công tác hậu cần cho tổ chức sự kiện

Công tác hậu cần cho tổ chức sự kiện

Công tác hậu cần đóng vai trò vô cùng quan trọng khi tổ chức sự kiện. Vậy thực hiện công tác hậu cần cho một sự kiện như thế nào và cần chú ý đến những điều gì?

Công tác hậu cần đóng vai trò vô cùng quan trọng khi tổ chức sự kiện, thành công của một sự kiện không thể trọn vẹn nếu như nhiệm vụ của ban hậu cần không hoàn thành. Vậy ban hậu cần trong tổ chức sự kiện có những hoạt động cơ bản nào cần hoàn thành, và thực hiện công tác hậu cần cho một sự kiện cần chú ý đến những điều gì? Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp Star Event sẽ gợi ý cho bạn.

Sắp xếp và phân phối vé

Với các sự kiện có vé vào cửa, công tác sắp xếp và phân phối vé là cực kỳ quan trọng. Dù hiện nay, hầu hết sự kiện của công ty và nhiều sự kiện công cộng miễn phí vé vào cửa. Nhưng các sự kiện thể thao, sự kiện giải trí, và sự kiện gây quỹ, mức độ bán vé là khâu rất quan trọng bởi đối với những dạng sự kiện này, thu nhập chính đến từ phí vào cửa. Kéo theo việc phân phối vé được coi là công đoạn lớn nhất cần tập trung chú trọng trong công tác hậu cần sự kiện.

Lưu ý rằng, việc định giá và in vé thường không thuộc mảng hậu cần quan tâm. Điều mà hậu cần quan tâm chỉ gói gọn trong những vấn đề sau: Ai bán? Hình thức? ( bán trực tiếp, bán qua mạng? Bán qua trung gian?) Khi nào bán? Bán ở đâu?

Đặc biệt, để sắp xếp và phân phối vé một cách hợp lý và suôn sẻ, đầu tiên bạn cần xây dựng đội ngũ nhân viên bán vé. Trong khâu tuyển chọn nhân viên bán vé, tiêu chuẩn trung thực cần được đặt lên hàng đầu. Tiếp đến, công tác đào tạo nhân viên bán vé cần chú trọng các vấn đề kỹ năng PR và kỹ năng giao tiếp với công chúng.

ban hậu cần sự kiện

Nếu không có ban hậu cần, sự kiện sẽ không thể thành công trọn vẹn.

Kiểm soát khâu bán vé

Nhằm đề phòng mất mát và để giảm thiểu khả năng trộm cắp, vé có thể được bán tại các quầy bán lẻ. Đặc biệt, bạn có thể tận dụng các trung tâm thông tin du lịch địa phương, các công ty du lịch để trở thành điểm bán vé quan trọng cho sự kiện. Trường hợp sử dụng các quầy bán vé lẻ cần chú ý đặc biệt công tác kiểm soát vé tồn đọng và thống kê cụ thể số tiền mặt thu được. Đánh số vé và thiết kế giấy xác nhận của mỗi đại lý là những phương án kiểm soát hiệu quả nhất. Nội dung giấy xác nhận có thể các dải số, mức vé ( giảm giá/ giá đầy đủ) và phương thức thanh toán.

Tính toán cho các công việc hậu cần khác

Chỗ đỗ xe có đủ rộng hay không ? Bạn có thể làm gì hơn nữa trong không gian của sự kiện ? Những trang thiết bị gì bạn cần tới ? Những việc khác có thể kể đến như nước cho MC chương trình, thẻ ra vào cho nhân viên, chuẩn bị cho lối đi như thế nào? Bạn cần huy động bao nhiêu nhân lực để đảm bảo chương trình diễn ra trơn tru?

Điều quan trọng bạn cần ngồi lại với team của mình để bàn bạc kỹ hơn về khâu hậu cần vì chỉ cần một sơ xuất nhỏ cũng có thể phá hỏng sự kiện của bạn.

công tác hậu cần cho tổ chức sự kiện

Công tác hậu cần xứng đáng được đặt vị trí trọng yếu trong công tác tổ chức sự kiện.

Càng gần đến ngày sự kiện, những áp lực trong công việc hậu cần sự kiện bạn phải chịu đựng ngày càng cao. Do đó hãy thư giãn, hãy để cho đầu bạn có nhiều khoảng không để xoa dịu đi những căng thẳng và để chuẩn bị cho những ngày bận rộn phía trước. Với riêng công tác hậu cần, bạn nên viết ra những gì bạn nghĩ, sắp xếp chúng một cách khoa học nhất, lên deadline cho từng việc, sắp xếp ai phụ trách các mảng, người nào chịu trách nhiệm chính, tuyển đội ngũ cộng tác viên… Star Event chúc bạn thành công với công tác chuẩn bị hậu cần cho event.

Tin tức

quy trình tổ chức hội thảo

Các bước lập kế hoạch tổ chức hội thảo

Không phải event-er nào cũng nắm chắc được các kiến thức để biết rõ về các bước lập kế hoạch cho việc tổ chức hội thảo. Vậy các bước đó bao gồm những gì?

sai lầm khi tổ chức đám cưới

Những sai lầm khi tổ chức tiệc cưới

Vậy khi tổ chức bạn sẽ dễ bị mắc những sai lầm nào? Sau đây là những thông tin của Star Event cung cấp về những sai lầm khi tổ chức đám cưới để bạn phòng tránh.

chuẩn bị tổ chức sự kiện

Những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện

Dù quy mô của sự kiện đó như thế nào thì chương trình nào cũng cần phải trải qua các bước chuẩn bị. Đây là những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện.

khó khăn khi tổ chức chạy roadshow

Những khó khăn dễ gặp phải khi tổ chức chạy Roadshow

Nếu không cẩn thận, những sự cố, khó khăn sau đây rất dễ xảy ra khi bạn tổ chức một roadshow. Sau đây sẽ là những khó khăn khi tổ chức roadshow. bạn cần lưu ý.

tầm quan trọng của proposal

Tầm quan trọng của Proposal với việc tổ chức sự kiện

Tầm quan trọng lớn của Proposal event nên được gói gọn trong một câu: tất cả những ý tưởng cho sự kiện sẽ mãi chỉ nằm trên giấy nếu proposal của bạn không tốt.

cách viết proposal cho event

Những điều cần biết khi viết Proposal cho event

Một trong những kỹ năng cơ bản của một event-er, đó là phải viết được một bản proposal. Vậy trước hết cần biết đến thông tin gì về cách viết proposal cho event?

cách trở thành nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Làm cách nào để thành chuyên gia tổ chức sự kiện

Nếu bạn đang tự hỏi kỹ năng của người tổ chức sự kiện là gì, thì dưới đây là những hướng dẫn cơ bản nhất cho khởi đầu của bạn trong ngành tổ chức sự kiện.

chương trình phát sản phẩm mẫu

Tìm hiểu về chương trình phát sản phẩm mẫu Sampling

Hoạt động phát sản phẩm mẫu sampling hiện nay rất phổ biến. Ở bài viết này, Star Event sẽ chia sẻ kinh nghiệm tổ chức chương trình phát sản phẩm mẫu Sampling.

cách viết kịch bản event

Những lưu ý khi viết kịch bản sự kiện

Hãy lưu ý những điều sau để bảo đảm rằng kịch bản event hoàn thiện sẽ được rà soát kỹ lưỡng, có nội dung tốt và các đề xuất của bạn không bị vượt quá ngân sách.