cách quản lý đám đông khi tổ chức sự kiện

Cách quản lý đám đông khi tổ chức sự kiện

Star Event sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về việc quản lý đám đông và cách quản lý đám đông khi tổ chức sự kiện, giúp bạn tổ chức những event thành công.

Trong bài viết này, Star Event sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về việc quản lý đám đôngcách quản lý đám đông khi tổ chức sự kiện, cách để giải quyết những khó khăn mà đám đông có thể gây ra cho sự kiện của bạn. Nếu bạn là một người tổ chức sự kiện, và đã từng gặp các vấn đề như: Sự kiện quá tải người tham gia hoặc thiếu người tham gia, khán giả chen lấn nhau, bạn bị khán giả phàn nàn vì công tác tổ chức kém, thiếu nhà vệ sinh, phục vụ chậm, thiếu đồ ăn,… thì bạn nên tham khảo ngay bài viết này. Đây sẽ là những thông tin rất hữu ích với bạn nếu bạn muốn trở thành một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Quản lý đám đông là gì?

Quản lý đám đông về cơ bản là một phần việc quan trọng trong những gì bạn cần có sẵn trong đầu khi tổ chức sự kiện. Khi lên kế hoạch chuẩn bị cho việc tổ chức event, bạn cần phải chuẩn bị thật tốt để các khách mời có cảm giác được chào đón tại sự kiện mà không phải cảm giác nơi đó quá đông, quá bất tiện, nguy hiểm hoặc không thoải mái. Nếu hiểu theo nghĩa đen của các từ thì quản lý đám đông chỉ có nghĩa là nắm bắt và điều hành tình hình đám đông người tham dự event, nhưng khái niệm này không chỉ được hiểu theo nghĩa đơn giản như vậy. Như vậy về cơ bản quản lý đám đông là tất cả những gì bạn có thể nghĩ tới để tạo ra bầu không khí thoải mái và dễ chịu nhất cho đám đông những người tham dự.

cách quản lý đám đông khi tổ chức sự kiện

Bạn có thể chuẩn bị kế hoạch quản lý đám đông trước khi sự kiện diễn ra, nhưng trong ngày hôm đó bạn cũng có thể sẽ vận dụng sự sáng tạo tại chỗ của mình.

Việc này cần phải lên kế hoạch một cách tỉ mỉ và cẩn thận, giúp sự kiện bắt đầu và kết thúc đều thuận lợi. Bạn có thể chuẩn bị các kế hoạch quản lý đám đông trước khi sự kiện diễn ra, thậm chí là lên kế hoạch cho vấn đề này một cách thật chu đáo. Rất nhiều người làm sự kiện mắc phải sai lầm, bởi họ xem nhẹ việc quản lý đám đông và cho rằng việc này là không cần thiết. Tuy nhiên, với một sự kiện, những người tham gia là rất quan trọng, và nếu bạn không cho họ cảm giác thoải mái, ấn tượng của họ về sự kiện của bạn cũng như thương hiệu của bạn sẽ bị ảnh hưởng một cách tiêu cực.

Cách tính toán số lượng người tham dự khi tổ chức sự kiện

Trong ngày diễn ra sự kiện, bạn vẫn sẽ phải vận dụng sự sáng tạo tại chỗ của mình để đảm bảo rằng không có quá nhiều người tập trung tại những khu vực chật hẹp. Bên cạnh đó, bạn cần tính thêm cả số lượng khán giả phát sinh và số khán giả đứng ở khu vực rào chắn trước sân khấu.

Thông thường, để đảm bảo sự thoải mái nhất cho người tham dự, bạn nên đảm bảo số lượng từ 6 – 7 người / 1m2. Bởi vậy, quản lý đám đông thường liên quan đến việc quản lý bố cục tại địa điểm tổ chức, nơi bạn bố trí đặt rất nhiều người trên sân khấu và một số lượng người ít hơn ở những khu vực phía xa. Khi bạn cộng hết những con số này, nó sẽ là sức chứa tổng thể của địa điểm tổ chức chương trình. Sau đó, bạn cần tính toán đến lối ra, lối vào và sức chứa tối đa ở mỗi khu vực.

quản lý đám đông trong tổ chức sự kiện

Hội sách là một trong những sự kiện thu hút số lượng người tham gia đông đảo.

Cách di tản đám đông một cách hợp lý khi sự cố xảy ra

Sau khi bạn có con số cụ thể về sức chứa tổng thể, câu hỏi tiếp theo được đặt ra là: làm thế nào để đưa được toàn bộ đám đông di tản ra ngoài trong một khoảng thời gian hợp lý. Hơn thế nữa, bạn cần có các khoảng trống cho các dịch vụ khẩn cấp để khán giả có thể phản ứng khi sự cố xảy ra. Bạn nên nắm rõ các lối thoát hiểm khi có các sự cố khẩn cấp (nếu là sự kiện được tổ chức với hình thức indoor event – sự kiện trong nhà).

Nếu sự cố xảy ra đột ngột ngay khi sự kiện đang diễn ra, bạn cần phải thông báo khẩn cấp và diễn đạt lời thông báo một cách ngắn gọn và dễ hiểu nhất có thể để những người tham gia có thể biết được vấn đề ở đây là gì.

Khi sự cố xảy ra, rất có thể đám đông nhốn nháo và náo loạn sẽ chen lấn và va chạm với nhau, bởi vậy khi đã nắm rõ được thiết kế của địa điểm nơi bạn tổ chức sự kiện để dễ dàng bố trí người trực ở các lối thoát hiểm, bạn hãy nghĩ tới các thông tin bạn cần biết về đám đông cũng như cách bạn sẽ di chuyển họ ra ngoài nếu có sự cố. Nhưng bạn cũng cần phải điều khiển cách họ di chuyển theo ý muốn của bạn.

Trước hết, bạn nên nắm một cách sơ bộ phương tiện mà đám đông dùng để di chuyển đến địa điểm tổ chức sự kiện (có nhiều xe ô tô hay không, số lượng xe máy xe đạp xe đạp điện như thế nào) để tiện bố trí bãi đỗ xe và sắp xếp bảo vệ trông xe. Và từ đó bạn cũng sẽ có cơ sở để tính toán số nhà vệ sinh, số bàn phục vụ ăn uống, các khu khẩn cấp, lối thoát hiểm… Như vậy, bạn sẽ cần rất nhiều thông tin thay vì chỉ quan tâm đến khách mời là ai và những đặc điểm của họ. Bạn cần có kế hoạch để sắp xếp các thông tin về việc bảo đảm an toàn cho họ (như vị trí cửa thoát hiểm, vị trí đặt các dụng cụ khẩn cấp…) cần công bố cho khán giả, công bố ở đâu và công bố khi nào để họ có thể nhớ được. Những thông tin này khá là tẻ nhạt và thường không được những người tham dự chú ý cho lắm, thường họ chỉ chú tâm vào nội dung và hình thức trang trí của event mà thôi, bởi vậy cách truyền đạt của bạn cũng rất quan trọng, để tránh tình trạng thông tin không được người tham dự tiếp nhận.

quản lý đám đông hiệu quả khi tổ chức sự kiện

Để đảm bảo an ninh, bạn nên nhờ đến sự giúp đỡ của lực lượng công an.

Quản lý đám đông trong sự kiện có thể được hiểu đơn giản là việc chúng ta luôn cần có sự chuẩn bị tốt nhất để ứng phó với một đám đông khổng lồ đang tiến tới, ở lại và rời đi sau sự kiện và cả những sự cố bất ngờ sẽ xảy ra. Bạn cũng có thể nhờ cậy đến sự giúp đỡ của các đơn vị chức năng như công an, cảnh sát, trạm cứu hỏa,… và bởi vậy, bạn cần có sự kết nối tốt với họ.

Trên đây là các kinh nghiệm về cách quản lý đám đông trong tổ chức sự kiện. Hy vọng những thông tin này có ích cho bạn. Chúc bạn tổ chức được những sự kiện thành công và quản lý đám đông tham dự sự kiện một cách hiệu quả.

Tư vấn tổ chức sự kiện

cách tổ chức tiệc

Hướng dẫn cách lên kế hoạch tổ chức tiệc

Lên kế hoạch tổ chức một bữa tiệc không khó nếu như bạn có kiến thức. Star Event sẽ hướng dẫn cho các bạn những nền tảng căn bản nhất về cách tổ chức tiệc.

quản lý ngân sách trong tổ chức sự kiện

Nguyên tắc quản lý tài chính trong tổ chức sự kiện

Quản lý tài chính trong tổ chức sự kiện là việc nên được ưu tiên hàng đầu khi tổ chức sự kiện. Quản lý kinh phí trong tổ chức sự kiện cần có nguyên tắc riêng.

kinh nghiệm tổ chức samling

Kinh nghiệm tổ chức Samling phát sản phẩm mẫu

Chúng tôi sẽ chia sẻ cho các bạn về kinh nghiệm tổ chức Samling, để bạn có thể có kinh nghiệm làm Samling, từ đó tổ chức các buổi phát sản phẩm mẫu thành công.

tổ chức tiệc halloween gây ấn tượng

Cách tổ chức chương trình dịp halloween hoành tráng và ấn tượng

Tổ chức tiệc halloween cần tập trung đến yếu tố ma quái và rùng rợn. Star Event sẽ chia sẻ đến các bạn những cách tổ chức chương trình Halloween hấp dẫn.

kế hoạch tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Những lưu ý để tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm ấn tượng nhất

Để tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới thành công không phải dễ dàng. Star Event xin chia sẻ những lưu ý trong cách tổ chức buổi ra mắt sản phẩm mới dưới đây.

Cách tổ chức giải đấu bóng đá

Cách tổ chức một giải đấu bóng đá

Tổ chức các giải bóng đá không chỉ là nơi các tín đồ yêu thích môn thể thao vua giải trí, tranh tài, mà còn có hiệu quả đối với những người kinh doanh sân bóng.

cách xin tài trợ sự kiện

Kinh nghiệm xin tài trợ cho một sự kiện sắp được tổ chức

Bất kể event bạn đang muốn tổ chức là gì, thì xin tài trợ dự án là một công đoạn không thể thiếu. Star Event sẽ chia sẻ kinh nghiệm về cách xin tài trợ cho sự kiện.

cách tổ chức họp lớp

Làm cách nào để chương trình họp lớp thu hút các thành viên tham gia?

Để đạt được mục tiêu thu hút đông đảo thành viên tham gia, bạn cần phải trả lời những câu hỏi như: Ý tưởng tổ chức họp lớp như thế nào? Địa điểm tổ chức ở đâu, hoạt động gì sẽ diễn ra?...

kỹ năng cần thiết để tổ chức sự kiện

Lựa chọn nghề tổ chức sự kiện, bạn cần gì?

Nghề tổ chức sự kiện đòi hỏi nhiều thử thách, nhưng không phải quá khó khăn chinh phục. Dấn thân vào nghề tổ chức event, bạn cần chuẩn bị những kỹ năng gì?