lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện được coi là nền tảng cho thành công của bất kỳ một event nào, một bản kế hoạch chi tiết sẽ giúp chương trình diễn ra thuận lợi.

Để tổ chức thành công một sự kiện, việc đầu tiên và quan trọng bậc nhất cần làm đó là lập ra một bản kế hoạch chi tiết quy trình các bước phải thực hiện để từ đó nảy sinh các ý tưởng, theo sát tiến độ diễn ra công việc và dễ dàng phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận. Việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện được coi là nền tảng cho thành công của bất kỳ một event nào, bởi một bản kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn chạy chương trình thuận lợi, bên cạnh đó bạn có thể quản lý nhân sự, quản lý tiến độ và có các phương án xử lý tình huống, phòng ngừa rủi ro khi tổ chức sự kiện một cách tốt nhất. Các bạn hãy tham khảo thông tin Star Event cung cấp về các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện dưới đây để giúp bạn có được một bản kế hoạch tổ chức chi tiết, hoàn hảo cho sự kiện của mình.

Xác định mục tiêu và thông điệp của sự kiện

Bạn tổ chức sự kiện này để làm gì? Những tác dụng tích cực mà sự kiện ấy có thể mang đến cho bạn? Đối tượng mà event của bạn hướng đến là ai? Các mốc con số mà sự kiện cần thu lại được là gì? Để thực hiện mục tiêu đó cần đáp ứng những điều gì, cần chuẩn bị như thế nào để đưa lại hiệu quả tốt nhất? Nói cách khác, nhà tổ chức sự kiện cần làm rõ mục tiêu của việc tổ chức chương trình trước khi bắt tay vào tổ chức nó.

cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Xác định được mục tiêu tổ chức sẽ giúp bạn xác định hướng đi đúng cho toàn bộ bản kế hoạch

Mục tiêu của sự kiện gắn liền với quy mô tổ chức và sáng tạo các hoạt động tại sự kiện. Hai vấn đề này có mối liên hệ trực tiếp với chi phí và ngược lại, chi phí cũng chi phối các yếu tố đó. Lưu ý rằng, những mục tiêu cụ thể đòi hỏi những phương pháp cụ thể. Nó yêu cầu phải có kế hoạch riêng cùng với chương trình hoạt động bám sát với chúng. Có như vậy, sự kiện mới có thể thành công.

Xác định đối tượng mà sự kiện hướng đến 

Đối tượng tham dự của sự kiện có nhiều thành phần khác nhau, bao gồm nhiều nhóm người ở nhiều độ tuổi, nhiều ngành nghề, tôn giáo, họ có đặc trưng riêng văn hóa và lối ứng xử khác nhau. Hiểu rõ khách hàng và những người tham dự sự kiện, bạn sẽ biết được chính xác mình cần chuẩn bị những gì.

Mức độ thành công của các sự kiện được đánh giá một phần dựa trên số lượng người tham dự mà chương trình đó thu hút được, những khách mời tham dự trong event của bạn rất có thể sẽ trở thành khách hàng tiềm năng của bạn trong tương lai. Đối với việc tổ chức event, dù chương trình của bạn có quy mô và tầm cỡ đến đâu nhưng bạn xác định sai đối tượng khách hàng thì mọi chủ đề, concept mà bạn chuẩn bị từ đầu sẽ thành vô nghĩa.  Do vậy, việc xác định khách hàng mục tiêu là một bước cực kỳ quan trọng để có thể tổ chức sự kiện thành công.

Ngoài ra, bạn cần chốt danh sách những khách mời nào sẽ tới tham dự bằng cách gửi thiệp hoặc email mời trước sự kiện một tuần cho khách và gọi điện xác nhận trong vòng 2 ngày trước khi sự kiện diễn ra để có thể chủ động bố trí chỗ ngồi hoặc các suất ăn uống một cách hợp lý.

cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Hãy bắt đầu lập bản kế hoạch từ những chi tiết nhỏ nhất

Xây dựng concept cho sự kiện

Concept chính là ý tưởng chủ đạo, xuyên suốt chương trình, từ phong cách trang trí, set up cho tới các hoạt động diễn ra đều có nhiệm vụ xoay quanh việc làm nổi bật Concept của chương trình. Nếu nói các phần xuất hiện trong event đều mang những mục đích riêng, thì những mục đích đó vẫn phải tập trung quanh trục concept chứ không thể chệch đi theo hướng khác.

Khi bạn làm sự kiện muốn truyền tải thông điệp về sản phẩm thông qua sự kiện thì bạn phải xây dựng được ấn tượng đối với người tham gia sự kiện, và phương thức nhanh nhất để làm được điều đó là xây dựng concept tốt cho chương trình. Từ concept sự kiện, bạn có thể phát triển tiếp những nhánh ý tưởng nhỏ khác ý tưởng về trang trí, ý tưởng cho các hoạt động sẽ diễn ra, ý tưởng về quà tặng…

Chọn thời gian và địa điểm diễn ra sự kiện

Về thời gian, nếu bạn lựa chọn được thời điểm phù hợp với đại đa số khách mời thì sẽ tạo điều kiện đảm bảo đủ số lượng và có sự góp mặt đông đủ của những nhân vật then chốt mà sự kiện hướng tới. Bạn hãy cân nhắc những điều sau khi lựa chọn thời gian tổ chức chương trình: Sự kiện được tổ chức ban ngày hay buổi tối? Chương trình sẽ diễn ra trong bao lâu? Thời gian khai mạc? Thời gian bế mạc? Khách mời có tham dự được đông đủ hay không? Thời gian tổ chức diễn tập có bị quá gần thời gian chính thức hay không? Đội ngũ nhân sự, bao gồm các nhân viên và các tình nguyện viên hỗ trợ có đủ thời gian chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng trước khi khách đến không?

Về địa điểm, bạn hãy lựa chọn địa điểm sao cho phù hợp nhất với tính chất và đặc điểm mà event hướng đến. Ví dụ một sự kiện teambuilding nên được tổ chức ngoài trời, một sự kiện giới thiệu sản phẩm mới nên được tổ chức trong hội trường….

lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Để chương trình giao lưu diễn ra suôn sẻ và thành công như ý định, trong chuẩn bị cần chuẩn bị kỹ mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện

Một sự kiện thành công cần có sự kết hợp của nhiều yếu tố nhưng quan trọng hơn cả vẫn là sự chuyên nghiệp và linh hoạt của những người tổ chức và việc lập bản kế hoạch tổ chức sự kiện. Bản kế hoạch dù chỉ nằm trên giấy nhưng đó là một sơ đồ chi tiết thâu tóm tất cả những việc mà đội ngũ nhân sự cần thực hiện, bao gồm các ý tưởng sáng tạo, các bước tổ chức, các phương án phòng rủi ro, dự trù ngân sách, thuê dụng cụ máy móc, tìm địa điểm tổ chức… Lập bản kế hoạch chi tiết chính là việc làm cần thiết đầu tiên trước khi bạn tổ chức một sự kiện. Một khi đã xác định rõ về mục đích của event và có trên tay một bản kế hoạch đầy tiềm năng, việc tổ chức sự kiện của bạn đã đi được nửa chặng đường.

Tin tức

quy trình tổ chức hội thảo

Các bước lập kế hoạch tổ chức hội thảo

Không phải event-er nào cũng nắm chắc được các kiến thức để biết rõ về các bước lập kế hoạch cho việc tổ chức hội thảo. Vậy các bước đó bao gồm những gì?

sai lầm khi tổ chức đám cưới

Những sai lầm khi tổ chức tiệc cưới

Vậy khi tổ chức bạn sẽ dễ bị mắc những sai lầm nào? Sau đây là những thông tin của Star Event cung cấp về những sai lầm khi tổ chức đám cưới để bạn phòng tránh.

chuẩn bị tổ chức sự kiện

Những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện

Dù quy mô của sự kiện đó như thế nào thì chương trình nào cũng cần phải trải qua các bước chuẩn bị. Đây là những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện.

khó khăn khi tổ chức chạy roadshow

Những khó khăn dễ gặp phải khi tổ chức chạy Roadshow

Nếu không cẩn thận, những sự cố, khó khăn sau đây rất dễ xảy ra khi bạn tổ chức một roadshow. Sau đây sẽ là những khó khăn khi tổ chức roadshow. bạn cần lưu ý.

tầm quan trọng của proposal

Tầm quan trọng của Proposal với việc tổ chức sự kiện

Tầm quan trọng lớn của Proposal event nên được gói gọn trong một câu: tất cả những ý tưởng cho sự kiện sẽ mãi chỉ nằm trên giấy nếu proposal của bạn không tốt.

cách viết proposal cho event

Những điều cần biết khi viết Proposal cho event

Một trong những kỹ năng cơ bản của một event-er, đó là phải viết được một bản proposal. Vậy trước hết cần biết đến thông tin gì về cách viết proposal cho event?

cách trở thành nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Làm cách nào để thành chuyên gia tổ chức sự kiện

Nếu bạn đang tự hỏi kỹ năng của người tổ chức sự kiện là gì, thì dưới đây là những hướng dẫn cơ bản nhất cho khởi đầu của bạn trong ngành tổ chức sự kiện.

chương trình phát sản phẩm mẫu

Tìm hiểu về chương trình phát sản phẩm mẫu Sampling

Hoạt động phát sản phẩm mẫu sampling hiện nay rất phổ biến. Ở bài viết này, Star Event sẽ chia sẻ kinh nghiệm tổ chức chương trình phát sản phẩm mẫu Sampling.

cách viết kịch bản event

Những lưu ý khi viết kịch bản sự kiện

Hãy lưu ý những điều sau để bảo đảm rằng kịch bản event hoàn thiện sẽ được rà soát kỹ lưỡng, có nội dung tốt và các đề xuất của bạn không bị vượt quá ngân sách.