nhân sự tổ chức sự kiện

Yếu tố nhân sự trong tổ chức sự kiện

Nhân sự là yếu tố quan trọng quyết định thành công của event. Dưới đây sẽ là một số thông tin cơ bản về yếu tố nhân sự và cách quản lý nhân sự cho một sự kiện.

Nhân sự là điều rất quan trọng đối với việc tổ chức event, bởi con người là tiền đề cho mọi hoạt động diễn ra trong sự kiện, là nơi bắt nguồn các ý tưởng sáng tạo và cụ thể kế hoạch trên giấy ra thực tế. Bởi vậy, có thể nói nhân sự là yếu tố quan trọng bậc nhất quyết định thành công của event. Dưới đây sẽ là một số thông tin cơ bản về yếu tố nhân sự cho một sự kiện.

Nhân sự tổ chức sự kiện gồm những vị trí nào?

Để tổ thức thành công một sự kiện, đội ngũ nhân sự sẽ được chia ra thành từng nhóm, hỗ trợ và giúp đỡ nhau trong quá trình làm việc. Mô hình chung cho nhân sự tổ chức sự kiện sẽ bao gồm những vị trí sau:

Quản lý

Quản lý sẽ chịu trách nhiệm lập ra bản kế hoạch hoàn thiện và thống nhất dựa trên ý kiến được thảo luận từ trước của các cộng sự. Người này sẽ phải kiểm tra và sửa chữa bản kế hoạch ngay khi kế hoạch còn nằm trên giấy, viết các hạng mục sản xuất, thuê dụng cụ, đồ đạc, địa điểm, các phương án hạn chế rủi ro trong tổ chức sự kiện, kiểm soát khủng hoảng. Ngoài ra, quản lý sẽ phân công nhân sự dựa theo những gì người đó hiểu về năng lực của mỗi người để xếp họ vào những bộ phận khác nhau, đồng thời liên kết nhân sự, liên kết các bộ phận để đạt được mục tiêu cuối cùng.

nhân sự tổ chức sự kiện

Quản lý không chỉ cần những kĩ năng chuyên môn mà còn cần tác phong làm việc chuyên nghiệp

Có thể nói, vị trí này rất quan trọng và cần một người đủ khả năng đảm nhiệm, bởi vị trí này lên kế hoạch và sản xuất toàn bộ sự kiện.

Giám sát

Nếu quản lý chịu trách nhiệm tổng quan, thì giám sát viên sẽ phụ trách từng hạng mục cụ thể trong event. Ví dụ như phụ trách mảng truyền thông, quản lý cộng tác viên – PGs, tổ chức tiếp đón khách mời nổi tiếng… Tuy nhiên, chức vụ này chỉ có trong những event mang quy mô lớn, còn nếu event của bạn có quy mô nhỏ thì bạn nên bỏ qua chức vụ này, để người quản lý và các bộ phận khác làm việc trực tiếp với nhau.

Nhân viên

Là người thực hiện các công việc theo sự phân công của Event Manager. Các nhân viên đã được tranning kỹ lưỡng từ trước và nên có kỹ năng team work tốt để phối hợp với cấp trên và với các đồng nghiệp. Nếu có sự cố đột xuất gì thì phải báo ngay với manager để xử lý kịp thời.

Cộng tác viên/Tình nguyện viên

Là những người được thuê để làm thời vụ theo dự án, hỗ trợ thực hiện những công việc không đòi hỏi quá nhiều kỹ năng.

Tuy nhiên, tùy theo tầm cỡ và mục đích của từng sự kiện, nhân sự tham gia thường có sự khác biệt và thay đổi.

tình nguyện viên nhân sự tổ chức sự kiện

Các tình nguyện viên trong một sự kiện

Trên đây là những vị trí chính trong việc tổ chức một event, được phân chia theo chức vụ. Còn khi nhìn nhận đội ngũ nhân sự theo tiêu chí bộ phận, thì sẽ gồm có bộ phận Sáng tạo, bộ phận Hậu cần, bộ phận Chăm sóc khách hàng, bộ phận Kỹ thuật, bộ phận Thiết kế…

Vấn đề quản lý nhân sự trong tổ chức sự kiện

Tùy theo quy mô và yêu cầu sự kiện, bạn có thể quyết định số lượng nhân sự và phân công công việc sao cho phù hợp. Tuy nhiên, việc quản lý nhân sự khi tổ chức event, đặc biệt là với đội ngũ nhân sự đông đảo cho một event mang quy mô lớn là điều không hề dễ dàng. Bạn cần phải hết sức lưu ý về vấn đề quản lý nhân sự, bởi nếu làm không tốt ở công đoạn này sẽ kéo theo một loạt hệ lụy tiêu cực ảnh hưởng không nhỏ đến tiến trình diễn ra sự kiện mà bạn tổ chức.

Đầu tiên, về trang phục của nhân sự. Bạn phải luôn kiểm tra thật kỹ lưỡng phục trang của đội ngũ nhân sự, cụ thể ở đây là kiểm tra đồng phục. Đồng phục cần hoàn thiện trước ngày diễn ra chương trình, đảm bảo không bị các lỗi như hư khóa kéo, sút chỉ, mất nút áo, áo bị rách, bị dính bẩn…

Bên cạnh đó, trước khi diễn ra mỗi sự kiện bạn đều phải dành thời gian để tranning nhân viên, đặc biệt là với đội ngũ cộng tác viên và các PG. Việc huấn luyện này sẽ đảm bảo được tính chuyên nghiệp, tính kỷ luật của nhà tổ chức và đảm bảo sự kiện sẽ được diễn ra suôn sẻ từ đầu đến cuối mà không gặp phải bất trắc từ đội ngũ nhân sự.

PG tổ chức sự kiện

Cần đặc biệt lưu tâm đến trang phục của PG

Bạn cần phải yêu cầu đội ngũ nhân sự luôn luôn có mặt sớm hơn thời gian chính thức của chương trình từ 1 – 2 tiếng. Việc này giúp bạn dễ dàng xoay sở nếu đột nhiên có nhân sự phải vắng mặt vì những lý do như hỏng xe, gặp vấn đề sức khỏe. Hơn thế nữa, nếu trước hoặc trong khi sự kiện diễn ra, nếu có sự cố gì thì bạn sẽ có rất nhiều người hỗ trợ trong việc khắc phục và giải quyết những khó khăn đó.

Bạn luôn cần có đội ngũ nhân viên dự phòng. Việc dự phòng này có thể khiến chi phí tổ chức sự kiện của bạn tăng lên một chút, tuy nhiên chi phí này hoàn toàn xứng đáng để bỏ ra, bởi thường thì một sự kiện không thể diễn ra một cách hoàn hảo 100% từ đầu đến cuối. Để đảm bảo sự thành công toàn diện của sự kiện và đảm bảo tối đa việc kiểm soát rủi ro, bạn nên có phương án dự phòng nhân sự.

đội ngũ nhân viên tổ chức event

Nhân sự tổ chức event cần có khả năng làm việc nhóm cực tốt

Trên đây là một số thông tin Star Event cung cấp về đội ngũ nhân sự trong tổ chức event, bao gồm các vị trí, cấp bậc, nhiệm vụ, cũng như cách quản lý nhân sự khi tổ chức sự kiện. Vấn đề con người, vấn đề nhân lực được tổ chức tốt thì làm việc gì cũng sẽ suôn sẻ, bởi vậy hãy đặc biệt chú ý đến yếu tố này.

Công ty Star Event với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, được đào tạo kỹ lưỡng sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo của bạn khi tổ chức event. Nếu cần đến chúng tôi, bạn hãy liên hệ qua hotline để chúng tôi được sát cánh cùng bạn.

Tin tức

Forevermark là một trong những nhà hàng tổ chức tiệc cưới sang trọng tại Hà Nội

Top 5 nhà hàng tiệc cưới đẹp và sang trọng ở Hà Nội

Bên cạnh việc tổ chức tại gia thì việc tổ chức tiệc cưới tại các nhà hàng cũng ngày càng phát triển. Từ thực tế này, Stare Event xin chia sẻ về top 5 nhà hàng tiệc cưới đẹp và sang trọng ở Hà Nội để bạn tham khảo.

Kiểu đội mấn với mái rẽ đôi

7 kiểu tóc mặc áo dài đẹp cho đám hỏi

Để có được một hình ảnh xinh đẹp và ấn tượng trong ngày ăn hỏi thì kiểu tóc là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng. Mặc dù không cần quá cầu kì như trong lễ cưới nhưng nàng vẫn nên tìm kiếm cho mình cách tạo kiểu thật phù hợp với trang phục cũng như tôn lên những nét đẹp trên gương mặt.

Với tóc uốn xoăn sóng nàng chẳng chỉ cần điểm xuyến thêm một vòng hoa đội đầu là đã rất cuốn hút

Tổng hợp những kiểu tóc cô dâu đẹp nhất hiện nay

Với mong muốn giúp các tân nương có được hình ảnh thật lộng lẫy và kiêu sa trong sự kiện trăm năm của đời người, bài viết này sẽ giúp các nàng tổng hợp những mẫu tóc cô đâu đẹp nhất hiện nay.

Game nhảy và dừng theo nhạc

Gợi ý một số trò chơi để tổ chức tiệc tất niên cho công ty

Để bữa tiệc tất niên của công ty trở nên vui nhộn và thực sự ấn tượng bạn đừng quên lồng ghép thêm một vài trò chơi hài hước Đọc bài viết dưới đây để tham khảo một số game đơn giản, dễ thực hiện nhưng tính giải trí rất cao.

Lên kế hoạch sớm giúp bạn có nhiều thời gian để hoàn thành, cân đối, chính sửa các công việc một cách cẩn thận

Tổ chức hội nghị khách hàng không thể bỏ qua 5 tips này

Với mong muốn giúp bạn có được một hội nghị tri ân khách hàng thành công, trong bài viết hôm nay Star Event sẽ chia sẻ cho bạn một số lời khuyên cực kì hay ho và hữu ích về lĩnh vực này.

Biết được cách thức tổ chức hội nghị khách hàng hiệu quả sẽ đem lại cho doanh nghiệp của bạn rất nhiều lợi ích to lớn

Cách thức tổ chức hội nghị tri ân khách hàng hiệu quả

Một hội nghị tri ân khách hàng được tổ chức thành công sẽ đem lại cho doanh nghiệp những kết nối bền chặt với các khách hàng, đối tác cũng như các cơ quan báo chí cùng nhiều lợi ích to lớn khác. Trong bài viết này Star Event sẽ chia sẻ cho bạn cách thức tổ chức hội khách hàng hiệu quả

Nhắc đến các địa điểm tổ chức tiệc tất niên công ty ở hà nội không thể bỏ qua quần thể Aquaria ở Mỹ Đình

5 địa điểm xuất sắc nhất để tổ chức tiệc tất niên công ty ở Hà Nội

Để bữa tiệc cuối năm được trở nên trọn bẹn và ý nghĩa thì điều trước tiên là tìm được địa điểm lí tưởng. Nếu vẫn đang còn băn khoăn, bối rối không biết tổ chức tiệc tất niên ở đâu hà nội thì bài viết này sẽ cực kì cần thiết cho bạn.

Cách thức tổ chức teambuilding

Cách thức tổ chức teambuilding hiệu quả

Từ những ý nghĩa to lớn do Teambuilding mang lại mà hoạt động này đang dần trở thành sự kiện nội bộ thường niên của nhiều công ty doanh nghiệp. Vậy bạn đã biết cách thức để tổ chức một chương trình teambuilding hiệu quả chưa? Hãy cùng khám phá trong bài viết dưới đây nhé.