su-nang-dong-chiu-kho

Quy trình cơ bản để làm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Nghĩ đến sự kiện chắc hẳn chúng ta sẽ thường tưởng tưởng ở trong đầu một số loại hình sự kiện vẫn hay gặp như party, lễ khánh thành, roadshow, buổi ra mắt sản phẩm,... Như vậy, thực tế có rất nhiều loại hình sự kiện nhưng các bước để thực hiện thì về cơ bản là giống nhau. Hãy cùng Star Event tìm hiểu quy trình cơ bản để làm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp gồm 7 bước sau đây.

Hình thành chủ đề cho sự kiện

Tổ chức sự kiện tất niên cuối năm

Theo thông thường, chủ đề của sự kiện được tổ chức sẽ được phía khách hàng đưa ra yêu cầu, ví dụ như chủ đề tổ chức lễ giới thiệu sản phẩm mới độc đáo ra với mục đích xúc tiến thúc đẩy hoạt động bán hàng, quảng bá hình ảnh của sản phẩm và công ty…

Hiểu và đáp ứng được các yêu cầu từ phía khách hàng là điều vô cùng quan trọng vì đây chính là yếu tố làm nên thành công cho bạn. Tổ chức chương trình, sự kiện sẽ thành công nếu bạn thỏa mãn được những nhu cầu, yêu cầu của khách hàng

Viết nội dung chương trình

Tìm ý tưởng để tổ chức sự kiện

Nội dung chương trình của một sự kiện cần đáp ứng đủ yếu tố 3Đ: Đúng- Đủ- Độc

  • Đúng: thực hiện đúng với những yêu cầu từ phía khách hàng, đúng với mục tiêu, đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp đưa ra.
  • Đủ: đảm bảo đủ tất cả các phần của một buổi event, sự kiện chuyên nghiệp, từ mục tiêu của sự kiện, đối tượng khách hàng mà chúng ta hướng đến, thời gian tổ chức, địa điểm diễn ra sự kiện cho đến phần nội dung của toàn bộ chương trình… Bất cứ mảng nào bị thiếu đi cũng sẽ dẫn đến một bản kế hoạch thiếu sót và gây mất điểm trong lòng khách hàng.
  • Độc: yếu tố này thu hút khách hàng và người đến tham dự là bao nhiêu. Độc là những ý tưởng sáng tạo, độc đáo mà không bị trùng lặp với bất cứ chương trình nào trước đó. Làm sao phải tạo được sự thích thú, hấp dẫn, cuốn hút khách hàng, những người tham dự nhất.

Hoạch định công việc

Hoạch định kế hoạch rõ ràng

Hoạch định công việc có nghĩa là chúng ta sẽ phải lên danh sách tất cả những nhiệm vụ, công việc cần phải làm, thời gian, chi phí dự kiến và những người tham gia thực hiện và thông thường người quản lý làm chương trình, sự kiện sẽ là người lên danh sách này.

Công việc này đòi hỏi người làm event – sự kiện phải có rất nhiều kinh nghiệm, bởi bên cạnh việc phân công đúng người đúng việc, phân bổ hợp lý thời gian và chi phí cho từng hạng mục cũng như đảm bảo cho mọi việc đều được diễn ra một cách suôn sẻ.

Thực hiện kế hoạch

Thời gian để hoàn thành mọi công việc

Thực hiện kế hoạch là lúc tất cả các bộ phận đều chung tay góp sức bắt đầu nỗ lực thực hiện mọi công việc mà mình được phân công đảm nhận dưới sự dẫn dắt và kiểm soát của người quản lý các bộ phận.

Tổ chức và theo dõi sự kiện

Tổ chức và theo dõi sự kiện

Khâu tổ chức là giai đoạn vô cùng quan trọng, phải đảm bảo thực hiện đúng tiến độ của công việc được lên lịch trình trước đó và đúng tiến độ cũng như đảm bảo công việc chuẩn bị bao gồm cả chạy thử được hoàn thiện trước ít nhất 1 tiếng đồng hồ.

Khi sự kiện được bắt đầu, người quản lý thực hiện tổ chức chương trình phải có sự nắm bắt tốt, hiểu rõ tất cả mọi công việc của các nhân viên do mình quản lý để có thể kịp thời giải quyết thật sự ổn thỏa các vấn đề có thể phát sinh.

Kết thúc sự kiện và thu dọn

Kết thúc chương trình và dọn dẹp vệ sinh sau khi tổ chức

Sau khi sự kiện kết thúc, các bộ phận nhanh chóng tiến hành thu dọn gọn gàng mọi đồ đạc, kiểm tra lại công cụ và phương tiện, thanh toán hết hợp đồng với nhà cung cấp, cũng như thực hiện bảo quản kho và dọn dẹp vệ sinh nơi sự kiện được tổ chức để giữ hình ảnh đẹp về văn hóa của doanh nghiệp mình.

Tổng kết và rút kinh nghiệm

Tổng kết và rút kinh nghiệm

Sau khi buổi tổ chức event, sự kiện kết thúc, mỗi bộ phận trong các khâu sẽ viết thành báo cáo ghi chép lại những điểm chưa được, những thiếu sót của toàn bộ quá trình chuẩn bị, thực hiện để tổ chức một cuộc họp với mục đích rút kinh nghiệm cho việc tổ chức các sự kiện tiếp theo sau này.

Trên đây là một số quy trình cơ bản để tổ chức một buổi sự kiện chuyên nghiệp. Nếu có thắc mắc gì hay muốn tìm một dịch vụ tổ chức trọn gói hãy liên hệ với chúng tôi – công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp Star Event, chúng tôi sẽ mang đến cho bạn chất lượng dịch vụ tốt nhất.

Tin tức

Forevermark là một trong những nhà hàng tổ chức tiệc cưới sang trọng tại Hà Nội

Top 5 nhà hàng tiệc cưới đẹp và sang trọng ở Hà Nội

Bên cạnh việc tổ chức tại gia thì việc tổ chức tiệc cưới tại các nhà hàng cũng ngày càng phát triển. Từ thực tế này, Stare Event xin chia sẻ về top 5 nhà hàng tiệc cưới đẹp và sang trọng ở Hà Nội để bạn tham khảo.

Kiểu đội mấn với mái rẽ đôi

7 kiểu tóc mặc áo dài đẹp cho đám hỏi

Để có được một hình ảnh xinh đẹp và ấn tượng trong ngày ăn hỏi thì kiểu tóc là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng. Mặc dù không cần quá cầu kì như trong lễ cưới nhưng nàng vẫn nên tìm kiếm cho mình cách tạo kiểu thật phù hợp với trang phục cũng như tôn lên những nét đẹp trên gương mặt.

Với tóc uốn xoăn sóng nàng chẳng chỉ cần điểm xuyến thêm một vòng hoa đội đầu là đã rất cuốn hút

Tổng hợp những kiểu tóc cô dâu đẹp nhất hiện nay

Với mong muốn giúp các tân nương có được hình ảnh thật lộng lẫy và kiêu sa trong sự kiện trăm năm của đời người, bài viết này sẽ giúp các nàng tổng hợp những mẫu tóc cô đâu đẹp nhất hiện nay.

Game nhảy và dừng theo nhạc

Gợi ý một số trò chơi để tổ chức tiệc tất niên cho công ty

Để bữa tiệc tất niên của công ty trở nên vui nhộn và thực sự ấn tượng bạn đừng quên lồng ghép thêm một vài trò chơi hài hước Đọc bài viết dưới đây để tham khảo một số game đơn giản, dễ thực hiện nhưng tính giải trí rất cao.

Lên kế hoạch sớm giúp bạn có nhiều thời gian để hoàn thành, cân đối, chính sửa các công việc một cách cẩn thận

Tổ chức hội nghị khách hàng không thể bỏ qua 5 tips này

Với mong muốn giúp bạn có được một hội nghị tri ân khách hàng thành công, trong bài viết hôm nay Star Event sẽ chia sẻ cho bạn một số lời khuyên cực kì hay ho và hữu ích về lĩnh vực này.

Biết được cách thức tổ chức hội nghị khách hàng hiệu quả sẽ đem lại cho doanh nghiệp của bạn rất nhiều lợi ích to lớn

Cách thức tổ chức hội nghị tri ân khách hàng hiệu quả

Một hội nghị tri ân khách hàng được tổ chức thành công sẽ đem lại cho doanh nghiệp những kết nối bền chặt với các khách hàng, đối tác cũng như các cơ quan báo chí cùng nhiều lợi ích to lớn khác. Trong bài viết này Star Event sẽ chia sẻ cho bạn cách thức tổ chức hội khách hàng hiệu quả

Nhắc đến các địa điểm tổ chức tiệc tất niên công ty ở hà nội không thể bỏ qua quần thể Aquaria ở Mỹ Đình

5 địa điểm xuất sắc nhất để tổ chức tiệc tất niên công ty ở Hà Nội

Để bữa tiệc cuối năm được trở nên trọn bẹn và ý nghĩa thì điều trước tiên là tìm được địa điểm lí tưởng. Nếu vẫn đang còn băn khoăn, bối rối không biết tổ chức tiệc tất niên ở đâu hà nội thì bài viết này sẽ cực kì cần thiết cho bạn.

Cách thức tổ chức teambuilding

Cách thức tổ chức teambuilding hiệu quả

Từ những ý nghĩa to lớn do Teambuilding mang lại mà hoạt động này đang dần trở thành sự kiện nội bộ thường niên của nhiều công ty doanh nghiệp. Vậy bạn đã biết cách thức để tổ chức một chương trình teambuilding hiệu quả chưa? Hãy cùng khám phá trong bài viết dưới đây nhé.