Kinh nghiệm tổ chức sự kiện họp báo thành công

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện họp báo thành công

Họp báo đã không còn là khái niệm xa lạ gì khi hầu hết mọi người đều biết và thường xuyên được nhắc đến qua truyền hình, báo chí, nhưng làm thế nào để tổ chức một buổi họp báo đạt yêu cầu khiến không ít người nhận nhiệm vụ này phải loay hoay. Để giải quyết vấn đề này, hãy tìm hiểu kinh nghiệm tổ chức sự kiện họp báo thành công được Star Event chia sẻ dưới đây.

Để tổ chức một cuộc họp báo diễn ra đúng trình tự, hiệu quả cao, được đánh giá tốt thì bạn cần nắm kỹ 7 bước cơ bản sau đây:

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện họp báo thành công

Chuẩn bị phần nội dung

Cuộc họp báo nhằm mục tiêu chính là cung cấp thông tin cho giới báo chí truyền thông. Thông tin chính là yếu tố quan trọng nhất của buổi họp báo. Bởi vậy, đơn vị tổ chức sự kiện phải chắc chắn những thông tin được cung cấp trong phần giới thiệu hoàn toàn xác đáng nhất. Hãy thử tưởng tượng xem, nếu bạn mời được rất ít nhà báo đến tham dự, hoặc thậm chí là không ai đến thì đảm bảo phần nội dung bạn đề cập không hề gây được sự hứng thú hay quan tâm.

Trước khi buổi họp báo được diễn ra, hãy cố gắng thăm dò được thái độ về nội dung chính của sự kiện từ phía cánh phóng viên. Ví dụ như, bạn liên hệ qua điện thoại với một số đài truyền hình hay hãng báo nào đó và chỉ nhận được sự đáp trả là những tiếng ậm ừ hứa qua loa như: “Bên tôi sẽ cử phóng viên đến viết bài đưa tin…” thì bạn thực sự cần xem lại nội dung sự kiện.

Địa điểm tổ chức họp báo

Địa điểm tổ chức họp báo

Có rất nhiều địa điểm để các công ty sự kiện lựa chọn cho việc tổ chức buổi họp báo của công ty bạn. Phòng họp báo cần phải đáp ứng theo tiêu chuẩn về không gian, điều kiện làm việc của phóng viên, kỹ thuật viên, phóng viên… Do vậy, lựa chọn hàng đầu của các công ty tổ chức sự kiện khi tổ chức họp báo là các phòng họp của các khách sạn hay các trung tâm hội nghị được trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật.

Ngoài các yếu tố liên quan đến kỹ thuật ra thì các điều kiện khác cũng cần được đảm bảo như hệ thống âm thanh và ánh sáng tốt, không gian được trang trí lịch sự, nhã nhặn, không quá màu mè. Một số đơn vị tổ chức muốn tạo sự khác biệt bằng cách tổ chức buổi họp báo ở không gian ngoài trời. Tuy nhiên, là nhà tổ chức sự kiện bạn sẽ rất dễ gặp phải những điểm trừ khi tổ chức sự kiện như vậy khi không có bục đứng để quay phim tác nghiệp, âm thanh thu về chỉ là tiềng gió….

Mời khách (phóng viên)

Lời mời được đưa đến các phóng viên ở đây thường gửi đi dưới dạng lời mời tư vấn truyền thông. Do vậy, lời mời này cần thể hiện được sự lịch thiệp, trang trọng và phải ngắn gọn để thông tin đầy đủ các vấn đề: Chủ đề buổi họp báo, địa điểm tổ chức, thời gian diễn ra họp báo, những khách mời có mặt và trả lời phỏng vấn. Trước khi gửi giấy mời chính thức, bạn cũng nên chủ động tiến hàng gửi email, Fax đến cho các cơ quan báo chí trước khoảng 7 – 10 ngày. Hãy thực hiện một số hoạt động để cáo cơ quan báo chí… không quên mất lời mời của bạn.

Chuẩn bị tư liệu họp báo

Chuẩn bị tư liệu họp báo

Tư liệu được chuẩn bị cho buổi họp báo phải đảm bảo tính rõ ràng và khoa học để tiện cho việc theo dõi nội dung của các nhà báo, cũng như thuận lợi hơn cho họ trọng việc tiến hành tra cứu những thông tin cần thiết liên quan đến chủ đề của cuộc họp báo, những tư liệu này có thể bao gồm: kế hoạch của buổi họp báo có ghi rõ nội dung và thời gian diễn ra, lý lịch trích ngang của những người sẽ phát biểu, bài phát biểu soạn trước, hình ảnh, biểu đồ.

Tuy nhiên, cách tốt nhất là bạn nên phát tài liệu theo từng phần để không xảy ra tình trạng phóng viên đến nhận đủ tài liệu rồi ra về luôn. Lý do là họ đã có đủ tài liệu để viết bài và tác nghiệp rồi nên không muốn tiếp tục ngồi lại nữa.

Thảo luận với MC và người diễn thuyết

Bạn nên sắp xếp gặp những nhân vật có bài phát biểu trước giới chí trước buổi họp báo một hai buổi. Nguyên nhân là bên tổ chức sự kiện họp báo cần kiểm soát được những nội dung nào sẽ được phát ngôn. Những bài phát biểu quá dài hoặc tập trung vào chủ đề buổi họp báo thì bạn cũng cần đưa ra lời góp ý thẳng thắn. Bên cạnh đó, việc hướng dẫn cách trả lời những câu hỏi hóc búa của cánh nhà báo cho những nhân vật phát biểu trong buổi họp báo hoặc cách gỡ rối những vấn đề phát sinh là vô cùng cần thiết.

Khi lựa chọn MC cho buổi họp báo phải đáp ứng được các tiêu chí: Nói rành mạch và đúng những nội dung được chuẩn bị trước để đảm bảo mọi người đều có thể nghe được. MC cũng không nên nhắc lại hay nói tóm tắt lại các quan điểm của các người phát biểu đưa ra bởi phần tóm tắt này có thể bị sai lệch, gây nhiễu thông tin. MC có thể làm giảm sự căng thẳng của bầu không khí cuộc họp báo bằng tác phong lịch sự, nụ cười nhẹ nhàng. Trước mặt báo giới, MC không nên có những cử chỉ hài hước, vui nhộn.

Diễn tập

Diễn tập

Sự kiện quan trọng như cuộc họp báo sẽ góp phần quan trọng trong việc nâng tầm hình ảnh của công ty bạn trong cái nhìn của báo giới. Bởi vậy, sự diễn tập, chuẩn bị kỹ lưỡng tất cả các khâu là vô cùng quan trọng. Diễn tập sẽ cho bạn có thể lường trước những sự cố có thể xảy ra bất ngờ trong buổi họp báo. Ví dụ như, MC là phát biểu đúng phần giới thiệu chưa, chất lượng hệ thống âm thanh và ánh sáng có đạt tiêu chuẩn không, thời gian phát tài liệu có quá lâu không…

Buổi họp báo bắt đầu

Phía ban tổ chức phải có mặt sớm hơn ít nhất một giờ trước khi sự kiện họp báo diễn ra. Trước đó, bạn cần phải kiểm tra lại cẩn thận một lần nữa hệ thống kỹ thuật, khâu đón tiếp, chỉ dẫn chỗ ngồi, chỗ đứng tác nghiệp. Buổi họp báo yêu cầu phải tổ chức đúng thời gian dự kiến. Hãy sử dụng linh hoạt những biện pháp đã được chuẩn bị trước trong khâu diễn tập.

Khi buổi họp báo kết thúc, bạn hãy dành những lời cảm ơn chân thành nhất cho giới truyền thông, bên cạnh đó cũng bày tỏ sự mong muốn sẽ tiếp tục hợp tác với họ trong các buổi họp báo lần sau. Cuối cùng, bạn đã có thể yên tâm tiễn khách ra về và đợi đến buổi tối xem TV hoặc qua các trang báo vào ngày hôm sau, để biết được những thông tin mới nhất về chính công ty của bạn.

Tin tức

quy trình tổ chức hội thảo

Các bước lập kế hoạch tổ chức hội thảo

Không phải event-er nào cũng nắm chắc được các kiến thức để biết rõ về các bước lập kế hoạch cho việc tổ chức hội thảo. Vậy các bước đó bao gồm những gì?

sai lầm khi tổ chức đám cưới

Những sai lầm khi tổ chức tiệc cưới

Vậy khi tổ chức bạn sẽ dễ bị mắc những sai lầm nào? Sau đây là những thông tin của Star Event cung cấp về những sai lầm khi tổ chức đám cưới để bạn phòng tránh.

chuẩn bị tổ chức sự kiện

Những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện

Dù quy mô của sự kiện đó như thế nào thì chương trình nào cũng cần phải trải qua các bước chuẩn bị. Đây là những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện.

khó khăn khi tổ chức chạy roadshow

Những khó khăn dễ gặp phải khi tổ chức chạy Roadshow

Nếu không cẩn thận, những sự cố, khó khăn sau đây rất dễ xảy ra khi bạn tổ chức một roadshow. Sau đây sẽ là những khó khăn khi tổ chức roadshow. bạn cần lưu ý.

tầm quan trọng của proposal

Tầm quan trọng của Proposal với việc tổ chức sự kiện

Tầm quan trọng lớn của Proposal event nên được gói gọn trong một câu: tất cả những ý tưởng cho sự kiện sẽ mãi chỉ nằm trên giấy nếu proposal của bạn không tốt.

cách viết proposal cho event

Những điều cần biết khi viết Proposal cho event

Một trong những kỹ năng cơ bản của một event-er, đó là phải viết được một bản proposal. Vậy trước hết cần biết đến thông tin gì về cách viết proposal cho event?

cách trở thành nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Làm cách nào để thành chuyên gia tổ chức sự kiện

Nếu bạn đang tự hỏi kỹ năng của người tổ chức sự kiện là gì, thì dưới đây là những hướng dẫn cơ bản nhất cho khởi đầu của bạn trong ngành tổ chức sự kiện.

chương trình phát sản phẩm mẫu

Tìm hiểu về chương trình phát sản phẩm mẫu Sampling

Hoạt động phát sản phẩm mẫu sampling hiện nay rất phổ biến. Ở bài viết này, Star Event sẽ chia sẻ kinh nghiệm tổ chức chương trình phát sản phẩm mẫu Sampling.

cách viết kịch bản event

Những lưu ý khi viết kịch bản sự kiện

Hãy lưu ý những điều sau để bảo đảm rằng kịch bản event hoàn thiện sẽ được rà soát kỹ lưỡng, có nội dung tốt và các đề xuất của bạn không bị vượt quá ngân sách.