các lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện

Những lỗi mà người làm sự kiện thường mắc phải

Star Event xin chia sẻ một số kinh nghiệm về những lỗi sai mà người làm sự kiện thường mắc phải để những người làm nghề tổ chức sự kiện nhìn nhận được vấn đề một cách tốt hơn.

Một người làm sự kiện dù có nhiều kinh nghiệm tới đâu, kĩ năng tốt đến đâu đi chăng nữa, nhưng áp lực công việc và các yếu tố bên ngoài tác động khiến cho sự kiện được tổ chức diễn ra không được suôn sẻ và bị trục trặc bởi các sai lầm khi tổ chức sự kiện. Một sự kiện có thể bị phá hỏng bởi những sai lầm dù là nhỏ nhất. Đây là viễn cảnh không ai mong muốn đối với bất cứ một người làm tổ chức sự kiện nào. Star Event xin chia sẻ một số kinh nghiệm về những lỗi sai mà người làm sự kiện thường mắc phải để những người làm nghề tổ chức sự kiện nhìn nhận được vấn đề một cách tốt hơn, tránh được các lỗi thông thường đó, giúp cho tiến độ công việc được tiến hành một cách trơn tru và không gặp bất cứ trở ngại nào. Dưới đây là danh sách những lỗi mà bạn không nhận thức được nhưng nó vẫn thường xảy ra.

các lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện

Biết được các lỗi cơ bản thường gặp khi tổ chức sự kiện dưới đây sẽ giúp bạn rút ra kinh nghiệm cũng như đảm bảo cho sự kiện có được kết quả tốt nhất.

Nói dối về kinh nghiệm trong công việc

Nếu bạn chưa có kinh nghiệm về lĩnh vực được giao, hãy nói ngay với leader của bạn. Đừng bao giờ nói dối về kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện vì bất cứ một lý do gì, bởi nếu bạn làm không tốt ở khâu được phụ trách, bạn sẽ trở thành một mắt xích hỏng làm ảnh hưởng đến toàn hệ thống đáng lẽ ra phải hoạt động trơn tru. Hãy luôn chân thực với những gì mình có, đồng thời chứng tỏ cho khách hàng biết về sự nhiệt tình và sẵn sàng học hỏi để đảm bảo tốt nhất cho thành công của chương trình.

Bạn hãy nhớ rằng, khi bắt tay vào làm những gì mình đã hứa sẽ cung cấp, đó cũng là lúc bạn tạo dựng lòng tin với khách hàng. Nếu để mất uy tín dù chỉ một lần, thì “một lần bất tín vạn lần bất tin”, sẽ rất khó để gây dựng lại nó một lần nữa.

Xác định sai mục đích của sự kiện

Đây là một lỗi thường xuyên xảy ra đối với bất cứ event planner nào. Ngay từ khi lập một kế hoạch tổ chức, tức là từ lúc xây dựng kế hoạch trên giấy, bạn đã phải vạch rõ ra những mục tiêu mà sự kiện hướng đến, đồng nghĩa với việc bạn sẽ trả lời câu hỏi “Sự kiện được tổ chức để làm gì?”, từ đó bạn sẽ hiểu được kì vọng của nhà tổ chức và của chính bản thân bạn. Khi đã xác định được mục đích thì gần như bạn đã có đích đến rõ ràng, có “kim chỉ nam” dẫn lối mọi hành động, quản lý các hành động và ra các quyết định dễ dàng hơn, đi đúng hướng hơn.

lỗi trong việc xác định sai mục tiêu sự kiện

Đặt mục tiêu là một trong những điều quan trọng nhất có thể làm bạn và event của mình khác biệt so với những sự kiện khác.

Không xác minh mức độ tin cậy của đối tác

Trong công việc, đối tác là yếu tố quan trọng bậc nhất quyết định đến sự thành công của một sự kiện, bởi một bàn tay không thể tự vỗ ra tiếng. Bạn vạch ra một kế hoạch chu đáo toàn vẹn, nhưng đối tác của bạn không chịu hợp tác, hoặc không thực hiện đúng như những gì được ghi trong hợp đồng, hời hợt trong công việc… thì event của bạn cũng sẽ không bao giờ diễn ra được một cách tốt đẹp. Trước hết, bạn cần xác nhận hợp đồng một cách rõ ràng và cẩn thận các điều khoản giữa hai bên, kể cả bên phía khách hàng cho đến phía cung cấp thiết bị, dụng cụ… cho bạn. Để đảm bảo sự kiện diễn ra được suôn sẻ và hạn chế thấp nhất những rủi ro, bạn cần phải biết chắc mình đang làm việc với ai, hợp tác với ai, độ uy tín của họ, các điều kiện của điều khoản hợp đồng…

Không dự phòng sẵn bộ dụng cụ sửa chữa khẩn cấp

Trong các sự kiện được tổ chức, bất kể quy mô lớn hay nhỏ, bạn đều cần phải chuẩn bị một bộ dụng cụ phòng các trường hợp khẩn cấp cần dùng đến. Một sự kiện dù có được chuẩn bị chu đáo đến đâu, nhưng sẽ luôn có những vấn đề phát sinh mà có thể bạn sẽ không ngờ đến được. Ví dụ như hàng rào sắt bị hỏng, máy in hết mực, tấm biển chỉ dẫn bị rơi, máy móc đạo cụ bị hỏng đột xuất… Các bộ dụng cụ khẩn cấp có thể giúp bạn hóa giải những tình huống trớ trêu này ngay tức khắc. Tùy tính chất của chương trình, bộ dụng cụ sẽ được thay đổi linh hoạt.

dụng cụ dự phòng tổ chức sự kiện

Khi mỗi sự kiện được tổ chức, bạn cần có dụng cụ để hỗ trợ kịp thời các sự cố về máy móc và thiết bị.

Trên đây là những lỗi sai những người tổ chức sự kiện thường mắc phải mà Star Event đã lên danh sách giúp bạn. Khi biết được những lỗi sai thường mắc phải, bạn sẽ tính toán tốt hơn và có phương pháp để ngăn chặn và tránh các lỗi sai đó. Những sai lầm có thể giúp bạn trưởng thành hơn với nhiều kinh nghiệm từ thực tế hơn, nhưng nếu biết trước thì bạn sẽ không để cho các lỗi sai có cơ hội được “phá hoại” kế hoạch tổ chức sự kiện vốn được bàn bạc rất tỉ mỉ trước đó. Thành công của bất cứ việc gì cũng vậy, cần đến từ sự chi tiết. Tập trung làm tốt từng chi tiết dù chỉ nhỏ nhất sẽ tạo nên thành công tổng thể của mọi chương trình.

Nếu cần tư vấn thêm về cách thức tổ chức sự kiện, hãy liên hệ với Star Event – Công ty tổ chức sự kiện uy tín ở Hà Nội. Chúc bạn thành công với công việc tổ chức sự kiện!

Tin tức

quy trình tổ chức hội thảo

Các bước lập kế hoạch tổ chức hội thảo

Không phải event-er nào cũng nắm chắc được các kiến thức để biết rõ về các bước lập kế hoạch cho việc tổ chức hội thảo. Vậy các bước đó bao gồm những gì?

sai lầm khi tổ chức đám cưới

Những sai lầm khi tổ chức tiệc cưới

Vậy khi tổ chức bạn sẽ dễ bị mắc những sai lầm nào? Sau đây là những thông tin của Star Event cung cấp về những sai lầm khi tổ chức đám cưới để bạn phòng tránh.

chuẩn bị tổ chức sự kiện

Những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện

Dù quy mô của sự kiện đó như thế nào thì chương trình nào cũng cần phải trải qua các bước chuẩn bị. Đây là những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện.

khó khăn khi tổ chức chạy roadshow

Những khó khăn dễ gặp phải khi tổ chức chạy Roadshow

Nếu không cẩn thận, những sự cố, khó khăn sau đây rất dễ xảy ra khi bạn tổ chức một roadshow. Sau đây sẽ là những khó khăn khi tổ chức roadshow. bạn cần lưu ý.

tầm quan trọng của proposal

Tầm quan trọng của Proposal với việc tổ chức sự kiện

Tầm quan trọng lớn của Proposal event nên được gói gọn trong một câu: tất cả những ý tưởng cho sự kiện sẽ mãi chỉ nằm trên giấy nếu proposal của bạn không tốt.

cách viết proposal cho event

Những điều cần biết khi viết Proposal cho event

Một trong những kỹ năng cơ bản của một event-er, đó là phải viết được một bản proposal. Vậy trước hết cần biết đến thông tin gì về cách viết proposal cho event?

cách trở thành nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Làm cách nào để thành chuyên gia tổ chức sự kiện

Nếu bạn đang tự hỏi kỹ năng của người tổ chức sự kiện là gì, thì dưới đây là những hướng dẫn cơ bản nhất cho khởi đầu của bạn trong ngành tổ chức sự kiện.

chương trình phát sản phẩm mẫu

Tìm hiểu về chương trình phát sản phẩm mẫu Sampling

Hoạt động phát sản phẩm mẫu sampling hiện nay rất phổ biến. Ở bài viết này, Star Event sẽ chia sẻ kinh nghiệm tổ chức chương trình phát sản phẩm mẫu Sampling.

cách viết kịch bản event

Những lưu ý khi viết kịch bản sự kiện

Hãy lưu ý những điều sau để bảo đảm rằng kịch bản event hoàn thiện sẽ được rà soát kỹ lưỡng, có nội dung tốt và các đề xuất của bạn không bị vượt quá ngân sách.