chuẩn bị tổ chức sự kiện

Những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện

Dù quy mô của sự kiện đó như thế nào thì chương trình nào cũng cần phải trải qua các bước chuẩn bị. Đây là những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện.

Các sự kiện được tổ chức đều nhằm một mục đích nhất định, có thể là để PR sản phẩm, PR thương hiệu, có thể là khai trương, động thổ, hay chỉ đơn giản là một bữa tiệc để kỉ niệm một ngày đáng nhớ. Nhưng dù quy mô của sự kiện đó như thế nào, lớn hay nhỏ, hình thức như thế nào, tổ chức trong nhà hay ngoài trời, thì chương trình nào cũng cần phải trải qua các bước chuẩn bị sau đây. Star Event sẽ hướng dẫn bạn những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện.

Lập kịch bản tổ chức sự kiện

Bất cứ sự kiện nào cũng vậy, điều đầu tiên mà các event planner cần thực hiện để đặt nền móng cho các hoạt động sẽ diễn ra sau đó, chính là viết kịch bản sự kiện. Viết kịch bản là bước đầu tiên trong kế hoạch tổ chức một sự kiện và cần được thực hiện một cách công phu và chi tiết. Bạn cần đưa kịch bản chi tiết sự kiện cho đối tác tài trợ hoặc cho khách hàng của bạn, đồng thời kịch bản đó sẽ được đến tay các cộng sự và cộng tác viên của bạn.

Viết proposal

Proposal đóng vai trò rất quan trọng trong tiến trình tổ chức nên một event. Bất cứ một event nào đều cần phải được đặt nền móng vững chắc đã rồi mới có thể xây lên từng viên gạch một, đưa đến một kết quả cuối cùng hoàn hảo. Việc lên kế hoạch làm ra một proposal cần được chuẩn bị rất kĩ càng và cần dành nhiều thời gian cho việc này.

Với một người làm sự kiện, làm proposal là công việc thường xuyên và rất quan trọng trước khi bắt tay vào tiến hành tổ chức bất cứ một sự kiện nào.

Chọn thời gian tổ chức sự kiện

Thành công của một sự kiện là sự tổng hòa của rất nhiều yếu tố phối hợp ăn ý với nhau, hỗ trợ cho nhau. Trong đó yếu tố thời gian trong tổ chức sự kiện đóng vai trò rất quan trọng và là một phần không thể thiếu mà các event planners cần phải lưu tâm và cân nhắc kĩ lưỡng. Khi chọn thời gian để tổ chức chương trình, đặc biệt là các event lớn, nhà tổ chức sự kiện cần quan tâm rằng vào ngày hôm đó quy luật thời tiết khí hậu tại địa điểm diễn ra sự kiện trong thời gian tổ chức sự kiện có gì đặc biệt không, điều kiện phía các nhà cung cấp trong thời gian đó thế nào, thời gian đó có trùng với sự kiện lớn khác không, các khách mời có điều kiện thuận lợi để tới dự sự kiện vào thời điểm đó không.

quy trình tổ chức sự kiện

Đặc biệt lưu ý đến yếu tố thời gian khi chuẩn bị tổ chức sự kiện.

Chọn địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức sự kiện là khâu vô cùng quan trọng. Người tổ chức cần có nội dung chính xác về nội dung, số khách tham dự cũng như yêu cầu địa điểm của khách hàng như không gian lớn, vị trí đẹp thuận tiện, an ninh tốt…

Xây dựng kế hoạch truyền thông

Khi tổ chức sự kiện, bạn có mục tiêu hay mong muốn gì với những người tham gia sự kiện? Bạn muốn họ có sự tích cực tham gia đóng góp hay mua sản phẩm của bạn? Khi đã xác định rõ được mục tiêu, việc bạn cần làm tiếp theo chính là chuẩn bị kỹ lưỡng mọi tài liệu hỗ trợ cho việc quảng bá sự kiện tốt nhất. Bạn hãy tìm ra những sự điều chỉnh thích hợp nhất cho việc truyền thông, quảng bá sự kiện khi dành thời gian để tập trung lắng nghe và tiếp thu những ý kiến về cách hình thức hoặc cách tổ thức của sự kiện từ những người đã trực tiếp tiếp nhận sự kiện. Nếu bạn có nhu cầu tổ chức sự kiện với quy mô lớn hơn thì tốt nhất nên lựa chọn những công ty chuyên nghiệp trong lĩnh vực PR.

Phòng ngừa rủi ro

Không thể nào tồn tại một sự kiện hoàn hảo 100% bởi có hàng chục, hàng trăm rủi ro có thể xảy đến với chương trình mà bạn không thể lường trước được. Rủi ro trong tổ chức sự kiện có thể không đến từ chính bạn, nhưng có thể xuất phát từ nhân sự chạy chương trình, hoặc do bất kì yếu tố chủ quan hay khách quan tác động vào.

Hiểu về các loại rủi ro thường gặp khi tổ chức sự kiện, phân loại rủi ro để tìm ra các phương án đề phòng và xử lý rủi ro trong tổ chức sự kiện là việc làm vô cùng quan trọng trước thềm mỗi sự kiện để đảm bảo sự kiện được diễn ra một cách suôn sẻ và thuận lợi nhất. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết của Star Event về cách phòng ngừa rủi ro trong tổ chức event.

Đánh giá sự kiện

Khâu tổng kết sau sự kiện, đánh giá sự thành công của một sự kiện là cực kỳ quan trọng bởi đó sẽ là cơ sở để bạn rút ra những kinh nghiệm quý báu sau mỗi lần tổ chức. Có một sự thật rằng dù có được chuẩn bị và lên kế hoạch kĩ càng như thế nào thì không có một sự kiện nào được tổ chức trơn tru hoàn hảo từ đầu đến cuối cả, những lỗi sai đã mắc phải của event này sẽ trở thành bài học kinh nghiệm đắt giá cho event sau. Các kinh nghiệm này không có một sách vở trường lớp nào dạy bạn, mà đó hoàn toàn là những điều bạn cần tự đúc rút ra cho bản thân.

chuẩn bị tổ chức sự kiện

Con đường dẫn đến thành công của một event cần trải qua nhiều bước chuẩn bị công phu.

Trên đây là những việc cần làm thuộc công đoạn chuẩn bị trong các quy trình tổ chức sự kiện trước khi sự kiện diễn ra. Chúc các bạn sẽ xây dựng được nền tảng vững chắc trong việc chuẩn bị để từ đó tạo tiền đề cho việc tổ chức được những sự kiện thành công.

Tin tức

Star Event xin chia sẻ cho bạn một số thông tin hữu ích liên quan đến cách tính chi phí tổ chức sự kiện.

Dự toán chi phí tổ chức sự kiện

Công việc dự toán ngân sách cho tổ chức event là một công việc vô cùng quan trọng nhưng lại không dễ để thực hiện. Bạn nên tham khảo bài chia sẻ dưới đây để việc tính chi phí tổ chức sự kiện trở nên dễ thở hơn

Tổ chức roadshow xe đạp là một hình thức quảng cáo đang được ưa chuộng vì nhiều ưu điểm và lợi ích

Lợi ích từ việc tổ chức roadshow xe đạp

Trong rất nhiều hình thức quảng cáo ngoài trời thì việc chạy quảng cáo bằng xe đạp là một hoạt động vừa đơn giản, dễ tổ chức nhưng những lợi ích, hiệu quả mà nó đem lại vô cùng ấn tượng.

Mưc lương của một nhân viên sự kiện mới ra trường vào khoảng 3.5-4 triệu đồng/tháng chưa gồm thưởng

Mức lương của nhân viên tổ chức sự kiện

Một trong những yếu tố khiến ngành nghề tổ chức sự kiện nhận được nhiều sự quan tâm, yêu thích và lựa chọn dấn thân của nhiều bạn trẻ nằm ở vấn đề lương thưởng. Trong bài viết này Star Event sẽ cập nhật cho bạn mức thu nhập mà một nhân viên sự kiện đạt được hiện nay

Cùng Star Event tìm hiểu về các công việc, yêu cầu với nhân viên truyền thông sự kiện

Tìm hiểu về nhân viên truyền thông sự kiện

Một trong những yếu tố nhân sự không thể thiếu trong các sự kiện chính là nhân viên truyền thông sự kiện. Vậy họ là ai? Họ làm những công việc gì và yêu cầu với vị trí nghề nghiệp này là gì? Hãy cùng tìm hiểu ở bài viết sau.

Danh sách khách mời bao gồm bạn bè và những người thân yêu của trẻ Danh sách khách mời bao gồm bạn bè và những người thân yêu của trẻ

Cách tổ chức sinh nhật cho bé tại nhà

Ngày sinh nhật là một dấu mốc chứa đựng nhiều ý nghĩa, vừa là sự kiện đánh dấu sựu trưởng thành của bé vừa là một dịp quan trọng để cha mẹ và những người xung quanh thể hiện sự quan tâm, thương yêu dành cho trẻ.

Tổ chức làm đèn ông sao là một hoạt động vui chơi lành mạnh và rất bổ ích

5 ý tưởng tổ chức tết trung thu cho các cháu

Tết trung thu sắp đến rồi, bạn đã có ý tưởng gì cho việc tổ chức một đêm hội trăng tròn chưa? Nếu chưa thì cũng đừng lo lắng nhé vì đã có Star Event ở đây rồi.

Soft Water là một địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời không thể bỏ qua cho những ai ở Hà Nội

10 địa điểm đẹp mê hồn để tổ chức sự kiện ngoài trời tại Hà Nội (Phần 1)

Trong mấy năm gần đây xu hướng tổ chức sự kiện ngoài trời đang ngày càng được yêu thích. Việc lựa chọn được một địa điểm ưng ý cho các bữa tiệc ngoài trời có lẽ là một nỗi băn khoăn lớn với nhiều người. Năm biết được điều này, Star Event xin gợi ý cho bạn 10 địa chỉ tuyệt đẹp, rất phù hợp cho các sự kiện ngoài trời tại Hà Nội.

quy trình tổ chức hội thảo

Các bước lập kế hoạch tổ chức hội thảo

Không phải event-er nào cũng nắm chắc được các kiến thức để biết rõ về các bước lập kế hoạch cho việc tổ chức hội thảo. Vậy các bước đó bao gồm những gì?

sai lầm khi tổ chức đám cưới

Những sai lầm khi tổ chức tiệc cưới

Vậy khi tổ chức bạn sẽ dễ bị mắc những sai lầm nào? Sau đây là những thông tin của Star Event cung cấp về những sai lầm khi tổ chức đám cưới để bạn phòng tránh.