su-nang-dong-chiu-kho

Quy trình cơ bản để làm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Nghĩ đến sự kiện chắc hẳn chúng ta sẽ thường tưởng tưởng ở trong đầu một số loại hình sự kiện vẫn hay gặp như party, lễ khánh thành, roadshow, buổi ra mắt sản phẩm,... Như vậy, thực tế có rất nhiều loại hình sự kiện nhưng các bước để thực hiện thì về cơ bản là giống nhau. Hãy cùng Star Event tìm hiểu quy trình cơ bản để làm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp gồm 7 bước sau đây.

Hình thành chủ đề cho sự kiện

Tổ chức sự kiện tất niên cuối năm

Theo thông thường, chủ đề của sự kiện được tổ chức sẽ được phía khách hàng đưa ra yêu cầu, ví dụ như chủ đề tổ chức lễ giới thiệu sản phẩm mới độc đáo ra với mục đích xúc tiến thúc đẩy hoạt động bán hàng, quảng bá hình ảnh của sản phẩm và công ty…

Hiểu và đáp ứng được các yêu cầu từ phía khách hàng là điều vô cùng quan trọng vì đây chính là yếu tố làm nên thành công cho bạn. Tổ chức chương trình, sự kiện sẽ thành công nếu bạn thỏa mãn được những nhu cầu, yêu cầu của khách hàng

Viết nội dung chương trình

Tìm ý tưởng để tổ chức sự kiện

Nội dung chương trình của một sự kiện cần đáp ứng đủ yếu tố 3Đ: Đúng- Đủ- Độc

  • Đúng: thực hiện đúng với những yêu cầu từ phía khách hàng, đúng với mục tiêu, đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp đưa ra.
  • Đủ: đảm bảo đủ tất cả các phần của một buổi event, sự kiện chuyên nghiệp, từ mục tiêu của sự kiện, đối tượng khách hàng mà chúng ta hướng đến, thời gian tổ chức, địa điểm diễn ra sự kiện cho đến phần nội dung của toàn bộ chương trình… Bất cứ mảng nào bị thiếu đi cũng sẽ dẫn đến một bản kế hoạch thiếu sót và gây mất điểm trong lòng khách hàng.
  • Độc: yếu tố này thu hút khách hàng và người đến tham dự là bao nhiêu. Độc là những ý tưởng sáng tạo, độc đáo mà không bị trùng lặp với bất cứ chương trình nào trước đó. Làm sao phải tạo được sự thích thú, hấp dẫn, cuốn hút khách hàng, những người tham dự nhất.

Hoạch định công việc

Hoạch định kế hoạch rõ ràng

Hoạch định công việc có nghĩa là chúng ta sẽ phải lên danh sách tất cả những nhiệm vụ, công việc cần phải làm, thời gian, chi phí dự kiến và những người tham gia thực hiện và thông thường người quản lý làm chương trình, sự kiện sẽ là người lên danh sách này.

Công việc này đòi hỏi người làm event – sự kiện phải có rất nhiều kinh nghiệm, bởi bên cạnh việc phân công đúng người đúng việc, phân bổ hợp lý thời gian và chi phí cho từng hạng mục cũng như đảm bảo cho mọi việc đều được diễn ra một cách suôn sẻ.

Thực hiện kế hoạch

Thời gian để hoàn thành mọi công việc

Thực hiện kế hoạch là lúc tất cả các bộ phận đều chung tay góp sức bắt đầu nỗ lực thực hiện mọi công việc mà mình được phân công đảm nhận dưới sự dẫn dắt và kiểm soát của người quản lý các bộ phận.

Tổ chức và theo dõi sự kiện

Tổ chức và theo dõi sự kiện

Khâu tổ chức là giai đoạn vô cùng quan trọng, phải đảm bảo thực hiện đúng tiến độ của công việc được lên lịch trình trước đó và đúng tiến độ cũng như đảm bảo công việc chuẩn bị bao gồm cả chạy thử được hoàn thiện trước ít nhất 1 tiếng đồng hồ.

Khi sự kiện được bắt đầu, người quản lý thực hiện tổ chức chương trình phải có sự nắm bắt tốt, hiểu rõ tất cả mọi công việc của các nhân viên do mình quản lý để có thể kịp thời giải quyết thật sự ổn thỏa các vấn đề có thể phát sinh.

Kết thúc sự kiện và thu dọn

Kết thúc chương trình và dọn dẹp vệ sinh sau khi tổ chức

Sau khi sự kiện kết thúc, các bộ phận nhanh chóng tiến hành thu dọn gọn gàng mọi đồ đạc, kiểm tra lại công cụ và phương tiện, thanh toán hết hợp đồng với nhà cung cấp, cũng như thực hiện bảo quản kho và dọn dẹp vệ sinh nơi sự kiện được tổ chức để giữ hình ảnh đẹp về văn hóa của doanh nghiệp mình.

Tổng kết và rút kinh nghiệm

Tổng kết và rút kinh nghiệm

Sau khi buổi tổ chức event, sự kiện kết thúc, mỗi bộ phận trong các khâu sẽ viết thành báo cáo ghi chép lại những điểm chưa được, những thiếu sót của toàn bộ quá trình chuẩn bị, thực hiện để tổ chức một cuộc họp với mục đích rút kinh nghiệm cho việc tổ chức các sự kiện tiếp theo sau này.

Trên đây là một số quy trình cơ bản để tổ chức một buổi sự kiện chuyên nghiệp. Nếu có thắc mắc gì hay muốn tìm một dịch vụ tổ chức trọn gói hãy liên hệ với chúng tôi – công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp Star Event, chúng tôi sẽ mang đến cho bạn chất lượng dịch vụ tốt nhất.

Tin tức

quy trình tổ chức hội thảo

Các bước lập kế hoạch tổ chức hội thảo

Không phải event-er nào cũng nắm chắc được các kiến thức để biết rõ về các bước lập kế hoạch cho việc tổ chức hội thảo. Vậy các bước đó bao gồm những gì?

sai lầm khi tổ chức đám cưới

Những sai lầm khi tổ chức tiệc cưới

Vậy khi tổ chức bạn sẽ dễ bị mắc những sai lầm nào? Sau đây là những thông tin của Star Event cung cấp về những sai lầm khi tổ chức đám cưới để bạn phòng tránh.

chuẩn bị tổ chức sự kiện

Những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện

Dù quy mô của sự kiện đó như thế nào thì chương trình nào cũng cần phải trải qua các bước chuẩn bị. Đây là những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện.

khó khăn khi tổ chức chạy roadshow

Những khó khăn dễ gặp phải khi tổ chức chạy Roadshow

Nếu không cẩn thận, những sự cố, khó khăn sau đây rất dễ xảy ra khi bạn tổ chức một roadshow. Sau đây sẽ là những khó khăn khi tổ chức roadshow. bạn cần lưu ý.

tầm quan trọng của proposal

Tầm quan trọng của Proposal với việc tổ chức sự kiện

Tầm quan trọng lớn của Proposal event nên được gói gọn trong một câu: tất cả những ý tưởng cho sự kiện sẽ mãi chỉ nằm trên giấy nếu proposal của bạn không tốt.

cách viết proposal cho event

Những điều cần biết khi viết Proposal cho event

Một trong những kỹ năng cơ bản của một event-er, đó là phải viết được một bản proposal. Vậy trước hết cần biết đến thông tin gì về cách viết proposal cho event?

cách trở thành nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Làm cách nào để thành chuyên gia tổ chức sự kiện

Nếu bạn đang tự hỏi kỹ năng của người tổ chức sự kiện là gì, thì dưới đây là những hướng dẫn cơ bản nhất cho khởi đầu của bạn trong ngành tổ chức sự kiện.

chương trình phát sản phẩm mẫu

Tìm hiểu về chương trình phát sản phẩm mẫu Sampling

Hoạt động phát sản phẩm mẫu sampling hiện nay rất phổ biến. Ở bài viết này, Star Event sẽ chia sẻ kinh nghiệm tổ chức chương trình phát sản phẩm mẫu Sampling.

cách viết kịch bản event

Những lưu ý khi viết kịch bản sự kiện

Hãy lưu ý những điều sau để bảo đảm rằng kịch bản event hoàn thiện sẽ được rà soát kỹ lưỡng, có nội dung tốt và các đề xuất của bạn không bị vượt quá ngân sách.