tổ chức sự kiện và những khó khăn cần biết

Những khó khăn phải đối mặt khi tổ chức sự kiện

Một khi đã gắn bó với nghề tổ chức sự kiện, bạn sẽ phải giải quyết khá nhiều những vấn đề khó khăn được đặt ra. Vậy những khó khăn khi tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là một nghề đòi hỏi nhiều sự kĩ năng về cách tổ chức và sự sáng tạo ý tưởng, đồng thời cần ở những người làm event những tố chất cần thiết về cả cách ứng xử lẫn tác phong nghề nghiệp chuyên nghiệp. Đây là một loại nghề nghiệp mang khá nhiều đặc thù, bởi vậy những một khi đã dấn thân vào nghề tổ chức sự kiện, bạn cần tập quen dần với việc đối mặt với những thử thách mà nghề đưa lại để tôi rèn bản lĩnh và kĩ năng của bản thân. Một khi đã gắn bó với nghề tổ chức sự kiện và thường xuyên lên kế hoạch cũng như hiện thực hóa kế hoạch, bạn sẽ phải giải quyết khá nhiều những vấn đề khó khăn được đặt ra. Vậy những khó khăn khi tổ chức sự kiện mà bạn cần lường trước là gì?

Nắm rõ đặc điểm của từng đối tượng khách hàng

Nếu sự kiện bạn định tổ chức với mục đích phủ sóng, nâng tầm giá trị thương hiệu, PR sản phẩm, thì khách hàng và khách mời là đối tượng quan trọng nhất mà bạn cần lưu tâm khi lên kế hoạch chuẩn bị. Bởi một khi bạn biết được đối tượng mục tiêu mà sự kiện hướng đến là ai, bạn mới có thể vạch ra kế hoạch cụ thể cho các phần khác về địa điểm, thời gian, các hoạt động diễn ra, lên thực đơn ăn uống, chuẩn bị chỗ ngồi, lên kế hoạch chuẩn bị các phương án phòng ngừa rủi ro… Sự kiện thành công chỉ khi đa phần đối tượng khách mời hài lòng với những gì bạn chuẩn bị trong sự kiện, và muốn làm được điều đó thì trước tiên bạn cần phải hiểu họ là những người như thế nào, tính cách là gì, thói quen ăn uống có gì đặc biệt không, họ cần gì và yêu cầu gì ở sản phẩm của bạn. Tóm lại, từ một phương diện khách hàng mà yêu cầu đặt ra cho người tổ chức sự kiện là vô cùng nhiều, quyết định lớn đến sự thành công của sự kiện.

tổ chức sự kiện và những khó khăn cần biết

Tổ chức sự kiện, bạn phải đối mặt với khối lượng công việc và áp lực rất lớn.

Tìm ý tưởng mới cho sự kiện

Tổ chức sự kiện thành công hay không bắt nguồn từ ngay chính ý tưởng. Ý tưởng tổ chức sự kiện quyết định đến định hướng của toàn bộ bản kế hoạch chuẩn bị cho sự kiện. Nếu xem sự thành công của một sự kiện là căn nhà, thì việc lên ý tưởng, lên kịch bản là nền móng của căn nhà đó. Ý tưởng quyết định toàn bộ kế hoạch của sự kiện, bao gồm chủ đề, cách thiết kế sân khấu, địa điểm, các hoạt động sẽ diễn ra… Điều đó nói lên tầm quan trọng bậc nhất của việc viết bản kế hoạch tổ chức sự kiện để đi đến một event thành công.

Tuy nhiên, để tìm ra ý tưởng mới, độc đáo mà vẫn đảm bảo truyền tải được thông điệp của sự kiện là điều không hề dễ dàng. Hàng năm có hàng trăm hàng nghìn sự kiện lớn nhỏ được tổ chức, việc trùng ý tưởng, cạn ý tưởng là điều không thể tránh khỏi. Với những ý tưởng mới, sáng tạo là cách để bạn khẳng định phong cách riêng, uy tín của mình trước khách hàng. Chỉ có như vậy bạn mới có thể đứng vững à phát triển lâu dài trong lĩnh việc sự kiện.

thử thách khi tổ chức sự kiện

Tìm ra ý tưởng mới cho sự kiện chưa bao giờ là điều dễ dàng với các event planners.

Áp lực công việc lớn

Nếu thành công và có đam mê thực sự với nghề tổ chức sự kiện, bạn sẽ nhận lại được từ nghề này rất nhiều kĩ năng và kiến thức chuyên môn. Tuy vậy, như một sự tất yếu, bạn sẽ phải đối mặt với áp lực công việc rất lớn. Có nhiều sự so sánh rất đúng với nghề tổ chức sự kiện, có người ví von nghề tổ chức sự kiện cũng giống như khi bạn đang đi trên dây, có thể rơi xuống bất cứ lúc nào. Và làm nghề này cũng đồng nghĩa với việc bạn gán cho mình thân phận “làm dâu trăm họ”, những ý tưởng của bạn và sự chuẩn bị của bạn dù có công phu và tốt đến đâu thì cũng sẽ trở thành công cốc nếu bạn phạm bất cứ một sai sót nào.

Hơn thế nữa, người tổ chức sự kiện giỏi thường là người có mối quan hệ rộng, linh hoạt trong việc giao tiếp, đầu óc sáng tạo nhanh nhạy, có sức khỏe tốt để đảm bảo cường độ công việc cao và theo sát tiến độ của chương trình từ đầu đến cuối… Nghề tổ chức sự kiện là nghề “đi trước về sau”. Bạn phải là người đầu tiên đến địa điểm tổ chức để điều tiết từ những thứ nhỏ nhặt nhất trong phạm vi chuẩn bị chương trình. Còn khi chương trình kết thúc, bạn phải là người ở lại thu gom, dọn dẹp vệ sinh.

khó khăn khi tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một nghề đòi hỏi sự đam mê rất lớn.

Tuy phải đối mặt với nhiều khó khăn, vất vả kể trên, nhưng nghề tổ chức sự kiện luôn là một nghề trong top những nghề nghiệp được săn đón và ưa chuộng nhất của giới trẻ hiện nay. Nghề này mang lại niềm vui rất lớn mà làm các nghề khác không thể có được, hơn thế nữa còn giúp các bạn năng động hơn, tự tin hơn, rèn luyện kĩ năng giao tiếp – kĩ năng teamwork… Nghề nào cũng có khó khăn và thử thách, những event planners hãy tin vào con đường mình đã chọn và làm công việc này với tất cả đam mê, bạn sẽ nhận lại được nhiều hơn những gì bạn nghĩ!

Nếu cần thêm sự tư vấn và hỗ trợ từ đội ngũ event planners chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với Star Event – công ty dịch vụ tổ chức event chuyên nghiệp bậc nhất tại Hà Nội.

Tin tức

quy trình tổ chức hội thảo

Các bước lập kế hoạch tổ chức hội thảo

Không phải event-er nào cũng nắm chắc được các kiến thức để biết rõ về các bước lập kế hoạch cho việc tổ chức hội thảo. Vậy các bước đó bao gồm những gì?

sai lầm khi tổ chức đám cưới

Những sai lầm khi tổ chức tiệc cưới

Vậy khi tổ chức bạn sẽ dễ bị mắc những sai lầm nào? Sau đây là những thông tin của Star Event cung cấp về những sai lầm khi tổ chức đám cưới để bạn phòng tránh.

chuẩn bị tổ chức sự kiện

Những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện

Dù quy mô của sự kiện đó như thế nào thì chương trình nào cũng cần phải trải qua các bước chuẩn bị. Đây là những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện.

khó khăn khi tổ chức chạy roadshow

Những khó khăn dễ gặp phải khi tổ chức chạy Roadshow

Nếu không cẩn thận, những sự cố, khó khăn sau đây rất dễ xảy ra khi bạn tổ chức một roadshow. Sau đây sẽ là những khó khăn khi tổ chức roadshow. bạn cần lưu ý.

tầm quan trọng của proposal

Tầm quan trọng của Proposal với việc tổ chức sự kiện

Tầm quan trọng lớn của Proposal event nên được gói gọn trong một câu: tất cả những ý tưởng cho sự kiện sẽ mãi chỉ nằm trên giấy nếu proposal của bạn không tốt.

cách viết proposal cho event

Những điều cần biết khi viết Proposal cho event

Một trong những kỹ năng cơ bản của một event-er, đó là phải viết được một bản proposal. Vậy trước hết cần biết đến thông tin gì về cách viết proposal cho event?

cách trở thành nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Làm cách nào để thành chuyên gia tổ chức sự kiện

Nếu bạn đang tự hỏi kỹ năng của người tổ chức sự kiện là gì, thì dưới đây là những hướng dẫn cơ bản nhất cho khởi đầu của bạn trong ngành tổ chức sự kiện.

chương trình phát sản phẩm mẫu

Tìm hiểu về chương trình phát sản phẩm mẫu Sampling

Hoạt động phát sản phẩm mẫu sampling hiện nay rất phổ biến. Ở bài viết này, Star Event sẽ chia sẻ kinh nghiệm tổ chức chương trình phát sản phẩm mẫu Sampling.

cách viết kịch bản event

Những lưu ý khi viết kịch bản sự kiện

Hãy lưu ý những điều sau để bảo đảm rằng kịch bản event hoàn thiện sẽ được rà soát kỹ lưỡng, có nội dung tốt và các đề xuất của bạn không bị vượt quá ngân sách.