xu hướng tổ chức sự kiện ở xa

Những lưu ý khi tổ chức event ở xa

Tổ chức event ở xa cần lưu ý những điều gì, chuẩn bị như thế nào, công ty tổ chức sự kiện uy tín ở Hà Nội Star Event sẽ đưa ra những gợi ý để tham khảo dưới đây.

Xu hướng tổ chức sự kiện hiện nay không chỉ bó buộc với việc tổ chức event đơn lẻ ở các địa điểm xoay vòng nhàm chán. Nếu việc tổ chức event tại tỉnh thành nơi bạn sinh sống sẽ giúp bạn giảm được phần nào khó khăn nhờ thông thuộc địa hình, thì tổ chức event ở xa sẽ mang lại nhiều bỡ ngỡ với ngay cả những người làm event trong nghề. Vậy tổ chức event ở xa cần lưu ý những điều gì và chuẩn bị như thế nào, công ty tổ chức sự kiện uy tín ở Hà Nội Star Event sẽ đưa ra những gợi ý để tham khảo dưới đây.

Đặt trước địa điểm

Vì vị trí địa lý không cho phép, khi bạn chưa tới được tận nơi để khảo sát địa điểm diễn ra sự kiện, bạn hãy chọn cách gọi điện đến những cơ quan chức năng có liên quan, hoặc một người sống ở đó mà bạn quen biết để kiểm tra thời gian bạn tổ chức xem còn trống chỗ hay không, có bị trùng lặp với sự kiện khác diễn ra cùng ngày, cùng giờ không. Sau đó bạn sẽ phải hoàn tất các thủ tục tiếp theo như tư vấn về việc set up, chuẩn bị tiệc, thanh toán tiền, kí kết hợp đồng…

Ngoài địa điểm tổ chức, bạn cũng cần lưu ý đến việc đặt trước địa điểm nghỉ ngơi cho bản thân bạn và cho các cộng sự của bạn. Tốt nhất, bạn hãy lên kế hoạch thật chu đáo cho việc chuẩn bị địa điểm tổ chức và địa điểm nghỉ ngơi từ trước khi sự kiện tổ chức ít nhất một tháng.

xu hướng tổ chức sự kiện ở xa

Bạn nên đến tận nơi để biết tường tận về địa điểm diễn ra sự kiện mà bạn dự định chọn.

Vấn đề khảo sát

Tương tự như việc đặt địa điểm, việc khảo sát rất khó khăn trong trường hợp này. Tổ chức tại một địa điểm ở xa đã khó, nhưng nếu bạn phải tổ chức một chuỗi sự kiện tại nhiều địa điểm khác nhau thì sự vất vả còn tăng lên gấp nhiều lần, bởi trong một thời gian ngắn bạn sẽ không thể đi khảo sát toàn bộ được, sẽ rất mất thời gian. Vì thế, bạn nên phân chia địa điểm theo cấp độ quan trọng và đi khảo sát những điểm quan trọng hơn, diễn ra nhiều hoạt động trọng tâm của sự kiện trước.

Tuyển đội ngũ cộng tác viên

Khi bạn không thể có mặt ở đó để “tận mục sở thị”, sự lựa chọn hoàn hảo lúc đó là nhờ đến đội ngũ cộng tác viên. Nếu bạn đã có sẵn mẫu khảo sát địa điểm thì hãy gửi cho các cộng tác viên và đề nghị họ đi khảo sát, chụp hình sau đó gửi thông tin chính xác cũng như nhận xét của họ cho bạn. Dựa vào khảo sát thực tế đó bạn sẽ đưa ra được những dự kiến tương đối chính xác để bổ sung vào bản kế hoạch của mình.

Bạn không nên dựa vào hình ảnh lung linh bên đối tác cung cấp về địa điểm của họ, để rồi lúc đến hiện trường có thể bạn sẽ phải vỡ mộng, và hơn thế nữa là việc lên mẫu thiết kế bị sai kích thước sẽ làm cho bạn gặp rất nhiều khó khăn trong việc chuẩn bị và trang trí cho sự kiện. Hơn thế nữa, có những vấn đề rất nhỏ như diện tích bãi giữ xe, phong thủy của căn phòng, bài trí của căn phòng… chỉ có thể được những người đến tận nơi mới có thể nhìn ra được. Đối tác cho thuê địa điểm sẽ ít khi nào nói với bạn những điều đó.

Chuẩn bị chu đáo về vấn đề di chuyển cho khách mời

Vấn đề này là vấn đề cần được ưu tiên đặt lên hàng đầu, bởi việc đi lại cần đặt vé, đặt chỗ và cần sự chính xác. Không thể chốt lại danh sách khách mời trước mốc thời gian quy định nếu thiếu đi thông tin từ các vị khách mời. Việc liên hệ khách mời và sắp xếp lại vé trong trường hợp có người bận đột xuất không đi được là điều khiến nhiều event-er mất ăn mất ngủ.

Nếu di chuyển bằng xe ô tô thì sẽ dễ dàng hơn cho bạn (trong khoảng cách gần). Chỉ việc thuê mướn dịch vụ và cũng có thể chủ động nếu khách mời bận đột xuất, đi sau hoặc không đi. Tuy nhiên, lúc này bạn cũng phải lo lắng về yếu tố an toàn trong khi di chuyển, việc mua bảo hiểm cho khách tham dự là điều cần thiết nên làm.

tổ chức sự kiện ở xa

Hãy tính toán và sắp xếp thời gian sao cho phù hợp. Ví dụ đi xe mất bao nhiêu tiếng, xuống tới nơi là mấy giờ, giờ đó vào ở khách sạn có bị tính thêm ngày hay không,… và có các phương án dự phòng.

Trên đây là những vấn đề cơ bản nhất bạn cần lưu ý khi tổ chức event ở xa. Danh sách trên đây chắc chắn vẫn không thể đầy đủ bởi với mỗi sự kiện, sẽ có những đặc thù riêng và các vấn đề phát sinh riêng. Hy vọng những lưu ý trên sẽ giúp bạn lường trước và khắc phục được phần nào những sai sót trong công việc tổ chức sự kiện ở xa.

Tin tức

Stare Event là công ty tổ chức sự kiện chuyên cho thuê cổng hơi, rối hơi sự kiện kiện chuyên nghiệp và rẻ nhất Hà Nội

Cho thuê cổng hơi, rối hơi giá rẻ tại Hà Nội

Cổng chào bằng hơi, rối hơi là những công cụ có vai trò to lớn trong việc thu hút sự quan tâm, chú ý của khách hàng đến sự kiện. Stare Event là công ty chuyên cung cấp nhiều dịch vụ cho thuê cổng hơi, rối hơi đa dạng kích thước, hình dáng, màu sắc bằng mức giá tốt nhất tại Hà Nội

Có rất nhiều vấn đề về giấy phép sự kiện mà bạn cần lưu ý

Tổ chức sự kiện có cần giấy phép không?

Một trong những vấn đềvô cùng qua trọng, quyết định trực tiếp đến sự thành bại của một sự kiện chính là xin giấy phép. Để công việc này diễn ra một cách nhanh chóng, thuận tiện thì bạn cần nắm vững một số thông tin và quy định dưới đây.

Kiểm soát cảm xúc mọi lúc mọi nơi

Kỹ năng cần có của người tổ chức sự kiện

Để có thể tổ chức ra những event vừa mới lạ, vừa ấn tượng thì người tổ chức sự kiện phải sở hữu cho mình những kỹ năng đặc biệt. Nếu muốn dấn thân vào lĩnh vực tổ chức sự kiện thì bạn cần đọc ngay bài viết này để xem những kỹ năng must-have của một là gì nhé

Halloween là một dịp rất thích hợp để tổ chức các hoạt động vui chơi, giải trí cho trẻ em

Cách tổ chức Halloween cho trẻ em

Halloween là một dịp rất thích hợp để bạn có thể tổ chức các hoạt động, trò chơi lí thú cho trẻ em. Nếu vẫn đang tìm kiếm những ý tưởng để tổ chức một lễ hội thật ấn tượng thì bài viết cách tổ chức Halloween cho trẻ em dưới đây là dành cho bạn.

Tổ chức đám cưới bãi biển đang dần trở thành xu hường được nhiều cặp đôi yêu thích

Cách trang trí khi tổ chức đám cưới bãi biển

Tổ chức đám cưới bãi biển đang là xu hướng mới lạ, độc đáo để các cặp đôi ghi dấu ngày kết tóc trăm năm của mình. Khung cảnh nên thơ hữu tình và lãng mạn ngoài bãi biển đã cực kì phù hợp cho một tiệc cưới nhưng sẽ càng tuyệt vời nếu bạn biết cách trang trí và sắp xếp các chi tiết xung quanh.

Việc lựa chọn địa điểm có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công khi tổ chức họp báo

4 lưu ý để tổ chức họp báo thành công

Tổ chức họp báo là giải pháp truyền thông cực kì hữu ích để giải quyết nhiều vấn đề của doanh nghiệp. Vậy bạn đã biết để có một cuộc họp báo thành công thì cần phải lưu ý gì chưa?

Cùng tìm hiểu về cách chuẩn bị mâm cúng lễ khai trương

Mâm cúng lễ khai trương

Việc chuẩn bị các lễ vật cho mâm cúng có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong sự thành công của buổi khai trương. Nếu bạn vẫn còn thắc mắc hay băn khoăn xem chuẩn bị các lễ vật như thế nào cho đúng và ý nghĩa của mâm cúng lễ khai trương là gì thì hãy tham khảo ngay bài viết này.

Một trong những ý nghĩa của lễ khai trương là cơ hội để doanh nghiệp khẳng định vị thế, năng lực của mình trên trường kinh doanh

Ý nghĩa của lễ khai trương

Tổ chức lễ khai trương đã dần trở thành một nét văn hóa đặc trưng trong công việc kinh doanh của người Châu Á nói chung và người Việt Nam nói riêng. Vậy ý nghĩa của lễ khai trương là gì? Hãy cùng tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây.