xu hướng tổ chức sự kiện ở xa

Những lưu ý khi tổ chức event ở xa

Tổ chức event ở xa cần lưu ý những điều gì, chuẩn bị như thế nào, công ty tổ chức sự kiện uy tín ở Hà Nội Star Event sẽ đưa ra những gợi ý để tham khảo dưới đây.

Xu hướng tổ chức sự kiện hiện nay không chỉ bó buộc với việc tổ chức event đơn lẻ ở các địa điểm xoay vòng nhàm chán. Nếu việc tổ chức event tại tỉnh thành nơi bạn sinh sống sẽ giúp bạn giảm được phần nào khó khăn nhờ thông thuộc địa hình, thì tổ chức event ở xa sẽ mang lại nhiều bỡ ngỡ với ngay cả những người làm event trong nghề. Vậy tổ chức event ở xa cần lưu ý những điều gì và chuẩn bị như thế nào, công ty tổ chức sự kiện uy tín ở Hà Nội Star Event sẽ đưa ra những gợi ý để tham khảo dưới đây.

Đặt trước địa điểm

Vì vị trí địa lý không cho phép, khi bạn chưa tới được tận nơi để khảo sát địa điểm diễn ra sự kiện, bạn hãy chọn cách gọi điện đến những cơ quan chức năng có liên quan, hoặc một người sống ở đó mà bạn quen biết để kiểm tra thời gian bạn tổ chức xem còn trống chỗ hay không, có bị trùng lặp với sự kiện khác diễn ra cùng ngày, cùng giờ không. Sau đó bạn sẽ phải hoàn tất các thủ tục tiếp theo như tư vấn về việc set up, chuẩn bị tiệc, thanh toán tiền, kí kết hợp đồng…

Ngoài địa điểm tổ chức, bạn cũng cần lưu ý đến việc đặt trước địa điểm nghỉ ngơi cho bản thân bạn và cho các cộng sự của bạn. Tốt nhất, bạn hãy lên kế hoạch thật chu đáo cho việc chuẩn bị địa điểm tổ chức và địa điểm nghỉ ngơi từ trước khi sự kiện tổ chức ít nhất một tháng.

xu hướng tổ chức sự kiện ở xa

Bạn nên đến tận nơi để biết tường tận về địa điểm diễn ra sự kiện mà bạn dự định chọn.

Vấn đề khảo sát

Tương tự như việc đặt địa điểm, việc khảo sát rất khó khăn trong trường hợp này. Tổ chức tại một địa điểm ở xa đã khó, nhưng nếu bạn phải tổ chức một chuỗi sự kiện tại nhiều địa điểm khác nhau thì sự vất vả còn tăng lên gấp nhiều lần, bởi trong một thời gian ngắn bạn sẽ không thể đi khảo sát toàn bộ được, sẽ rất mất thời gian. Vì thế, bạn nên phân chia địa điểm theo cấp độ quan trọng và đi khảo sát những điểm quan trọng hơn, diễn ra nhiều hoạt động trọng tâm của sự kiện trước.

Tuyển đội ngũ cộng tác viên

Khi bạn không thể có mặt ở đó để “tận mục sở thị”, sự lựa chọn hoàn hảo lúc đó là nhờ đến đội ngũ cộng tác viên. Nếu bạn đã có sẵn mẫu khảo sát địa điểm thì hãy gửi cho các cộng tác viên và đề nghị họ đi khảo sát, chụp hình sau đó gửi thông tin chính xác cũng như nhận xét của họ cho bạn. Dựa vào khảo sát thực tế đó bạn sẽ đưa ra được những dự kiến tương đối chính xác để bổ sung vào bản kế hoạch của mình.

Bạn không nên dựa vào hình ảnh lung linh bên đối tác cung cấp về địa điểm của họ, để rồi lúc đến hiện trường có thể bạn sẽ phải vỡ mộng, và hơn thế nữa là việc lên mẫu thiết kế bị sai kích thước sẽ làm cho bạn gặp rất nhiều khó khăn trong việc chuẩn bị và trang trí cho sự kiện. Hơn thế nữa, có những vấn đề rất nhỏ như diện tích bãi giữ xe, phong thủy của căn phòng, bài trí của căn phòng… chỉ có thể được những người đến tận nơi mới có thể nhìn ra được. Đối tác cho thuê địa điểm sẽ ít khi nào nói với bạn những điều đó.

Chuẩn bị chu đáo về vấn đề di chuyển cho khách mời

Vấn đề này là vấn đề cần được ưu tiên đặt lên hàng đầu, bởi việc đi lại cần đặt vé, đặt chỗ và cần sự chính xác. Không thể chốt lại danh sách khách mời trước mốc thời gian quy định nếu thiếu đi thông tin từ các vị khách mời. Việc liên hệ khách mời và sắp xếp lại vé trong trường hợp có người bận đột xuất không đi được là điều khiến nhiều event-er mất ăn mất ngủ.

Nếu di chuyển bằng xe ô tô thì sẽ dễ dàng hơn cho bạn (trong khoảng cách gần). Chỉ việc thuê mướn dịch vụ và cũng có thể chủ động nếu khách mời bận đột xuất, đi sau hoặc không đi. Tuy nhiên, lúc này bạn cũng phải lo lắng về yếu tố an toàn trong khi di chuyển, việc mua bảo hiểm cho khách tham dự là điều cần thiết nên làm.

tổ chức sự kiện ở xa

Hãy tính toán và sắp xếp thời gian sao cho phù hợp. Ví dụ đi xe mất bao nhiêu tiếng, xuống tới nơi là mấy giờ, giờ đó vào ở khách sạn có bị tính thêm ngày hay không,… và có các phương án dự phòng.

Trên đây là những vấn đề cơ bản nhất bạn cần lưu ý khi tổ chức event ở xa. Danh sách trên đây chắc chắn vẫn không thể đầy đủ bởi với mỗi sự kiện, sẽ có những đặc thù riêng và các vấn đề phát sinh riêng. Hy vọng những lưu ý trên sẽ giúp bạn lường trước và khắc phục được phần nào những sai sót trong công việc tổ chức sự kiện ở xa.

Tin tức

quy trình tổ chức hội thảo

Các bước lập kế hoạch tổ chức hội thảo

Không phải event-er nào cũng nắm chắc được các kiến thức để biết rõ về các bước lập kế hoạch cho việc tổ chức hội thảo. Vậy các bước đó bao gồm những gì?

sai lầm khi tổ chức đám cưới

Những sai lầm khi tổ chức tiệc cưới

Vậy khi tổ chức bạn sẽ dễ bị mắc những sai lầm nào? Sau đây là những thông tin của Star Event cung cấp về những sai lầm khi tổ chức đám cưới để bạn phòng tránh.

chuẩn bị tổ chức sự kiện

Những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện

Dù quy mô của sự kiện đó như thế nào thì chương trình nào cũng cần phải trải qua các bước chuẩn bị. Đây là những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện.

khó khăn khi tổ chức chạy roadshow

Những khó khăn dễ gặp phải khi tổ chức chạy Roadshow

Nếu không cẩn thận, những sự cố, khó khăn sau đây rất dễ xảy ra khi bạn tổ chức một roadshow. Sau đây sẽ là những khó khăn khi tổ chức roadshow. bạn cần lưu ý.

tầm quan trọng của proposal

Tầm quan trọng của Proposal với việc tổ chức sự kiện

Tầm quan trọng lớn của Proposal event nên được gói gọn trong một câu: tất cả những ý tưởng cho sự kiện sẽ mãi chỉ nằm trên giấy nếu proposal của bạn không tốt.

cách viết proposal cho event

Những điều cần biết khi viết Proposal cho event

Một trong những kỹ năng cơ bản của một event-er, đó là phải viết được một bản proposal. Vậy trước hết cần biết đến thông tin gì về cách viết proposal cho event?

cách trở thành nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Làm cách nào để thành chuyên gia tổ chức sự kiện

Nếu bạn đang tự hỏi kỹ năng của người tổ chức sự kiện là gì, thì dưới đây là những hướng dẫn cơ bản nhất cho khởi đầu của bạn trong ngành tổ chức sự kiện.

chương trình phát sản phẩm mẫu

Tìm hiểu về chương trình phát sản phẩm mẫu Sampling

Hoạt động phát sản phẩm mẫu sampling hiện nay rất phổ biến. Ở bài viết này, Star Event sẽ chia sẻ kinh nghiệm tổ chức chương trình phát sản phẩm mẫu Sampling.

cách viết kịch bản event

Những lưu ý khi viết kịch bản sự kiện

Hãy lưu ý những điều sau để bảo đảm rằng kịch bản event hoàn thiện sẽ được rà soát kỹ lưỡng, có nội dung tốt và các đề xuất của bạn không bị vượt quá ngân sách.