xu hướng tổ chức sự kiện ở xa

Những lưu ý khi tổ chức event ở xa

Tổ chức event ở xa cần lưu ý những điều gì, chuẩn bị như thế nào, công ty tổ chức sự kiện uy tín ở Hà Nội Star Event sẽ đưa ra những gợi ý để tham khảo dưới đây.

Xu hướng tổ chức sự kiện hiện nay không chỉ bó buộc với việc tổ chức event đơn lẻ ở các địa điểm xoay vòng nhàm chán. Nếu việc tổ chức event tại tỉnh thành nơi bạn sinh sống sẽ giúp bạn giảm được phần nào khó khăn nhờ thông thuộc địa hình, thì tổ chức event ở xa sẽ mang lại nhiều bỡ ngỡ với ngay cả những người làm event trong nghề. Vậy tổ chức event ở xa cần lưu ý những điều gì và chuẩn bị như thế nào, công ty tổ chức sự kiện uy tín ở Hà Nội Star Event sẽ đưa ra những gợi ý để tham khảo dưới đây.

Đặt trước địa điểm

Vì vị trí địa lý không cho phép, khi bạn chưa tới được tận nơi để khảo sát địa điểm diễn ra sự kiện, bạn hãy chọn cách gọi điện đến những cơ quan chức năng có liên quan, hoặc một người sống ở đó mà bạn quen biết để kiểm tra thời gian bạn tổ chức xem còn trống chỗ hay không, có bị trùng lặp với sự kiện khác diễn ra cùng ngày, cùng giờ không. Sau đó bạn sẽ phải hoàn tất các thủ tục tiếp theo như tư vấn về việc set up, chuẩn bị tiệc, thanh toán tiền, kí kết hợp đồng…

Ngoài địa điểm tổ chức, bạn cũng cần lưu ý đến việc đặt trước địa điểm nghỉ ngơi cho bản thân bạn và cho các cộng sự của bạn. Tốt nhất, bạn hãy lên kế hoạch thật chu đáo cho việc chuẩn bị địa điểm tổ chức và địa điểm nghỉ ngơi từ trước khi sự kiện tổ chức ít nhất một tháng.

xu hướng tổ chức sự kiện ở xa

Bạn nên đến tận nơi để biết tường tận về địa điểm diễn ra sự kiện mà bạn dự định chọn.

Vấn đề khảo sát

Tương tự như việc đặt địa điểm, việc khảo sát rất khó khăn trong trường hợp này. Tổ chức tại một địa điểm ở xa đã khó, nhưng nếu bạn phải tổ chức một chuỗi sự kiện tại nhiều địa điểm khác nhau thì sự vất vả còn tăng lên gấp nhiều lần, bởi trong một thời gian ngắn bạn sẽ không thể đi khảo sát toàn bộ được, sẽ rất mất thời gian. Vì thế, bạn nên phân chia địa điểm theo cấp độ quan trọng và đi khảo sát những điểm quan trọng hơn, diễn ra nhiều hoạt động trọng tâm của sự kiện trước.

Tuyển đội ngũ cộng tác viên

Khi bạn không thể có mặt ở đó để “tận mục sở thị”, sự lựa chọn hoàn hảo lúc đó là nhờ đến đội ngũ cộng tác viên. Nếu bạn đã có sẵn mẫu khảo sát địa điểm thì hãy gửi cho các cộng tác viên và đề nghị họ đi khảo sát, chụp hình sau đó gửi thông tin chính xác cũng như nhận xét của họ cho bạn. Dựa vào khảo sát thực tế đó bạn sẽ đưa ra được những dự kiến tương đối chính xác để bổ sung vào bản kế hoạch của mình.

Bạn không nên dựa vào hình ảnh lung linh bên đối tác cung cấp về địa điểm của họ, để rồi lúc đến hiện trường có thể bạn sẽ phải vỡ mộng, và hơn thế nữa là việc lên mẫu thiết kế bị sai kích thước sẽ làm cho bạn gặp rất nhiều khó khăn trong việc chuẩn bị và trang trí cho sự kiện. Hơn thế nữa, có những vấn đề rất nhỏ như diện tích bãi giữ xe, phong thủy của căn phòng, bài trí của căn phòng… chỉ có thể được những người đến tận nơi mới có thể nhìn ra được. Đối tác cho thuê địa điểm sẽ ít khi nào nói với bạn những điều đó.

Chuẩn bị chu đáo về vấn đề di chuyển cho khách mời

Vấn đề này là vấn đề cần được ưu tiên đặt lên hàng đầu, bởi việc đi lại cần đặt vé, đặt chỗ và cần sự chính xác. Không thể chốt lại danh sách khách mời trước mốc thời gian quy định nếu thiếu đi thông tin từ các vị khách mời. Việc liên hệ khách mời và sắp xếp lại vé trong trường hợp có người bận đột xuất không đi được là điều khiến nhiều event-er mất ăn mất ngủ.

Nếu di chuyển bằng xe ô tô thì sẽ dễ dàng hơn cho bạn (trong khoảng cách gần). Chỉ việc thuê mướn dịch vụ và cũng có thể chủ động nếu khách mời bận đột xuất, đi sau hoặc không đi. Tuy nhiên, lúc này bạn cũng phải lo lắng về yếu tố an toàn trong khi di chuyển, việc mua bảo hiểm cho khách tham dự là điều cần thiết nên làm.

tổ chức sự kiện ở xa

Hãy tính toán và sắp xếp thời gian sao cho phù hợp. Ví dụ đi xe mất bao nhiêu tiếng, xuống tới nơi là mấy giờ, giờ đó vào ở khách sạn có bị tính thêm ngày hay không,… và có các phương án dự phòng.

Trên đây là những vấn đề cơ bản nhất bạn cần lưu ý khi tổ chức event ở xa. Danh sách trên đây chắc chắn vẫn không thể đầy đủ bởi với mỗi sự kiện, sẽ có những đặc thù riêng và các vấn đề phát sinh riêng. Hy vọng những lưu ý trên sẽ giúp bạn lường trước và khắc phục được phần nào những sai sót trong công việc tổ chức sự kiện ở xa.

Tin tức

Sắp xếp và ổn định chỗ ngồi cho trẻ tước khi chương trình Noel diễn ra

Kịch bản tổ chức noel cho trẻ mầm non

Nếu đang tìm kiếm một mẫu kịch bản tổ chức Noel cho trẻ mầm non thì bài viết này là dành cho bạn. Những gợi ý trong đây sẽ giúp bạn có một chương trình Giánh Sinh thật ấm áp và tràn ngập tiếng cười.

Forevermark là một trong những nhà hàng tổ chức tiệc cưới sang trọng tại Hà Nội

Top 5 nhà hàng tiệc cưới đẹp và sang trọng ở Hà Nội

Bên cạnh việc tổ chức tại gia thì việc tổ chức tiệc cưới tại các nhà hàng cũng ngày càng phát triển. Từ thực tế này, Stare Event xin chia sẻ về top 5 nhà hàng tiệc cưới đẹp và sang trọng ở Hà Nội để bạn tham khảo.

Kiểu đội mấn với mái rẽ đôi

7 kiểu tóc mặc áo dài đẹp cho đám hỏi

Để có được một hình ảnh xinh đẹp và ấn tượng trong ngày ăn hỏi thì kiểu tóc là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng. Mặc dù không cần quá cầu kì như trong lễ cưới nhưng nàng vẫn nên tìm kiếm cho mình cách tạo kiểu thật phù hợp với trang phục cũng như tôn lên những nét đẹp trên gương mặt.

Với tóc uốn xoăn sóng nàng chẳng chỉ cần điểm xuyến thêm một vòng hoa đội đầu là đã rất cuốn hút

Tổng hợp những kiểu tóc cô dâu đẹp nhất hiện nay

Với mong muốn giúp các tân nương có được hình ảnh thật lộng lẫy và kiêu sa trong sự kiện trăm năm của đời người, bài viết này sẽ giúp các nàng tổng hợp những mẫu tóc cô đâu đẹp nhất hiện nay.

Game nhảy và dừng theo nhạc

Gợi ý một số trò chơi để tổ chức tiệc tất niên cho công ty

Để bữa tiệc tất niên của công ty trở nên vui nhộn và thực sự ấn tượng bạn đừng quên lồng ghép thêm một vài trò chơi hài hước Đọc bài viết dưới đây để tham khảo một số game đơn giản, dễ thực hiện nhưng tính giải trí rất cao.

Lên kế hoạch sớm giúp bạn có nhiều thời gian để hoàn thành, cân đối, chính sửa các công việc một cách cẩn thận

Tổ chức hội nghị khách hàng không thể bỏ qua 5 tips này

Với mong muốn giúp bạn có được một hội nghị tri ân khách hàng thành công, trong bài viết hôm nay Star Event sẽ chia sẻ cho bạn một số lời khuyên cực kì hay ho và hữu ích về lĩnh vực này.

Biết được cách thức tổ chức hội nghị khách hàng hiệu quả sẽ đem lại cho doanh nghiệp của bạn rất nhiều lợi ích to lớn

Cách thức tổ chức hội nghị tri ân khách hàng hiệu quả

Một hội nghị tri ân khách hàng được tổ chức thành công sẽ đem lại cho doanh nghiệp những kết nối bền chặt với các khách hàng, đối tác cũng như các cơ quan báo chí cùng nhiều lợi ích to lớn khác. Trong bài viết này Star Event sẽ chia sẻ cho bạn cách thức tổ chức hội khách hàng hiệu quả

Nhắc đến các địa điểm tổ chức tiệc tất niên công ty ở hà nội không thể bỏ qua quần thể Aquaria ở Mỹ Đình

5 địa điểm xuất sắc nhất để tổ chức tiệc tất niên công ty ở Hà Nội

Để bữa tiệc cuối năm được trở nên trọn bẹn và ý nghĩa thì điều trước tiên là tìm được địa điểm lí tưởng. Nếu vẫn đang còn băn khoăn, bối rối không biết tổ chức tiệc tất niên ở đâu hà nội thì bài viết này sẽ cực kì cần thiết cho bạn.