công tác hậu cần cho tổ chức sự kiện

Công tác hậu cần cho tổ chức sự kiện

Công tác hậu cần đóng vai trò vô cùng quan trọng khi tổ chức sự kiện. Vậy thực hiện công tác hậu cần cho một sự kiện như thế nào và cần chú ý đến những điều gì?

Công tác hậu cần đóng vai trò vô cùng quan trọng khi tổ chức sự kiện, thành công của một sự kiện không thể trọn vẹn nếu như nhiệm vụ của ban hậu cần không hoàn thành. Vậy ban hậu cần trong tổ chức sự kiện có những hoạt động cơ bản nào cần hoàn thành, và thực hiện công tác hậu cần cho một sự kiện cần chú ý đến những điều gì? Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp Star Event sẽ gợi ý cho bạn.

Sắp xếp và phân phối vé

Với các sự kiện có vé vào cửa, công tác sắp xếp và phân phối vé là cực kỳ quan trọng. Dù hiện nay, hầu hết sự kiện của công ty và nhiều sự kiện công cộng miễn phí vé vào cửa. Nhưng các sự kiện thể thao, sự kiện giải trí, và sự kiện gây quỹ, mức độ bán vé là khâu rất quan trọng bởi đối với những dạng sự kiện này, thu nhập chính đến từ phí vào cửa. Kéo theo việc phân phối vé được coi là công đoạn lớn nhất cần tập trung chú trọng trong công tác hậu cần sự kiện.

Lưu ý rằng, việc định giá và in vé thường không thuộc mảng hậu cần quan tâm. Điều mà hậu cần quan tâm chỉ gói gọn trong những vấn đề sau: Ai bán? Hình thức? ( bán trực tiếp, bán qua mạng? Bán qua trung gian?) Khi nào bán? Bán ở đâu?

Đặc biệt, để sắp xếp và phân phối vé một cách hợp lý và suôn sẻ, đầu tiên bạn cần xây dựng đội ngũ nhân viên bán vé. Trong khâu tuyển chọn nhân viên bán vé, tiêu chuẩn trung thực cần được đặt lên hàng đầu. Tiếp đến, công tác đào tạo nhân viên bán vé cần chú trọng các vấn đề kỹ năng PR và kỹ năng giao tiếp với công chúng.

ban hậu cần sự kiện

Nếu không có ban hậu cần, sự kiện sẽ không thể thành công trọn vẹn.

Kiểm soát khâu bán vé

Nhằm đề phòng mất mát và để giảm thiểu khả năng trộm cắp, vé có thể được bán tại các quầy bán lẻ. Đặc biệt, bạn có thể tận dụng các trung tâm thông tin du lịch địa phương, các công ty du lịch để trở thành điểm bán vé quan trọng cho sự kiện. Trường hợp sử dụng các quầy bán vé lẻ cần chú ý đặc biệt công tác kiểm soát vé tồn đọng và thống kê cụ thể số tiền mặt thu được. Đánh số vé và thiết kế giấy xác nhận của mỗi đại lý là những phương án kiểm soát hiệu quả nhất. Nội dung giấy xác nhận có thể các dải số, mức vé ( giảm giá/ giá đầy đủ) và phương thức thanh toán.

Tính toán cho các công việc hậu cần khác

Chỗ đỗ xe có đủ rộng hay không ? Bạn có thể làm gì hơn nữa trong không gian của sự kiện ? Những trang thiết bị gì bạn cần tới ? Những việc khác có thể kể đến như nước cho MC chương trình, thẻ ra vào cho nhân viên, chuẩn bị cho lối đi như thế nào? Bạn cần huy động bao nhiêu nhân lực để đảm bảo chương trình diễn ra trơn tru?

Điều quan trọng bạn cần ngồi lại với team của mình để bàn bạc kỹ hơn về khâu hậu cần vì chỉ cần một sơ xuất nhỏ cũng có thể phá hỏng sự kiện của bạn.

công tác hậu cần cho tổ chức sự kiện

Công tác hậu cần xứng đáng được đặt vị trí trọng yếu trong công tác tổ chức sự kiện.

Càng gần đến ngày sự kiện, những áp lực trong công việc hậu cần sự kiện bạn phải chịu đựng ngày càng cao. Do đó hãy thư giãn, hãy để cho đầu bạn có nhiều khoảng không để xoa dịu đi những căng thẳng và để chuẩn bị cho những ngày bận rộn phía trước. Với riêng công tác hậu cần, bạn nên viết ra những gì bạn nghĩ, sắp xếp chúng một cách khoa học nhất, lên deadline cho từng việc, sắp xếp ai phụ trách các mảng, người nào chịu trách nhiệm chính, tuyển đội ngũ cộng tác viên… Star Event chúc bạn thành công với công tác chuẩn bị hậu cần cho event.

Tin tức

Star Event xin chia sẻ cho bạn một số thông tin hữu ích liên quan đến cách tính chi phí tổ chức sự kiện.

Dự toán chi phí tổ chức sự kiện

Công việc dự toán ngân sách cho tổ chức event là một công việc vô cùng quan trọng nhưng lại không dễ để thực hiện. Bạn nên tham khảo bài chia sẻ dưới đây để việc tính chi phí tổ chức sự kiện trở nên dễ thở hơn

Tổ chức roadshow xe đạp là một hình thức quảng cáo đang được ưa chuộng vì nhiều ưu điểm và lợi ích

Lợi ích từ việc tổ chức roadshow xe đạp

Trong rất nhiều hình thức quảng cáo ngoài trời thì việc chạy quảng cáo bằng xe đạp là một hoạt động vừa đơn giản, dễ tổ chức nhưng những lợi ích, hiệu quả mà nó đem lại vô cùng ấn tượng.

Mưc lương của một nhân viên sự kiện mới ra trường vào khoảng 3.5-4 triệu đồng/tháng chưa gồm thưởng

Mức lương của nhân viên tổ chức sự kiện

Một trong những yếu tố khiến ngành nghề tổ chức sự kiện nhận được nhiều sự quan tâm, yêu thích và lựa chọn dấn thân của nhiều bạn trẻ nằm ở vấn đề lương thưởng. Trong bài viết này Star Event sẽ cập nhật cho bạn mức thu nhập mà một nhân viên sự kiện đạt được hiện nay

Cùng Star Event tìm hiểu về các công việc, yêu cầu với nhân viên truyền thông sự kiện

Tìm hiểu về nhân viên truyền thông sự kiện

Một trong những yếu tố nhân sự không thể thiếu trong các sự kiện chính là nhân viên truyền thông sự kiện. Vậy họ là ai? Họ làm những công việc gì và yêu cầu với vị trí nghề nghiệp này là gì? Hãy cùng tìm hiểu ở bài viết sau.

Danh sách khách mời bao gồm bạn bè và những người thân yêu của trẻ Danh sách khách mời bao gồm bạn bè và những người thân yêu của trẻ

Cách tổ chức sinh nhật cho bé tại nhà

Ngày sinh nhật là một dấu mốc chứa đựng nhiều ý nghĩa, vừa là sự kiện đánh dấu sựu trưởng thành của bé vừa là một dịp quan trọng để cha mẹ và những người xung quanh thể hiện sự quan tâm, thương yêu dành cho trẻ.

Tổ chức làm đèn ông sao là một hoạt động vui chơi lành mạnh và rất bổ ích

5 ý tưởng tổ chức tết trung thu cho các cháu

Tết trung thu sắp đến rồi, bạn đã có ý tưởng gì cho việc tổ chức một đêm hội trăng tròn chưa? Nếu chưa thì cũng đừng lo lắng nhé vì đã có Star Event ở đây rồi.

Soft Water là một địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời không thể bỏ qua cho những ai ở Hà Nội

10 địa điểm đẹp mê hồn để tổ chức sự kiện ngoài trời tại Hà Nội (Phần 1)

Trong mấy năm gần đây xu hướng tổ chức sự kiện ngoài trời đang ngày càng được yêu thích. Việc lựa chọn được một địa điểm ưng ý cho các bữa tiệc ngoài trời có lẽ là một nỗi băn khoăn lớn với nhiều người. Năm biết được điều này, Star Event xin gợi ý cho bạn 10 địa chỉ tuyệt đẹp, rất phù hợp cho các sự kiện ngoài trời tại Hà Nội.

quy trình tổ chức hội thảo

Các bước lập kế hoạch tổ chức hội thảo

Không phải event-er nào cũng nắm chắc được các kiến thức để biết rõ về các bước lập kế hoạch cho việc tổ chức hội thảo. Vậy các bước đó bao gồm những gì?

sai lầm khi tổ chức đám cưới

Những sai lầm khi tổ chức tiệc cưới

Vậy khi tổ chức bạn sẽ dễ bị mắc những sai lầm nào? Sau đây là những thông tin của Star Event cung cấp về những sai lầm khi tổ chức đám cưới để bạn phòng tránh.