Hướng dẫn cách tổ chức chương trình giao lưu

Hướng dẫn cách tổ chức chương trình giao lưu

Tổ chức chương trình giao lưu đòi hỏi người làm sự kiện phải đầu tư nhiều ý tưởng và lên kế hoạch thực hiện. Hãy tham khảo hướng dẫn cách tổ chức chương trình giao lưu mà Star Event chia sẻ dưới đây để sự kiện của bạn được hoàn hảo nhất.

Dù chương trình giao lưu của bạn được tổ chức có nội dung ra sao hay hình thức như thế nào thì theo kinh nghiệm làm việc thực tiễn, Star Event cho rằng việc tổ chức sự kiện chương trình giao lưu cần lưu ý đầy đủ những nội dung sau:

  • Ý tưởng
  • Chủ đề
  • Đối tượng tham gia

Các yếu tố này có vị trí không bắt buộc phải cố định theo trình tự trên nhưng để tổ chức chương trình giao lưu thì người làm sự kiện cần phải trả lời được 3 câu hỏi quan trọng:

  • Mục đích sự kiện được tổ chức là gì?
  • Chủ đề hay tên gọi nào là phù hợp?
  • Đối tượng cần quan tâm?

Hướng dẫn cách tổ chức chương trình giao lưu

Thông thường, sau khi đã xác định được 3 yếu tố là ý tưởng, chủ đề và đối tượng thì công việc tiếp theo của người tổ chức sự kiện là tiến hành các công đoạn sau:

Chuẩn bị kịch bản chi tiết cho sự kiện

Cho dù quy mô sự kiện tổ chức là lớn hay nhỏ thì người làm tổ chức sự kiện vẫn phải lên một kịch bản chi tiết cho chương trình bao gồm lịch trình, lời thoại dẫn cho MC, cụ thể công việc cho từng bộ phận phối hợp thực hiện.

Chọn MC – người dẫn chương trình cho sự kiện

Chọn MC – người dẫn chương trình cho sự kiện

MC phải có sự tham gia ngay từ đầu trong khâu xây dựng kịch bản để nắm bắt ngay được vấn đề cần nói và những nội dung quan trọng cần truyền đạt. Kịch bản của một sự kiện đòi hỏi MC phải tốn khá nhiều thời gian để nghiên cứu. Sự kiện sẽ trở thành khô khan và tẻ nhat khi mà MC chỉ có nhiệm vụ lên giới thiệu lại chương trình với kich bản được chuẩn bị trước từ phía tổ chức.

Công tác lễ tân phục vụ sự kiện

Yếu tố nhân sự trong tổ chức sự kiện là một khâu vô cùng quan trọng của bất cứ chương tình nào bởi cho dù kịch bản có được chuẩn bị tốt nhưng chất lượng chương trình sẽ bị giảm sút nghiêm trọng nếu khâu lễ tân có sự sơ xuất. Trong những chương trình giao lưu quốc tế, ngoài kịch bản nội dung chương trình thì còn có kịch bản riêng cho lễ tân. Để giảm thiểu những thiếu sót ở khâu lễ tân, phía tổ chức sự kiện cần lưu ý những điều sau:

  • Thư mời tham dự sự kiện: phải đầy đủ thông tin, nghiêm túc, lịch sự.
  • Trang trí phục vụ chương trình: đơn giản, ấn tượng và nghiêm túc ở biểu tượng chính thức, cách treo huy hiệu, dùng câu chữ chuẩn xác, không nên quá kiểu cách hay sử dụng những phông chữ quá lòe loẹt.
  • Tiếp khách, đón khách: Đơn vị tổ chức sự kiện nên bố trí sắp xếp một chiếc bàn phục vụ việc tiếp khách ở phía bên ngoài của sự kiện và cử lễ tân đứng hướng dẫn khách ra vào. Làm như vậy vừa thể hiện được sự tôn trọng đối với khách mời, vừa đảm bảo giữ gìn an ninh trật tự cho sự kiện.
  • Nước uống hoặc trái cây: người tổ chức sự kiện có thể sắp xếp khu vực riêng để bánh kẹo, hoa quả, nước uống hoặc để sẵn trên bàn nơi khách ngồi là 2 cách phổ biến để khách có thể tự nhiên thưởng thức.
  • Tặng hoa hay quà lưu niệm trên sân khấu: nhân viên lễ tân cần đến khảo sát trước địa điểm tổ chức, chuẩn bị kỹ và nắm được cách xuất hiện ra sao.

Có 3 điểm lễ tân cần lưu ý, đó là:

  • Ăn mặc lịch sự: Nam thắt cravat, nữ mặc áo dài
  • Khuôn mặt: vui vẻ, rạng rỡ, luôn hướng về phía người đối diện
  • Không quay lưng về phía khán giả cho dù là lúc đi vào phía sau hậu trường.

Tổ chức chương trình sự kiện

Tổ chức chương trình sự kiện

Sau giai đoạn chuẩn bị cho sự kiện vô cùng chu đáo, việc thực hiện tổ chức sự kiện sẽ diễn ra thuận lợi hơn. Mặc dù vậy, cũng không ít chương trình do thời gian chuẩn bị gấp gáp, chương trình được chuẩn bị thiếu tính khoa học cũng như nhiều nguyên nhân khác… sẽ khiến cho sự kiện bị thất bại.

Điều cần quan tâm nhất khi tổ chức chương trình đó là phải có người chịu trách nhiệm phối hợp nhịp nhàng phía trong và ngoài sân khấu. Người này sẽ giúp điều hành và tạo sự liên kết toàn bộ các tiết mục cũng như xử lý các nội dung có liên quan. Nên hạn chế việc người tổ chức sự kiện, người điều phối chương trình và MC là một người, thậm chí đôi khi là kiêm luôn cả ca sĩ là không nên.

Sau khi tổ chức sự kiện

Cần rút kinh nghiệm để các sự kiện sau này tổ chức sẽ diễn ra tốt hơn qua việc xem xét, đánh giá lại kịch bản chương trình được lưu cũng như những nhận xét, lưu ý về mọi mặt của chương trình vừa tổ chức. Ngoài ra người làm chương trình sự kiện cùng cần trang bị những kiến thức, kỹ năng thật tốt để đề phòng và xử lý rủi ro trong tổ chức sự kiện một cách tốt nhất.

Tin tức

quy trình tổ chức hội thảo

Các bước lập kế hoạch tổ chức hội thảo

Không phải event-er nào cũng nắm chắc được các kiến thức để biết rõ về các bước lập kế hoạch cho việc tổ chức hội thảo. Vậy các bước đó bao gồm những gì?

sai lầm khi tổ chức đám cưới

Những sai lầm khi tổ chức tiệc cưới

Vậy khi tổ chức bạn sẽ dễ bị mắc những sai lầm nào? Sau đây là những thông tin của Star Event cung cấp về những sai lầm khi tổ chức đám cưới để bạn phòng tránh.

chuẩn bị tổ chức sự kiện

Những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện

Dù quy mô của sự kiện đó như thế nào thì chương trình nào cũng cần phải trải qua các bước chuẩn bị. Đây là những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện.

khó khăn khi tổ chức chạy roadshow

Những khó khăn dễ gặp phải khi tổ chức chạy Roadshow

Nếu không cẩn thận, những sự cố, khó khăn sau đây rất dễ xảy ra khi bạn tổ chức một roadshow. Sau đây sẽ là những khó khăn khi tổ chức roadshow. bạn cần lưu ý.

tầm quan trọng của proposal

Tầm quan trọng của Proposal với việc tổ chức sự kiện

Tầm quan trọng lớn của Proposal event nên được gói gọn trong một câu: tất cả những ý tưởng cho sự kiện sẽ mãi chỉ nằm trên giấy nếu proposal của bạn không tốt.

cách viết proposal cho event

Những điều cần biết khi viết Proposal cho event

Một trong những kỹ năng cơ bản của một event-er, đó là phải viết được một bản proposal. Vậy trước hết cần biết đến thông tin gì về cách viết proposal cho event?

cách trở thành nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Làm cách nào để thành chuyên gia tổ chức sự kiện

Nếu bạn đang tự hỏi kỹ năng của người tổ chức sự kiện là gì, thì dưới đây là những hướng dẫn cơ bản nhất cho khởi đầu của bạn trong ngành tổ chức sự kiện.

chương trình phát sản phẩm mẫu

Tìm hiểu về chương trình phát sản phẩm mẫu Sampling

Hoạt động phát sản phẩm mẫu sampling hiện nay rất phổ biến. Ở bài viết này, Star Event sẽ chia sẻ kinh nghiệm tổ chức chương trình phát sản phẩm mẫu Sampling.

cách viết kịch bản event

Những lưu ý khi viết kịch bản sự kiện

Hãy lưu ý những điều sau để bảo đảm rằng kịch bản event hoàn thiện sẽ được rà soát kỹ lưỡng, có nội dung tốt và các đề xuất của bạn không bị vượt quá ngân sách.