chuẩn bị tổ chức sự kiện

Những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện

Dù quy mô của sự kiện đó như thế nào thì chương trình nào cũng cần phải trải qua các bước chuẩn bị. Đây là những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện.

Các sự kiện được tổ chức đều nhằm một mục đích nhất định, có thể là để PR sản phẩm, PR thương hiệu, có thể là khai trương, động thổ, hay chỉ đơn giản là một bữa tiệc để kỉ niệm một ngày đáng nhớ. Nhưng dù quy mô của sự kiện đó như thế nào, lớn hay nhỏ, hình thức như thế nào, tổ chức trong nhà hay ngoài trời, thì chương trình nào cũng cần phải trải qua các bước chuẩn bị sau đây. Star Event sẽ hướng dẫn bạn những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện.

Lập kịch bản tổ chức sự kiện

Bất cứ sự kiện nào cũng vậy, điều đầu tiên mà các event planner cần thực hiện để đặt nền móng cho các hoạt động sẽ diễn ra sau đó, chính là viết kịch bản sự kiện. Viết kịch bản là bước đầu tiên trong kế hoạch tổ chức một sự kiện và cần được thực hiện một cách công phu và chi tiết. Bạn cần đưa kịch bản chi tiết sự kiện cho đối tác tài trợ hoặc cho khách hàng của bạn, đồng thời kịch bản đó sẽ được đến tay các cộng sự và cộng tác viên của bạn.

Viết proposal

Proposal đóng vai trò rất quan trọng trong tiến trình tổ chức nên một event. Bất cứ một event nào đều cần phải được đặt nền móng vững chắc đã rồi mới có thể xây lên từng viên gạch một, đưa đến một kết quả cuối cùng hoàn hảo. Việc lên kế hoạch làm ra một proposal cần được chuẩn bị rất kĩ càng và cần dành nhiều thời gian cho việc này.

Với một người làm sự kiện, làm proposal là công việc thường xuyên và rất quan trọng trước khi bắt tay vào tiến hành tổ chức bất cứ một sự kiện nào.

Chọn thời gian tổ chức sự kiện

Thành công của một sự kiện là sự tổng hòa của rất nhiều yếu tố phối hợp ăn ý với nhau, hỗ trợ cho nhau. Trong đó yếu tố thời gian trong tổ chức sự kiện đóng vai trò rất quan trọng và là một phần không thể thiếu mà các event planners cần phải lưu tâm và cân nhắc kĩ lưỡng. Khi chọn thời gian để tổ chức chương trình, đặc biệt là các event lớn, nhà tổ chức sự kiện cần quan tâm rằng vào ngày hôm đó quy luật thời tiết khí hậu tại địa điểm diễn ra sự kiện trong thời gian tổ chức sự kiện có gì đặc biệt không, điều kiện phía các nhà cung cấp trong thời gian đó thế nào, thời gian đó có trùng với sự kiện lớn khác không, các khách mời có điều kiện thuận lợi để tới dự sự kiện vào thời điểm đó không.

quy trình tổ chức sự kiện

Đặc biệt lưu ý đến yếu tố thời gian khi chuẩn bị tổ chức sự kiện.

Chọn địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức sự kiện là khâu vô cùng quan trọng. Người tổ chức cần có nội dung chính xác về nội dung, số khách tham dự cũng như yêu cầu địa điểm của khách hàng như không gian lớn, vị trí đẹp thuận tiện, an ninh tốt…

Xây dựng kế hoạch truyền thông

Khi tổ chức sự kiện, bạn có mục tiêu hay mong muốn gì với những người tham gia sự kiện? Bạn muốn họ có sự tích cực tham gia đóng góp hay mua sản phẩm của bạn? Khi đã xác định rõ được mục tiêu, việc bạn cần làm tiếp theo chính là chuẩn bị kỹ lưỡng mọi tài liệu hỗ trợ cho việc quảng bá sự kiện tốt nhất. Bạn hãy tìm ra những sự điều chỉnh thích hợp nhất cho việc truyền thông, quảng bá sự kiện khi dành thời gian để tập trung lắng nghe và tiếp thu những ý kiến về cách hình thức hoặc cách tổ thức của sự kiện từ những người đã trực tiếp tiếp nhận sự kiện. Nếu bạn có nhu cầu tổ chức sự kiện với quy mô lớn hơn thì tốt nhất nên lựa chọn những công ty chuyên nghiệp trong lĩnh vực PR.

Phòng ngừa rủi ro

Không thể nào tồn tại một sự kiện hoàn hảo 100% bởi có hàng chục, hàng trăm rủi ro có thể xảy đến với chương trình mà bạn không thể lường trước được. Rủi ro trong tổ chức sự kiện có thể không đến từ chính bạn, nhưng có thể xuất phát từ nhân sự chạy chương trình, hoặc do bất kì yếu tố chủ quan hay khách quan tác động vào.

Hiểu về các loại rủi ro thường gặp khi tổ chức sự kiện, phân loại rủi ro để tìm ra các phương án đề phòng và xử lý rủi ro trong tổ chức sự kiện là việc làm vô cùng quan trọng trước thềm mỗi sự kiện để đảm bảo sự kiện được diễn ra một cách suôn sẻ và thuận lợi nhất. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết của Star Event về cách phòng ngừa rủi ro trong tổ chức event.

Đánh giá sự kiện

Khâu tổng kết sau sự kiện, đánh giá sự thành công của một sự kiện là cực kỳ quan trọng bởi đó sẽ là cơ sở để bạn rút ra những kinh nghiệm quý báu sau mỗi lần tổ chức. Có một sự thật rằng dù có được chuẩn bị và lên kế hoạch kĩ càng như thế nào thì không có một sự kiện nào được tổ chức trơn tru hoàn hảo từ đầu đến cuối cả, những lỗi sai đã mắc phải của event này sẽ trở thành bài học kinh nghiệm đắt giá cho event sau. Các kinh nghiệm này không có một sách vở trường lớp nào dạy bạn, mà đó hoàn toàn là những điều bạn cần tự đúc rút ra cho bản thân.

chuẩn bị tổ chức sự kiện

Con đường dẫn đến thành công của một event cần trải qua nhiều bước chuẩn bị công phu.

Trên đây là những việc cần làm thuộc công đoạn chuẩn bị trong các quy trình tổ chức sự kiện trước khi sự kiện diễn ra. Chúc các bạn sẽ xây dựng được nền tảng vững chắc trong việc chuẩn bị để từ đó tạo tiền đề cho việc tổ chức được những sự kiện thành công.

Tin tức

Sắp xếp và ổn định chỗ ngồi cho trẻ tước khi chương trình Noel diễn ra

Kịch bản tổ chức noel cho trẻ mầm non

Nếu đang tìm kiếm một mẫu kịch bản tổ chức Noel cho trẻ mầm non thì bài viết này là dành cho bạn. Những gợi ý trong đây sẽ giúp bạn có một chương trình Giánh Sinh thật ấm áp và tràn ngập tiếng cười.

Forevermark là một trong những nhà hàng tổ chức tiệc cưới sang trọng tại Hà Nội

Top 5 nhà hàng tiệc cưới đẹp và sang trọng ở Hà Nội

Bên cạnh việc tổ chức tại gia thì việc tổ chức tiệc cưới tại các nhà hàng cũng ngày càng phát triển. Từ thực tế này, Stare Event xin chia sẻ về top 5 nhà hàng tiệc cưới đẹp và sang trọng ở Hà Nội để bạn tham khảo.

Kiểu đội mấn với mái rẽ đôi

7 kiểu tóc mặc áo dài đẹp cho đám hỏi

Để có được một hình ảnh xinh đẹp và ấn tượng trong ngày ăn hỏi thì kiểu tóc là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng. Mặc dù không cần quá cầu kì như trong lễ cưới nhưng nàng vẫn nên tìm kiếm cho mình cách tạo kiểu thật phù hợp với trang phục cũng như tôn lên những nét đẹp trên gương mặt.

Với tóc uốn xoăn sóng nàng chẳng chỉ cần điểm xuyến thêm một vòng hoa đội đầu là đã rất cuốn hút

Tổng hợp những kiểu tóc cô dâu đẹp nhất hiện nay

Với mong muốn giúp các tân nương có được hình ảnh thật lộng lẫy và kiêu sa trong sự kiện trăm năm của đời người, bài viết này sẽ giúp các nàng tổng hợp những mẫu tóc cô đâu đẹp nhất hiện nay.

Game nhảy và dừng theo nhạc

Gợi ý một số trò chơi để tổ chức tiệc tất niên cho công ty

Để bữa tiệc tất niên của công ty trở nên vui nhộn và thực sự ấn tượng bạn đừng quên lồng ghép thêm một vài trò chơi hài hước Đọc bài viết dưới đây để tham khảo một số game đơn giản, dễ thực hiện nhưng tính giải trí rất cao.

Lên kế hoạch sớm giúp bạn có nhiều thời gian để hoàn thành, cân đối, chính sửa các công việc một cách cẩn thận

Tổ chức hội nghị khách hàng không thể bỏ qua 5 tips này

Với mong muốn giúp bạn có được một hội nghị tri ân khách hàng thành công, trong bài viết hôm nay Star Event sẽ chia sẻ cho bạn một số lời khuyên cực kì hay ho và hữu ích về lĩnh vực này.

Biết được cách thức tổ chức hội nghị khách hàng hiệu quả sẽ đem lại cho doanh nghiệp của bạn rất nhiều lợi ích to lớn

Cách thức tổ chức hội nghị tri ân khách hàng hiệu quả

Một hội nghị tri ân khách hàng được tổ chức thành công sẽ đem lại cho doanh nghiệp những kết nối bền chặt với các khách hàng, đối tác cũng như các cơ quan báo chí cùng nhiều lợi ích to lớn khác. Trong bài viết này Star Event sẽ chia sẻ cho bạn cách thức tổ chức hội khách hàng hiệu quả

Nhắc đến các địa điểm tổ chức tiệc tất niên công ty ở hà nội không thể bỏ qua quần thể Aquaria ở Mỹ Đình

5 địa điểm xuất sắc nhất để tổ chức tiệc tất niên công ty ở Hà Nội

Để bữa tiệc cuối năm được trở nên trọn bẹn và ý nghĩa thì điều trước tiên là tìm được địa điểm lí tưởng. Nếu vẫn đang còn băn khoăn, bối rối không biết tổ chức tiệc tất niên ở đâu hà nội thì bài viết này sẽ cực kì cần thiết cho bạn.