3 bước để tổ chức hội thảo thành công

Mục tiêu chung của mọi hội thảo là đảm bảo được tinh thần chia sẻ và phát huy ý kiến tập thể. Vậy làm thế nào để tổ chức hội thảo thành công? Star Event sẽ chia sẻ với các bạn 3 bước cơ bản sau đây:

1. Hoạch định cụ thể

Đây là công đoạn đầu tiên, có ảnh hưởng rất lớn trong suốt quy trình tổ chức hội thảo. Ban tổ chức cần phải lên kế hoạch chi tiết về chủ đề, cách thức, mục tiêu của hội thảo, thành phần tham dự, địa điểm, thời gian, lịch trình, tiến độ thực hiện, ngân sách, nhân sự, công tác hậu cần…

Kế hoạch, dự trù đảm bảo chi tiết và chính xác sẽ là tiền đề cho các công đoạn sau diễn ra thuận lợi và thành công.

Hoạch định cụ thể

2. Triển khai hội thảo

Trước mỗi hội thảo, ban tổ chức luôn cần triển khai thông báo sự kiện. Tùy theo tính chất của hội thảo mà hình thức, quy mô, cùng mức độ thông báo có thể khác nhau: sử dụng thư mời trực tiếp hoặc thông báo, quảng bá rộng rãi trên các kênh thông tin đại chúng.

Ngoài ra, công tác hậu cần như chuẩn bị cơ sở vật chất (hội trường, bàn ghế, thiết bị nghe nhìn, tài liệu…), dịch vụ phục vụ hội thảo (đưa đón, phòng nghỉ, ăn trưa, giải khát, công tác an ninh…) cũng cần được lên danh mục cụ thể và chuẩn bị chu đáo để đảm bảo việc tổ chức hội thảo diễn ra thành công.

tổ chức hội thảo

Và quan trọng nhất, trong lịch trình hội thảo cần lưu ý 3 yếu tố sau:

  • Có sự tầm soát bao quát và đầy đủ danh mục các công việc cần triển khai trong hội thảo;
  • Điều hành hội thảo một cách linh hoạt và uyển chuyển, phát huy tối đa sự đóng góp ý kiến của người tham dự, nhưng vẫn đảm bảo về chủ đề, mục tiêu, thời gian và hình thức thảo luận trong hội thảo;
  • Kết quả bàn bạc, đóng góp của những người tham dự phải được sao lưu để làm tài liệu đánh giá, báo cáo sau hội thảo.

Triển khai hội thảo

3. Công tác hậu kỳ

Đây chính là công đoạn tổng kết, đánh giá dựa trên tất cả những tài liệu sao lưu trong hội thảo, sau đó gửi báo cáo đến cho các cá nhân, tổ chức có liên quan thực hiện. Trong đó, thông tin về nội dung công việc cần phải thực hiện, ai thực hiện, khi nào, ở đâu, thời gian hoàn thành, kinh phí… phải được đề cập rõ ràng, chính xác. Dựa vào kết quả đó, người điều phối hoạt động sẽ điều hành và giám sát tiến độ thực hiện các công việc sau hội thảo.

Công tác hậu kỳ

Để đảm bảo tổ chức thành công mọi cuộc hội thảo, đạt được mục tiêu đề ra, tránh lãng phí thời gian, tài lực và nhân lực, bạn có thể liên hệ với chúng tôi:

Star Event chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện họp báo – hội thảo – tọa đàm chuyên nghiệp. Với đội ngũ nhân viên nhiều kinh nghiệm, chúng tôi sẽ cung cấp tới bạn một chất lượng dịch vụ tốt nhất.