yếu tố thời gian trong tổ chức sự kiện

Yếu tố thời gian trong tổ chức sự kiện

Yếu tố thời gian trong việc tổ chức sự kiện rất là quan trọng, đóng vai trò then chốt và là một phần không thể thiếu mà các event planners cần phải lưu tâm và cân nhắc kĩ lưỡng dù quy mô chương trình đó có nhỏ hay lớn.

Thành công của một sự kiện là sự tổng hòa của rất nhiều yếu tố phối hợp ăn ý với nhau, hỗ trợ cho nhau. Trong đó yếu tố thời gian trong tổ chức sự kiện đóng vai trò rất quan trọng và là một phần không thể thiếu mà các event planners cần phải lưu tâm và cân nhắc kĩ lưỡng. Khi chọn thời gian để tổ chức chương trình, đặc biệt là các event lớn, nhà tổ chức sự kiện cần quan tâm rằng vào ngày hôm đó quy luật thời tiết khí hậu tại địa điểm diễn ra sự kiện trong thời gian tổ chức sự kiện có gì đặc biệt không, điều kiện phía các nhà cung cấp trong thời gian đó thế nào, thời gian đó có trùng với sự kiện lớn khác không, các khách mời có điều kiện thuận lợi để tới dự sự kiện vào thời điểm đó không.

Tầm quan trọng của thời gian trong tổ chức event

Trước hết, lựa chọn được thời điểm phù hợp với đại đa số khách mời sẽ tạo điều kiện đảm bảo đủ số lượng và có sự góp mặt đông đủ của những nhân vật then chốt mà sự kiện hướng tới.

Thời gian tốt là đồng nghĩa với những ngày diễn ra chương trình, thời tiết sẽ thuận lợi. Vấn đề thời tiết luôn là điều đau đầu đối với bất cứ nhà tổ chức sự kiện nào, bởi các bạn không thể lường trước được hết những rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Trong trường hợp bạn dự tính thời gian trùng với dịp thời tiết biến động, sẽ có nhiều ảnh hưởng tiêu cực đến chương trình mà bạn tổ chức. Ví dụ, nếu sự kiện của bạn tổ chức gặp mưa lớn, thì việc di chuyển của các vị khách mời sẽ rất khó khăn, chưa kể đến việc mưa gió sẽ làm hư hỏng gãy đổ các thiết bị, dụng cụ mà nhà tổ chức đã cất công chuẩn bị từ trước. Nếu chương trình của bạn có quay hình trực tiếp thì sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Có thể nhiều kế hoạch cho các hoạt động diễn ra xuyên suốt chương trình đã được chuẩn bị kĩ càng nhưng đến cuối cùng cũng không thể nào tiến hành triển khai được.

Có thể nói, việc chọn thời gian mà thời tiết khí hậu thuận lợi, các dịch vụ cung ứng vào kỳ nhu cầu thấp cũng sẽ tăng giá trị lợi ích cho những người tham dự và cả nhà tổ chức event. Ví dụ, vào đầu mùa hè, khi nhu cầu “tránh nóng” của con người ngày càng tăng cao, hiển nhiên cầu về điều hòa sẽ tăng theo tỷ lệ thuận. Nếu bạn là nhà sản xuất hoặc nhà giới thiệu, phân phối sản phẩm điều hòa, đừng bỏ qua dịp này để PR cho sản phẩm của mình, đánh vào đúng “chỗ ngứa” của người tiêu dùng.

Thời gian sự kiện

Các chương trình ra mắt sản phẩm điều hòa nên tổ chức vào đầu mùa hè

Cần lưu ý những vấn đề trên về yếu tố thời gian khi tổ chức event để tránh dự trù hoặc tính toán thời gian sai lệch. Nếu bạn tính thời gian không hợp lý, không những chương trình của bạn sẽ bị thiệt hại không ít mà đơn vị tổ chức sự kiện hợp tác cùng bạn sẽ bị đánh giá ngay là không chuyên nghiệp.

Một số lưu ý khi lựa chọn thời gian tổ chức event

Nếu sự kiện bạn tổ chức được lên kế hoạch sẽ diễn ra trong vòng một ngày, thì mọi tính toán của bạn càng cần phải chi li hơn nữa. Việc xác định thời gian không được ước lượng một cách thiếu chắc chắn mà cần phải dựa trên cơ sở thực tiễn khách quan. Vì tất cả các hạt động chỉ gói gọn trong vòng một ngày, hoặc thậm chí là một buổi nên bạn cần đảm bảo thời gian bạn chọn sẽ thuận lợi cho sự di chuyển và góp mặt của các vị khách mời và những người tham gia. Hơn thế nữa, trong vai trò là người lên kế hoạch, thì bạn sẽ cần phải có nhiều phương án để có thể khắc phục được hầu hết những biến động, rủi ro bất thường không may xảy ra.

Nếu bạn có dự định tổ chức một sự kiện kéo dài từ 2 – 3 ngày thì nhất định phải quan tâm đến việc lên cho mình một kế hoạch cụ thể và chi tiết nhất. Trong đó phải bao gồm cả vấn đề về nơi ở, dịch vụ ăn uống và phương tiện di chuyển cho khách mời tham dự suốt quá trình sự kiện diễn ra. Đồng thời, bạn phải gửi thông tin rõ ràng về thời gian diễn ra chương trình trước từ 3 – 5 ngày  để họ có thể nắm bắt và thu xếp được công việc cá nhân.

Thời tiết là điều khó lường trước nhất và cũng gây nhiều khó khăn nhất bởi đây là yếu tố duy nhất mà nhà tổ chức sự kiện không thể ở tình thế chủ động nhưng thời tiết lại có ảnh hưởng rất lớn đến việc tổ chức event. Sự kiện ngoài trời, điều quan trọng nhất là thời tiết thuận lợi, không có mưa và cũng không có gió lớn. Lường trước các rủi ro này bằng cách tối ưu nhất là xem dự báo thời tiết sẽ giúp nhà tổ chức đưa ra phương án dự phòng tốt hơn.

thời gian tổ chức sự kiện

Việc chọn thời gian để có một thời điểm thuận lợi, thời tiết ôn hòa là cách tốt nhất thu hút sự tham gia đông đảo của những vị khách mời, nhà đầu tư.

Để biết được thời điểm nào thì hợp lý, bạn hãy trả lời các câu hỏi sau:

  • Sự kiện được tổ chức ban ngày hay buổi tối?
  • Chương trình sẽ diễn ra trong bao lâu? Thời gian khai mạc? Thời gian bế mạc?
  • Khách mời có tham dự được đông đủ hay không?
  • Thời gian tổ chức diễn tập có bị quá gần thời gian chính thức hay không?
  • Đội ngũ nhân sự, bao gồm các nhân viên và các tình nguyện viên hỗ trợ có đủ thời gian chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng trước khi khách đến không?

Để rõ hơn, các bạn có thể tham khảo thêm một số ví dụ về những thời điểm “thiên thời địa lợi nhân hòa” của các sự kiện theo loại sản phẩm, hàng hóa dưới đây:

  • Đối với ô tô, lễ giới thiệu xe hơi mới thường diễn ra vào mùa thu.
  • Đối với máy điều hòa nhiệt độ thường giới thiệu vào đầu mùa hè.
  • Sự kiện gây quỹ nên được tổ chức vào thời gian sao cho không trùng lặp với các sự kiện nổi bật khác, các thành phần tham dự chủ yếu (trong dự kiến của bản kế hoạch) sẽ tham dự được đông đủ.
  • Thời gian để tổ chức event khai trường thường được chọn vào những ngày đặc biệt để khách hàng có thể biết tới những chương trình khuyến mãi cũng như làm tăng kế hoạch truyền thông của doanh nghiệp hơn.

Khi tổ chức những show lớn ở ngoài trời, các đơn vị khi phối hợp nên biết cách lựa chọn ngày giờ sao cho hợp lí, nếu như khách hàng họ có yêu cầu thì bạn nên tư vấn cho họ để họ và bạn đi đến thông nhất làm sao tiện nhất cho chương trình.

yếu tố thời gian trong tổ chức sự kiện

Thời gian diễn ra sự kiện là một trong những vấn đề rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới sự thành công của buổi event

Yếu tố thời gian trong việc tổ chức sự kiện rất quan trọng dù quy mô chương trình đó có nhỏ hay lớn. Ông cha ta đã có câu “Thiên thời địa lợi nhân hòa” luôn luôn áp dụng được trong mọi trường hợp. Việc bạn lựa chọn thời gian đồng thời là sự ảnh hưởng của thời tiết mang một ý nghĩa quyết định sự thành công hay thất bại của cả một chương trình. Bởi vậy, hãy cân nhắc thật kỹ trước khi đi đến quyết định về mốc thời gian phù hợp!

Tin tức

PG sự kiện áo dài

Những điều cần biết về ngành PG sự kiện

Ngành PG sự kiện không còn xa lạ đối với rất nhiều bạn trẻ. Vậy PG là nghề như thế nào và việc làm PG có tầm quan trọng ra sao đối với một event được tổ chức?

ý tưởng tổ chức prom

Prom và cách tổ chức prom ấn tượng nhất

Tổ chức prom là một khái niệm không còn xa lạ với giới trẻ Việt Nam. Vậy cách tổ chức prom như thế nào cho hấp dẫn và lôi cuốn được nhiều người tham gia?

quà tặng event khai trương

Những món quà tặng ý nghĩa cho khách mời khi tổ chức sự kiện

Những người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, không thể bỏ qua yếu tố quà tặng cho khách mời. Quà tặng sự kiện rất quan trọng khi tổ chức các event, dù là event gì chăng nữa.

Ý nghĩa của việc tổ chức sự kiện thành lập công ty

Tìm hiểu ý nghĩa của lễ kỉ niệm thành lập công ty

Việc tổ chức lễ kỉ niệm thành lập công ty là dịp để công ty tổng kết lại quá trình hoạt động sau một năm làm việc và trong suốt thời gian từ ngày thành lập.

cách viết kịch bản cho sự kiện

Viết kịch bản cho tổ chức sự kiện cần tìm hiểu những gì?

Khi viết kịch bản cho tổ chức sự kiện bạn cần biết những điều gì để viết lên được những kịch bản chất lượng nhất và đáp ứng được các tiêu chí mà đối tác đặt ra cho bạn?

khảo sát ý kiến khách hàng khi tổ chức sự kiện

Các tiêu chí để đánh giá mức độ thành công của một sự kiện

Sau mỗi sự kiện được tổ chức, bạn cần nhìn nhận lại quá trình làm việc của bản thân. Vậy có những tiêu chí gì để đánh giá mức độ thành công của một event?

vì sao nên thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Ưu điểm vượt trội của việc thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Hai hình thức thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và tự mình tổ chức có ưu điểm gì? Thuê công ty event có ưu điểm vượt trội nào so với việc tự tổ chức?

các lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện

Những lỗi mà người làm sự kiện thường mắc phải

Star Event xin chia sẻ một số kinh nghiệm về những lỗi sai mà người làm sự kiện thường mắc phải để những người làm nghề tổ chức sự kiện nhìn nhận được vấn đề một cách tốt hơn.

nghề đạo diễn sự kiện

Yêu cầu và thách thức của nghề đạo diễn sự kiện

Nghề đạo diễn sự kiện là công việc như thế nào, có thách thức gì, cần chuẩn bị kiến thức gì để có thể tổ chức được một sự kiện thành công với vai trò này?