vì sao nên thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Ưu điểm vượt trội của việc thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Hai hình thức thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và tự mình tổ chức có ưu điểm gì? Thuê công ty event có ưu điểm vượt trội nào so với việc tự tổ chức?

Hiện nay, để tổ chức một sự kiện, các doanh nghiệp có hai sự lựa chọn: In house event và Out house event. Trong đó “in house event” là khái niệm dùng để chỉ các sự kiện được các doanh nghiệp tự tổ chức, còn “out house event” ý chỉ những event được các doanh nghiệp thuê công ty tổ chức sự kiện để các công ty này đảm nhiệm việc thực hiện hoạt động tổ chức.

Đối với việc tự tổ chức event, các doanh nghiệp có thể tự mình tổ chức sự kiện, hoặc thuê nhân viên tổ chức sự kiện về thực hiện In house event ngay tại công ty mình. Còn khi lựa chọn cách nhờ đến công ty tổ chức sự kiện, bạn cũng có trách nhiệm rất lớn trong việc phối hợp với đối tác để event của bạn được diễn ra một cách suôn sẻ nhất có thể. Vậy có những ưu điểm nào đối với hai hình thức thuê công ty tổ chức sự kiện và tự mình tổ chức, hay nói cách khác là giữa In house event và Out house event? Liệu Out house event có những ưu điểm vượt trội nào hơn hẳn so với In house event?

Ưu điểm của việc doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện

Với các doanh nghiệp thường xuyên phải tổ chức sự kiện, họ thường có một phòng ban riêng chuyên phụ trách về mảng này, điều phối và tổ chức các sự kiện lớn nhỏ trong công ty. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp không thường xuyên tổ chức sự kiện, thường chỉ tổ chức các event vào những dịp cố định như tiệc tất niên đầu năm, gala dinner cuối năm, team building mùa hè, tổ chức hội nghị khách hàng… thì những doanh nghiệp này sẽ không có các bộ phận chuyên trách về mảng event như vậy. Bộ phận hành chính nhân sự hoặc marketing thường sẽ là những người đảm nhiệm trọng trách tổ chức event. Tuy nhiên, đối với những người tổ chức event không chuyên, việc sai sót là điều rất dễ hiểu, và thậm chí, đối với những sai lầm này, các khách hàng của doanh nghiệp có thể thông cảm.

vì sao nên thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Với những sự kiện nhỏ, ví dụ như hội nghị khách hàng, bạn có thể tự tổ chức trong nội bộ công ty, nhưng tốt hơn hết là nên nhờ đến các công ty event chuyên nghiệp

Việc các doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện có những ưu điểm sau đây:

Những người thực hiện event là nhân viên trong công ty/doanh nghiệp, đồng nghĩa với việc họ thường có hiểu biết sâu sắc về công ty, sản phẩm, thương hiệu của mình nên cách họ tiếp cận vấn đề rất nhanh, rất xác thực, có số liệu chứng minh rất nhanh chóng và cụ thể để từ đó tìm ra các phương án khả thi nhất, phù hợp nhất với ngân sách của công ty có thể chi trả, và đề ra được những hoạt động tối ưu nhất với đặc trưng của công ty và của khách hàng.

Bên cạnh đó, chi phí khi tự tổ chức một event tiết kiệm hơn so với việc thuê công ty tổ chức sự kiện. Đặc biệt, với những sự kiện nhỏ, việc thuê các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là việc không cần thiết vì chi phí phải bỏ ra khá là tốn kém.

Tuy vậy, bên cạnh một số ưu điểm kể trên, việc doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện cũng tồn tại những nhược điểm như một sự tất yếu. Và những nhược điểm này chính là ưu điểm của event agency – thuê các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với các chuyên gia tổ chức sự kiện giàu kinh nghiệm.

thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như Star Event có thể giúp sự kiện của bạn được tổ chức hoàn hảo chuyên nghiệp và những phương án dự phòng trong trường hợp có sự cố.

Ưu điểm vượt trội từ việc thuê công ty tổ chức sự kiện

Rất nhiều người nghĩ rằng thuê công ty tổ chức event cho công ty sẽ cực kỳ tốn kém và là một khoản “chơi sang” không cần thiết. Tuy nhiên, chi phí này là một khoản tiền hợp lý mà khi bỏ ra, bạn sẽ không cảm thấy hối tiếc, bởi bạn đang dùng tiền để “thuê” sự chuyên nghiệp của họ. Tinh thần trách nhiệm của một số các công ty tổ chức sự kiện hiện nay là cực cao, họ không những giúp bạn 80% công việc tổ chức sự kiện mà còn hỗ trợ bạn lo các khoản trước – trong – và sau khi event diễn ra.

Đặc biệt, nếu bạn thuê trọn gói một dịch vụ tổ chức event của một công ty tổ chức sự kiện, đồng nghĩa với việc bạn đã thuê được toàn bộ các bộ phận quan trọng như bộ phận event planners, sáng tạo, thiết kế, lắp đặt thi công, quản lý nhân sự, PR truyền thông,… Trong khi đó, nếu bạn tự tổ chức với các thành viên trong nội bộ công ty, bạn vẫn phải bỏ tiền ra thuê những người thực hiện các nhiệm vụ này (nếu cần thiết) mà những người tổ chức sự kiện nghiệp dư không hiểu hoặc không thể làm được. Tổng chi phí có nguy cơ còn cao hơn cả khi bạn thuê trọn gói ở các công ty dịch vụ.

Hơn thế nữa, nếu sự kiện bạn cần tổ chức là sự kiện mang tính thương mại, quảng bá sản phẩm, bạn chỉ cần lưu ý trước cho các event agency của công ty đối tác được biết, hoặc bạn cử người trực tiếp tham gia vào quá trình bán hàng để nhằm nâng cao hiệu quả bán hàng và đáp ứng được doanh số đã đề ra.

Bên cạnh đó, một điểm mạnh của các agency của công ty tổ chức event, đó là họ đã có rất nhiều kinh nghiệm sau một quá trình dài làm việc với nhiều khách hàng, nhiều hình thức sự kiện được tổ chức, bởi vậy họ có khả năng nắm bắt xu hướng thị trường tốt, tư vấn cho bạn những kiến thức mới nhất để giúp sự kiện của bạn diễn ra một cách thành công nhất có thể. Cùng với đó là đội ngũ PG, PB, MC,… có ngoại hình chuẩn, có nhiều năm kinh nghiệm và được đào tạo bài bản với khả năng ứng biến cao với các tình huống ngoài kịch bản.

ưu điểm của việc thuê công ty tổ chức sự kiện

Đội ngũ PG chuyên nghiệp, có kinh nghiệm là nhân tố quan trọng quyết định thành công của một sự kiện.

Đối với các sự kiện PR sản phẩm, họ sẽ là những “khách hàng” đầu tiên của bạn, là những người có cái nhìn khách quan về sản phẩm mà bạn cung cấp, biết đâu từ đó họ có thể góp ý cho bạn những ý tưởng đặc sắc hơn về chiến dịch quảng bá sản phẩm thì sao?

Ở bài viết trên đây, Star Event đã đưa ra những thông tin cụ thể về ưu điểm của hai loại hình tổ chức sự kiện In house Event và Out house Event, giúp bạn có sự lựa chọn tốt hơn cho việc tổ chức event của doanh nghiệp / công ty mình. Khi cần tư vấn thêm, bạn hãy liên hệ ngay với Star Event – dịch vụ tổ chức event  chuyên nghiệp tại Hà Nội để chúng tôi được hợp tác cùng bạn!

Tin tức

quy trình tổ chức hội thảo

Các bước lập kế hoạch tổ chức hội thảo

Không phải event-er nào cũng nắm chắc được các kiến thức để biết rõ về các bước lập kế hoạch cho việc tổ chức hội thảo. Vậy các bước đó bao gồm những gì?

sai lầm khi tổ chức đám cưới

Những sai lầm khi tổ chức tiệc cưới

Vậy khi tổ chức bạn sẽ dễ bị mắc những sai lầm nào? Sau đây là những thông tin của Star Event cung cấp về những sai lầm khi tổ chức đám cưới để bạn phòng tránh.

chuẩn bị tổ chức sự kiện

Những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện

Dù quy mô của sự kiện đó như thế nào thì chương trình nào cũng cần phải trải qua các bước chuẩn bị. Đây là những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện.

khó khăn khi tổ chức chạy roadshow

Những khó khăn dễ gặp phải khi tổ chức chạy Roadshow

Nếu không cẩn thận, những sự cố, khó khăn sau đây rất dễ xảy ra khi bạn tổ chức một roadshow. Sau đây sẽ là những khó khăn khi tổ chức roadshow. bạn cần lưu ý.

tầm quan trọng của proposal

Tầm quan trọng của Proposal với việc tổ chức sự kiện

Tầm quan trọng lớn của Proposal event nên được gói gọn trong một câu: tất cả những ý tưởng cho sự kiện sẽ mãi chỉ nằm trên giấy nếu proposal của bạn không tốt.

cách viết proposal cho event

Những điều cần biết khi viết Proposal cho event

Một trong những kỹ năng cơ bản của một event-er, đó là phải viết được một bản proposal. Vậy trước hết cần biết đến thông tin gì về cách viết proposal cho event?

cách trở thành nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Làm cách nào để thành chuyên gia tổ chức sự kiện

Nếu bạn đang tự hỏi kỹ năng của người tổ chức sự kiện là gì, thì dưới đây là những hướng dẫn cơ bản nhất cho khởi đầu của bạn trong ngành tổ chức sự kiện.

chương trình phát sản phẩm mẫu

Tìm hiểu về chương trình phát sản phẩm mẫu Sampling

Hoạt động phát sản phẩm mẫu sampling hiện nay rất phổ biến. Ở bài viết này, Star Event sẽ chia sẻ kinh nghiệm tổ chức chương trình phát sản phẩm mẫu Sampling.

cách viết kịch bản event

Những lưu ý khi viết kịch bản sự kiện

Hãy lưu ý những điều sau để bảo đảm rằng kịch bản event hoàn thiện sẽ được rà soát kỹ lưỡng, có nội dung tốt và các đề xuất của bạn không bị vượt quá ngân sách.