cách xin tài trợ sự kiện

Kinh nghiệm xin tài trợ cho một sự kiện sắp được tổ chức

Bất kể event bạn đang muốn tổ chức là gì, thì xin tài trợ dự án là một công đoạn không thể thiếu. Star Event sẽ chia sẻ kinh nghiệm về cách xin tài trợ cho sự kiện.

Bất kể sự kiện bạn đang muốn tổ chức là gì, là một event mang tính cộng đồng, xã hội, event thương mại quảng bá sản phẩm, hay chỉ đơn giản là một event nhỏ tại trường học, công ty, thì vận động tài trợ, xin tài trợ dự án là một công đoạn không thể thiếu. Với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, đội ngũ chuyên gia của công ty tổ chức sự kiện uy tín tại Hà Nội Star Event sẽ chia sẻ một số kinh nghiệm về cách xin tài trợ cho sự kiện.

Xác định đối tượng tài trợ tiềm năng

Đầu tiên, bạn cần xác định rõ đối tượng mà mình cần để xin tài trợ, nghĩa là bạn cần khoanh vùng đối tượng khách hàng tiềm năng. Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức và tăng hiệu quả chạy tài trợ. Vậy như thế nào được gọi là “đối tượng tài trợ phù hợp”?

Trước hết, bạn cần xác định đối tượng tham dự event của bạn là ai, là khách hàng của những sản phẩm nào, từ đó tìm kiếm các tổ chức, công ty, doanh nghiệp tài trợ  phù hợp nhất. Chẳng hạn, nếu bạn tổ chức một event cho sinh viên, bạn hãy tận dụng các mối quan hệ với các công ty sản xuất các sản phẩm gần gũi với giới trẻ như công ty máy tính, doanh nghiệp sản xuất vật dụng điện tử, nhãn hàng thời trang… Còn nếu đó là event về nấu nướng, bạn hãy chọn các doanh nghiệp sản xuất dụng cụ làm bếp, gia vị đồ ăn. Còn nếu là một event dành cho phụ nữ từ 30-40 tuổi thì nhà tài trợ có thể là các hãng sữa, hãng mỹ phẩm, các nhãn hàng thời trang công sở, xe máy cho nữ, hàng tiêu dùng…

mời tài trợ event

Gửi 10 lời mời xin tài trợ cho các nhà tài trợ tiềm năng còn hiệu quả hơn việc bạn gửi đi 100 lời mời mà chưa nghiên cứu kỹ.

Tiếp đó, bạn nên nghiên cứu phong cách mà công ty, doanh nghiệp mà bạn đang định mời để xem style đó có hợp với chủ đề của event mà bạn dự định tổ chức hay không.

Lưu ý rằng, quy mô event của bạn cần hợp với tầm vóc chương trình tài trợ, những hãng lớn thì chỉ tài trợ những chương trình hoành tráng có giá trị lớn, ví dụ Yamaha chỉ tài trợ chương trình trên 1 tỷ đồng, nếu chương trình của bạn chỉ có 100 triệu đồng thì không nên gởi hồ sơ tài trợ.

Nên mời tài trợ bao nhiêu?

Thông thường, khi chạy tài trợ, nhà tổ chức thường phân ra các gói tài trợ khác nhau tùy theo giá trị tài trợ như tài trợ độc quyền, tài trợ vàng, tài trợ bạc, tài trợ kim cương, tài trợ từng hạng mục… Bạn cần hiểu rằng, việc sắp xếp này rất quan trọng, bởi nó thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn trong mắt các nhà tài trợ, tạo mối quan hệ tốt sau này, đồng thời tiết kiệm được nhiều thời gian.

Để có một hồ sơ xin tài trợ tốt, trước khi thiết kế hồ sơ tài trợ, bạn phải xác định được ngân sách tối thiểu. Thông thường, để tránh rủi ro không xin được tài trợ toàn phần, bạn nên dự trù khoản tài trợ tối thiểu nên là 70% – 80%, số còn lại bạn có thể bỏ ra hoặc là thay đổi chương trình theo hướng tối giản ngân sách.

Nói thì có vẻ phức tạp, nhưng thực chất là khá đơn giản. Chẳng hạn số tiền cho việc cần làm event là 100 triệu, bạn nên để gói tài trợ toàn phần là 90 triệu đồng, gói tài trợ vàng là 80 triệu, tài trợ bạc là700 triệu, như vậy dù chỉ có nhà tài trợ vàng hay tài trợ bạc, bạn vẫn có thể thực hiện event này.

Nói cái nhà tài trợ quan tâm, không phải nói về cái mình có

Sai lầm thường gặp của một số người đi mời tài trợ, đó là chỉ thao thao bất tuyệt kể cho đối phương nghe về những điều mà họ cho là thú vị để gây ấn tượng mạnh với nhà tài trợ. Tuy nhiên, điều đó không phải là điều khiến nhà tài trợ quan tâm. Hãy  phân tích xem nhà tài trợ coi trọng những điểm nào của sự kiện cần tài trợ.

Điều đầu tiên mà nhà tài trợ quan tâm, đó là ban tổ chức sự kiện đó là ai, sự kiện đó được tổ chức với mục đích gì, có nội dung như thế nào.

Tiếp đó, họ sẽ xem xét xem sự kiện đó có gì thú vị. Sau đó, họ sẽ cân nhắc mức độ phù hợp của sự kiện và giá trị tài trợ đối với mục tiêu marketing của họ

Bởi vậy, hãy nhìn lại hồ sơ xin tài trợ của bạn xem nó đã đủ thuyết phục hay chưa nhé.

cách xin tài trợ sự kiện

Chú ý vào hồ sơ mời tài trợ của bạn.

Ai nên là người đi gặp nhà tài trợ

Khi bạn đã được nhà tài trợ tạo cơ hội được gặp trực tiếp để trao đổi, bạn cần có những người được “chọn mặt gửi vàng” để đi gặp đối tác. Trước hết, cần có sự có mặt của người có vai trò cầu nối giữa Ban tổ chức và nhà tài trợ. Thứ hai là người chủ chốt trong việc viết kịch bản chương trình – người hiểu rõ nhất chương trình có nội dung gì, thông điệp cần truyền tải là gì. Và cuối cùng, cần có người đứng đầu việc tổ chức event đó để giải đáp thỏa đáng mọi thắc mắc cho nhà tài trợ.

Gửi báo cáo cho nhà tài trợ sau khi sự kiện kết thúc

Sau khi chương trình sự kiện của bạn kết thúc, hãy gửi càng sớm càng tốt cho nhà tài trợ một báo cáo kèm theo những hình ảnh về event, cho dù họ có yêu cầu bạn hay không. Việc đó sẽ được nhà tài trợ đánh giá cao về sự chuyên nghiệp và đặt bạn vào danh sách ưu tiên cho những lần tài trợ tiếp theo.

kinh nghiệm xin tài trợ sự kiện

Logo các nhà tài trợ được in lên banner của một chương trình sự kiện.

Trên đây là một số kinh nghiệm mời tài trợ sự kiện. Star Event rất hy vọng những kinh nghiệm này sẽ có ích cho bạn. Chúc bạn tổ chức được những event thật thành công!

Tư vấn tổ chức sự kiện

cách tổ chức tiệc

Hướng dẫn cách lên kế hoạch tổ chức tiệc

Lên kế hoạch tổ chức một bữa tiệc không khó nếu như bạn có kiến thức. Star Event sẽ hướng dẫn cho các bạn những nền tảng căn bản nhất về cách tổ chức tiệc.

quản lý ngân sách trong tổ chức sự kiện

Nguyên tắc quản lý tài chính trong tổ chức sự kiện

Quản lý tài chính trong tổ chức sự kiện là việc nên được ưu tiên hàng đầu khi tổ chức sự kiện. Quản lý kinh phí trong tổ chức sự kiện cần có nguyên tắc riêng.

kinh nghiệm tổ chức samling

Kinh nghiệm tổ chức Samling phát sản phẩm mẫu

Chúng tôi sẽ chia sẻ cho các bạn về kinh nghiệm tổ chức Samling, để bạn có thể có kinh nghiệm làm Samling, từ đó tổ chức các buổi phát sản phẩm mẫu thành công.

tổ chức tiệc halloween gây ấn tượng

Cách tổ chức chương trình dịp halloween hoành tráng và ấn tượng

Tổ chức tiệc halloween cần tập trung đến yếu tố ma quái và rùng rợn. Star Event sẽ chia sẻ đến các bạn những cách tổ chức chương trình Halloween hấp dẫn.

kế hoạch tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Những lưu ý để tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm ấn tượng nhất

Để tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới thành công không phải dễ dàng. Star Event xin chia sẻ những lưu ý trong cách tổ chức buổi ra mắt sản phẩm mới dưới đây.

Cách tổ chức giải đấu bóng đá

Cách tổ chức một giải đấu bóng đá

Tổ chức các giải bóng đá không chỉ là nơi các tín đồ yêu thích môn thể thao vua giải trí, tranh tài, mà còn có hiệu quả đối với những người kinh doanh sân bóng.

cách xin tài trợ sự kiện

Kinh nghiệm xin tài trợ cho một sự kiện sắp được tổ chức

Bất kể event bạn đang muốn tổ chức là gì, thì xin tài trợ dự án là một công đoạn không thể thiếu. Star Event sẽ chia sẻ kinh nghiệm về cách xin tài trợ cho sự kiện.

cách tổ chức họp lớp

Làm cách nào để chương trình họp lớp thu hút các thành viên tham gia?

Để đạt được mục tiêu thu hút đông đảo thành viên tham gia, bạn cần phải trả lời những câu hỏi như: Ý tưởng tổ chức họp lớp như thế nào? Địa điểm tổ chức ở đâu, hoạt động gì sẽ diễn ra?...

kỹ năng cần thiết để tổ chức sự kiện

Lựa chọn nghề tổ chức sự kiện, bạn cần gì?

Nghề tổ chức sự kiện đòi hỏi nhiều thử thách, nhưng không phải quá khó khăn chinh phục. Dấn thân vào nghề tổ chức event, bạn cần chuẩn bị những kỹ năng gì?