự kiện an toàn

Những mẹo an toàn sự kiện trên không phải là toàn diện, nhưng chúng sẽ giúp bạn khởi đầu kế hoạch an toàn và sức khỏe của mình. Hãy nhớ: rất quan trọng để cập nhật và tuân thủ hướng dẫn của chính phủ mới nhất trước khi tổ chức bất kỳ sự kiện trực tiếp nào.

Xác định và hiểu cách thực hiện các biện pháp an toàn và sức khỏe là vô cùng quan trọng trong lập kế hoạch sự kiện. Là người tổ chức sự kiện có trách nhiệm tìm ra các giải pháp cho những nguy cơ tiềm ẩn. Các mẫu và nền tảng của chúng tôi giúp bạn xác định và quản lý các mối nguy hiểm khác nhau - đồng nghĩa với việc nhân viên và khách tham dự an toàn khi tham gia sự kiện của bạn.

1