Kinh nghiệm xử lý các sự cố bất ngờ liên quan tới khách mời

Kinh nghiệm xử lý các sự cố bất ngờ liên quan tới khách mời

Khách mời là một yếu tố quan trọng trong sự kiện. Sự xuất hiện của khách mời đôi khi quyết định sự thành bại của sự kiện đó, nhưng họ cũng là một trong những yếu tố gây rủi ro nếu bạn quản lý không tốt. Một vài trường hợp rắc rối thường gặp như khách mời quá ít hoặc quá đông so với dự kiến, khách mời uống quá nhiều trong buổi tiệc, nhiều khách mời phàn nàn về dịch vụ, có va chạm, bạo lực giữa các khách mời. Chúng tôi nêu một số hướng giải quyết cho các bạn tham khảo như sau:

Khách mời quá ít so với dự kiến

Kinh nghiệm xử lý các sự cố bất ngờ liên quan tới khách mời

Nếu sự kiện mà bạn hiện tổ chức là một sự kiện mang tính chất cộng đồng, đối tượng khách mời tham gia từ nhiều nguồn khác nhau nên việc kiểm soát là vô cùng khó khăn thì biện pháp tốt nhất trong trường hợp này là mở cửa cho phép khách vào tự do với tất cả mọi người, ngoài ra là tiến hành huy động thêm lực lượng thực hiện thu hẹp không gian của sự kiện lại bằng cách căng dây để quây các phía xung quanh của khu vực chính lại sẽ tạo cảm giác số lượng khách mời nhiều hơn so với thực tế.

Còn đối với các buổi sự kiện hội thảo, hội nghị nhưng có quá ít khách mời đến hoặc là do họ đi quá muộn so với kế hoạch đưa ra, hãy tiến hành ngay hoạt động liên kết lại khách hàng của bạn bằng cách điều động toàn bộ nhân viên gọi điện thoại nhắc nhở cho khách mời.

Khách mời quá đông so với dự kiến

Khách mời quá đông so với dự kiến

So với lượng khách mời đến quá ít, việc khách mời kéo đến quá đông cũng là một rắc rối cần các nhà làm chương trình phải tiến hành giải quyết. Đầu tiên, để khắc phục tình trạng này là quản lý không cho thêm người vào bên trong tham gia sự kiện nữa bằng cách đóng mọi cửa ra vào.

Với các sự kiện được tổ chức với có nhiều hoạt động, hãy thông tin với khách và phân luồng họ thành các nhóm nhỏ để tham dự các hoạt động của chương trình, tránh sự tập trung quá đông khiến ùn tắc ở khu vực chính. Cần có người chịu trách nhiệm điều phối thức ăn và đồ uống với những sự kiện có tiệc kèm theo để không xảy ra tình trạng thiếu đồ ăn và thức uống cho phần sau của buổi tiệc.

Còn lượng khách mời quá đông trong các sự kiện hội nghị sẽ dễ dàng xử lý hơn. Bạn có thể giải quyết vấn đề này đơn giản bằng cách yêu cầu sắp xếp thêm một vài chiếc bàn và ghế cũng như chuẩn bị thêm thức ăn cho lượng khách ngoài dự kiến, bởi vì lượng khách dôi ra này vẫn nằm trong khả năng kiểm soát của bạn với việc bạn mời họ qua thư mời hoặc thông báo,…

Nhiều khách mời phàn nàn về dịch vụ

Nhiều khách mời phàn nàn về dịch vụ

Chất lượng dịch vụ là yếu tố sống còn mà bạn cần phải quan tâm. Nếu nhận được sự phàn nàn từ một người thì không có vấn đề gì nhưng với ba người có phàn nàn về chất lượng dịch vụ của bạn thì bạn cần thực sự nghiêm túc đánh giá lại vì thực sự dịch vụ của bạn đang có vấn đề.

Có thể là do dịch vụ quá tồi hoặc sự phục vụ của nhà hàng không tốt. Theo các kinh nghiệm làm sự kiện, bạn nên xem xét lại dịch vụ đó do đơn vị bạn thuê hay do được đặt từ phía khách hàng. Nếu do khách hàng đặt thì bạn cũng không thể đổ lỗi cho họ mà nên có sự liên kết, phối hợp lại với nhau để cùng làm việc trực tiếp với nhà cung cấp hay nhà hàng để nhận được sự thay đổi tự họ và hưởng sự cung cấp dịch vụ tốt hơn.

Có va chạm, bạo lực giữa các khách mời

Có va chạm, bạo lực giữa các khách mời

Đối với những sự kiện mang tính chất cộng đồng, số lượng khách mời thường rất lớn, để sự kiện được diễn ra tốt đẹp, bạn cần chuẩn bị tốt đội hình bảo vệ tốt nhất để phòng tránh những sự cố lộn xộn có thể xảy ra. Đối với những xô xát, mâu thuẫn hay sự bạo lực quá lớn vượt quá tầm kiểm soát của bạn, gọi điện cho cảnh sát đến để giúp trấn áp đám đông là giải pháp tốt nhất. Bên cạnh đó, bạn cũng cần huy động thêm đội ngũ bảo vệ của địa điểm có sự hỗ trợ để các tình huống quá khích được hạn chế không dẫn đến hậu quả nghiêm trọng.

Star Event là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội hoạt động lâu năm trong lĩnh vực tổ chức chương trình, sự kiện một cách bài bản, đảm bảo hiệu quả, dịch vụ trọn gói với mức chi phí hưởng nhiều ưu đãi. Star Event tự hào khi được rất nhiều khách hàng tin tưởng và đánh giá cao.

Tin tức

PG sự kiện áo dài

Những điều cần biết về ngành PG sự kiện

Ngành PG sự kiện không còn xa lạ đối với rất nhiều bạn trẻ. Vậy PG là nghề như thế nào và việc làm PG có tầm quan trọng ra sao đối với một event được tổ chức?

ý tưởng tổ chức prom

Prom và cách tổ chức prom ấn tượng nhất

Tổ chức prom là một khái niệm không còn xa lạ với giới trẻ Việt Nam. Vậy cách tổ chức prom như thế nào cho hấp dẫn và lôi cuốn được nhiều người tham gia?

quà tặng event khai trương

Những món quà tặng ý nghĩa cho khách mời khi tổ chức sự kiện

Những người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, không thể bỏ qua yếu tố quà tặng cho khách mời. Quà tặng sự kiện rất quan trọng khi tổ chức các event, dù là event gì chăng nữa.

Ý nghĩa của việc tổ chức sự kiện thành lập công ty

Tìm hiểu ý nghĩa của lễ kỉ niệm thành lập công ty

Việc tổ chức lễ kỉ niệm thành lập công ty là dịp để công ty tổng kết lại quá trình hoạt động sau một năm làm việc và trong suốt thời gian từ ngày thành lập.

cách viết kịch bản cho sự kiện

Viết kịch bản cho tổ chức sự kiện cần tìm hiểu những gì?

Khi viết kịch bản cho tổ chức sự kiện bạn cần biết những điều gì để viết lên được những kịch bản chất lượng nhất và đáp ứng được các tiêu chí mà đối tác đặt ra cho bạn?

khảo sát ý kiến khách hàng khi tổ chức sự kiện

Các tiêu chí để đánh giá mức độ thành công của một sự kiện

Sau mỗi sự kiện được tổ chức, bạn cần nhìn nhận lại quá trình làm việc của bản thân. Vậy có những tiêu chí gì để đánh giá mức độ thành công của một event?

vì sao nên thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Ưu điểm vượt trội của việc thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Hai hình thức thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và tự mình tổ chức có ưu điểm gì? Thuê công ty event có ưu điểm vượt trội nào so với việc tự tổ chức?

các lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện

Những lỗi mà người làm sự kiện thường mắc phải

Star Event xin chia sẻ một số kinh nghiệm về những lỗi sai mà người làm sự kiện thường mắc phải để những người làm nghề tổ chức sự kiện nhìn nhận được vấn đề một cách tốt hơn.

nghề đạo diễn sự kiện

Yêu cầu và thách thức của nghề đạo diễn sự kiện

Nghề đạo diễn sự kiện là công việc như thế nào, có thách thức gì, cần chuẩn bị kiến thức gì để có thể tổ chức được một sự kiện thành công với vai trò này?