Hướng dẫn cách tổ chức chương trình giao lưu

Hướng dẫn cách tổ chức chương trình giao lưu

Tổ chức chương trình giao lưu đòi hỏi người làm sự kiện phải đầu tư nhiều ý tưởng và lên kế hoạch thực hiện. Hãy tham khảo hướng dẫn cách tổ chức chương trình giao lưu mà Star Event chia sẻ dưới đây để sự kiện của bạn được hoàn hảo nhất.

Dù chương trình giao lưu của bạn được tổ chức có nội dung ra sao hay hình thức như thế nào thì theo kinh nghiệm làm việc thực tiễn, Star Event cho rằng việc tổ chức sự kiện chương trình giao lưu cần lưu ý đầy đủ những nội dung sau:

  • Ý tưởng
  • Chủ đề
  • Đối tượng tham gia

Các yếu tố này có vị trí không bắt buộc phải cố định theo trình tự trên nhưng để tổ chức chương trình giao lưu thì người làm sự kiện cần phải trả lời được 3 câu hỏi quan trọng:

  • Mục đích sự kiện được tổ chức là gì?
  • Chủ đề hay tên gọi nào là phù hợp?
  • Đối tượng cần quan tâm?

Hướng dẫn cách tổ chức chương trình giao lưu

Thông thường, sau khi đã xác định được 3 yếu tố là ý tưởng, chủ đề và đối tượng thì công việc tiếp theo của người tổ chức sự kiện là tiến hành các công đoạn sau:

Chuẩn bị kịch bản chi tiết cho sự kiện

Cho dù quy mô sự kiện tổ chức là lớn hay nhỏ thì người làm tổ chức sự kiện vẫn phải lên một kịch bản chi tiết cho chương trình bao gồm lịch trình, lời thoại dẫn cho MC, cụ thể công việc cho từng bộ phận phối hợp thực hiện.

Chọn MC – người dẫn chương trình cho sự kiện

Chọn MC – người dẫn chương trình cho sự kiện

MC phải có sự tham gia ngay từ đầu trong khâu xây dựng kịch bản để nắm bắt ngay được vấn đề cần nói và những nội dung quan trọng cần truyền đạt. Kịch bản của một sự kiện đòi hỏi MC phải tốn khá nhiều thời gian để nghiên cứu. Sự kiện sẽ trở thành khô khan và tẻ nhat khi mà MC chỉ có nhiệm vụ lên giới thiệu lại chương trình với kich bản được chuẩn bị trước từ phía tổ chức.

Công tác lễ tân phục vụ sự kiện

Yếu tố nhân sự trong tổ chức sự kiện là một khâu vô cùng quan trọng của bất cứ chương tình nào bởi cho dù kịch bản có được chuẩn bị tốt nhưng chất lượng chương trình sẽ bị giảm sút nghiêm trọng nếu khâu lễ tân có sự sơ xuất. Trong những chương trình giao lưu quốc tế, ngoài kịch bản nội dung chương trình thì còn có kịch bản riêng cho lễ tân. Để giảm thiểu những thiếu sót ở khâu lễ tân, phía tổ chức sự kiện cần lưu ý những điều sau:

  • Thư mời tham dự sự kiện: phải đầy đủ thông tin, nghiêm túc, lịch sự.
  • Trang trí phục vụ chương trình: đơn giản, ấn tượng và nghiêm túc ở biểu tượng chính thức, cách treo huy hiệu, dùng câu chữ chuẩn xác, không nên quá kiểu cách hay sử dụng những phông chữ quá lòe loẹt.
  • Tiếp khách, đón khách: Đơn vị tổ chức sự kiện nên bố trí sắp xếp một chiếc bàn phục vụ việc tiếp khách ở phía bên ngoài của sự kiện và cử lễ tân đứng hướng dẫn khách ra vào. Làm như vậy vừa thể hiện được sự tôn trọng đối với khách mời, vừa đảm bảo giữ gìn an ninh trật tự cho sự kiện.
  • Nước uống hoặc trái cây: người tổ chức sự kiện có thể sắp xếp khu vực riêng để bánh kẹo, hoa quả, nước uống hoặc để sẵn trên bàn nơi khách ngồi là 2 cách phổ biến để khách có thể tự nhiên thưởng thức.
  • Tặng hoa hay quà lưu niệm trên sân khấu: nhân viên lễ tân cần đến khảo sát trước địa điểm tổ chức, chuẩn bị kỹ và nắm được cách xuất hiện ra sao.

Có 3 điểm lễ tân cần lưu ý, đó là:

  • Ăn mặc lịch sự: Nam thắt cravat, nữ mặc áo dài
  • Khuôn mặt: vui vẻ, rạng rỡ, luôn hướng về phía người đối diện
  • Không quay lưng về phía khán giả cho dù là lúc đi vào phía sau hậu trường.

Tổ chức chương trình sự kiện

Tổ chức chương trình sự kiện

Sau giai đoạn chuẩn bị cho sự kiện vô cùng chu đáo, việc thực hiện tổ chức sự kiện sẽ diễn ra thuận lợi hơn. Mặc dù vậy, cũng không ít chương trình do thời gian chuẩn bị gấp gáp, chương trình được chuẩn bị thiếu tính khoa học cũng như nhiều nguyên nhân khác… sẽ khiến cho sự kiện bị thất bại.

Điều cần quan tâm nhất khi tổ chức chương trình đó là phải có người chịu trách nhiệm phối hợp nhịp nhàng phía trong và ngoài sân khấu. Người này sẽ giúp điều hành và tạo sự liên kết toàn bộ các tiết mục cũng như xử lý các nội dung có liên quan. Nên hạn chế việc người tổ chức sự kiện, người điều phối chương trình và MC là một người, thậm chí đôi khi là kiêm luôn cả ca sĩ là không nên.

Sau khi tổ chức sự kiện

Cần rút kinh nghiệm để các sự kiện sau này tổ chức sẽ diễn ra tốt hơn qua việc xem xét, đánh giá lại kịch bản chương trình được lưu cũng như những nhận xét, lưu ý về mọi mặt của chương trình vừa tổ chức. Ngoài ra người làm chương trình sự kiện cùng cần trang bị những kiến thức, kỹ năng thật tốt để đề phòng và xử lý rủi ro trong tổ chức sự kiện một cách tốt nhất.

Tin tức

Kiểu đội mấn với mái rẽ đôi

7 kiểu tóc mặc áo dài đẹp cho đám hỏi

Để có được một hình ảnh xinh đẹp và ấn tượng trong ngày ăn hỏi thì kiểu tóc là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng. Mặc dù không cần quá cầu kì như trong lễ cưới nhưng nàng vẫn nên tìm kiếm cho mình cách tạo kiểu thật phù hợp với trang phục cũng như tôn lên những nét đẹp trên gương mặt.

Với tóc uốn xoăn sóng nàng chẳng chỉ cần điểm xuyến thêm một vòng hoa đội đầu là đã rất cuốn hút

Tổng hợp những kiểu tóc cô dâu đẹp nhất hiện nay

Với mong muốn giúp các tân nương có được hình ảnh thật lộng lẫy và kiêu sa trong sự kiện trăm năm của đời người, bài viết này sẽ giúp các nàng tổng hợp những mẫu tóc cô đâu đẹp nhất hiện nay.

Game nhảy và dừng theo nhạc

Gợi ý một số trò chơi để tổ chức tiệc tất niên cho công ty

Để bữa tiệc tất niên của công ty trở nên vui nhộn và thực sự ấn tượng bạn đừng quên lồng ghép thêm một vài trò chơi hài hước Đọc bài viết dưới đây để tham khảo một số game đơn giản, dễ thực hiện nhưng tính giải trí rất cao.

Lên kế hoạch sớm giúp bạn có nhiều thời gian để hoàn thành, cân đối, chính sửa các công việc một cách cẩn thận

Tổ chức hội nghị khách hàng không thể bỏ qua 5 tips này

Với mong muốn giúp bạn có được một hội nghị tri ân khách hàng thành công, trong bài viết hôm nay Star Event sẽ chia sẻ cho bạn một số lời khuyên cực kì hay ho và hữu ích về lĩnh vực này.

Biết được cách thức tổ chức hội nghị khách hàng hiệu quả sẽ đem lại cho doanh nghiệp của bạn rất nhiều lợi ích to lớn

Cách thức tổ chức hội nghị tri ân khách hàng hiệu quả

Một hội nghị tri ân khách hàng được tổ chức thành công sẽ đem lại cho doanh nghiệp những kết nối bền chặt với các khách hàng, đối tác cũng như các cơ quan báo chí cùng nhiều lợi ích to lớn khác. Trong bài viết này Star Event sẽ chia sẻ cho bạn cách thức tổ chức hội khách hàng hiệu quả

Nhắc đến các địa điểm tổ chức tiệc tất niên công ty ở hà nội không thể bỏ qua quần thể Aquaria ở Mỹ Đình

5 địa điểm xuất sắc nhất để tổ chức tiệc tất niên công ty ở Hà Nội

Để bữa tiệc cuối năm được trở nên trọn bẹn và ý nghĩa thì điều trước tiên là tìm được địa điểm lí tưởng. Nếu vẫn đang còn băn khoăn, bối rối không biết tổ chức tiệc tất niên ở đâu hà nội thì bài viết này sẽ cực kì cần thiết cho bạn.

Cách thức tổ chức teambuilding

Cách thức tổ chức teambuilding hiệu quả

Từ những ý nghĩa to lớn do Teambuilding mang lại mà hoạt động này đang dần trở thành sự kiện nội bộ thường niên của nhiều công ty doanh nghiệp. Vậy bạn đã biết cách thức để tổ chức một chương trình teambuilding hiệu quả chưa? Hãy cùng khám phá trong bài viết dưới đây nhé.