dự trù kinh phí trong tổ chức sự kiện

Hướng dẫn dự trù kinh phí trong tổ chức chương trình sự kiện

Để tổ chức một sự kiện thành công, đòi hỏi sự kết hợp nhuần nhuyễn của rất nhiều yếu tố, trong đó vấn đề dự trù kinh phí là một khâu cực kỳ quan trọng và cần được ưu tiên hàng đầu trong công tác chuẩn bị cho một event

Để tổ chức một sự kiện thành công, đòi hỏi sự kết hợp nhuần nhuyễn của rất nhiều yếu tố, trong đó vấn đề dự trù kinh phí là một khâu cực kỳ quan trọng và cần được ưu tiên hàng đầu trong công tác chuẩn bị cho một event. Nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm, việc dự trù kinh phí khi tổ chức event sẽ là một vấn đề khá đau đầu.

Dù event ở quy mô nào, lớn hay nhỏ thì việc thiết lập ngân sách dự trù và chi tiêu trong ngân sách đã định đó đều cần thiết và không thể bỏ qua, người làm sự kiện chuyên nghiệp cần phải biết dự trù ngân sách tối thiểu cần có cũng như thu xếp đủ chi phí thiếu hụt đáp ứng các khoản phát sinh. Bạn không dự trù được kinh phí, bạn sẽ bộc lộ sự thiếu chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Star Event sẽ hướng dẫn bạn cách dự trù kinh phí khi tổ chức event.

Nghiên cứu kỹ bản kế hoạch trước khi lập dự trù chi phí

Để dự toán chi tiết cho một sự kiện được chính xác, bạn cần nghiên cứu kỹ nội dung trong bản kế hoạch chuẩn bị cho sự kiện đó. Sự kiện có những tiết mục gì, những hoạt động gì, những ai sẽ tham gia, tổ chức ở địa điểm nào, thời gian nào… Tìm hiểu những điều đó, bạn sẽ biết mình cần phải làm gì, và chi phí cần bỏ ra cho từng hạng mục là bao nhiêu. Nếu bạn chủ quan không nghiên cứu kỹ, bỏ qua một số hạng mục, thì bạn sẽ không có ngân sách chi cho mục này, và rất có thể sai lầm này sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ event của bạn.

dự trù kinh phí trong tổ chức sự kiện

Vấn đề dự trù kinh phí nên được ưu tiên hàng đầu trong công tác chuẩn bị

Lên danh sách các hạng mục cho sự kiện

Tiếp theo, bạn hãy liệt kê danh mục các dịch vụ và công cụ cần thiết cho việc tổ chức event, về số lượng, công dụng và chi phí. Khi làm một bảng dự trù kinh phí sự kiện, ngoài phí quản lý (10 – 15% tùy Agency), phí 10% VAT thì việc dự trù kinh phí cho những khoản khó đoán biết có thể bao gồm phần kinh phí mà thông thưòng người làm event thường lấy con số tượng trưng là 10 – 20 % tổng chi phí một chương trình.

Các dịch vụ và công cụ này nên được sắp xếp thành bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện một cách khoa học để tiện theo dõi. Ví dụ:

Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Dự trù kinh phí phát sinh cho những rủi ro

Sự kiện càng nhiều hạng mục, khả năng phát sinh chi phí càng cao. Hơn thế nữa, một sự kiện diễn ra hoàn hảo theo đúng kế hoạch 100% từ đầu đến cuối là không thể, có thể có rất nhiều rủi ro phát sinh trong quá trình tổ chức một sự kiện. Dự trù kinh phí cho việc tổ chức một event đã khó, phải dự trù cho cả những rủi ro không thể đoán trước lại là vấn đề nan giải hơn nữa.

Trước hết, bạn nên dự đoán những rủi ro có thể xảy ra đối với event của mình. Có thể là rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trờirủi ro đến từ vấn đề khách mời, rủi ro từ hệ thống âm thanh ánh sáng, rủi ro về nhân lực, rủi ro về tài chính như các khoản nợ xấu, giá cổ phiếu, rủi ro từ các thiết bị kỹ thuật như có người bị nạn, trang thiết bị gặp sự cố hỏng hóc. Rủi ro trong khâu chuẩn bị, ví dụ như thông tin về các khách mời bị sai lệch khiến thông điệp của chương trình không có sự hiệu quả… Khi liệt  kê những dự đoán này thì bạn nên kèm theo việc dự trù kinh phí cho rủi ro.

dự trù ngân sách tổ chức event

Âm thanh ánh sáng là hai thiết bị kỹ thuật dễ xảy ra rủi ro

Ví dụ bạn tổ chức một event ở ngoài trời, hãy tính đến các biện pháp dự phòng như chuẩn bị sẵn ghế cho trường hợp người tham gia không đủ chỗ, chuẩn bị bạt đề phòng trời mưa, đổ gãy nhà bạt nếu có mưa gió bất ngờ.

Nếu bạn tổ chức một chương trình biểu diễn thời trang thì ngoài những chi phí cơ bản như sân khấu, người mẫu  trang phục, âm thanh ánh sáng, đi lại v.v thì bạn phải tính cả chi phí giặt ủi quần áo cho những trang phục sẽ được biểu diễn, nhất là nếu đó là một show diễn kéo dài trong nhiều tuần.

Hay như việc bạn tổ chức sự kiện vào những mùa cao điểm thì một số hạng mục như địa điểm, giá in ấn, đồ ăn thức uống, xe cộ đi lại… chắc chắn sẽ tăng nhiều, vì vậy khi lập kế hoạch cho những Event diễn ra vào dịp này, việc cần thiết của bạn là dự trù trước chênh lệch của thời giá lúc đó so với hiện tại.

Chính vì đặc tính cần sự cầu toàn, nên thông thường việc thống kê và tính toán cho những phần chi phí phát sinh khó đoán luôn dành cho những người tỉ mỉ có tầm nhìn và kinh nghiệm để phát hiện ra những vấn đề dù là nhỏ nhất. Nếu bạn không dự tính được đầy đủ phần kinh phí đó thì bản thân bạn hoặc công ty của bạn sẽ phải bỏ tiền ra để bù vào chi phí phát sinh đó.

kinh phí tổ chức sự kiện

Tổ chức một event thành công cần sự phối hợp chặt chẽ của nhiều nhân tố

Để tổ chức một sự kiện, thì một trong những điều quan trọng nhất là bạn phải biết cách dự trù kinh phí cho một sự kiện. Nếu bạn không biết cách dự trù kinh phí cho một sự kiện và đáp ứng đủ chi phí khi có những vấn đề phát sinh thì bạn đã thể hiện sự thiếu chu đáo và không chuyên nghiệp trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Trên đây là hướng dẫn tổng quát của Star Event về vấn đề dự trù ngân sách khi tổ chức sự kiện, hy vọng sẽ giúp ích được cho các bạn, giúp các bạn tổ chức được những sự kiện thành công.

Tư vấn tổ chức sự kiện

cách tổ chức tiệc

Hướng dẫn cách lên kế hoạch tổ chức tiệc

Lên kế hoạch tổ chức một bữa tiệc không khó nếu như bạn có kiến thức. Star Event sẽ hướng dẫn cho các bạn những nền tảng căn bản nhất về cách tổ chức tiệc.

quản lý ngân sách trong tổ chức sự kiện

Nguyên tắc quản lý tài chính trong tổ chức sự kiện

Quản lý tài chính trong tổ chức sự kiện là việc nên được ưu tiên hàng đầu khi tổ chức sự kiện. Quản lý kinh phí trong tổ chức sự kiện cần có nguyên tắc riêng.

kinh nghiệm tổ chức samling

Kinh nghiệm tổ chức Samling phát sản phẩm mẫu

Chúng tôi sẽ chia sẻ cho các bạn về kinh nghiệm tổ chức Samling, để bạn có thể có kinh nghiệm làm Samling, từ đó tổ chức các buổi phát sản phẩm mẫu thành công.

tổ chức tiệc halloween gây ấn tượng

Cách tổ chức chương trình dịp halloween hoành tráng và ấn tượng

Tổ chức tiệc halloween cần tập trung đến yếu tố ma quái và rùng rợn. Star Event sẽ chia sẻ đến các bạn những cách tổ chức chương trình Halloween hấp dẫn.

kế hoạch tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Những lưu ý để tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm ấn tượng nhất

Để tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới thành công không phải dễ dàng. Star Event xin chia sẻ những lưu ý trong cách tổ chức buổi ra mắt sản phẩm mới dưới đây.

Cách tổ chức giải đấu bóng đá

Cách tổ chức một giải đấu bóng đá

Tổ chức các giải bóng đá không chỉ là nơi các tín đồ yêu thích môn thể thao vua giải trí, tranh tài, mà còn có hiệu quả đối với những người kinh doanh sân bóng.

cách xin tài trợ sự kiện

Kinh nghiệm xin tài trợ cho một sự kiện sắp được tổ chức

Bất kể event bạn đang muốn tổ chức là gì, thì xin tài trợ dự án là một công đoạn không thể thiếu. Star Event sẽ chia sẻ kinh nghiệm về cách xin tài trợ cho sự kiện.

cách tổ chức họp lớp

Làm cách nào để chương trình họp lớp thu hút các thành viên tham gia?

Để đạt được mục tiêu thu hút đông đảo thành viên tham gia, bạn cần phải trả lời những câu hỏi như: Ý tưởng tổ chức họp lớp như thế nào? Địa điểm tổ chức ở đâu, hoạt động gì sẽ diễn ra?...

kỹ năng cần thiết để tổ chức sự kiện

Lựa chọn nghề tổ chức sự kiện, bạn cần gì?

Nghề tổ chức sự kiện đòi hỏi nhiều thử thách, nhưng không phải quá khó khăn chinh phục. Dấn thân vào nghề tổ chức event, bạn cần chuẩn bị những kỹ năng gì?