Một buổi triển lãm tranh

Một số lưu ý khi tổ chức triển lãm

Hiện nay, các sự kiện triển lãm được tổ chức với số lượng ngày một nhiều và mang lại hiệu quả rất lớn. Vậy tổ chức sự kiện triển lãm cần lưu ý những điều gì?

Sự kiện triển lãm mang lại rất nhiều lợi ích cho người tổ chức, thông điệp được truyền tải rộng rãi hơn và sinh động hơn. Starevent sẽ cung cấp cho bạn một số thông tin về cách thức tổ chức để đảm bảo cho sự thành công của một buổi triển lãm.

Tập trung vào thông điệp của buổi triển lãm

Trước hết, bạn cần lưu ý rằng, phải xác định rõ đối tượng tham dự của buổi triển lãm, tức là bạn sẽ phải khoanh vùng những người sẽ đến dự buổi triển lãm này. Họ là những ai, chức danh nghề nghiệp là gì, độ tuổi bao nhiêu, họ đến dự triển lãm để thưởng thức điều gì,… từ đó bạn và cộng sự sẽ đưa ra được các phương án phù hợp để tổ chức cũng như kế hoạch thiết đãi. Hơn thế nữa, một số các buổi triển lãm hiện nay còn nhằm mục đích thương mại, vậy nên tập trung vào việc xác định thông tin của các vị khách tham dự và nhu cầu của họ là điều cực kỳ cần thiết.

Khi biết được thông điệp của buổi triển lãm là gì, thì mới có thể đưa ra được định hướng tổ chức, sắp xếp thứ tự diễn ra các phần của buổi triển lãm. Ví dụ như khi bạn tổ chức một buổi triển lãm ảnh với chủ đề ASEAN, các bức ảnh được trưng bày cần tập trung xoay quanh chủ đề đó, với những khuôn hình tiêu biểu nhất, bắt mắt nhất về thiên nhiên, đất nước, con người, văn hóa… của các quốc gia thuộc khu vực Đông Nam Á, nhằm đưa đến thông điệp về đặc trưng riêng của từng đất nước trong khối ASEAN.

Lưu tâm lập kế hoạch chi tiết cho buổi triển lãm

Để tổ chức một buổi triển lãm nói riêng hoặc bất kỳ một event nào nói chung được thành công, cần phải có sự tỉ mỉ và chi tiết cho từng bước trong kế hoạch viết bản tổ chức sự kiện. Bạn sẽ trưng bày các sản phẩm trong thời gian bao lâu, triển lãm sẽ diễn ra ở địa điểm nào, quy mô triển lãm ra sao… Từ đó quyết toán ngân sách cũng như đưa ra các phương án tổ chức trước, trong, và sau buổi triển lãm, cũng như lập ra các phương án giải quyết rủi ro.

Cách tổ chức sự kiện triển lãm

Buổi triển lãm ảnh ”Sắc xuân Trường Sa” được tổ chức tại Khánh Hòa

Đặc biệt lưu ý đến cách trưng bày của triển lãm

Một sự kiện triển lãm, dù khâu tổ chức bên ngoài có tốt đến mấy, nhưng đừng bao giờ vì tập trung quá vào những yếu tố khách quan mà quên đi điều quan trọng nhất là sản phẩm được trưng bày và phần giới thiệu về sản phẩm.

Nếu buổi triển lãm nhằm mục đích thương mại, ví dụ triển lãm để giới thiệu sản phẩm mới, thì sự kiện này sẽ là khoảng thời gian không thể tuyệt vời hơn để trưng bày các mẫu hàng để khách hàng được trải nghiệm, và phần còn lại phụ thuộc vào kĩ năng của các nhân viên tiếp thị. Ngay cả khi sự kiện triển lãm của bạn được tổ chức phi thương mại, như triển lãm ảnh, triển lãm mỹ thuật, triễn lãm lịch sử, triển lãm hoa, triển lãm tài liệu, triển lãm đồ cổ… thì hai yếu tố trên cũng không thể bị xem nhẹ.

Quan trọng hơn cả là cần chọn ra được những người ưu tú, có giọng nói chuẩn mực, khả năng thuyết giải tốt trước đám đông để giới thiệu về những vật phẩm được trưng bày trong buổi triển lãm, đồng thời lắng nghe và giải đáp thắc mắc của những người tham dự buổi triển lãm đó. Có thể ngay trên chính vật phẩm đã có một số dòng chữ chú thích, nhưng việc có thêm người thuyết trình để tác động vào cả thị giác và thính giác của người đến tham dự là một trong những yếu tố tiên quyết tạo nên thành công cho một buổi triễn lãm.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng tiện ích của công nghệ như âm thanh, ánh sáng, đồ họa, máy chiếu… để khiến cho sự kiện triển lãm trở nên ấn tượng hơn đối với những người đến tham dự. Còn nếu buổi triển lãm được tổ chức ngoài trời, hãy đặc biệt lưu ý đến việc trang trí không gian trưng bày sao cho thật bắt mắt và thu hút, đồng thời tính đến phương án giải quyết những rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời.

Tặng quà kỉ niệm của buổi triển lãm cho người tham dự

Nếu bạn tới tham gia một sự kiện triển lãm đặc sắc và cuốn hút, được biết thêm nhiều điều thú vị, học hỏi thêm nhiều điều, và khi ra về bạn còn được tặng thêm những món quà mang đặc trưng cho buổi triển lãm đó, chắc hẳn bạn sẽ nhớ sự kiện đó rất lâu về sau nữa? Vậy thì hãy thêm phần tặng quà kỉ niệm vào kế hoạch tổ chức sự kiện triển lãm của bạn.

Tin tức

quy trình tổ chức hội thảo

Các bước lập kế hoạch tổ chức hội thảo

Không phải event-er nào cũng nắm chắc được các kiến thức để biết rõ về các bước lập kế hoạch cho việc tổ chức hội thảo. Vậy các bước đó bao gồm những gì?

sai lầm khi tổ chức đám cưới

Những sai lầm khi tổ chức tiệc cưới

Vậy khi tổ chức bạn sẽ dễ bị mắc những sai lầm nào? Sau đây là những thông tin của Star Event cung cấp về những sai lầm khi tổ chức đám cưới để bạn phòng tránh.

chuẩn bị tổ chức sự kiện

Những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện

Dù quy mô của sự kiện đó như thế nào thì chương trình nào cũng cần phải trải qua các bước chuẩn bị. Đây là những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện.

khó khăn khi tổ chức chạy roadshow

Những khó khăn dễ gặp phải khi tổ chức chạy Roadshow

Nếu không cẩn thận, những sự cố, khó khăn sau đây rất dễ xảy ra khi bạn tổ chức một roadshow. Sau đây sẽ là những khó khăn khi tổ chức roadshow. bạn cần lưu ý.

tầm quan trọng của proposal

Tầm quan trọng của Proposal với việc tổ chức sự kiện

Tầm quan trọng lớn của Proposal event nên được gói gọn trong một câu: tất cả những ý tưởng cho sự kiện sẽ mãi chỉ nằm trên giấy nếu proposal của bạn không tốt.

cách viết proposal cho event

Những điều cần biết khi viết Proposal cho event

Một trong những kỹ năng cơ bản của một event-er, đó là phải viết được một bản proposal. Vậy trước hết cần biết đến thông tin gì về cách viết proposal cho event?

cách trở thành nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Làm cách nào để thành chuyên gia tổ chức sự kiện

Nếu bạn đang tự hỏi kỹ năng của người tổ chức sự kiện là gì, thì dưới đây là những hướng dẫn cơ bản nhất cho khởi đầu của bạn trong ngành tổ chức sự kiện.

chương trình phát sản phẩm mẫu

Tìm hiểu về chương trình phát sản phẩm mẫu Sampling

Hoạt động phát sản phẩm mẫu sampling hiện nay rất phổ biến. Ở bài viết này, Star Event sẽ chia sẻ kinh nghiệm tổ chức chương trình phát sản phẩm mẫu Sampling.

cách viết kịch bản event

Những lưu ý khi viết kịch bản sự kiện

Hãy lưu ý những điều sau để bảo đảm rằng kịch bản event hoàn thiện sẽ được rà soát kỹ lưỡng, có nội dung tốt và các đề xuất của bạn không bị vượt quá ngân sách.