chọn chủ đề trong kế hoạch tổ chức sự kiện

Hướng dẫn các bước cơ bản khi lên kế hoạch tổ chức tiệc

Star Event sẽ hướng dẫn các bạn các bước cơ bản khi lên kế hoạch tổ chức tiệc, giúp các bạn định hướng được cách thức để tổ chức được một bữa tiệc thành công.

Mỗi một bữa tiệc được tổ chức đều có những mục đích riêng và đóng vai trò quan trọng nhất định đối với người tổ chức ra bữa tiệc đó. Nói tới các bữa tiệc, việc đầu tiên cần phải nhắc đến đó là khâu lên kế hoạch tổ chức tiệc. Một sự kiện được tổ chức thành công là một event diễn ra một cách trơn tru và suôn sẻ, tạo được hiệu ứng tốt đối với người tham dự, đồng thời để truyền tải một cách hiệu quả nhất thông điệp của người tổ chức đến với người xem, và hơn thế nữa là thực hiện được một cách toàn vẹn nhất mục đích mà sự kiện đặt ra ban đầu. Dù bạn tự tổ chức tiệc hay thuê công ty dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, việc tổ chức được một bữa tiệc thành công là một thử thách không hề nhỏ, ngay cả với những event planner kì cựu nhất. Star Event sẽ hướng dẫn các bạn các bước cơ bản khi lên kế hoạch tổ chức tiệc, hy vọng có thể phần nào giúp các bạn định hướng được cách thức để tổ chức được một bữa tiệc thành công.

Chọn thời gian tổ chức tiệc hợp lý

Có lẽ không cần phải nói nhiều hơn về tầm quan trọng của yếu tố thời gian trong tổ chức sự kiện. Chọn được thời gian tổ chức sự kiện phù hợp sẽ giúp bữa tiệc của bạn thu hút được nhiều hơn các khách mời tới tham dự. Chọn ngày giờ tổ chức tiệc cần đáp ứng nhiều yếu tố, không chỉ thuận lợi cho bạn, mà còn cần phải thuận tiện cho các khách mời của bạn sắp xếp được công việc riêng của họ để tới tham dự. Với những bữa tiệc quan trọng như tiệc khai trương nhà mới, tiệc giới thiệu sản phẩm, tiệc cưới… bạn nên chú trọng hơn một chút vào yếu tố tâm linh bằng việc nhờ những người có khả năng xem ngày giờ đẹp, hợp với tuổi tác của nhân vật chính của bữa tiệc.

Ngoài ra, bạn nên cố gắng lựa chọn những ngày không quá gần các ngày lễ hoặc có những sự kiện hấp dẫn khác diễn ra cùng thời điểm. Ngày tổ chức cũng cần tránh xa các ngày lễ lớn trong năm như dịp Giáng sinh hay lễ Tết, bởi lẽ thời gian đó, lượng khách tham dự sẽ giảm xuống rất nhiều vì họ còn bận lo lắng cho công việc riêng của họ. 

cách lên kế hoạch tổ chức tiệc

Khi đã lên kế hoạch chu toàn cho bữa tiệc cưới ngoài trời, thời tiết xấu có thể phá hỏng tất cả công sức của bạn.

Chọn địa điểm tổ chức tiệc

Nói đến tầm quan trọng của thời gian thì cũng không thể bỏ sót yếu tố địa điểm. Một địa điểm phù hợp sẽ làm nên một bữa tiệc đáng nhớ và ngược lại, việc chọn sai địa điểm có thể phá tan mọi công sức của bạn. Yếu tố cần được lưu tâm đầu tiên đó là vấn đề thời tiết, hãy nghiên cứu kĩ về tình trạng thời tiết ở địa điểm bạn muốn tổ chức, đặc biệt là khi bữa tiệc bạn muốn tổ chức là một bữa tiệc ngoài trời. Địa điểm đó có rộng rãi hay không, có phù hợp với mục đích và tính chất của buổi tiệc hay không, có phù hợp để khách mời di chuyển và đỗ xe hay không… là một số câu hỏi bạn nên tự trả lời.

Chọn chủ đề tiệc hấp dẫn

Sau khi định ngày tổ chức, bạn cần xem xét và quyết định chủ đề – concept của buổi tiệc là gì. Chủ đề chính là ý tưởng chủ đạo, xuyên suốt buổi tiệc, từ phong cách trang trí, set up cho tới các hoạt động diễn ra đều có nhiệm vụ xoay quanh việc làm nổi bật chủ đề đó. Nếu nói các thành tố trong bữa tiệc đều mang những mục đích riêng, thì những mục đích đó vẫn phải tập trung quanh trục concept chứ không thể chệch đi theo hướng khác, giúp cắt giảm được rất nhiều chi tiết rườm rà, đơn giản vì chúng không phù hợp với chủ đề được đưa ra ngay từ đầu. Bởi vậy, có thể nói chủ đề – concept mang tính bao quát, định hướng và là mục tiêu chung cho toàn bộ bữa tiệc.

chủ đề đám cưới

Một đám cưới với chủ đề màu tím thủy chung…

chọn chủ đề trong kế hoạch tổ chức sự kiện

… bởi vậy ánh sáng, trang trí, rèm cửa trong tiệc cưới đều có màu tím.

Dự trù ngân sách

“Đầu tiên là tiền đâu”, mọi kế hoạch chuẩn bị cho một bữa tiệc ngoài dựa trên sức sáng tạo của event planner, còn phải dựa trên cơ sở ngân sách bạn đang có. Hãy cân đối việc thu chi cho bữa tiệc, sao cho không bị vượt ngân sách quá nhiều. Ví dụ, bạn có thể cắt giảm chi phí đầu tư vào việc trang trí để bù vào việc ăn uống trong các bữa tiệc tất nhiên hay tiệc cuối năm. Hoặc bạn có thể tự làm các đồ trang trí như bóng bay hoặc nến thay vì thuê dịch vụ bên ngoài trong tiệc sinh nhật… Tóm lại, bạn nên có nhiều phương án cắt giảm chi phí để có chi tiêu hợp lý phù hợp với ngân sách.

Lên thực đơn đồ ăn thức uống hợp khẩu vị và đảm bảo vệ sinh

Bữa tiệc của bạn có thể rất thành công, rất vui vẻ, rất gây ấn tượng, trang trí rất đẹp, nhưng nếu các món ăn bạn dùng để đãi khách mời có vấn đề dù là nhỏ nhất cũng sẽ ảnh hưởng một cách tiêu cực đến chất lượng bữa tiệc của bạn. Khi lên thực đơn tiệc, bạn hãy chú ý đến cả những khách mời đang ăn kiêng hoặc ăn chay, chế độ ăn riêng cho trẻ em để chuẩn bị cho khách mời những lựa chọn đa dạng, làm vừa lòng cả những người khó tính nhất. Bên cạnh đó, bạn hãy lưu ý đến các phương thức khác nhau để tổ chức tiệc ăn uống, ví dụ như tiệc ăn ngoài trời, tiệc buffet… Bạn có thể tham khảo thêm bài viết tư vấn về cách tổ chức ăn uống trong sự kiện của chúng tôi tại đây.

lên thực đơn khi tổ chức tiệc

Nhà tổ chức cần đưa ra cho khách nhiều sự lựa chọn đồ ăn, đồ uống. Ngoài ra còn phải chú ý tới vệ sinh an toàn thực phẩm, bố trí phòng, trang trí, dịch vụ và di chuyển.

Trên đây là một số gợi ý để bạn có thể tạo ra những buổi tiệc đầy hứng khởi, gắn kết những người tham gia lại với nhau và tràn ngập tiếng cười. Dù hình thức tiệc bạn muốn tổ chức là gì, một bữa tiệc tất nhiên, một bữa tiệc cuối năm tại công ty, một bữa tiệc sinh nhật, một bữa tiệc kỉ niệm ngày cưới… thì về cơ bản, bạn đều cần phải hết sức lưu ý đến các yếu tố trên. Chúc bạn tổ chức được những bữa tiệc thật thành công!

Tư vấn tổ chức sự kiện

ý tưởng tổ chức prom

Prom và cách tổ chức prom ấn tượng nhất

Tổ chức prom là một khái niệm không còn xa lạ với giới trẻ Việt Nam. Vậy cách tổ chức prom như thế nào cho hấp dẫn và lôi cuốn được nhiều người tham gia?

cách tăng doanh số bán vé tổ chức event

Cách tăng số lượng vé bán ra trong tổ chức sự kiện

Làm thế nào để tăng lượng vé bán ra khi tổ chức event? Dưới đây là một số biện pháp cực hữu hiệu thường được sử dụng để tăng doanh số cho các sự kiện bán vé.

cách tổ chức lễ đầy tháng cho bé

Tổ chức tiệc đầy tháng cho bé như thế nào?

Để tổ chức tiệc đầy tháng cho bé một cách hợp lý, vừa tiết kiệm được kinh phí vừa giúp cho bé có một ngày kỉ niệm đáng nhớ, bạn cần lưu ý đến những điều sau.

chọn chủ đề trong kế hoạch tổ chức sự kiện

Hướng dẫn các bước cơ bản khi lên kế hoạch tổ chức tiệc

Star Event sẽ hướng dẫn các bạn các bước cơ bản khi lên kế hoạch tổ chức tiệc, giúp các bạn định hướng được cách thức để tổ chức được một bữa tiệc thành công.

cách quản lý đám đông khi tổ chức sự kiện

Cách quản lý đám đông khi tổ chức sự kiện

Star Event sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về việc quản lý đám đông và cách quản lý đám đông khi tổ chức sự kiện, giúp bạn tổ chức những event thành công.

cách viết kịch bản cho sự kiện

Viết kịch bản cho tổ chức sự kiện cần tìm hiểu những gì?

Khi viết kịch bản cho tổ chức sự kiện bạn cần biết những điều gì để viết lên được những kịch bản chất lượng nhất và đáp ứng được các tiêu chí mà đối tác đặt ra cho bạn?

đi chơi mộc châu 2/9

5 bí kíp đi chơi cho kỳ nghỉ lễ 2/9

Kỳ nghỉ lễ 2/9 tới đây bạn đã có kế hoạch đi đâu chơi chưa? Hãy để Star Event gợi ý cho bạn các bí kíp để bạn có những ngày nghỉ lễ thoải mái và vui vẻ nhất.

kinh nghiệm tổ chức fashion show

Một số kinh nghiệm giảm thiểu rủi ro khi tổ chức fashion show

Dưới đây là những lưu ý quan trọng về kinh nghiệm tổ chức fashion show được đúc kết qua nhiều năm kinh nghiệm của các chuyên gia chuyên về dịch vụ tổ chức event.

các lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện

Những lỗi mà người làm sự kiện thường mắc phải

Star Event xin chia sẻ một số kinh nghiệm về những lỗi sai mà người làm sự kiện thường mắc phải để những người làm nghề tổ chức sự kiện nhìn nhận được vấn đề một cách tốt hơn.