rủi ro trong tổ chức sự kiện

Những rủi ro trong tổ chức sự kiện

Việc quản trị rủi ro trong tổ chức sự kiện ngày càng trở nên cấp thiết hơn. Muốn có các phương án dự phòng phù hợp và đúng đắn, trước hết cần phải biết được các thông tin cần thiết về những rủi ro trong tổ chức sự kiện

Hiện nay, tổ chức sự kiện là hoạt động ngày càng phổ biến đối với các doanh nghiệp, công ty, tổ chức…trong việc quảng bá hình ảnh của mình đến công chúng  và các khách hàng tiềm năng. Trong những năm gần đây, các sự kiện ngày càng được tổ chức chuyên nghiệp hơn nhằm đáp ứng cao hơn nhu cầu của khách hàng cũng như nhu cầu của chính bản thân công ty, doanh nghiệp. Chính vì vậy mà việc quản trị rủi ro trong tổ chức sự kiện càng trở nên cấp thiết hơn.

Muốn có các phương án dự phòng phù hợp và đúng đắn, trước hết cần phải biết được các thông tin cần thiết về những rủi ro trong tổ chức sự kiện.

Rủi ro trong tổ chức sự kiện xuất hiện khi nào?

Rủi ro trong tổ chức sự kiện có thể xảy ra bất cứ lúc nào, có thể đến từ khâu ý tưởng hoặc trục trặc trong quá trình tổ chức chương trình. Không ai biết trước chuyện gì sẽ xảy ra, đặc biệt là những rủi ro được tạo nên bởi một số nguyên nhân ngoại cảnh ngoài mong muốn. Chính vì vậy, Event thường được ví như “một quả bom hẹn giờ”, còn những người làm event thì bên cạnh việc vạch ra một bản kế hoạch chi tiết về quy trình tổ chức sự kiện, họ luôn phải có trong đầu một list danh sách những rủi ro có thể gặp phải kèm theo phương án giải quyết. Não của một người làm Event hầu như lúc nào cũng phải căng như dây đàn vì cùng một lúc, họ phải suy tính đến rất nhiều thứ, chịu rất nhiều áp lực, cùng với đó là lời hứa hoàn thành trách nhiệm được giao về việc tổ chức event thành công và hạn chế những rủi ro ở mức tối đa.

rủi ro trong tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện không thể tránh khỏi những rủi ro

 Một số nhân tố kích hoạt rủi ro trong tổ chức sự kiện

  1. Nhân viên, các đối tác tổ chức sự kiện, các nhà cung cấp thiết bị không làm tròn nhiệm vụ và trách nhiệm, thiếu thiện chí. Nhà cung cấp không giao hàng đúng thời gian quy định.
  2. Nhân viên và tình nguyện viên không nhiệt tình, không báo cáo tiến độ đúng hẹn.
  3. Cường độ làm việc của nhân viên và tình nguyện viên quá cao, dẫn đến tình trạng áp lực.
  4. Người lãnh đạo thiếu trách nhiệm, do dự việc đưa ra quyết định.
  5. Thiếu sự hợp tác ăn ý giữa các thành viên trong ban tổ chức, ban hậu cần, kỹ thuật, âm thanh ánh sáng…
  6. Thời tiết khắc nghiệt (quá nóng, quá lạnh, mưa, bão…)
  7. Trục trặc kĩ thuật (âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, hư hỏng trang thiết bị, mất điện…)
  8. Sự cố nghiêm trọng: (hỏa hoạn, có người cần cấp cứu, động đất, bạo loạn…)
  9. Ý tưởng Event bị thay đổi vào giờ chót.
  10. Thời gian tổng duyệt chương trình quá gấp rút và ngắn ngủi.

Nhóm rủi ro khi tổ chức sự kiện thường gặp?

Những rủi ro thường gặp mà bất cứ người làm sự kiện nào cũng cần lên phương án giải quyết từ trước, bao gồm rủi ro bắt nguồn từ thiên tai như động đất, núi lửa, hỏa hoạn… Rủi ro về nhân lực. Rủi ro về tài chính như các khoản nợ xấu, giá cổ phiếu… Rủi ro từ các thiết bị kỹ thuật như có người bị nạn, trang thiết bị gặp sự cố hỏng hóc. Rủi ro trong khâu chuẩn bị, ví dụ như thông tin về các khách mời bị sai lệch khiến thông điệp của chương trình không có sự hiệu quả…

Cụ thể, rủi ro do môi trường thiên nhiên có thể hiểu là các yếu tố bất thường về thời tiết xảy ra ngoài dự tính, ảnh hưởng một cách tiêu cực đến khâu tổ chức khiến event có thể bất ngờ thành công hoặc thất bại, thậm chí ảnh hưởng đến tính mạng người tham dự hoặc không thể tiếp tục tổ chức như kế hoạch đã định. Vì vậy, khi tổ chức sự kiện, đặc biệt là các sự kiện ngoài trời, nhà tổ chức cần đặc biệt chú ý đến những rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời.

Rủi ro về nhân lực, xuất phát từ nhân sự tham gia tổ chức, gây ảnh hưởng đến tiến độ việc tổ chức sự kiện, cụ thể là ảnh hưởng trực tiếp đến tất cả mọi khâu chuẩn bị và tiến hành của event bởi vì từng công đoạn trong event đều được hoàn thành dưới sự tác động của con người. Một sự kiện diễn ra thành công có sự tham gia của một tập thể rất nhiều người cùng góp công sức, giống như những chiếc mắt xích nối liền với nhau, và một khi một mắt xích trong số đó hỏng thì cả quy trình đương nhiên sẽ bị gián đoạn.

rủi ro khi tổ chức sự kiện

Nhân lực tổ chức sự kiện là những mắt xích có mối liên hệ chặt chẽ với nhau

Một rủi ro nữa khi tổ chức sự kiện có thể gặp đó là sự phân bổ thời gian không hợp lý. Điển hình là tình trạng thời gian chuẩn bị ý tưởng quá dài, thời gian triển khai quá ngắn. Hoặc thời gian dự trù cho từng phần trong bản kế hoạch bị lệch quá nhiều so với thời gian diễn ra sự kiện trong thực tế.

Một số rủi ro khác mà những người làm event nên có kế hoạch chuẩn bị, đó là rủi ro về tài chính, khi có quá ít hoặc thậm chí là không có người tham dự chương trình, dẫn đến việc công ty sẽ bị lỗ vốn nặng bởi chi phí phải đầu tư để tổ chức một sự kiện là tương đối nhiều.

rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Những sự kiện ngoài trời thường xuyên gặp phải nhiều rủi ro

Nói tóm lại, những rủi ro trong tổ chức sự kiện là điều không thể tránh khỏi. Những người làm sự kiện nên đặc biệt lưu ý đến những điều này, để hạn chế tối đa những tác động tiêu cực ảnh hưởng đến tiến độ đã đề ra và đảm bảo sự thành công cho một sự kiện. Đặc biệt, đối với những sự kiện lớn và chuyện nghiệp, người tổ chức luôn luôn phải có một kế hoạch dự phòng rủi ro, với những rủi ro khác nhau được đề ra tùy thuộc và tính chất sự kiện và những phương án giải quyết nhằm phòng ngừa những trường hợp xấu nhất có thể gây ảnh hướng đến chương trình.

Tin tức

quy trình tổ chức hội thảo

Các bước lập kế hoạch tổ chức hội thảo

Không phải event-er nào cũng nắm chắc được các kiến thức để biết rõ về các bước lập kế hoạch cho việc tổ chức hội thảo. Vậy các bước đó bao gồm những gì?

sai lầm khi tổ chức đám cưới

Những sai lầm khi tổ chức tiệc cưới

Vậy khi tổ chức bạn sẽ dễ bị mắc những sai lầm nào? Sau đây là những thông tin của Star Event cung cấp về những sai lầm khi tổ chức đám cưới để bạn phòng tránh.

chuẩn bị tổ chức sự kiện

Những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện

Dù quy mô của sự kiện đó như thế nào thì chương trình nào cũng cần phải trải qua các bước chuẩn bị. Đây là những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện.

khó khăn khi tổ chức chạy roadshow

Những khó khăn dễ gặp phải khi tổ chức chạy Roadshow

Nếu không cẩn thận, những sự cố, khó khăn sau đây rất dễ xảy ra khi bạn tổ chức một roadshow. Sau đây sẽ là những khó khăn khi tổ chức roadshow. bạn cần lưu ý.

tầm quan trọng của proposal

Tầm quan trọng của Proposal với việc tổ chức sự kiện

Tầm quan trọng lớn của Proposal event nên được gói gọn trong một câu: tất cả những ý tưởng cho sự kiện sẽ mãi chỉ nằm trên giấy nếu proposal của bạn không tốt.

cách viết proposal cho event

Những điều cần biết khi viết Proposal cho event

Một trong những kỹ năng cơ bản của một event-er, đó là phải viết được một bản proposal. Vậy trước hết cần biết đến thông tin gì về cách viết proposal cho event?

cách trở thành nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Làm cách nào để thành chuyên gia tổ chức sự kiện

Nếu bạn đang tự hỏi kỹ năng của người tổ chức sự kiện là gì, thì dưới đây là những hướng dẫn cơ bản nhất cho khởi đầu của bạn trong ngành tổ chức sự kiện.

chương trình phát sản phẩm mẫu

Tìm hiểu về chương trình phát sản phẩm mẫu Sampling

Hoạt động phát sản phẩm mẫu sampling hiện nay rất phổ biến. Ở bài viết này, Star Event sẽ chia sẻ kinh nghiệm tổ chức chương trình phát sản phẩm mẫu Sampling.

cách viết kịch bản event

Những lưu ý khi viết kịch bản sự kiện

Hãy lưu ý những điều sau để bảo đảm rằng kịch bản event hoàn thiện sẽ được rà soát kỹ lưỡng, có nội dung tốt và các đề xuất của bạn không bị vượt quá ngân sách.