Xem thêm

5 Mẹo Lên Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện Gây Quỹ [Với Mẫu]

Tổ chức sự kiện gây quỹ là một phần quan trọng trong việc tổ chức một buổi gây quỹ thành công. Điều quan trọng là bạn phải chuẩn bị sẵn sàng khi tổ chức một...

Tổ chức sự kiện gây quỹ là một phần quan trọng trong việc tổ chức một buổi gây quỹ thành công. Điều quan trọng là bạn phải chuẩn bị sẵn sàng khi tổ chức một buổi gây quỹ. Nhưng làm thế nào để lên kế hoạch cho sự kiện của bạn? Bạn cần thực hiện những bước nào để chuẩn bị mọi thứ cho khách mời của mình?

Đọc tiếp để biết các mẹo lên kế hoạch sự kiện và tải xuống mẫu lên kế hoạch sự kiện gây quỹ miễn phí của chúng tôi để bạn có thể đạt được sự thành công lớn hơn cho sự kiện gây quỹ của mình.

Mẹo lên kế hoạch sự kiện

Các mẹo sau đây sẽ giúp bạn dễ dàng tổ chức các sự kiện gây quỹ của mình.

Tạo một ủy ban sự kiện

Họp ủy ban sự kiện gây quỹ để thảo luận về sự kiện tại bàn với máy tính xách tay và nhật ký. Họp ủy ban sự kiện gây quỹ để thảo luận về sự kiện tại bàn với máy tính xách tay và nhật ký.

Bạn không nên tổ chức sự kiện một mình. Một người làm việc đơn lẻ có thể bỏ qua những chi tiết quan trọng mà một nhóm làm việc không bỏ lỡ được. Đó là lý do tại sao ta cần có một ủy ban sự kiện. Không chỉ giúp giảm ta khối lượng công việc, ủy ban sự kiện còn giúp nâng cao chất lượng sự kiện của bạn bằng cách mang lại sự đa dạng. Một ủy ban sự kiện giúp thu thập nhiều ý tưởng mới và đổi mới, từ đó biến sự kiện của bạn thành một dịp mà khách mời của bạn thực sự nhớ mãi.

Ủy ban sự kiện cũng giúp việc phân công công việc trở nên dễ dàng hơn. Không nên để một người duy nhất chịu trách nhiệm cho mọi khía cạnh của sự kiện gây quỹ. Có quá nhiều việc phải làm! Thay vào đó, một ủy ban sự kiện làm việc với mục tiêu chung có thể làm cho việc lên kế hoạch sự kiện trở nên dễ quản lý hơn. Tại sao? Vì bạn có thể chia sẻ công việc cho từng người dựa trên sức mạnh và điểm yếu riêng của họ.

Tuyển tình nguyện viên sớm

Như việc có một ủy ban sự kiện hiệu quả, việc tuyển một nhóm tình nguyện viên vững chắc cũng rất quan trọng. Đó là lý do tại sao việc tuyển tình nguyện viên sớm là điều quan trọng. Bạn không chỉ có thể kéo họ tham gia vào việc lên kế hoạch sự kiện, mà bạn cũng sẽ có đủ thời gian để đào tạo tình nguyện viên về mọi khía cạnh của công việc họ được giao.

Bắt đầu quá trình tuyển dụng sớm cũng giúp đảm bảo rằng bạn thu hút đủ tình nguyện viên để giúp bạn trong sự kiện. Tùy thuộc vào loại sự kiện, bạn có thể tiếp cận với các tổ chức dân sinh, các trường học hoặc nhà thờ để tuyển dụng tình nguyện viên. Điều này đương nhiên là không ai biết trừ khi cơ sở dữ liệu người ủng hộ của bạn đã có đủ tình nguyện viên sẵn sàng tham gia sự kiện của bạn. Bắt đầu với cơ sở dữ liệu người ủng hộ của bạn, sau đó mở rộng ra các tổ chức bên ngoài để đảm bảo bạn có đủ tình nguyện viên để phục vụ trong sự kiện gây quỹ của mình.

Xây dựng kế hoạch truyền thông sự kiện

Sau khi bạn đã có đội ngũ nhân sự, đến lúc xây dựng kế hoạch truyền thông. Bạn cần biết cách truyền đạt thông tin về sự kiện của bạn, nhóm mục tiêu mà bạn muốn tiếp cận và các kênh bạn có thể tiếp cận khách hàng. Bên cạnh đó, cần xác định các nhà tán thành để giúp bạn truyền thông về sự kiện.

Ba kênh mà bạn nên sử dụng để truyền thông về sự kiện của bạn là mạng xã hội, email và thư trực tiếp.

Để tiếp cận với những người ngoài cơ sở dữ liệu người ủng hộ của bạn, hãy thử quảng cáo sự kiện của bạn trên mạng xã hội. Tạo một trang sự kiện cho sự kiện của bạn trên Facebook và đo lường nhận thức công cộng bằng cách xem ai đánh dấu mình là tham gia hoặc quan tâm. Thêm bài viết vào trang sự kiện của bạn để truyền đạt thông tin về sự kiện. Nhưng đừng quên đăng bài viết về sự kiện của bạn trên trang chính của tổ chức phi lợi nhuận của bạn. Điều này giúp những người chưa khám phá trang sự kiện của bạn biết về sự kiện của bạn. Với một chiến lược mạng xã hội vững chắc, bạn sẽ có thể thu hút một đám đông lớn đến sự kiện gây quỹ của bạn.

Khi mời người ủng hộ đã có trong cơ sở dữ liệu của bạn, bạn có thể dễ dàng liên hệ qua email và thư trực tiếp. Phương pháp hai mặt này giúp đảm bảo rằng thông tin sự kiện của bạn được nhìn thấy bởi người ủng hộ của bạn. Đầu tiên, gửi một thiệp lưu trữ ngày sự kiện hoặc một lá thư đến người ủng hộ của bạn. Sau đó, gửi email cho họ về sự kiện theo địa chỉ email bạn đã lưu trữ. Đối với những người không có địa chỉ email trong hệ thống của bạn, việc tiếp tục gửi thư trực tiếp về sự kiện cũng giúp.

Ngoài việc gửi thư lưu trữ, bạn nên thông báo cách đăng ký tham gia sự kiện và bao gồm liên kết đến trang đăng ký sự kiện của bạn. Đối với những người ủng hộ muốn quyên góp bằng séc hoặc tiền mặt, hãy bao gồm một phong bì trả lời trong thông báo trực tiếp của bạn để họ có thể quyên góp hoặc trả tiền phí đăng ký sự kiện theo cách mà họ thích. Trong email của bạn, hãy liên kết đến trang đăng ký sự kiện để bạn có thể dễ dàng chấp nhận đăng ký trực tuyến từ người ủng hộ mà bạn mời.

Gợi ý chuyên gia: Khi bạn tìm danh sách người ủng hộ mà bạn muốn liên hệ, hãy hạn chế tìm kiếm những người có thể di chuyển dễ dàng đến địa điểm tổ chức sự kiện của bạn (trừ khi tất nhiên bạn tổ chức một sự kiện lai hoặc ảo).

Xác định những tài nguyên bạn sẽ cần cho một sự kiện thành công

Bàn tiệc gala được trang bị bình hoa, bố trí, ly rượu và một chai nước. Bàn tiệc gala được trang bị bình hoa, bố trí, ly rượu và một chai nước.

Thành công của một sự kiện được xác định bởi chính sự kiện đó. Các sự kiện khác nhau sẽ yêu cầu các tài nguyên khác nhau. Một cuộc đua 5K cần những thứ khác so với một buổi tiệc gây quỹ, chẳng hạn. Sự kiện của bạn cần những gì để thành công?

Hãy xem xét việc lập danh sách các tài nguyên mà sự kiện của bạn sẽ cần. Sau đó, lên kế hoạch để có những mục mà bạn cần. Điều này có thể bao gồm tìm một công ty cho thuê bàn và ghế. Điều đó cũng có thể có nghĩa là có phần mềm gây quỹ mới để dễ dàng gây quỹ trực tuyến.

Bất kể bạn cần gì, xác định chi phí và ngân sách cho những mục này. Sau đó, làm việc để có được những vật dụng bạn cần cho sự kiện gây quỹ của bạn.

Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm gây quỹ mới hoặc sử dụng công nghệ mới cho sự kiện gây quỹ của bạn, hãy tạo một danh sách chuẩn bị công nghệ để đảm bảo rằng bạn có tất cả các công nghệ bạn cần và nó hoạt động. Điều này cũng giúp xác định ai chịu trách nhiệm với công nghệ bạn sẽ sử dụng để họ có thể được đào tạo về các công cụ mới cho sự kiện của bạn.

Đặt lịch sự kiện

Một mẹo quan trọng khác để chuẩn bị cho sự kiện của bạn là tạo lịch sự kiện chi tiết về tất cả các giai đoạn khác nhau của sự kiện của bạn. Nếu bạn có một buổi tiếp đãi chào mừng, quan trọng để lên kế hoạch cho việc đó. Sau đó, hãy xây dựng thời gian để chuyển sang giai đoạn tiếp theo, sau đó giai đoạn tiếp theo và tiếp tục cho đến khi bạn đạt được kết luận của sự kiện của bạn. Để tiếp tục đúng tiến độ sự kiện của bạn, giúp thời gian thực hiện các giai đoạn của sự kiện và tuân theo lịch trình đó.

Làm thế nào để đặt lịch sự kiện? Lý tưởng, bạn sẽ biết thời gian bạn phải làm cho mỗi giai đoạn sự kiện dựa trên kinh nghiệm trước đây. Nhưng vì bạn không thể chắc chắn về thời lượng lý tưởng của mỗi giai đoạn sự kiện, bạn sẽ phải đoán xem mỗi giai đoạn sẽ mất bao lâu trước khi khách mời trở nên chán chường với mỗi giai đoạn. Bạn muốn giữ sự kiện của bạn diễn ra nhưng bạn cũng không muốn vội vàng qua các buổi lễ.

Đây là nơi tổ chức một buổi chạy thử sự kiện với ủy ban sự kiện của bạn trở nên hữu ích. Tổ chức một sự kiện giả mạo và chạy qua các buổi lễ trong đêm với ủy ban của bạn, thu thập ý kiến về mỗi giai đoạn sự kiện trong quá trình. Tiếp nhận tiếp xúc này trước khi hoàn thiện kế hoạch lịch trình sự kiện của bạn dựa trên thông tin này. Điều này giúp bạn đảm bảo khách mời của bạn có một cuộc vui nhộn và tham gia giữa các giai đoạn.

Để cho khách mời của bạn biết về sự kiện và lịch trình của nó, hãy cân nhắc in chương trình sự kiện với lịch trình đã được bao gồm trong chương trình. Điều này giúp giảm thiểu sự cần hỏi của khách mời của bạn và giữ cho họ được thông báo về những buổi lễ bạn đã lên kế hoạch cho họ.

Tải xuống mẫu lên kế hoạch sự kiện

Có thể giúp sử dụng một trình lập kế hoạch sự kiện để có chi tiết sự kiện của bạn đúng như ý. Nếu bạn không muốn thuê một trình lập kế hoạch sự kiện chuyên nghiệp, việc sử dụng một tài liệu để tổ chức chi tiết sự kiện của bạn có thể là một phương án thay thế tiện lợi. Tải xuống mẫu lập kế hoạch sự kiện để dễ dàng tổ chức sự kiện gây quỹ của bạn.

Thực hiện kế hoạch

Vận động viên vượt qua vạch đích trong cuộc đua. Vận động viên vượt qua vạch đích trong cuộc đua.

Cuối cùng, bạn đã sẵn sàng thực hiện kế hoạch và tổ chức sự kiện gây quỹ của mình. Để có cơ hội thành công nhất, hãy tuân theo kế hoạch và giúp các tình nguyện viên và ủy ban sự kiện của bạn làm điều tương tự. Kiểm tra lại trước sự kiện xem tất cả mọi người đã sẵn sàng và biết trách nhiệm của mình là gì. Kiểm tra trong quá trình gây quỹ để đảm bảo mọi thứ diễn ra trơn tru và can thiệp là cần thiết để giúp đỡ. Sau sự kiện, xác định những điều đã được thực hiện tốt, những điều không thành công và lên kế hoạch để cải thiện sự kiện gây quỹ của bạn trong tương lai.

Kết luận

Lên kế hoạch sự kiện là cả một nghệ thuật và một khoa học. Bạn cần có một ủy ban sự kiện để giúp bạn lên kế hoạch, tình nguyện viên để làm việc trong sự kiện, chiến lược truyền thông vững chắc để tiếp cận người tham dự và các tài nguyên để thực hiện sự kiện của bạn. Với mẫu lập kế hoạch sự kiện dễ tải xuống, bạn chắc chắn sẽ có một thời gian dễ dàng lên kế hoạch cho sự kiện tiếp theo của bạn.

Chúc các hoạt động gây quỹ thành công!

1