Những rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Những rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Bên cạnh những ưu điểm, việc tổ chức sự kiện tại một địa điểm ngoài trời cũng tồn tại khá nhiều vấn đề đau đầu đối với mỗi nhà tổ chức.

Tổ chức sự kiện ngoài trời có rất nhiều mặt tích cực, điển hình là bạn sẽ có sẵn không gian phóng khoáng, rộng rãi, thỏa sức sáng tạo và bài trí mà không bị o ép bởi một khoảng diện tích bị bó hẹp. Chưa kể nhờ sức chứa không giới hạn của địa điểm tổ chức, nên số lượng người tham gia sự kiện của bạn sẽ đông đảo hơn. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm, việc tổ chức sự kiện tại một địa điểm ngoài trời cũng tồn tại khá nhiều vấn đề đau đầu đối với mỗi nhà tổ chức.

Những điểm cần lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Không kiểm soát được lượng xe

Thực trạng này xuất phát từ việc không gian tổ chức không tương thích với số lượng người tham gia (trong trường hợp số người tham dự sự kiện lớn hơn sức chứa của địa điểm gửi xe). Nếu bạn tổ chức sự kiện trong khách sạn, ngoài bãi xe khách sạn, họ sẽ có phương án nếu số luợng xe quá đông, còn khi tổ chức một sự kiện ngoài trời, thuờng thì bạn phải tự tính toán và lo liệu vấn đề này.

Một rủi ro khác liên quan đến địa điểm đó là vị trí tổ chức gặp khăn bởi quá đông người dẫn đến tình trạng kẹt xe, tắc đường, quá ồn ào, việc số lượng lớn phương tiện giao thông đổ về một địa điểm hiển nhiên sẽ đến tình trạng ùn tắc lưu thông xe cộ trên các tuyến đường và trong một số trường hợp, còn ảnh hưởng tiêu cực đến những hộ dân sinh sống xung quanh khu vực tổ chức sự kiện.

Ngoài ra, tùy tính chất sự kiện, như sự kiện mở dành cho mọi đối tượng thì bạn chỉ cần tính toán chỗ để xe máy. Nhưng nếu tổ chức một sự kiện cuối tuần dành cho nhân vật VIP thì đối tuợng được mời đa số là những người thành đạt và có điều kiện tốt, và tất nhiên số lượng xe hơi sẽ mất nhiều diện tích để xe hơn bình thuờng, vì vậy bạn nên khảo sát trước địa điểm nơi tổ chức và khoanh vùng khu vực đỗ xe một cách hợp lý.

Thời tiết không thuận lợi

Thời tiết là điều khó lường trước nhất và cũng gây nhiều khó khăn nhất bởi đây là yếu tố duy nhất mà nhà tổ chức sự kiện không thể ở tình thế chủ động. Sự kiện ngoài trời, điều quan trọng nhất là thời tiết thuận lợi, không có mưa và cũng không có gió lớn. Lường trước các rủi ro này bằng cách tối ưu nhất là xem dự báo thời tiết sẽ giúp nhà tổ chức đưa ra phương án dự phòng tốt hơn.

Rủi ro khi tổ chức tiệc cưới ngoài trời

Một tiệc cưới ngoài trời

Vệ sinh an toàn thực phẩm

Lựa chọn đơn vị cung cấp đồ ăn thức uống là điều cực kỳ quan trọng vì ngoài đảm bảo về độ ngon thì còn phải quan tâm đến vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm. Vì phục vụ số lượng lớn người tham dự mà không đảm bảo vệ sinh thì hậu quả sẽ vô cùng nghiêm trọng, ảnh hưởng lớn đến uy tín của bạn.

Vấn đề an ninh trật tự

Các hoạt động tổ chức ngoài trời thường có không gian rất rộng rãi, thoáng mát, nhưng điều đó cũng có mặt tiêu cực khi kẻ gian có thể lợi dụng sự đông đúc đó để có những hành vi xấu như trộm cắp, móc túi.

Rủi ro phát sinh từ các thiết bị công nghệ

Sự cố máy móc là điều không ai mong muốn, nhưng dù dự trù cẩn thận đến đâu, rất có thể các yếu tố liên quan đến kĩ thuật như âm thanh, ánh sáng, internet, máy chiếu… sẽ gặp trục trặc trong quá trình sự kiện diễn ra.

Những rủi ro cần tránh khi tổ chức tiệc buffet ngoài trời

Tiệc buffet ngoài trời

Giải pháp hạn chế rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Một quy trình tổ chức sự kiện mà đặc biệt là tổ chức sự kiện ngoài trời gồm rất nhiều công đoạn, cần được chuẩn bị công phu và chu đáo để đảm bảo sự thành công. Bởi vậy những kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời là rất cần thiết để giảm thiểu tối đa những rủi ro có thể xảy ra. Đối với hình thức tổ chức sự kiện nói chung và tổ chức sự kiện ngoài trời nói trên, cần đảm bảo chu đáo những công việc sau:

  • Lập kế hoạch cụ thể, phù hợp với thực tế, xác định đúng mục tiêu tổ chức sự kiện và khoanh vùng đối tượng sẽ tham dự sự kiện. Nghiên cứu các thói quen, văn hóa của đối tượng tham dự sự kiện. Với các sự kiện mang tính chất trọng đại, cần kiểm tra check – in kỹ với khách mời để hạn chế tối đa khả năng kẻ gian trà trộn.
  • Chuẩn bị trang thiết bị, đối phó với hỏa hoạn, cấp cứu, dự phòng biến cố lớn
  • Có một đội chuyên trách xử lý các vấn đề liên quan đến dịch vụ chăm sóc đối tác hoặc khách hàng.
  • Lập kế hoạch đảm bảo an toàn, lắp đặt các thiết bị và dịch vụ an ninh
  • Lập bảng check – list các thiết bị cần kiểm tra ngay trước khi sự kiện bắt đầu, tổ chức chạy thử chương trình.
  • Chuẩn bị bên ngoài khu vực tổ chức sự kiện một cách chu đáo.
  • Lập kế hoạch xử lí rủi ro hậu sự kiện
  • Xem dự báo thời tiết địa điểm tổ chức sự kiện

Với những kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời trên đây, hy vọng rằng bạn sẽ xây dựng những kế hoạch tổ chức sự kiện thật thành công!

Tin tức

toc-co-dau-don-gian-13

Những kiểu tóc cô dâu đơn giản mà đẹp

Cùng Star Evenr tham khảo những kiểu tóc cô dâu đơn giản mà đẹp và được nhiều chị em yêu thích nhất hiện nay. Tuy là những tạo kiểu đơn giản nhưng các mẫu tóc dưới đây vẫn giúp các tân nương có được hình ảnh thật xinh đẹp, lộng lẫy trong sự kiện trăm năm của mình.

Sắp xếp và ổn định chỗ ngồi cho trẻ tước khi chương trình Noel diễn ra

Kịch bản tổ chức noel cho trẻ mầm non

Nếu đang tìm kiếm một mẫu kịch bản tổ chức Noel cho trẻ mầm non thì bài viết này là dành cho bạn. Những gợi ý trong đây sẽ giúp bạn có một chương trình Giánh Sinh thật ấm áp và tràn ngập tiếng cười.

Forevermark là một trong những nhà hàng tổ chức tiệc cưới sang trọng tại Hà Nội

Top 5 nhà hàng tiệc cưới đẹp và sang trọng ở Hà Nội

Bên cạnh việc tổ chức tại gia thì việc tổ chức tiệc cưới tại các nhà hàng cũng ngày càng phát triển. Từ thực tế này, Stare Event xin chia sẻ về top 5 nhà hàng tiệc cưới đẹp và sang trọng ở Hà Nội để bạn tham khảo.

Kiểu đội mấn với mái rẽ đôi

7 kiểu tóc mặc áo dài đẹp cho đám hỏi

Để có được một hình ảnh xinh đẹp và ấn tượng trong ngày ăn hỏi thì kiểu tóc là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng. Mặc dù không cần quá cầu kì như trong lễ cưới nhưng nàng vẫn nên tìm kiếm cho mình cách tạo kiểu thật phù hợp với trang phục cũng như tôn lên những nét đẹp trên gương mặt.

Với tóc uốn xoăn sóng nàng chẳng chỉ cần điểm xuyến thêm một vòng hoa đội đầu là đã rất cuốn hút

Tổng hợp những kiểu tóc cô dâu đẹp nhất hiện nay

Với mong muốn giúp các tân nương có được hình ảnh thật lộng lẫy và kiêu sa trong sự kiện trăm năm của đời người, bài viết này sẽ giúp các nàng tổng hợp những mẫu tóc cô đâu đẹp nhất hiện nay.

Game nhảy và dừng theo nhạc

Gợi ý một số trò chơi để tổ chức tiệc tất niên cho công ty

Để bữa tiệc tất niên của công ty trở nên vui nhộn và thực sự ấn tượng bạn đừng quên lồng ghép thêm một vài trò chơi hài hước Đọc bài viết dưới đây để tham khảo một số game đơn giản, dễ thực hiện nhưng tính giải trí rất cao.

Lên kế hoạch sớm giúp bạn có nhiều thời gian để hoàn thành, cân đối, chính sửa các công việc một cách cẩn thận

Tổ chức hội nghị khách hàng không thể bỏ qua 5 tips này

Với mong muốn giúp bạn có được một hội nghị tri ân khách hàng thành công, trong bài viết hôm nay Star Event sẽ chia sẻ cho bạn một số lời khuyên cực kì hay ho và hữu ích về lĩnh vực này.

Biết được cách thức tổ chức hội nghị khách hàng hiệu quả sẽ đem lại cho doanh nghiệp của bạn rất nhiều lợi ích to lớn

Cách thức tổ chức hội nghị tri ân khách hàng hiệu quả

Một hội nghị tri ân khách hàng được tổ chức thành công sẽ đem lại cho doanh nghiệp những kết nối bền chặt với các khách hàng, đối tác cũng như các cơ quan báo chí cùng nhiều lợi ích to lớn khác. Trong bài viết này Star Event sẽ chia sẻ cho bạn cách thức tổ chức hội khách hàng hiệu quả

Nhắc đến các địa điểm tổ chức tiệc tất niên công ty ở hà nội không thể bỏ qua quần thể Aquaria ở Mỹ Đình

5 địa điểm xuất sắc nhất để tổ chức tiệc tất niên công ty ở Hà Nội

Để bữa tiệc cuối năm được trở nên trọn bẹn và ý nghĩa thì điều trước tiên là tìm được địa điểm lí tưởng. Nếu vẫn đang còn băn khoăn, bối rối không biết tổ chức tiệc tất niên ở đâu hà nội thì bài viết này sẽ cực kì cần thiết cho bạn.