Kinh nghiệm chuẩn bị bên ngoài khu vực tổ chức sự kiện

Kinh nghiệm chuẩn bị bên ngoài khu vực tổ chức sự kiện

Sự kiện chỉ được tổ chức thành công và tốt đẹp khi có sự chuẩn bị bên ngoài khu vực tổ chức sự kiện thực sự cẩn thận và chu đáo. Vậy kinh nghiệm chuẩn bị bên ngoài khu vực tổ chức sự kiện như thế nào?

Nhân viên bảo vệ

nhân viên bảo vệ sư kiện

Khi tổ chức sự kiện thì yếu tố nhân viên bảo vệ vô cùng quan trọng. Hãy sắp xếp đội ngũ những nhân viên bảo vệ chuyên nghiệp hay nhờ phía cảnh sát làm công tác bảo vệ cho sự kiện. Việc bạn sử dụng những tình nguyện viên để là nhiệm vụ bảo vệ sự kiện sẽ không có sự đảm bảo. Những nhân viên chịu trách nhiệm bảo vệ sự kiện phải được qua những khóa đào tạo bài bản, chuyên nghiệp để có thể ứng phó tốt nhất và kịp thời với những sự cố khẩn cấp, khó khăn và đôi khi có thể là rất nguy hiểm.

Tùy từng loại sự kiện mà trang phục cho nhân viên bảo vệ sẽ khác nhau. Nếu sự kiện không có những nghi thức quá trang trọng thì đội ngũ bảo vệ này có thế mặc áo sơ mi hoặc áo cộc vào buổi tối. Tuy nhiên, với những sự kiện được tổ chức có quy mô và nghi thức trang trọng, người làm công tác an ninh cần phải được mặc những đồng phục truyền thống. Bên cạnh đó các bạn nên tham khảo thêm về yếu tố nhân sự trong tổ chức sự kiện để có được sự sắp xếp phân công một cách tốt nhất.

Hệ thống chỉ dẫn trợ 

Kinh nghiệm chuẩn bị bên ngoài khu vực tổ chức sự kiện

Hệ thống chỉ dẫn này sẽ giúp cho các nhân viên tổ chức sự kiện, khách mời và khán giả có thể định hướng bao quát, nắm rõ được không gian bao gồm sơ đồ tổng thể những khu vực sẽ diễn ra sự kiện như Phòng họp, nhà vệ sinh, nơi chiêu đãi tiệc… Các chỉ dẫn đường đi bằng những ký hiệu giúp tất cả những đối tượng có mặt có thể dễ dàng tìm được lối đi lại hay những khu vực không được pháp ra vào… để mọi hoạt động thực sự đi vào nề nếp ổn định mà không tốn quá nhiều nhân viên và công sức.

Các hoạt động quảng bá

Kinh nghiệm chuẩn bị bên ngoài khu vực tổ chức sự kiện

Tùy theo từng sự kiện mà nhà tổ chức lựa chọn sao cho thích hợp các hoạt động quảng bá để tăng thêm không khí náo nhiệt và ấn tượng khác biết của những vị khách tới tham gia bằng các phát sản phẩm sử dụng miễn phí, tặng phiếu giảm giá, voucher, thẻ ưu đãi…

Bạn cũng nên tặng cho khách đến dự những món quà có giá trị văn hóa địa phương sâu sắc. Tuy nhiên, điều này không những chỉ nên diễn ra ở nơi tổ chức sự kiện mà cần phải thực hiện nay khi các vị khách vừa đặt chân đến địa phương – nơi sẽ diễn ra sự kiện. Quà tặng trong các sự kiện là một điểm rất hay và thu hút khách hàng do đó những người làm sự kiện cũng nên chú trọng về vấn đề này.

Lối vào, ra dành cho người khuyết tật

Kinh nghiệm chuẩn bị bên ngoài khu vực tổ chức sự kiện

Việc tính toán xem lối vào cửa chính có vừa để xe lăn qua được không cũng cần được lưu tâm. Nếu sự kiện có mời những nhân vật đặc biệt như vậy thì bạn cũng nên bố trí một lối thuận tiện cho xe lăn đi lại. Bên cạnh đó là các khu vực hay phòng công cộng mà xe lăn có thể đi đến được.

Các vị trí này cần được bố trí và kiểm tra kỹ càng. Bên cạnh đó, phía tổ chức cũng cần làm việc cụ thể với bên khách sạn về việc bố trí cho khách ngồi xe lăn. Xem xét liệu kích thước chiều rộng của khách sạn có vừa để cho xe lăn đi qua không? Ngoài ra, cũng cần có những nhân viên chịu trách nhiệm hỗ trợ cho những đối tượng khách mời này.

Những yêu cầu về hệ thống điện

Kinh nghiệm chuẩn bị bên ngoài khu vực tổ chức sự kiện

Nhu cầu sử dụng điện của sự kiện cần được xác định trước. Việc bố trí, sắp xếp và tính toán xem cần sử dụng những thiết bị gì và ổ cắm ra sao cũng cần được quan tâm. Ở khu vực tổ chức sự kiện có thợ chuyên về điện chưa hay có cần thuê thêm thợ điện không? Mức điện áp có tương thích không?…

Bởi vậy, phía tổ chức sự kiện cần lên chương trình cụ thể và kỹ lưỡng ở từng vị trí sẽ cần có những hoạt động gì và gắn kết thành một hệ thống để đáp ứng tốt nhất những yêu cầu của sự kiện cần tổ chức đưa ra.

Kiến thức ngành

Điều kiện tổ chức sự kiện, hội thảo, hội nghị tại Việt Nam?

Điều kiện tổ chức sự kiện, hội thảo, hội nghị tại Việt Nam?

Tổ chức sự kiện, hội thảo, hội nghị tại Hà Nội, Hải Phòng và trên toàn quốc được diễn ra thành công đòi hỏi ban tổ chức mất nhiều thời gian, và sự sáng tạo của mình và đòi hỏi sự chuyên nghiệp cao. Tuy nhiên, điều kiện để diễn ra buổi hội thảo, hội nghị tại Việt Nam lại là khâu đầu tiên quyết định xem đơn vị đó có được tổ chức hay không. Chính vì thế, mà các doanh nghiệp cần tìm hiểu và làm các thủ tục thật rõ ràng về tổ chức sự kiện, tránh lãng phí thời gian và công sức.

Hướng dẫn Thủ tục cấp phép tổ chức hội nghị khách hàng

Hướng dẫn Thủ tục cấp phép tổ chức hội nghị khách hàng

Mỗi doanh nghiệp, đơn vị tổ chức muốn tổ chức sự kiện, hội thảo, hội nghị khách hàng thường ít có thông tin về quy trình trước khi được phép tổ chức. Theo quy định của pháp luật, tuy vào mục đích của buổi tổ chức hội thảo, hội nghị khách hàng mà mỗi đơn vị tổ chức cần nắm rõ thủ tục cấp phép nếu không muốn mất thời gian vào vấn đề này, Star Event đưa ra cho quý khách hàng những thông tin ngắn gọn nhất để thủ tục cấp phép được nhanh chóng nhất cho mỗi đơn vị tổ chức.

Bí quyết để có việc làm và thăng tiến trong nghề tổ chức sự kiện

Bí quyết để có công việc và thăng tiến trong nghề tổ chức sự kiện

Trong thời đại hội nhập phát triển, tổ chức sự kiện trở thành 1 ngành nghề khá "hot" ở nước ta hiện nay. Tuy nhiên làm thế nào để có công việc và thăng tiến trong nghề mới thực sự là điều mà nhiều người quan tâm. Dưới đây chúng tôi xin chia sẻ một số bí quyết cần thiết cho những ai đang muốn theo đuổi nghề tổ chức sự kiện.

5 sự thật về nghề tổ chức sự kiện

5 sự thật về nghề tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một nghề hấp dẫn ở Việt Nam, đang nhận được sự quan tâm và thu hút đông đảo các bạn trẻ bởi sự năng động, có tính sáng tạo cũng như đem lại mức thu nhập tốt. Cũng giống như nhiều ngành nghề khác trong xã hội, nghề tổ chức sự kiện cũng có những ưu điểm và hạn chế nhất định. Hãy cùng starevent tìm hiểu 5 sự thật về nghề tổ chức sự kiện xem bạn có thực sự phù hợp với nghề nghiệp này không nhé !

to chuc su kien -1

Làm thế nào để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp ?

Sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường khiến các công ty tổ chức sự kiện ngày càng nâng tầm chuyên nghiệp của mình. Ai cũng nói chuyên nghiệp. Vậy Làm thế nào để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp ?

y-tuong-trang-tri-event-cho-thieu-nhi-4

Ý tưởng trang trí trong tổ chức sự kiện cho trẻ em

Ý tưởng trang trí trong tổ chức sự kiện cho trẻ em độc đáo để vừa gây cho các bé sự thích thú cũng như vừa tạo được phong cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cho mình.

to chuc su kien

3 lỗi cơ bản thường gặp khi tổ chức sự kiện

Chắc chắn kiểm tra địa điểm tổ chức sự kiện trước sự kiện diễn ra cho phép bạn có cơ hội xây dựng và có mối quan hệ tốt với nhân viên nơi bạn sẽ tổ chức sự kiện mấy ngày sau đó đảm bảo sự kiện được thành công tốt đẹp.

lua chon dia diem to chuc su kien

Những lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phụ thuộc vào đối tượng khách mời tham dự, số lượng khách cũng như điều kiện thời tiết.....để đảm bảo khách đến tham dự sự kiện cảm thấy hài lòng nhất.

cong ty to chuc su kien

Những điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện

Mức độ thành công của một sự kiện khi tổ chức thành công được đánh giá qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút kể cả những khách hàng tiềm năng