Tư vấn tổ chức sự kiện ngoài trời

Một số tư vấn tổ chức sự kiện ngoài trời sau đây sẽ giúp bạn khắc phục những bất lợi do ngoại cảnh gây ra và có một buổi sự kiện đáng nhớ.

Tổ chức sự kiện ngoài trời luôn dành được cảm tình tốt từ người tham dự, với không gian thoáng đãng, gần gũi với tự nhiên hơn. Tuy nhiên chính vì điều đó mà nó cũng có một số bất lợi nhất định, một số tư vấn tổ chức sự kiện ngoài trời sau đây sẽ giúp bạn khắc phục những bất lợi đó và có một buổi sự kiện đáng nhớ.

tu van to chuc su kien ngoai troi, kinh nghiem to chuc su kien

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời

Tư Vân Tổ Chức Sự Kiến Ngoài Trời

Bãi Giữ Xe

Hiện nay không phải mọi địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời đều có bãi đỗ xe. Do đó khi đi hỏi về địa điểm bạn nên hỏi thêm là có bãi đỗ xe không. Nếu không thì bạn có thể đưa ra phương án, dựa trên số lượng khách mời đến mà tìm một bãi đỗ xe khu vực quanh địa điểm tổ chức,nếu số lượng nhiều khách quá, bạn nên phân bố khu để xe để tránh bị ách tắc tại khu vực chính hay bất tiện cho người tham gia.

Bạn cũng cần xem xét về đối tượng khách mời, nếu đa số là doanh nhân thì số lượng ô tô sẽ nhiều hơn, còn đối tượng là những người có thu nhập trung bình thì sẽ có nhiều xe máy.

Cách Trang Trí

Đặc trưng của tổ chức sự kiện ngoài trời là sẽ được tổ chức ở một không gian rộng lớn, thoáng đãng, do đó làm thế nào để không gian của buổi sự kiện được nổi bật cũng là băn khoăn của nhiều nhà tổ chức. Một tư vấn tổ chức sự kiện ngoài trời  của chúng tôi dành cho bạn là ngoài bong bóng và hoa là những phụ kiện cần thiết, bạn nên sắp xếp nhiều standee hay phướn dọc, banner quanh khu vực tổ chức để vừa làm không gian bớt trống trả mà còn tăng hiệu quả về hình ảnh cho chương trình. Ngoài ra bạn cũng có thể dùng các pano chữ A để giới hạn không gian cũng là cách hay mà không nhàm chán.

Địa Điểm Dự Phòng

Nỗi ám ảnh của các sự kiện ngoài trời đó là thời tiết xấu, mọi kế hoạch, công sức cũng như chi phí chuẩn bị trước cho buổi sự kiện có thể đổ xuống biển nếu trời chuyển biến xấu. Do đó một kế hoạch dự phòng là không thể thiếu.

Về Thiết Bị Tổ Chức Sự Kiện

tu van to chuc su kien, kinh nghiem to chuc su kien ngoai troi

Các thiết bị trong tổ chức sự kiện cần được quan tâm, kiểm tra kỹ lưỡng tránh bị mắc lỗi trong quá trình sử dụng.

Bạn phải dựa vào số khách mời tham dự mà lên kế hoạch cụ thể, từ bàn ghế đến thực đơn ( nếu có). Âm thanh ánh sáng trên sân khấu rất quan trọng, độ to nhỏ của âm thanh cần được điều chỉnh tùy từng môi trường, nếu gió quá to thì bạn nên tăng âm lượng hoặc địa điểm quá rộng thì bạn phải bố trí loa về các góc sao cho phù hợp, tránh để loa ở trên sân khấu rồi vặn quá to khiến người ngồi gần thì điếc tai mà người ngồi xa nghe không rõ.

Về thiết bị tổ chức sự kiện bạn có thể tham khảo ở các bên công ty chuyên về kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời để có những tư vấn hợp lý.

Ăn Uống

Lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời thì việc ăn uống đảm bảo vệ sinh và an toàn cho người tham dự sự kiện là điều rất quan trọng, bạn nên tìm thử liên hệ tới các nhà hàng có uy tín, thực đơn thì dựa vào số người đến tham dự mà bạn lên số lượng hợp lý. Việc thiếu đồ ăn cho khách tham dự là điều vô cùng kiêng kị.

Vệ Sinh

Người Việt vẫn còn thiếu ý thức trong việc bảo vệ môi trường, và hình ảnh sau khi buổi sự kiện kết thúc rác bừa bãi ở địa điểm tổ chức sự kiện không còn xa lạ nữa. Do đó bạn nên bố trí một số nhân viên dọn dẹp thường xuyên ngay cả khi sự kiện diễn ra để đảm bảo mỹ quan cho sự kiện. Bạn cũng nên bố trí nhiều thùng rác để khách có thể nhìn thấy và bỏ vào. Đặc biệt là nhà vệ sinh phải đảm bảo luôn sạch và không có mùi hôi.

An ninh trật tự

Đối với những buổi sự kiện ngoài trời thì vấn đề an ninh luôn phải được đặt lên hàng đầu vì số lượng khách lớn cộng thêm không gian rộng và mở nên rất khó kiểm soát những việc xô xát gây hậu quả đáng tiếc. Bạn nên bố trí nhân viên tại các vị trí khác nhau ở địa điểm hoặc thuê đội bảo vệ giúp quan sát tốt buổi sự kiện.

Mua Bảo Hiểm Cho Sự Kiện

Điều này vẫn còn mới mẻ tại Việt Nam, tuy nhiên lại được áp dụng rất nhiều ở nước ngoài, việc này giúp cho hạn chế thấp nhất những thiệt hại cho đơn vị tổ chức khi rủi ro xảy ra. Ngoài điều khoản bảo hiểm cho các vấn đề về thời tiết, còn có các loại bảo hiểm đối với trường hợp chương trình bị dừng, tạm hoãn vì những lý do bất khả kháng hoặc gặp rủi ro từ phía đơn vị tài trợ, v.v…

Trang Bị Các Vật Dụng Giúp Khắc Phục Thời Tiết Xấu

Nếu trời mưa gió không to lắm bạn có thể khắc phục bằng cách che bạt hoặc ô dù cỡ lớn. Còn nếu không bạn cần chuẩn bị sẵn một chỗ cao ráo, được che chắn cẩn thận để có thể nhanh chóng di chuyển đồ đạc đến cất tránh mưa gió. Đây cũng là một kinh nghiệm tổ chức sự kiện mà  ít ai để ý.

Dời Lịch Tổ Chức

Nếu như bạn vẫn còn thời gian thông báo tới khách tham dự dời lịch tổ chức sang ngày khác thì đó là điều bạn nên làm. Tất nhiên là bạn phải tích cực cập nhật tin tức thời tiết để lên kế hoạch hợp lý.

Thay Đổi Địa Điểm Từ Ngoài Trời Thành Tổ Chức Trong Nhà

Điều này thường được áp dụng khi buổi sự kiện không thể rời ngày tổ chức mà thời tiết hôm đó lại xấu. Và để làm được điều này thì bạn phải chuẩn bị sẵn phương án dự phòng và xác định được địa điểm để di chuyển từ ngoài trời vào thành trong nhà.