Cách tổ chức sự kiện từ thiện

Kinh nghiệm tổ chức các sự kiện từ thiện

Vai trò của những người tổ chức sự kiện từ thiện là rất quan trọng. Dưới đây là một số kinh nghiệm tổ chức sự kiện từ thiện để giúp các bạn cụ thể hóa một cách thành công những ý tưởng cao đẹp của mình.

Với mục đích cao cả là chia sẻ khó khăn với những mảnh đời bất hạnh trong xã hội nên vai trò của những người tổ chức sự kiện từ thiện là rất quan trọng. Star Event xin chia sẻ một số kinh nghiệm tổ chức sự kiện từ thiện để giúp các bạn cụ thể hóa một cách thành công bản kế hoạch của mình.

Có ý tưởng rõ ràng cho sự kiện từ thiện

Một dự án từ thiện nói riêng và tất cả các sự kiện khác nói chung bao giờ cũng được khởi đầu từ việc lên ý tưởng. Các ý tưởng để lên kế hoạch cho sự kiện từ thiện không cần thiết phải quá độc đáo, quá đặc sắc, nhưng rất cần sự thiết thực và giàu ý nghĩ.

Để lên được ý tưởng tốt cho một sự kiện từ thiện, bạn nên đặt ra cho mình những câu hỏi như: Bạn tổ chức sự kiện này vì mục đích gì, hướng đến điều gì? Tổ chức cho ai? Sự kiện này có ý nghĩa gì?

Kinh nghiệm tổ chức các sự kiện từ thiện

Sự kiện gây quỹ của Vietnam Charity Challenge giúp đỡ các trẻ em, thanh thiếu niên có hoàn cảnh cơ nhỡ

Yếu tố quan trọng đầu tiên khi bạn có ý định tổ chức một sự kiện từ thiện là xác định được đúng đối tượng người tham gia. Mọi người sẽ chỉ muốn đến để tham gia từ thiện khi họ thấy được ý nghĩa của sự kiện ấy một cách rõ ràng. Bên cạnh đó, sự thành công của các sự kiện từ thiện phần lớn thể hiện ở tác động của nó tới đời sống xã hội, mà tác động này lại chính là  mục đích của sự kiện mà đơn vị tổ chức muốn hướng tới. Vậy nên, hãy đảm bảo sự kiện của bạn là hữu ích và có mục tiêu cụ thể, rõ ràng.

Nếu bạn đang băn khoăn muốn tổ chức một sự kiện từ thiện nhưng quá mông lung trong việc xác định mục đích và đối tượng tổ chức, bạn hãy bỏ một chút thời gian quan sát diễn tiến cuộc sống xung quanh mình, quan tâm nhiều hơn tới những người có hoàn cảnh khó khăn, tìm hiểu xem vấn đề họ đang gặp phải là gì. Từ đó, ý tưởng từ thiện sẽ tự nảy sinh và thôi thúc bạn hành động.

Nên lập các nhóm tổ chức

Dù là một sự kiện từ thiện quy mô lớn hay quy mô nhỏ, thì bạn cũng cần được hỗ trợ bởi rất nhiều người thì mới có thể hiện thực hóa thành công những ý tưởng nhân văn mà bạn đang ấp ủ. Bởi các công việc trong một sự kiện từ thiện đòi hỏi sức bền lớn. Tốt nhất, khi muốn tự tổ chức một sự kiện từ thiện, những người đứng ra tổ chức nên có ít nhất là 4 bộ phận: ban truyền thông, ban hậu cần, ban văn thể mỹ và quan trọng hơn cả là ban lãnh đạo. Trong đó, ban truyền thông có nhiệm vụ PR cho sự kiện, thu hút người tham gia gây qũy. Ban hậu cần sẽ lo việc trang trí, chuẩn bị đồ ăn thức uống, trong khi đó ban văn thể mỹ chịu trách nhiệm khuấy động không khí. Ban lãnh đạo sẽ là những người lên kế hoạch và theo sát hoạt động của các ban trên, đồng thời quản lý các tình nguyện viên tham gia chương trình.

Kinh nghiệm cho kế hoạch truyền thông

Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện dù quy mô lớn hay nhỏ đều chưa bao giờ là điều dễ dàng. Những việc bạn cần làm là cụ thể hóa ý tưởng tổ chức bằng những con chữ trên văn bản, mà dựa vào văn bản đó để lập hồ sơ chương trình (đặc biệt là hồ sơ mời tài trợ và bảo trợ thông tin), viết thư mời tài trợ, lập danh sách các hạng mục cần quyên góp, thiết kế banner, backdrop, poster chương trình, phát tờ rơi… Bên cạnh đó, hãy tận dụng sức mạnh của các phương tiện truyền thông để làm Marketing cho event từ thiện của bạn, với công cụ hữu hiệu nhất là mạng xã hội. Xây dựng hình ảnh/thông tin cho event trên mạng xã hội (Facebook, Google+….) là cách tốt và tiết kiệm nhất giúp ta thu hút được số lượng lớn nhà hảo tâm sẽ tham gia sự kiện từ kiện sắp tới.

Truyền thông cho tổ chức sự kiện từ thiện

Truyền thông cho sự kiện từ thiện qua facebook

Một số kinh nghiệm cho quá trình tổ chức sự kiện từ thiện

Bản kế hoạch của bạn cần bảo đảm về sự chi tiết và bám sát thực tế diễn ra chương trình, có như vậy thì bạn mới có thể giữ cho chương trình diễn tiến trong sự kiểm soát của ban tổ chức và kịp thời giải quyết những rủi ro đột ngột. Một sự kiện từ thiện cần chuẩn bị từ rất lâu trước khi sự kiện diễn ra, không nên để những sự cố không đáng có làm ảnh hưởng đến mục đích cao đẹp của chương trình. Những hoạt động nên có trong các sự kiện từ thiện bao gồm tổ chức các gian hàng từ thiện, đấu giá gây quỹ từ thiện, quyên góp đồ đạc vật chất…

Nếu bạn cảm thấy không muốn tổ chức sự kiện từ thiện theo phong cách tổ chức sự kiện truyền thống thì bạn hãy tạo sự phá cách để event từ thiện diễn ra hấp dẫn hơn. Sự cách tân của bạn nếu hợp lý thì chắc chắn sẽ được ghi nhận và tạo được hiệu ứng to lớn cho chương trình, bởi điều đó không chỉ tạo sự mới mẻ cho sự kiện mà còn khiến những người tham gia cảm thấy thích thú, phấn chấn hơn. Việc tổ chức các sự kiện từ thiện ngoài trời thay vì trong nhà là một trong số những nét đổi mới ấy, tuy nhiên bạn nên chú ý để khắc phục những rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời.

Sau khi sự kiện kết thúc, bạn hãy gửi thư cảm ơn tới tất cả các bên có liên quan, báo cáo kết quả thực hiện chương trình rồi lên danh sách các hạng mục đã quyên góp, giải quyết hậu quả của các vấn đề phát sinh nằm ngoài khả năng tính toán (nếu có).

Cách tổ chức sự kiện từ thiện

Một chương trình văn nghệ gây quỹ từ thiện

Sự kiện diễn ra thành công, việc gây quỹ từ thiện của bạn thu hút được nhiều người đóng góp, các hoàn cảnh khó khăn được giúp đỡ, đó sẽ là sự đáp đền xứng đáng nhất cho những công sức của bạn và những người đã đồng hành cùng bạn. Hy vọng rằng qua bài viết này, StarEvent đã giúp các bạn có thêm kinh nghiệm tổ chức sự kiện với mục đích từ thiện.

Tin tức

quy trình tổ chức hội thảo

Các bước lập kế hoạch tổ chức hội thảo

Không phải event-er nào cũng nắm chắc được các kiến thức để biết rõ về các bước lập kế hoạch cho việc tổ chức hội thảo. Vậy các bước đó bao gồm những gì?

sai lầm khi tổ chức đám cưới

Những sai lầm khi tổ chức tiệc cưới

Vậy khi tổ chức bạn sẽ dễ bị mắc những sai lầm nào? Sau đây là những thông tin của Star Event cung cấp về những sai lầm khi tổ chức đám cưới để bạn phòng tránh.

chuẩn bị tổ chức sự kiện

Những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện

Dù quy mô của sự kiện đó như thế nào thì chương trình nào cũng cần phải trải qua các bước chuẩn bị. Đây là những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện.

khó khăn khi tổ chức chạy roadshow

Những khó khăn dễ gặp phải khi tổ chức chạy Roadshow

Nếu không cẩn thận, những sự cố, khó khăn sau đây rất dễ xảy ra khi bạn tổ chức một roadshow. Sau đây sẽ là những khó khăn khi tổ chức roadshow. bạn cần lưu ý.

tầm quan trọng của proposal

Tầm quan trọng của Proposal với việc tổ chức sự kiện

Tầm quan trọng lớn của Proposal event nên được gói gọn trong một câu: tất cả những ý tưởng cho sự kiện sẽ mãi chỉ nằm trên giấy nếu proposal của bạn không tốt.

cách viết proposal cho event

Những điều cần biết khi viết Proposal cho event

Một trong những kỹ năng cơ bản của một event-er, đó là phải viết được một bản proposal. Vậy trước hết cần biết đến thông tin gì về cách viết proposal cho event?

cách trở thành nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Làm cách nào để thành chuyên gia tổ chức sự kiện

Nếu bạn đang tự hỏi kỹ năng của người tổ chức sự kiện là gì, thì dưới đây là những hướng dẫn cơ bản nhất cho khởi đầu của bạn trong ngành tổ chức sự kiện.

chương trình phát sản phẩm mẫu

Tìm hiểu về chương trình phát sản phẩm mẫu Sampling

Hoạt động phát sản phẩm mẫu sampling hiện nay rất phổ biến. Ở bài viết này, Star Event sẽ chia sẻ kinh nghiệm tổ chức chương trình phát sản phẩm mẫu Sampling.

cách viết kịch bản event

Những lưu ý khi viết kịch bản sự kiện

Hãy lưu ý những điều sau để bảo đảm rằng kịch bản event hoàn thiện sẽ được rà soát kỹ lưỡng, có nội dung tốt và các đề xuất của bạn không bị vượt quá ngân sách.