tổ chức sự kiện với đơn vị tổ chức không chuyên có khó khăn gì

Tổ chức sự kiện bởi một đơn vị không chuyên sẽ gặp khó khăn gì?

Bạn đã lường trước được hậu quả khi lựa chọn các đơn vị tổ chức sự kiện không chuyên để “chọn mặt gửi vàng” mặc dù đơn vị đó có rất ít kinh nghiệm làm event?

Hiện tại, nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng trở nên đa dạng và phổ biến hơn, các hình thức tổ chức và đơn vị tổ chức cũng từ đó mà ngày càng nhiều lên. Không ít những doanh nghiệp, tập thể tìm đến các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, nhưng cũng có không ít những người đã tự tổ chức hoặc nhờ đến các đơn vị tổ chức sự kiện không chuyên. Nhưng liệu bạn đã lường trước được những hậu quả khi lựa chọn các đơn vị tổ chức sự kiện không chuyên để “chọn mặt gửi vàng” hoặc tự mình tổ chức mặc dù có rất ít kinh nghiệm làm event? Trong bài viết sau đây, chúng tôi xin đưa ra một số khó khăn khi bạn lựa chọn cho mình một đơn vị tổ chức sự kiện không chuyên.

Không có phương án dự trù rủi ro

Rủi ro trong tổ chức sự kiện có thể xảy ra bất cứ lúc nào, có thể đến từ khâu ý tưởng hoặc trục trặc trong quá trình tổ chức chương trình. Không ai biết trước chuyện gì sẽ xảy ra, đặc biệt là những rủi ro được tạo nên bởi một số nguyên nhân ngoại cảnh ngoài mong muốn. Chính vì vậy, Event thường được ví như “một quả bom hẹn giờ”, còn những người làm event thì bên cạnh việc vạch ra một bản kế hoạch chi tiết về quy trình tổ chức sự kiện, họ luôn phải có trong đầu một list danh sách những rủi ro có thể gặp phải kèm theo phương án giải quyết. Nếu không phải là một người làm event dày dặn kinh nghiệm thì không thể lường trước hết được những rủi ro này và tất nhiên, không thể lên kế hoạch phòng trừ trước rủi ro và ứng biến hợp lý khi sự cố xảy ra bất ngờ.

Hơn thế nữa, với một đơn vị không chuyên, thường sẽ rất ít nhân lực tham gia vào quá trình tổ chức sự kiện nên khi phát sinh những tình huống ngoài dự kiến sẽ rất lúng túng và không biết nên ứng biến như thế nào.

Ý tưởng tổ chức lỗi thời

Ý tưởng sáng tạo là yếu tố tiên quyết tạo nên thành công cho một sự kiện. Những người làm nghề tổ chức event chuyên nghiệp vốn đã quen với cách tư duy của người trong nghề, bởi vậy không khó để sáng tạo và đưa ra những ý tưởng mới phù hợp với từng concept của chương trình. Ngược lại, các đơn vị không chuyên thường làm sự kiện theo cách bắt chước hoặc theo lối mòn, lười sáng tạo. Chính vì vậy, sự kiện diễn ra thường nhàm chán, người tham dự có thể đoán biết được những chương trình sẽ tổ chức ngay sau đó.

tổ chức sự kiện với đơn vị tổ chức không chuyên có khó khăn gì

Không dễ để tổ chức được một sự kiện suôn sẻ và thành công, bởi vậy cần “chọn mặt gửi vàng” đối tác đồng hành.

Trang thiết bị tổ chức sự kiện không đáp ứng được yêu cầu

Trang thiết bị cho việc tổ chức sự kiện không phải có thể tùy ý chọn một đơn vị cho thuê nào đó từ kết quả tìm kiếm trên internet. Không nói đến chất lượng, và ngay cả yếu tố thẩm mĩ, yếu tố đồng nhất, và đặc biệt là giá thành thì thường gặp nhiều vấn đề. Giá thành các dụng cụ cho thuê lại sẽ có giá thành cao hơn so với một đơn vị chuyên môn có đầy đủ trang thiết bị cho một lễ tổ chức sự kiện trọn vẹn.

Rất dễ xảy ra tình trạng chậm tiến độ

Đối đối tác của bạn là một đơn vị tổ chức event không chuyên, bạn sẽ rất dễ vướng phải tình trạng chậm tiến độ do đơn vị này thiếu nhân lực, thiếu kinh nghiệm tổ chức. Có nghĩa là sự kiện của bạn sẽ không diễn ra theo đúng kịch bản, làm chậm chương trình và làm đẩy lịch những chương trình được tổ chức sau đó một cách bất đắc dĩ. Với một chương trình event, thời gian sẽ là “vàng ngọc” đối với các đối tác cấp cao của bạn và những đối tác tiềm năng. Nếu sự kiện bị chậm trễ, uy tín của bạn sẽ mất điểm trầm trọng.

Bởi vậy, khi bạn lựa chọn đối tác tổ chức sự kiện, đặc biệt khi sự kiện của bạn là một sự kiện lớn, không nên đặt niềm tin vào các đơn vị tổ chức sự kiện không chuyên.

hợp tác với đơn vị không chuyên tổ chức sự kiện

Tình trạng chậm tiến độ sẽ làm cho sự kiện của bạn bị ảnh hưởng nghiêm trọng.

Những hậu quả nói trên mà Star Event đã điểm qua chỉ là một số trong rất nhiều ảnh hưởng tiêu cực mà việc tổ chức event không chuyên gây ra. Tình trạng lúng túng, thiếu kinh nghiệm, thiếu nhân lực rất có thể sẽ dẫn đến hệ quả về việc chậm tiến độ dẫn đến sự kiện phải chịu nhiều tổn thất nặng nề, thậm chí là thất bại. Bởi vậy hãy lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín để hợp tác.

Star Event là công ty tổ chức sự kiện top đầu tại Hà Nội, với rất nhiều năm kinh nghiệm trong nghề và các event-er đủ tâm, đủ tầm để sát cánh bên bạn trong việc tổ chức event. Với niềm đam mê nghề nghiệp và sự tâm huyết với nghề, đội ngũ Star Event sẽ dốc hết sức lực và sự nhiệt tình của mình để đồng hành cùng bạn tổ chức những sự kiện thành công tốt đẹp.

Tin tức

quy trình tổ chức hội thảo

Các bước lập kế hoạch tổ chức hội thảo

Không phải event-er nào cũng nắm chắc được các kiến thức để biết rõ về các bước lập kế hoạch cho việc tổ chức hội thảo. Vậy các bước đó bao gồm những gì?

sai lầm khi tổ chức đám cưới

Những sai lầm khi tổ chức tiệc cưới

Vậy khi tổ chức bạn sẽ dễ bị mắc những sai lầm nào? Sau đây là những thông tin của Star Event cung cấp về những sai lầm khi tổ chức đám cưới để bạn phòng tránh.

chuẩn bị tổ chức sự kiện

Những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện

Dù quy mô của sự kiện đó như thế nào thì chương trình nào cũng cần phải trải qua các bước chuẩn bị. Đây là những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện.

khó khăn khi tổ chức chạy roadshow

Những khó khăn dễ gặp phải khi tổ chức chạy Roadshow

Nếu không cẩn thận, những sự cố, khó khăn sau đây rất dễ xảy ra khi bạn tổ chức một roadshow. Sau đây sẽ là những khó khăn khi tổ chức roadshow. bạn cần lưu ý.

tầm quan trọng của proposal

Tầm quan trọng của Proposal với việc tổ chức sự kiện

Tầm quan trọng lớn của Proposal event nên được gói gọn trong một câu: tất cả những ý tưởng cho sự kiện sẽ mãi chỉ nằm trên giấy nếu proposal của bạn không tốt.

cách viết proposal cho event

Những điều cần biết khi viết Proposal cho event

Một trong những kỹ năng cơ bản của một event-er, đó là phải viết được một bản proposal. Vậy trước hết cần biết đến thông tin gì về cách viết proposal cho event?

cách trở thành nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Làm cách nào để thành chuyên gia tổ chức sự kiện

Nếu bạn đang tự hỏi kỹ năng của người tổ chức sự kiện là gì, thì dưới đây là những hướng dẫn cơ bản nhất cho khởi đầu của bạn trong ngành tổ chức sự kiện.

chương trình phát sản phẩm mẫu

Tìm hiểu về chương trình phát sản phẩm mẫu Sampling

Hoạt động phát sản phẩm mẫu sampling hiện nay rất phổ biến. Ở bài viết này, Star Event sẽ chia sẻ kinh nghiệm tổ chức chương trình phát sản phẩm mẫu Sampling.

cách viết kịch bản event

Những lưu ý khi viết kịch bản sự kiện

Hãy lưu ý những điều sau để bảo đảm rằng kịch bản event hoàn thiện sẽ được rà soát kỹ lưỡng, có nội dung tốt và các đề xuất của bạn không bị vượt quá ngân sách.