dự trù kinh phí trong tổ chức sự kiện

Hướng dẫn dự trù kinh phí trong tổ chức chương trình sự kiện

Để tổ chức một sự kiện thành công, đòi hỏi sự kết hợp nhuần nhuyễn của rất nhiều yếu tố, trong đó vấn đề dự trù kinh phí là một khâu cực kỳ quan trọng và cần được ưu tiên hàng đầu trong công tác chuẩn bị cho một event

Để tổ chức một sự kiện thành công, đòi hỏi sự kết hợp nhuần nhuyễn của rất nhiều yếu tố, trong đó vấn đề dự trù kinh phí là một khâu cực kỳ quan trọng và cần được ưu tiên hàng đầu trong công tác chuẩn bị cho một event. Nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm, việc dự trù kinh phí khi tổ chức event sẽ là một vấn đề khá đau đầu.

Dù event ở quy mô nào, lớn hay nhỏ thì việc thiết lập ngân sách dự trù và chi tiêu trong ngân sách đã định đó đều cần thiết và không thể bỏ qua, người làm sự kiện chuyên nghiệp cần phải biết dự trù ngân sách tối thiểu cần có cũng như thu xếp đủ chi phí thiếu hụt đáp ứng các khoản phát sinh. Bạn không dự trù được kinh phí, bạn sẽ bộc lộ sự thiếu chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Star Event sẽ hướng dẫn bạn cách dự trù kinh phí khi tổ chức event.

Nghiên cứu kỹ bản kế hoạch trước khi lập dự trù chi phí

Để dự toán chi tiết cho một sự kiện được chính xác, bạn cần nghiên cứu kỹ nội dung trong bản kế hoạch chuẩn bị cho sự kiện đó. Sự kiện có những tiết mục gì, những hoạt động gì, những ai sẽ tham gia, tổ chức ở địa điểm nào, thời gian nào… Tìm hiểu những điều đó, bạn sẽ biết mình cần phải làm gì, và chi phí cần bỏ ra cho từng hạng mục là bao nhiêu. Nếu bạn chủ quan không nghiên cứu kỹ, bỏ qua một số hạng mục, thì bạn sẽ không có ngân sách chi cho mục này, và rất có thể sai lầm này sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ event của bạn.

dự trù kinh phí trong tổ chức sự kiện

Vấn đề dự trù kinh phí nên được ưu tiên hàng đầu trong công tác chuẩn bị

Lên danh sách các hạng mục cho sự kiện

Tiếp theo, bạn hãy liệt kê danh mục các dịch vụ và công cụ cần thiết cho việc tổ chức event, về số lượng, công dụng và chi phí. Khi làm một bảng dự trù kinh phí sự kiện, ngoài phí quản lý (10 – 15% tùy Agency), phí 10% VAT thì việc dự trù kinh phí cho những khoản khó đoán biết có thể bao gồm phần kinh phí mà thông thưòng người làm event thường lấy con số tượng trưng là 10 – 20 % tổng chi phí một chương trình.

Các dịch vụ và công cụ này nên được sắp xếp thành bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện một cách khoa học để tiện theo dõi. Ví dụ:

Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Dự trù kinh phí phát sinh cho những rủi ro

Sự kiện càng nhiều hạng mục, khả năng phát sinh chi phí càng cao. Hơn thế nữa, một sự kiện diễn ra hoàn hảo theo đúng kế hoạch 100% từ đầu đến cuối là không thể, có thể có rất nhiều rủi ro phát sinh trong quá trình tổ chức một sự kiện. Dự trù kinh phí cho việc tổ chức một event đã khó, phải dự trù cho cả những rủi ro không thể đoán trước lại là vấn đề nan giải hơn nữa.

Trước hết, bạn nên dự đoán những rủi ro có thể xảy ra đối với event của mình. Có thể là rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trờirủi ro đến từ vấn đề khách mời, rủi ro từ hệ thống âm thanh ánh sáng, rủi ro về nhân lực, rủi ro về tài chính như các khoản nợ xấu, giá cổ phiếu, rủi ro từ các thiết bị kỹ thuật như có người bị nạn, trang thiết bị gặp sự cố hỏng hóc. Rủi ro trong khâu chuẩn bị, ví dụ như thông tin về các khách mời bị sai lệch khiến thông điệp của chương trình không có sự hiệu quả… Khi liệt  kê những dự đoán này thì bạn nên kèm theo việc dự trù kinh phí cho rủi ro.

dự trù ngân sách tổ chức event

Âm thanh ánh sáng là hai thiết bị kỹ thuật dễ xảy ra rủi ro

Ví dụ bạn tổ chức một event ở ngoài trời, hãy tính đến các biện pháp dự phòng như chuẩn bị sẵn ghế cho trường hợp người tham gia không đủ chỗ, chuẩn bị bạt đề phòng trời mưa, đổ gãy nhà bạt nếu có mưa gió bất ngờ.

Nếu bạn tổ chức một chương trình biểu diễn thời trang thì ngoài những chi phí cơ bản như sân khấu, người mẫu  trang phục, âm thanh ánh sáng, đi lại v.v thì bạn phải tính cả chi phí giặt ủi quần áo cho những trang phục sẽ được biểu diễn, nhất là nếu đó là một show diễn kéo dài trong nhiều tuần.

Hay như việc bạn tổ chức sự kiện vào những mùa cao điểm thì một số hạng mục như địa điểm, giá in ấn, đồ ăn thức uống, xe cộ đi lại… chắc chắn sẽ tăng nhiều, vì vậy khi lập kế hoạch cho những Event diễn ra vào dịp này, việc cần thiết của bạn là dự trù trước chênh lệch của thời giá lúc đó so với hiện tại.

Chính vì đặc tính cần sự cầu toàn, nên thông thường việc thống kê và tính toán cho những phần chi phí phát sinh khó đoán luôn dành cho những người tỉ mỉ có tầm nhìn và kinh nghiệm để phát hiện ra những vấn đề dù là nhỏ nhất. Nếu bạn không dự tính được đầy đủ phần kinh phí đó thì bản thân bạn hoặc công ty của bạn sẽ phải bỏ tiền ra để bù vào chi phí phát sinh đó.

kinh phí tổ chức sự kiện

Tổ chức một event thành công cần sự phối hợp chặt chẽ của nhiều nhân tố

Để tổ chức một sự kiện, thì một trong những điều quan trọng nhất là bạn phải biết cách dự trù kinh phí cho một sự kiện. Nếu bạn không biết cách dự trù kinh phí cho một sự kiện và đáp ứng đủ chi phí khi có những vấn đề phát sinh thì bạn đã thể hiện sự thiếu chu đáo và không chuyên nghiệp trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Trên đây là hướng dẫn tổng quát của Star Event về vấn đề dự trù ngân sách khi tổ chức sự kiện, hy vọng sẽ giúp ích được cho các bạn, giúp các bạn tổ chức được những sự kiện thành công.

Tư vấn tổ chức sự kiện

ý tưởng tổ chức prom

Prom và cách tổ chức prom ấn tượng nhất

Tổ chức prom là một khái niệm không còn xa lạ với giới trẻ Việt Nam. Vậy cách tổ chức prom như thế nào cho hấp dẫn và lôi cuốn được nhiều người tham gia?

cách tăng doanh số bán vé tổ chức event

Cách tăng số lượng vé bán ra trong tổ chức sự kiện

Làm thế nào để tăng lượng vé bán ra khi tổ chức event? Dưới đây là một số biện pháp cực hữu hiệu thường được sử dụng để tăng doanh số cho các sự kiện bán vé.

cách tổ chức lễ đầy tháng cho bé

Tổ chức tiệc đầy tháng cho bé như thế nào?

Để tổ chức tiệc đầy tháng cho bé một cách hợp lý, vừa tiết kiệm được kinh phí vừa giúp cho bé có một ngày kỉ niệm đáng nhớ, bạn cần lưu ý đến những điều sau.

chọn chủ đề trong kế hoạch tổ chức sự kiện

Hướng dẫn các bước cơ bản khi lên kế hoạch tổ chức tiệc

Star Event sẽ hướng dẫn các bạn các bước cơ bản khi lên kế hoạch tổ chức tiệc, giúp các bạn định hướng được cách thức để tổ chức được một bữa tiệc thành công.

cách quản lý đám đông khi tổ chức sự kiện

Cách quản lý đám đông khi tổ chức sự kiện

Star Event sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về việc quản lý đám đông và cách quản lý đám đông khi tổ chức sự kiện, giúp bạn tổ chức những event thành công.

cách viết kịch bản cho sự kiện

Viết kịch bản cho tổ chức sự kiện cần tìm hiểu những gì?

Khi viết kịch bản cho tổ chức sự kiện bạn cần biết những điều gì để viết lên được những kịch bản chất lượng nhất và đáp ứng được các tiêu chí mà đối tác đặt ra cho bạn?

đi chơi mộc châu 2/9

5 bí kíp đi chơi cho kỳ nghỉ lễ 2/9

Kỳ nghỉ lễ 2/9 tới đây bạn đã có kế hoạch đi đâu chơi chưa? Hãy để Star Event gợi ý cho bạn các bí kíp để bạn có những ngày nghỉ lễ thoải mái và vui vẻ nhất.

kinh nghiệm tổ chức fashion show

Một số kinh nghiệm giảm thiểu rủi ro khi tổ chức fashion show

Dưới đây là những lưu ý quan trọng về kinh nghiệm tổ chức fashion show được đúc kết qua nhiều năm kinh nghiệm của các chuyên gia chuyên về dịch vụ tổ chức event.

các lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện

Những lỗi mà người làm sự kiện thường mắc phải

Star Event xin chia sẻ một số kinh nghiệm về những lỗi sai mà người làm sự kiện thường mắc phải để những người làm nghề tổ chức sự kiện nhìn nhận được vấn đề một cách tốt hơn.