11 Bước để Tổ Chức Một Sự Kiện Networking Hiệu Quả

Networking events are powerful ways to connect people together. They give strangers the opportunity to meet, engage, and form long-lasting personal and professional relationships. Tổ chức một sự kiện networking thành công khác biệt so...

Networking events are powerful ways to connect people together. They give strangers the opportunity to meet, engage, and form long-lasting personal and professional relationships. Tổ chức một sự kiện networking thành công khác biệt so với việc tổ chức một bữa tối, buổi trưa, hội thảo hay bài giảng. Thay vì lên kế hoạch từng phút của sự kiện, công việc của bạn là tạo ra một không khí thích hợp để tạo điều kiện trò chuyện và để mọi người tự do hoạt động. Làm thế nào để tổ chức một sự kiện networking hiệu quả? Hãy làm theo mười bước sau đây.

Bước 1: Tập trung vào một lĩnh vực hẹp

Các sự kiện networking tốt nhất có một lĩnh vực tập trung hẹp. Điều này đảm bảo khách mời của bạn có chung một lĩnh vực để trò chuyện với nhau và họ sẽ nhận được lợi ích tối đa từ sự kiện. Hãy tưởng tượng điều này: Bạn mời một nhóm rộng rãi các nha sĩ tham gia sự kiện. Bạn sẽ có một nha sĩ chỉnh nha, một nha sĩ phẫu thuật miệng, một nha sĩ chăm sóc lợi, và một nha sĩ toàn diện quốc tế. Họ đều làm việc với răng nhưng chuyên ngành của họ có nghĩa là họ có những vấn đề và kinh nghiệm độc đáo.

Nếu ví dụ như bạn chỉ tạo một sự kiện chỉ dành cho nha sĩ nhi khoa, họ sẽ dễ dàng tìm hiểu và liên kết với nhau. Nếu bạn không tập trung vào một lĩnh vực cụ thể, có khả năng một số khách mời của bạn sẽ không gặp ai đáng kể đóng góp cho cuộc sống và sự nghiệp của họ. Điều này dẫn đến việc họ sẽ hối tiếc vì tham gia sự kiện này.

Bước 2: Chọn đúng định dạng cho khán giả của bạn

Sự kiện networking của bạn có thể là bất cứ điều gì bạn muốn. Không có kỳ vọng cứng nhắc về định dạng, giống như một buổi cưới, lễ trao giải hay bài giảng.

Nhưng quan trọng là phải phù hợp với khán giả của bạn. Hãy tự hỏi loại sự kiện nào mà khách của bạn cần để có được giá trị lớn nhất từ trải nghiệm của họ.

Ví dụ: Một nhóm nhỏ các doanh nhân năng động nhau biết nhau có thể thấy hài lòng với một buổi tụ tập không chính thức tại nhà hàng hoặc một hoạt động nhóm như đi bộ đường dài hay cắm trại. Nhưng một buổi tụ tập của các hãng luật hàng đầu thế giới có thể đòi hỏi một địa điểm đẳng cấp, bữa ăn đa dạng và một bục phát biểu.

Hơn nữa, hãy suy nghĩ về mục tiêu của khách tham dự. Họ có muốn xây dựng một hoặc hai mối quan hệ thân thiết hay họ muốn kết nối với càng nhiều người càng tốt?

Bước 3: Chuẩn bị ngân sách có trách nhiệm

Dù sự kiện networking của bạn có nhỏ hay lớn, điều quan trọng là tạo và tuân thủ ngân sách sự kiện. Một ngân sách giúp bạn tránh chi tiêu quá đà và giúp bạn đưa ra quyết định.

Khi bạn biết bạn có thể chi tiêu bao nhiêu và bạn muốn chi tiêu bao nhiêu, bạn có thể quyết định liệu bạn sẽ tự tài trợ sự kiện, thu phí tham dự hoặc tìm nhà tài trợ bên ngoài.

Đừng sợ làm ơn thu một mức giá hợp lý cho sự kiện của bạn. Nhiều người sẵn lòng trả tiền để dành thời gian với những người có suy nghĩ tương tự. Đặt giá trị cho sự kiện của bạn khiến mọi người đánh giá cao nó hơn. Ngoài ra, nó cũng cho phép bạn tổ chức một sự kiện tốt hơn.

Đọc hướng dẫn đầy đủ của chúng tôi về ngân sách: Các Nguyên tắc Cơ bản để Xây dựng Một Ngân sách Sự kiện Thực tế.

Bước 4: Sử dụng Chiến lược Quảng cáo Đích đến

Việc tung lưới quảng cáo rộng không hiệu quả khi bạn cố gắng tiếp cận một nhóm người hẹp hơn. Bạn phải sử dụng các kỹ thuật tiếp thị nhắm mục tiêu đúng người.

Ghé thăm các nhóm Facebook hoặc LinkedIn liên quan đến lĩnh vực của sự kiện của bạn. Hãy cho họ biết rằng bạn đang lên kế hoạch một sự kiện và muốn nhận phản hồi và khách tham dự.

Quảng cáo trên Facebook là một công cụ tuyệt vời vì bạn có thể nhắm mục tiêu quảng cáo của mình dựa trên công việc và sở thích của người nhận. Ví dụ, một luật sư bất động sản quan tâm đến phát triển nghề nghiệp là mục tiêu hàng đầu để quảng cáo một sự kiện networking cho ngành luật bất động sản.

Bạn cũng sẽ thấy quảng cáo Google hữu ích. Mua quảng cáo cho các thuật ngữ mà mọi người sử dụng để tìm kiếm cơ hội networking hoặc cộng đồng trong lĩnh vực sự kiện của bạn.

Nó có thể mất công, nhưng đôi khi gửi email lạnh là cách tốt nhất để tìm khách mời cho sự kiện networking của bạn. Tìm các công ty liên quan và yêu cầu họ đăng thông tin về sự kiện của bạn trên trang web hoặc bảng thông báo trong văn phòng.

Bước 5: Sử dụng Ứng dụng Sự kiện Tùy chỉnh

Một ứng dụng sự kiện tùy chỉnh là một sự bổ sung tuyệt vời cho bất kỳ cuộc tụ họp nào, đặc biệt là sự kiện networking. Nó cho phép bạn tương tác với khách tham dự và phân phối thông tin quan trọng.

Với ứng dụng sự kiện, bạn có thể:

  • Tương tác với khách tham dự qua tin nhắn riêng.
  • Bắt khách tham dự tham gia bình chọn trong một cuộc thăm dò.
  • Hiển thị lịch trình sự kiện của bạn.
  • Tạo một trang thông tin về từng khách mời.
  • Gửi thông báo cho khách của bạn.
  • Cung cấp cho khách tham dự một cách để giao tiếp sau sự kiện.

Mục đích của việc tổ chức một sự kiện networking là kết nối mọi người với nhau. Bất kỳ điều gì bạn có thể làm để tạo điều kiện cho nhiều kết nối hơn sẽ làm cho sự kiện của bạn thành công.

Bước 6: Chuẩn bị cho khách

Một trong những cách tốt nhất để mang lại giá trị cho khách tham dự của bạn là chia sẻ danh sách khách trước khi họ đến. Điều này cho phép họ có thời gian tìm hiểu một chút về những người mà họ sẽ gặp. Họ có thể muốn chuẩn bị một số câu hỏi hoặc mang theo một số tài liệu để chia sẻ.

Bạn cũng có thể giúp khách tham dự của mình bằng cách cung cấp một số lời khuyên về cách gặp gỡ nhau. Đôi khi, việc tiếp cận với người lạ có thể khó khăn, ngay cả khi tất cả mọi người có mục tiêu cụ thể đó. Hãy gửi cho họ một số gợi ý về cách gặp gỡ người mới ngay trước sự kiện.

Bước 7: Tuyển dụng nhân viên để tạo sự tương tác

Luôn có một số khách tham dự đứng xung quanh lề căn phòng một mình. Một số người không biết làm thế nào để gặp gỡ người khác.

Anchor là người bạn thuê hoặc họ tình nguyện để mục tiêu và tương tác với những người không cảm thấy thoải mái. Khi có thể, anchor nên kết nối khách của bạn với nhau để họ có những trải nghiệm ý nghĩa (và giải phóng anchor để tương tác với nhiều người hơn).

Bước 8: Gặp gỡ tất cả khách tham dự

Là người chủ sự kiện, trách nhiệm của bạn là gặp gỡ khách tham dự. Điều này có thể không khả thi nếu bạn mời một vài trăm người (nhưng sự kiện networking lớn như vậy thường không hiệu quả), nhưng hãy cố gắng gặp gỡ nhiều người như bạn có thể.

Khi bạn nói chuyện với khách của mình, hãy tập trung vào cuộc trò chuyện với họ. Hỏi họ làm gì, tại sao họ đến và họ hy vọng đạt được gì trong năm nay và tương lai. Tìm cơ hội giới thiệu từng khách tham dự cho bất kỳ ai khác trong sự kiện networking.

Bước 9: Lôi kéo tất cả mọi người ở lại cho đến cuối cùng

Giá trị của một sự kiện networking hiệu quả là những người tham dự. Nếu khách của bạn bắt đầu rời khỏi sớm, tất cả mọi người khác sẽ có một trải nghiệm tệ hơn. Vì vậy, rất quan trọng để đưa ra các biện pháp để duy trì sự kiện của bạn đến hết thời gian đã đặt ra.

Dưới đây là một số cách bạn có thể thuyết phục mọi người ở lại cho đến cuối cùng:

  • Tặng giải thưởng may mắn vào cuối sự kiện.
  • Tổ chức một buổi thuyết trình hoặc nói chuyện vào cuối.
  • Phát quà tặng ngay trước khi mọi người rời đi.
  • Chơi trò chơi hoặc dẫn dắt các sự kiện nhỏ cho đến cuối cùng.

Bước 10: Đừng gây quá nhiều xao lạc

Mọi người tham dự sự kiện networking để gặp gỡ nhau, khách hàng tiềm năng và đối tác, người hướng dẫn và các đồng nghiệp khác. Họ không muốn nghe bài giới thiệu dài, trình bày sản phẩm hoặc diễn thuyết. Bạn sẽ cần đưa ra một số hướng dẫn, nhưng hãy cố gắng để không cản trở họ để họ có thể tận dụng cơ hội networking kinh doanh.

Bước 11: Liên hệ với khách tham dự của bạn

Gửi một email nhanh sau sự kiện để liên hệ với tất cả những người đã tham gia. Hỏi ý kiến của họ: họ thích điều gì, họ không thích điều gì và bạn có thể làm tốt hơn lần tới để tạo ra trải nghiệm tốt hơn.

Sử dụng email theo dõi của bạn để khuyến khích khách tham dự tiếp tục tương tác trực tuyến thông qua một nhóm Facebook hoặc LinkedIn chuyên biệt. Đưa họ đến một nhóm phổ biến cho lĩnh vực cụ thể của họ. Nếu bạn tham gia cộng đồng của họ, hãy xem xét việc tạo ra nhóm trực tuyến riêng của bạn để thúc đẩy cộng đồng và quảng bá sự kiện trong tương lai của bạn.

Điều quan trọng để ghi nhớ

Với vai trò người chủ sự kiện networking, công việc của bạn là tạo ra một môi trường mà mọi người có thể gặp gỡ, học hỏi và phát triển. Theo dõi các bước này để tạo ra một sự kiện thành công và khách của bạn sẽ đổ xô quay lại lần sau!

1