Thu hút lượng người tham dự hội thảo

Các cách để tăng lượng người tham dự trong sự kiện hội thảo

Tổ chức hội thảo có tính chất vô cùng quan trọng, bởi vậy cần phải có sự chuẩn bị kỹ càng. Vậy có những cách cách nào để thu hút người tham gia hội thảo?

Tổ chức hội thảo có tính chất vô cùng quan trọng, bởi vậy cần phải có sự chuẩn bị kỹ càng để tránh tối đa sai sót, thông qua một buổi hội thảo, một đơn vị sẽ tiến hành kết nối, chia sẻ với những người tham gia. Nói đến cách tổ chức hội thảo, ngoài việc lên ý tưởng và chủ đề sao cho độc đáo, không bị nhàm chán, check list diễn giả và quan khách, cũng như lựa chọn địa điểm tổ chức hợp lý, thì công tác truyền thông marketing, thông báo cho khách mời… là yếu tố cần được ưu tiên hàng đầu trong kế hoạch chuẩn bị cho một sự kiện hội thảo. Điều này rất quan trọng bởi thông qua đó, nhiều quan khách sẽ biết đến buổi hội thảo của bạn hơn, từ đó tăng lượng người tham dự trong sự kiện hội thảo.

Các sự kiện hội thảo thường mang đặc thù là phải kêu gọi được đầy đủ số lượng người tham dự như dự kiến, bởi hội thảo thường là sự kiện giới hạn số lượng và đối tượng tham gia. Chính vì điều này mà sự có mặt của người tham dự là rất quan trọng bởi vì nó liên quan đến nhiều yếu tố như kinh phí, địa điểm, số ghế ngồi, diễn giả khách mời… Vậy có những cách cách nào để thu hút người tham gia hội thảo một cách hiệu quả?

tổ chức sự kiện hội thảo

Có những cách nào để thu hút người tham gia hội thảo một cách hiệu quả?

Đầu tư vào công tác truyền thông trên mạng xã hội

Mỗi một sự kiện được tổ chức, đặc biệt là các sự kiện hướng tới cộng đồng và cần đông đảo nhiều người tham dự nói chung, và sự kiện hội thảo nói riêng, thì công tác truyền thông cho sự kiện nên được đặt lên hàng đầu cho việc ưu tiên thực hiện. Có thể nói, việc truyền thông có ý nghĩa bậc nhất trong quy trình tổ chức hội thảo.

Hãy thực hiện công tác truyền thông cho sự kiện của bạn trước hết thông qua mạng xã hội (social media). Có thể nói, hiện nay social media là kênh truyền thông hàng đầu, giúp lan truyền hiệu ứng một cách nhanh chóng và tối ưu nhất. Sử dụng social media không hề tốn thời gian như nhiều người vẫn nghĩ. Việc tạo sự kiện, quảng cáo sự kiện trên Facebook, quảng cáo trên Twitter hoặc cộng tác với những tài khoản nổi tiếng trên Instagram hay Snapchat cũng có thể giúp bạn quảng bá và truyền thông điệp, mục đích của sự kiện hội thảo mà bạn tổ chức. Ngoài ra, hashtag chính và các hashtag liên quan sẽ là một cách hiệu quả không kém để giúp độ lan truyền rộng hơn.

Bạn có thể tham khảo những gợi ý của Star Event về những chiến thuật marketing giúp quảng bá sự kiện.

Nội dung hội thảo có sức hấp dẫn

Chỉ cần có sự khác biệt thì bạn sẽ dễ dàng lôi kéo người khác tham gia sự kiện hội thảo của mình. Dù các công tác khác có tốt đến đâu nhưng nội dung của bạn nghèo nàn, nhàm chán và không có sức hút thì cũng uổng phí công sức bỏ ra. Bạn hãy chắc chắn rằng nội dung hội thảo sẽ là bức phông nền đẹp đẽ và chỉn chu rồi mới thực hiện các công tác tổ chức khác.

truyền thông hội thảo

Quang cảnh một buổi hội thảo du học tại Hà Nội

Thực hiện những cuộc gọi / gửi email nhắc nhở

Đối tượng chính của việc này là những vị khách mời sẽ tham gia sự kiện của bạn. Dù đã gửi giấy mời từ trước đó, nhưng trước ngày diễn ra sự kiện khoảng tầm từ 1 – 2 ngày, bạn nên lưu ý đến việc gọi điện thoại hoặc gửi email cho họ để xác nhận rằng họ sẽ có mặt tại buổi hội thảo, tránh việc khách mời của bạn quên mất hoặc không sắp xếp được lịch trình. Trong trường hợp khách mời thông báo từ trước về sự vắng mặt, bạn phải nhanh chóng có kế hoạch mời khách mời khác để không làm ảnh hưởng đến tiến độ của buổi hội thảo đã được chuẩn bị công phu từ trước. Hãy luôn nhớ rằng, lời mời trực tiếp bao giờ cũng mang tính chất trang trọng hơn trên giấy tờ, các vị khách mời của bạn sẽ cảm thấy họ được tôn trọng hơn, và họ sẽ dành thời gian tham dự buổi hội thảo của bạn.

Mời những diễn giả nổi tiếng tới tham dự hội thảo

Cách nhanh nhất để tăng lượng người quan tâm và tới tham dự hội thảo của bạn, đó là mời những khách mời nổi tiếng, cụ thể ở đây là các diễn giả có tiếng trong lĩnh vực liên quan đến buổi hội thảo của bạn. Đó là những người có tiếng nói trọng lượng, có sức ảnh hưởng và tác động lớn đến người xem. Danh tiếng của họ và những hứa hẹn về điều họ sẽ mang lại qua buổi hội thảo, sẽ là phương thức đánh trực tiếp vào sự tò mò và háo hức của công chúng. Không chỉ vậy, bạn còn có thể thiết lập mối quan hệ mới để còn mời họ đến làm diễn giả trong những buổi hội thảo mà bạn tổ chức sau này.

Làm khảo sát về đề tài mong muốn ở buổi hội thảo tiếp theo

Trong hoặc sau khi buổi hội thảo diễn ra, bạn hãy tiến hành thực hiện những khảo sát dành cho người tham dự, về những suy nghĩ của họ về buổi hội thảo, những gì họ hài lòng hoặc chưa hài lòng, họ có mong muốn gì ở buổi hội thảo tiếp theo hoặc có đóng góp gì cho ban tổ chức. Ý kiến của những người tham gia đôi khi giúp ích rất nhiều trong việc hình thành ý tưởng cho sự kiện tiếp theo hoặc hoàn thiện quy trình tổ chức của bạn. Từ những đó bạn có thể đi theo và thực hiện để thành công hơn.

Thu hút lượng người tham dự hội thảo

Để chuẩn bị cho buổi hội thảo tiếp theo, bạn hãy tiến hành khảo sát ý kiến từ những người tham dự

Nếu bạn muốn có được thêm nhiều lời khuyên hữu ích từ các event planner chuyên nghiệp, hãy liên hệ với hotline của Star Event. Star Event là công ty chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện họp báo – hội thảo – tọa đàm, với phong cách làm việc chuyên nghiệp và luôn biết lắng nghe khách hàng. Chúng tôi hy vọng rằng sẽ đem đến cho các bạn một chất lượng dịch vụ tốt nhất để giúp buổi hội thảo diễn ra suôn sẻ như bạn mong đợi.

Tư vấn tổ chức sự kiện

ý tưởng tổ chức prom

Prom và cách tổ chức prom ấn tượng nhất

Tổ chức prom là một khái niệm không còn xa lạ với giới trẻ Việt Nam. Vậy cách tổ chức prom như thế nào cho hấp dẫn và lôi cuốn được nhiều người tham gia?

cách tăng doanh số bán vé tổ chức event

Cách tăng số lượng vé bán ra trong tổ chức sự kiện

Làm thế nào để tăng lượng vé bán ra khi tổ chức event? Dưới đây là một số biện pháp cực hữu hiệu thường được sử dụng để tăng doanh số cho các sự kiện bán vé.

cách tổ chức lễ đầy tháng cho bé

Tổ chức tiệc đầy tháng cho bé như thế nào?

Để tổ chức tiệc đầy tháng cho bé một cách hợp lý, vừa tiết kiệm được kinh phí vừa giúp cho bé có một ngày kỉ niệm đáng nhớ, bạn cần lưu ý đến những điều sau.

chọn chủ đề trong kế hoạch tổ chức sự kiện

Hướng dẫn các bước cơ bản khi lên kế hoạch tổ chức tiệc

Star Event sẽ hướng dẫn các bạn các bước cơ bản khi lên kế hoạch tổ chức tiệc, giúp các bạn định hướng được cách thức để tổ chức được một bữa tiệc thành công.

cách quản lý đám đông khi tổ chức sự kiện

Cách quản lý đám đông khi tổ chức sự kiện

Star Event sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về việc quản lý đám đông và cách quản lý đám đông khi tổ chức sự kiện, giúp bạn tổ chức những event thành công.

cách viết kịch bản cho sự kiện

Viết kịch bản cho tổ chức sự kiện cần tìm hiểu những gì?

Khi viết kịch bản cho tổ chức sự kiện bạn cần biết những điều gì để viết lên được những kịch bản chất lượng nhất và đáp ứng được các tiêu chí mà đối tác đặt ra cho bạn?

đi chơi mộc châu 2/9

5 bí kíp đi chơi cho kỳ nghỉ lễ 2/9

Kỳ nghỉ lễ 2/9 tới đây bạn đã có kế hoạch đi đâu chơi chưa? Hãy để Star Event gợi ý cho bạn các bí kíp để bạn có những ngày nghỉ lễ thoải mái và vui vẻ nhất.

kinh nghiệm tổ chức fashion show

Một số kinh nghiệm giảm thiểu rủi ro khi tổ chức fashion show

Dưới đây là những lưu ý quan trọng về kinh nghiệm tổ chức fashion show được đúc kết qua nhiều năm kinh nghiệm của các chuyên gia chuyên về dịch vụ tổ chức event.

các lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện

Những lỗi mà người làm sự kiện thường mắc phải

Star Event xin chia sẻ một số kinh nghiệm về những lỗi sai mà người làm sự kiện thường mắc phải để những người làm nghề tổ chức sự kiện nhìn nhận được vấn đề một cách tốt hơn.