Một số kinh nghiệm cho người tổ chức sự kiện

Một số lời khuyên dành cho các nhà tổ chức sự kiện

Một sự kiện được tổ chức thành công là tổng hòa của nhiều yếu tố được kết hợp lại với nhau, trong đó vai trò của các nhà tổ chức sự kiện là đặc biệt quan trọng, bởi họ sẽ là những người nêu lên ý tưởng và cụ thể hóa ý tưởng trên giấy bằng hành động thực tế

Một sự kiện được tổ chức thành công là tổng hòa của nhiều yếu tố được kết hợp lại với nhau, trong đó vai trò của các nhà tổ chức sự kiện là đặc biệt quan trọng, bởi họ sẽ là những người nêu lên ý tưởng và cụ thể hóa ý tưởng trên giấy bằng hành động thực tế. Tầm quan trọng của những người tổ chức sự kiện được thể hiện đậm nét trong các sự kiện thương mại. Nhưng kể cả khi bạn không phải là một nhân viên tổ chức sự kiện, nhưng bạn thường xuyên phải tổ chức những event cho công ty, cho tổ chức của bạn. Vậy, làm thế nào để tự tổ chức tốt một event nội bộ? Hãy cùng tham khảo một số lời khuyên dành cho các nhà tổ chức sự kiện dưới đây, những lời khuyên này có thể sẽ giúp bạn có được một số kinh nghiệm để sử dụng khi cần thiết.

Người làm sự kiện cần đặc biệt quan tâm đến khách hàng tiềm năng

Sự kiện cũng là cơ hội để doanh nghiệp tạo mối liên kết trực tiếp thông qua việc gặp mặt khách hàng. Khi bạn xuất hiện tại một sự kiện (do bạn tổ chức hoặc sự kiện của đồng nghiệp bạn), có thể những khách hàng tiềm năng mới bắt đầu tìm đến bạn. Bởi vậy, khi đã nắm bắt được những khách hàng tiềm năng, thì bạn cần hết sức lưu tâm trong việc thể hiện sự quan tâm tới họ. Bạn thực hiện điều này càng tốt thì bạn càng dễ thuyết phục họ trở thành khách hàng “ruột” của mình.

Lời khuyên cho những người tổ chức sự kiện

Nghề làm tổ chức sự kiện cần rất nhiều tố chất để hoàn thiện

Phải xác định đúng đối tượng khách hàng theo mục đích

Khi đã sẵn sàng tổ chức một sự kiện, hãy lên kế hoạch cụ thể bao gồm kế hoạch chi tiết về những hoạt động sẽ diễn ra trong sự kiện, công tác chuẩn bị, đội ngũ nhân sự, ngân sách cần chi trả, địa điểm tổ chức… Tuy nhiên, phần kế hoạch đó sẽ trở nên vô nghĩa nếu như bạn xác định sai đối tượng khách hàng. Tùy theo mục đích của mỗi sự kiện, đặc biệt là các sự kiện thương mại, mức độ thành công của sự kiện đó được dựa trên lượng khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, và mức độ ảnh hưởng, lan truyền của sự kiện đó đến với cộng đồng. Tóm lại, bạn nên biết rõ mục đích tổ chức của sự kiện là gì, hướng đến đối tượng là ai, thông điệp nào bạn muốn truyền tải thông qua sự kiện, khi đó công việc của bạn sẽ có hiệu quả cao hơn.

Những người tổ chức sự kiện nên tự biết cách khơi nguồn sáng tạo cho bản thân

Người làm event (Eventer) luôn luôn đòi hỏi sự sáng tạo trong cách suy nghĩ và tư duy nhằm tìm ra các phương án mới, liên tục đem đến những trải nghiệm độc đáo và thú vị cho khách hàng. Thực tế, sáng tạo là một trong những tố chất cần có của người làm nghề tổ chức sự kiện. Bởi nhờ sự cầu tiến và ý thức tự làm mới tư duy, các eventer không chỉ tự học hỏi được thêm nhiều kinh nghiệm thực tế, mà còn giúp các sự kiện  được tổ chức ra không bị nhàm chán, tăng thêm sự tin tưởng của khách hàng.

Bạn rất khó nảy sinh ý tưởng mới nếu chỉ ngồi một chỗ. Người làm event cần phải đi nhiều nơi, đồng thời luôn phải biết quan sát mọi sự vật xung quanh mình khi đến bất kì đâu. Cuộc sống sẽ là một kho tàng ý tưởng, là chất liệu tạo nên bản kế hoạch mới của bạn. Bên cạnh đó, bạn nên siêng cập nhật thông tin thời sự và những diễn tiến của đời sống trên báo đài, qua mạng xã hội, điều này sẽ giúp bạn nảy sinh những ý tưởng cho event của mình chuyên nghiệp hơn, bắt kịp xu hướng hơn. Chẳng hạn việc chuẩn bị cho MC trong sự kiện một kịch bản MC được ghi lại bằng Ipad sẽ chứng tỏ bạn là một Eventer rất thức thời và có kinh nghiệm.

Một số kinh nghiệm cho người tổ chức sự kiện

Sự sáng tạo là một thách thức đối với các eventer

Đồng thời, bạn nên học hỏi từ các Eventer khác bằng cách chăm chỉ tham gia các sự kiện của đồng nghiệp mình. Không chỉ giúp bạn thu thập thêm ý tưởng mới, bạn có cơ hội gặp gỡ với những đàn anh, đàn chị, các đồng nghiệp trong nghề, có thêm nhiều mối quan hệ trong cuộc sống và tạo cơ hội để bạn được thảo luận với họ về kiến thức chuyên môn nghề nghiệp mà bạn đang theo đuổi. Hơn thế nữa, qua các sự kiện giống như vậy, nếu may mắn thì bạn có thể tìm được khách hàng và trao đổi trực tiếp với họ.

Tuy vậy, một lưu ý là bạn đừng bao giờ copy y nguyên 100% ý tưởng và cách thực hiện của người khác vào sự kiện của mình. Tham khảo và biến tấu phù hợp từ ý tưởng của các eventer khác là một trong các cách tạo ý tưởng tổ chức sự kiện khéo léo và nhanh nhạy.

Phải hỗ trợ khách hàng tối đa

Trong vai trò là một nhà tổ chức sự kiện, bạn có trách nhiệm hỗ trợ tối đa cho sự thành công của khách hàng dù cho điều này bao gồm cả những công việc họ không thuê bạn. Thông qua sự chuẩn bị chu đáo trước – trong – sau sự kiện, việc tổ chức một sự kiện thành công cho khách hàng, đi kèm với việc chăm sóc khách hàng chu đáo, bạn không chỉ là một nhà cung cấp sản phẩm mà còn là một người kết nối, một nguồn thông tin có giá trị, tạo được sự tín nhiệm của khách hàng,

Một khi bạn đã có được sự tín nhiệm của khách hàng, họ sẽ sẵn sàng giới thiệu công ty tổ chức sự kiện của bạn với người quen của họ – những người đang có nhu cầu giống như họ. Tận dụng các sự kiện để lấy được sự tín nhiệm của khách hàng, và hỗ trợ họ tối đa trong quá trình chuẩn bị cũng như quá trình thu xếp hậu sự kiện, bạn sẽ nhận lại được nhiều điều hơn bạn nghĩ.

Một số lời khuyên để tổ chức sự kiện

Những người tổ chức sự kiện cần khả năng kiểm soát cảm xúc tốt và luôn tươi cười với khách hàng

Ngày nay hầu hết các sự kiện quan trọng của một doanh nghiệp, một tập thể… đều có công ty đảm nhận tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Do đó vấn đề chọn mặt gửi vàng là rất quan trọng, bạn nên chọn những công ty tổ chức sự kiện uy tín có hoạt động truyền thông và xã hội mạnh mẽ. Star Event với nhiều năm kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện sẽ là một sự lựa chọn lý tưởng cho bạn. Liên hệ với chúng tôi theo hotline để chúng tôi có thể đồng hành cùng bạn, giúp bạn tổ chức những sự kiện thành công nhất, đồng thời giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc của một người tổ chức sự kiện.

Tin tức

quy trình tổ chức hội thảo

Các bước lập kế hoạch tổ chức hội thảo

Không phải event-er nào cũng nắm chắc được các kiến thức để biết rõ về các bước lập kế hoạch cho việc tổ chức hội thảo. Vậy các bước đó bao gồm những gì?

sai lầm khi tổ chức đám cưới

Những sai lầm khi tổ chức tiệc cưới

Vậy khi tổ chức bạn sẽ dễ bị mắc những sai lầm nào? Sau đây là những thông tin của Star Event cung cấp về những sai lầm khi tổ chức đám cưới để bạn phòng tránh.

chuẩn bị tổ chức sự kiện

Những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện

Dù quy mô của sự kiện đó như thế nào thì chương trình nào cũng cần phải trải qua các bước chuẩn bị. Đây là những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện.

khó khăn khi tổ chức chạy roadshow

Những khó khăn dễ gặp phải khi tổ chức chạy Roadshow

Nếu không cẩn thận, những sự cố, khó khăn sau đây rất dễ xảy ra khi bạn tổ chức một roadshow. Sau đây sẽ là những khó khăn khi tổ chức roadshow. bạn cần lưu ý.

tầm quan trọng của proposal

Tầm quan trọng của Proposal với việc tổ chức sự kiện

Tầm quan trọng lớn của Proposal event nên được gói gọn trong một câu: tất cả những ý tưởng cho sự kiện sẽ mãi chỉ nằm trên giấy nếu proposal của bạn không tốt.

cách viết proposal cho event

Những điều cần biết khi viết Proposal cho event

Một trong những kỹ năng cơ bản của một event-er, đó là phải viết được một bản proposal. Vậy trước hết cần biết đến thông tin gì về cách viết proposal cho event?

cách trở thành nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Làm cách nào để thành chuyên gia tổ chức sự kiện

Nếu bạn đang tự hỏi kỹ năng của người tổ chức sự kiện là gì, thì dưới đây là những hướng dẫn cơ bản nhất cho khởi đầu của bạn trong ngành tổ chức sự kiện.

chương trình phát sản phẩm mẫu

Tìm hiểu về chương trình phát sản phẩm mẫu Sampling

Hoạt động phát sản phẩm mẫu sampling hiện nay rất phổ biến. Ở bài viết này, Star Event sẽ chia sẻ kinh nghiệm tổ chức chương trình phát sản phẩm mẫu Sampling.

cách viết kịch bản event

Những lưu ý khi viết kịch bản sự kiện

Hãy lưu ý những điều sau để bảo đảm rằng kịch bản event hoàn thiện sẽ được rà soát kỹ lưỡng, có nội dung tốt và các đề xuất của bạn không bị vượt quá ngân sách.